楊麗紅,王 進,姬利華

(鄭州市檔案局檔案館處,河南鄭州450007)

國家綜合檔案館在成立初期,其功能定位于保管黨和國家檔案的基地,重點為黨和國家機關工作服務,為政治工作服務。在20世紀80年代,隨著我國改革開放的推進,國家綜合檔案館從主要為政治工作服務逐漸向為經濟工作服務轉變,其功能轉化為“一個基地,一個中心”,即保管檔案的基地和社會各方面利用檔案的中心。到20世紀90年代,檔案館的社會功能進一步拓展,功能演變?yōu)椤皟蓚€基地,一個中心”,即保管檔案的基地、社會各方面利用檔案的中心和愛國主義教育基地。到21世紀初,為適應政務信息公開的工作需要,國家檔案局又提出了檔案館“四位一體”的功能定位,即保管檔案的基地、社會各方面利用檔案的中心、愛國主義教育基地和已公開現行文件利用中心。檔案館已不再是神秘和封閉的象征,而是更加開放和親民。

目前鄭州市共有13個國家綜合檔案館,即鄭州市檔案館和12個縣(市)、區(qū)檔案館。近年來,鄭州市各級國家綜合檔案館功能建設取得了一定成績。但由于各種原因,各縣(市)、區(qū)檔案館發(fā)展很不平衡,與當地經濟社會發(fā)展速度和水平很不協(xié)調。因此,要進一步加強檔案館功能建設,拓寬檔案館的社會服務功能。

一、鄭州市國家綜合檔案館功能建設取得的主要成績

1.檔案資源建設扎實推進,國家綜合檔案館作為保管檔案的基地地位基本確立。館藏檔案資源建設是國家綜合檔案館功能建設的基礎,鄭州市各級國家綜合檔案館加強檔案的接收和征集工作,不斷豐富館藏。到目前為止,鄭州市各級國家綜合檔案館館藏總量達150余萬卷,形成了以文書檔案為主、各種門類和載體形式檔案并存、館藏結構基本合理的館藏體系,其中鄭州市檔案館館藏檔案近24萬卷(冊)。

2.檔案信息資源開發(fā)利用效果顯著,國家綜合檔案館成為社會各方面利用檔案信息的中心。鄭州市各級綜合檔案館加大了檔案信息資源開發(fā)利用力度,通過接待利用、電話咨詢、信函查詢、檔案開放、檔案展覽、檔案編研、史料公布、制作專題目錄等多種方式開發(fā)利用檔案信息資源,為社會各項事業(yè)服務,取得了較為顯著的經濟效益和社會效益。檔案利用從單純?yōu)辄h政機關工作服務轉變到為社會各方面服務,從主要為政治工作服務轉變到為經濟、文化、教育、科技、學術研究等各項工作服務。

3.已公開現行文件利用工作全面開展,縣(市)、區(qū)檔案館全部建成已公開現行文件利用中心。已公開現行文件利用,是指為適應政務信息公開工作的需要,各級檔案館把各級政府及其工作部門制發(fā)的、已經公開的非涉密的、正在貫徹執(zhí)行的法規(guī)性、政策性、公益性文件提前接收進館,向社會各界和老百姓提供利用。鄭州市各級國家綜合檔案館從2003年開始開展已公開現行文件利用工作,目前鄭州市檔案館和12個縣(市)、區(qū)檔案館都建立了已公開現行文件中心并向社會開放。

4.檔案社會教育功能日漸顯現,愛國主義教育基地建設成績斐然。檔案是人類在社會活動中的原始記錄,真實地記錄了人民創(chuàng)造歷史的曲折歷程和奮斗足跡,具有強烈的說服力和感染力,是宣傳教育的生動素材。近幾年檔案館社會教育功能越來越受到重視,檔案館的社會宣傳教育功能不斷增強。各級檔案館在確保館藏檔案安全的前提下,根據新形勢下綜合檔案館發(fā)揮決策參考功能、展覽教育功能、社會課堂功能、信息集聚與傳播功能和咨詢利用功能的實際需要,立足現有條件,合理調整用房,辟出必要的檔案展廳,以史實展示當地的歷史面貌和輝煌成就,成為人們了解當地歷史的窗口。近年來,鄭州市各級綜合檔案館積極開發(fā)檔案的教育功能,開展愛國主義教育和革命傳統(tǒng)教育,取得了顯著成效。鄭州市13個國家綜合檔案館全部被當地黨委和政府命名為愛國主義教育基地。鄭州市檔案館舉辦的“百年鄭州”展覽,再現了一百年來鄭州的風雨歷程與時代變遷,引起了全市社會各界、新聞媒體及黨政機關、團體、企事業(yè)單位和廣大干部群眾的極大關注,吸引了香港及省內外參觀者60000余人次。登封市檔案館以收集的“2004年感動中國十大新聞人物”任長霞生前生活、工作中留下的大量照片、聲像和實物檔案為內容舉辦了任長霞先進事跡展。隨著向任長霞學習活動高潮的掀起,登封市檔案局還開放了“走進檔案、解讀登封”的檔案陳列展,使來自全國各地的黨員干部不僅學習了長霞精神,還領略了博大精深的嵩山文化,增強了大家對檔案事業(yè)的認識與了解。管城區(qū)檔案館舉辦的“勞動者風采圖片展”,真實地記錄了十六大代表、全國勞模、環(huán)衛(wèi)工人朱和平的先進感人事跡,弘揚了淡薄名利、愛崗敬業(yè)、甘于奉獻的崇高品質。其他部分縣(市)、區(qū)檔案館利用館藏檔案,結合縣史縣情、區(qū)史區(qū)情推出專題展覽,取得了良好效果。

