林文群

摘要本文認(rèn)為可以通過(guò)電子表格或利用計(jì)算機(jī)編制簡(jiǎn)單的軟件程序?qū)π∑髽I(yè)的往來(lái)帳目進(jìn)行管理,既經(jīng)濟(jì)、實(shí)用、操作簡(jiǎn)便,又達(dá)到規(guī)范財(cái)務(wù)管理、減小壞賬風(fēng)險(xiǎn)的目的。

關(guān)鍵詞小企業(yè)單位往來(lái)管理計(jì)算機(jī)應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào):TP391文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

目前,大多企業(yè)普遍存在賒銷(xiāo)決策不科學(xué)、催帳制度不健全、監(jiān)督缺乏力度,財(cái)務(wù)部門(mén)與銷(xiāo)售部門(mén)工作相脫節(jié)等等問(wèn)題,嚴(yán)重影響企業(yè)資金流動(dòng)和收益實(shí)現(xiàn)。特別是對(duì)于小型企業(yè),由于經(jīng)營(yíng)規(guī)模較小,有的業(yè)務(wù)量不大,沒(méi)必要利用網(wǎng)絡(luò),或者認(rèn)為成本太高;而專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)軟件的功能又不夠靈活,與其他辦公數(shù)據(jù)處理軟件的兼容性不足,不能方便地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,對(duì)特定數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的要求也難以實(shí)現(xiàn),無(wú)法滿足各使用者的不同信息要求。

這時(shí)候,通過(guò)一些通用數(shù)據(jù)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)特定數(shù)據(jù)的處理分析,輔助記帳是一種必要而且方便的解決辦法。對(duì)于業(yè)務(wù)較靈活或數(shù)據(jù)量較小的單位,可以利用EXCEL(電子表格)來(lái)進(jìn)行單位往來(lái)款項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理。如果企業(yè)的業(yè)務(wù)量較大,則考慮使用ACCESS或FOXPRO等小型數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)進(jìn)行管理。若需要實(shí)現(xiàn)較復(fù)雜的功能,也可委托程序員進(jìn)行編寫(xiě)。

本文所設(shè)計(jì)的單位往來(lái)管理方案是利用計(jì)算機(jī)編制簡(jiǎn)單的軟件程序,完成兩個(gè)主要功能:一是客戶信息管理,二是往來(lái)業(yè)務(wù)管理。下面結(jié)合財(cái)務(wù)管理詳細(xì)介紹該方案各模塊的操作流程和實(shí)現(xiàn)的功能。

1 客戶管理

1.1建立客戶檔案

客戶資料包括:客戶代碼、名稱(chēng)、郵編、地址、電話、聯(lián)系人、負(fù)責(zé)人、組織形式、注冊(cè)資本、主營(yíng)業(yè)務(wù)、銷(xiāo)售能力、資產(chǎn)、負(fù)債等。記錄客戶的基本資料,并實(shí)現(xiàn)新增、編輯、查詢等功能,能對(duì)客戶情況的變化進(jìn)行跟蹤,即時(shí)調(diào)整、補(bǔ)充,保持客戶管理的動(dòng)態(tài)性。

1.2 按信用等級(jí)將客戶分類(lèi)

制定信用標(biāo)準(zhǔn)。信用標(biāo)準(zhǔn)的制定,必須權(quán)衡利潤(rùn)與成本,把握一個(gè)有效的限度。主要應(yīng)考慮如下幾個(gè)因素:(1)同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況;(2)企業(yè)承擔(dān)違約風(fēng)險(xiǎn)的能力;(3)客戶的資信程度;(4)機(jī)會(huì)成本;(5)管理成本;(6)壞帳成本。綜合分析各方面的信息、資料,制定出能夠反映財(cái)務(wù)狀況和付款能力的指標(biāo),作為信用標(biāo)準(zhǔn),據(jù)此評(píng)定客戶信用等級(jí)。

核定信用條件。信用條件是為了吸引客戶早日付款而給予的一種優(yōu)惠。主要有信用期限、折扣期限、現(xiàn)金折扣、階段性現(xiàn)金折扣期與不同的現(xiàn)金折扣率。企業(yè)必須全面評(píng)價(jià)得失,將信用期限與加速收款所得到的收益與付出的折扣成本綜合比較。當(dāng)所獲取的收益大于成本時(shí),相應(yīng)的信用期限和現(xiàn)金折扣才是合理、有效的。