二、鄭州市國家綜合檔案館功能建設存在的主要問題

1.檔案資源有待進一步整合,檔案館網布局不盡合理。沒有豐富的館藏,“實現檔案館社會功能”就成為一句空談。面向公眾為社會提供檔案服務必須有豐富的館藏作為后盾。目前,鄭州市檔案館館藏匱乏是影響其社會功能發(fā)揮的重要因素。盡管在1986年2月7日國家檔案局制發(fā)的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定了收集建國后檔案的范圍,但實際上,館藏檔案中各級黨政機關、群眾團體產生的文書檔案多,科技檔案、專門檔案極少,從檔案內容上看真正具有查考價值的檔案不多,可為社會公眾所用的檔案就更少,使其名為綜合性檔案館,實為黨政機關檔案館。同時,還存在著大量重復的檔案及長期卷檔案沒有及時進行鑒定。這一系列問題嚴重影響了檔案館功能的發(fā)揮。由于多種原因,鄭州市的規(guī)劃、公檢法等專業(yè)檔案并未向國家綜合檔案館移交,納入集中統(tǒng)一管理,而是保存在各自專業(yè)部門,造成檔案館庫、人員配置、設備購置的重復建設和浪費。按照國家檔案局《全國檔案館設置原則和布局方案》的規(guī)定,設立除國家綜合檔案館以外的檔案館,應當由省級檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃,報同級人民政府批準。但在實際操作中,一些主管部門往往未經檔案行政管理部門統(tǒng)一規(guī)劃,就擅自設立檔案館,并以種種借口不向國家綜合檔案館移交檔案。

2.國家綜合檔案館作為已公開現行文件利用中心,其文件內容還不夠豐富。檔案館免費向社會公眾提供已公開現行文件利用服務,對于維護社會穩(wěn)定、保障社會公眾的知情權具有重要意義,是“執(zhí)政為民,服務發(fā)展”的具體體現。但在實際工作中,已公開現行文件收集難度較大。截止目前,鄭州市直81個部門僅向市檔案館送交了4575件(冊)現行文件,各縣(市)、區(qū)已公開現行文件的收集情況更不容樂觀。這種狀況導致國家綜合檔案館已公開現行文件利用中心收集的文件數量較少,老百姓不能看到自己需要的文件。

3.國家綜合檔案館作為愛國主義教育基地,軟硬件建設滯后,直接影響檔案館功能的發(fā)揮。發(fā)揮檔案的教育功能是檔案館工作的一項重要任務。鄭州市各級綜合檔案館擁有豐富的館藏,是開展愛國主義教育的寶貴財富。但是目前由于缺乏工作場地,無法完成展廳布置等工作。以鄭州市檔案館為例,由于缺乏展廳,大量珍貴而富有教育意義的檔案無法向社會展示。

三、加強鄭州市國家綜合檔案館功能建設的思考

加強檔案館功能建設,既是新時期檔案工作轉型、創(chuàng)新、發(fā)展的系統(tǒng)工程,又是提升檔案館公共服務能力,打造檔案服務大局、服務社會大眾新品牌的系統(tǒng)工程,更是彰顯檔案信息存儲之基,傳承社會文明之韻,整合歷史文化之源,實現館藏信息共享的系統(tǒng)工程。要進一步加強檔案館功能建設,拓寬檔案館社會服務功能,對各級國家綜合檔案館而言,還有很長的路要走。為此,要做好如下工作:

1.整合檔案信息資源。要積極探索整合檔案信息資源的有效形式,加強檔案信息資源整合的力度,理順檔案管理職能,加強國家綜合檔案館功能建設。通過對國家檔案資源歸屬和流向的調整、檔案工作機制的歸并等多種措施,進一步理順檔案行政管理部門與主管部門在專業(yè)檔案工作中的關系,建立以檔案行政管理部門為主體、各主管部門配合的國家檔案資源建設監(jiān)管體制,變專業(yè)檔案的多頭管理、分散保管為國家綜合檔案館的集中統(tǒng)一管理,最大限度地優(yōu)化配置國家檔案資源。按照重點發(fā)展國家綜合檔案館的原則,專業(yè)檔案資源規(guī)范整理后按規(guī)定移交本級國家綜合檔案館,建立起“歸屬明晰、運轉協(xié)調,門類齊全、結構合理,管理科學、服務高效”的國家檔案資源管理利用新模式,實現檔案資源集約化、人員素質現代化、業(yè)務建設標準化、管理工作規(guī)范化、服務社會優(yōu)質化。只有這樣,才能進一步增加檔案部門對國家檔案資源的監(jiān)督管理職能和公共服務能力,開發(fā)和實現檔案資源的最大效益,為經濟建設、政治建設、文化建設和社會建設提供更好更快的服務。

2.做好檔案征集收集工作。必須加大力度,走豐富館藏之路,要突破傳統(tǒng)的收集工作定勢。一是接收檔案的時間要提前。對在經濟建設和社會各項事業(yè)中有較大現實利用價值的檔案,可以打破定期接收的界限,提前接收進館,使其發(fā)揮更大的作用。二是接收、征集的范圍要擴大。對重點工程、重大活動、重要人物的各種門類檔案都要及時收集進館,必要時可以提前介入做好歸檔指導工作,確保歸檔文件材料齊全、完整。只有這樣才能真正建立起館藏豐富、結構合理、富有特色的檔案信息資源保障體系,從而為檔案信息資源的有效開發(fā)利用奠定良好的基礎。

3.加強檔案館建設。國家綜合檔案館是國家檔案事業(yè)的主體,新館建設事關檔案館事業(yè)發(fā)展全局,是檔案館“四位一體”功能建設的保障平臺。各級檔案館應把貼近群眾作為拓展社會服務功能的重要突破口,積極開展新館建設各項準備工作,打造檔案館服務新平臺,以全新的服務理念全面打造檔案館的新形象,有效拉近檔案館與人民群眾的距離。貼近群眾的服務理念,促使檔案館不僅考慮從建筑設計觀念、服務設施方面滿足普通百姓的需要,而且也從地域空間上貼近人民群眾,提供更加便捷的服務。檔案館的設計必須堅持高起點、高標準及超前性,充分體現現代檔案館的多功能性和開放性,在通盤考慮的基礎上,根據不同的管理區(qū)域,不同的功能要求,合理配置各類用房和配套設施,形成相對獨立的管理體系,實現保管重地和開放場所的和諧統(tǒng)一。從鄭州市的情況看,目前全市13個綜合檔案館中有6個需新建或擴建。

4.加大對檔案工作的經費投入。經費不足是影響鄭州市檔案館功能建設的瓶頸。鄭州市有的縣(市)、區(qū)檔案館只能保證干部職工基本工資的發(fā)放,根本沒有專項經費;有的縣(市)、區(qū)檔案館辦公條件非常簡陋,辦公桌椅十分破舊,基本沒有現代化的設備。為此,我們建議各級政府進一步加大對檔案工作的財政投入,將檔案信息化建設資金、檔案保管保護資金等納入財政常年經費預算,為檔案館功能建設創(chuàng)造必要的條件。

5.進一步提高檔案館工作人員的素質。檔案館工作人員是否具備較高的素質在發(fā)揮檔案館社會功能中起著決定性的作用。為此,應該做好以下三項工作:一是努力鉆研業(yè)務,不斷提高工作水平。檔案館工作人員作為國家財富的保存者、守護者、檔案館的主人,應本著對歷史負責的態(tài)度,認真鉆研業(yè)務,積極開展深層次的研究工作,發(fā)揮檔案的價值,為實現檔案館的社會功能盡到自己的責任。二是努力轉變工作作風,增強服務意識,建立優(yōu)質、高效的服務機制。服務性是檔案工作的根本屬性,只有樹立主動服務的理念,才能產生自覺服務的行動。實踐證明,檔案工作要有所作為,就必須緊緊圍繞服務這個主題,不斷更新服務觀念,拓展服務領域,改革服務方式,創(chuàng)新服務機制,從不同服務對象、不同服務內容、不同服務需求出發(fā),全方位、多層次、多角度地開展優(yōu)質服務。三是努力塑造新時期檔案工作者的新形象?，F在的檔案館工作人員已不是過去的“看攤者”、“守門人”了,新的時代要求檔案館工作者必須投身于社會,把自己的知識、才學奉獻給社會,同時將新的形象展示給社會。檔案館工作者應不斷地增加學識,提高修養(yǎng),陶冶情操,以自己的博學和良好的職業(yè)道德贏得社會公眾的敬重,從而提高檔案館的社會地位,更好地實現檔案館的社會功能。