1.3 分析、評(píng)估客戶資料

根據(jù)上述信用標(biāo)準(zhǔn)與條件制定不同等級(jí)的財(cái)務(wù)狀況、資金、付款、銷(xiāo)售能力、庫(kù)存等考核指標(biāo),計(jì)算機(jī)程序據(jù)此將客戶進(jìn)行分類(lèi),作為交易往來(lái)的參考依據(jù)。對(duì)不同客戶確定的信用限度不是一成不變的,經(jīng)過(guò)一定時(shí)期對(duì)客戶各項(xiàng)指標(biāo)的考核,計(jì)算機(jī)可隨實(shí)際情況的變化,對(duì)客戶自動(dòng)進(jìn)行評(píng)估分類(lèi)。

2 往來(lái)交易管理

(1)每天依據(jù)發(fā)貨單、發(fā)票、進(jìn)帳單或收帳憑證將各往來(lái)單位的發(fā)出商品品種、數(shù)量、金額、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票情況、及付款等詳細(xì)資料按時(shí)間順序逐筆輸入電腦,由程序軟件自動(dòng)匯總處理。(2)提供查詢打印等數(shù)據(jù)輸出訪問(wèn)功能?？呻S時(shí)按需提供客戶的庫(kù)存清單、已開(kāi)發(fā)票明細(xì)、付款明細(xì)、欠款情況,便于與各單位核對(duì)。(3)分析應(yīng)收賬款的帳齡,預(yù)先按客戶的信用分別設(shè)定警戒額度。當(dāng)客戶欠款額或欠款時(shí)間高于預(yù)設(shè)的額度,軟件將對(duì)此進(jìn)行提示,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,對(duì)賒銷(xiāo)交易進(jìn)行控制,避免壞帳損失。

3 軟件編制及主要操作說(shuō)明

進(jìn)入主程序,根據(jù)實(shí)際需要可設(shè)置登錄密碼,保護(hù)數(shù)據(jù)安全。登錄后選擇操作項(xiàng)目:(1)客戶數(shù)據(jù)維護(hù)。①新建客戶:打開(kāi)客戶資料錄入窗口,錄入客戶數(shù)據(jù),設(shè)定客戶的資信等級(jí)。②修改客戶資料:選擇需修改的客戶,打開(kāi)客戶數(shù)據(jù)錄入窗口進(jìn)行修改。如修改涉及到客戶等級(jí),應(yīng)在保存數(shù)據(jù)前進(jìn)行檢驗(yàn),以免出現(xiàn)客戶欠款大于客戶授信等級(jí)的情況。完成數(shù)據(jù)修改后提示用戶進(jìn)行保存或放棄操作,返回主程序,以便進(jìn)行其他操作。(2)往來(lái)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理。進(jìn)入業(yè)務(wù)處理模塊后,首先選擇對(duì)象客戶,編程時(shí)可考慮在進(jìn)行選擇后將客戶的資料信息、授權(quán)等級(jí)顯示在數(shù)據(jù)輸入界面上以供參考。每錄入一筆業(yè)務(wù)后,即進(jìn)行數(shù)據(jù)檢驗(yàn),如客戶資信不足,則提示操作員選擇修改業(yè)務(wù)金額或放棄本筆業(yè)務(wù)。如校驗(yàn)通過(guò),可進(jìn)行下一筆業(yè)務(wù)錄入、保存或取消修改,返回主程序。(3)其他功能模塊。①數(shù)據(jù)查詢及報(bào)表:根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的要求設(shè)計(jì)各種查詢及報(bào)表功能。充分利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)能力,提供數(shù)據(jù)分析。②數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)功能:為保證數(shù)據(jù)安全,最好在編程時(shí)提供方便的數(shù)據(jù)備份功能,以防不測(cè)。③其他功能:根據(jù)實(shí)際要求設(shè)計(jì),如客戶資信分析、資信等級(jí)修改建議等。(4)退出往來(lái)管理程序,結(jié)束操作。

通過(guò)這種簡(jiǎn)單方式對(duì)小企業(yè)的往來(lái)帳目進(jìn)行管理,既經(jīng)濟(jì)、實(shí)用、操作簡(jiǎn)便,又達(dá)到規(guī)范財(cái)務(wù)管理、減小壞賬風(fēng)險(xiǎn)的目的,并能及時(shí)掌握與往來(lái)單位的業(yè)務(wù)情況,提供多種功能滿足不同使用者的需要。