王毅芳

[摘 要]本文展示我國(guó)新建中小型施工企業(yè)的成立背景，也揭示了當(dāng)前國(guó)際背景下此類企業(yè)面臨的新問(wèn)題，著重從國(guó)內(nèi)建筑行業(yè)中大量新建中小型施工企業(yè)內(nèi)部合同管理現(xiàn)狀加以分析，從思想認(rèn)識(shí)、制度制定和履行、人員素質(zhì)、具體管理等多方面多角度進(jìn)行探討，并對(duì)其合同管理的方式方法稍加建議，為中小型施工企業(yè)合同管理研究提供一點(diǎn)基礎(chǔ)資料。

[關(guān)鍵詞]建筑企業(yè) 合同管理 管理滯后 特征 管理現(xiàn)狀

近年來(lái)，我國(guó)建筑行業(yè)處于飛速發(fā)展的階段，改革開放以來(lái)，建筑市場(chǎng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，國(guó)內(nèi)建筑業(yè)產(chǎn)值增長(zhǎng)了20多倍，建筑業(yè)增加值占國(guó)內(nèi)生產(chǎn)總值的比重從3.8%增加到了7.0%，成為拉動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)快速增長(zhǎng)的重要力量。

建筑業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，也帶動(dòng)了一大批新的施工企業(yè)的成立，這一批企業(yè)雖然在特殊的時(shí)代背景中迅速成長(zhǎng)起來(lái)，但因其倉(cāng)促成立且擴(kuò)張迅速，其管理水平的提高逐漸落后于企業(yè)規(guī)模的膨脹速度，形成一種特有的管理滯后現(xiàn)象。然而，在金融危機(jī)的大背景下，這一批企業(yè)又要接受全球經(jīng)濟(jì)衰退的沖擊，面臨嚴(yán)峻的考驗(yàn)。這些新建中小型施工企業(yè)必須分析自身管理現(xiàn)狀，尋找對(duì)策，提高企業(yè)管理含金量，才能順利度過(guò)難關(guān)，求得生存并獲得發(fā)展。本文僅從這批新建中小型施工企業(yè)內(nèi)部合同管理現(xiàn)狀的角度進(jìn)行簡(jiǎn)述。

合同管理認(rèn)識(shí)上存在片面性

對(duì)于合同管理，企業(yè)的決策者們往往不能全面看待，有的觀點(diǎn)認(rèn)為合同的訂立、履行、審查等行為就是合同管理；有的觀點(diǎn)認(rèn)為合同管理是以合同為管理對(duì)象，進(jìn)而避免合同糾紛的行為。

前一種觀點(diǎn)過(guò)分關(guān)注合同管理中的某個(gè)行為，往往忽略了隱藏在行為背后的企業(yè)的整體運(yùn)作規(guī)律，結(jié)果往往是以偏概全，起不到合同管理應(yīng)有的效果。

后一種觀點(diǎn)雖然認(rèn)識(shí)到了合同管理中糾紛產(chǎn)生的普遍性和損失的不確定性，但是將管理重點(diǎn)放在合同的維護(hù)階段，只會(huì)被動(dòng)挨打，不能主動(dòng)出擊，是一種消極、被動(dòng)的管理。

真正的合同管理，應(yīng)當(dāng)是全面、全過(guò)程管理，將合同管理目標(biāo)和合同行為緊密結(jié)合，通過(guò)合同的訂立、履行、監(jiān)督、維護(hù)等過(guò)程，實(shí)現(xiàn)合同利益最大化。

合同管理人才缺乏，合同管理保管多于管理

中小型施工企業(yè)出于精簡(jiǎn)人員和節(jié)約成本的考慮，不愿聘用專業(yè)知識(shí)很強(qiáng)的人士進(jìn)行專業(yè)化合同管理，即使設(shè)立了合同管理部門，部門工作人員也缺乏專業(yè)的合同管理知識(shí)和能力。這些企業(yè)所謂的合同管理人員其實(shí)更加類似于合同文件保管員，將合同管理變成單純的合同內(nèi)容的登記和合同文件的保管，不能對(duì)合同的簽訂進(jìn)行監(jiān)管，不能對(duì)合同內(nèi)容提出有建設(shè)性的意見，也不能很及時(shí)地對(duì)合同履行情況跟蹤監(jiān)控。

合同管理欠程序化、制度化

合同管理制度不但涉及企業(yè)內(nèi)部管理層面，還涉及法律法規(guī)等國(guó)家制度，是針對(duì)企業(yè)現(xiàn)狀和特征制定的關(guān)于合同管理人員、職責(zé)、方式、流程、實(shí)施細(xì)則等的管理型規(guī)定，如：合同審查分析制度、合同交底與定期報(bào)告制度、合同過(guò)程管理制度、合同總結(jié)評(píng)價(jià)制度等。

很多新建的中小型施工企業(yè)由于建立時(shí)間短、人員管理水平偏低，往往忽略了合同管理制度的建立，合同管理過(guò)于隨意性，具體表現(xiàn)通常有如下幾種：制度制定不完善、職責(zé)劃分不明確、管理流程不合理、制度履行不徹底。

合同管理數(shù)據(jù)化程度不高

新建中小型施工企業(yè)合同管理，手工處理占據(jù)了很大一部分。由于合同涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，導(dǎo)致各部門協(xié)作，業(yè)務(wù)流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高，費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題，具體表現(xiàn)在：

第一，文檔管理困難。合同文檔管理仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同為主，電子版合同為輔，查找不方便。

第二，信息匯總困難。數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時(shí)繼續(xù)，匯總工作耗時(shí)多、準(zhǔn)確性低。

第三，缺少預(yù)警機(jī)制。缺少對(duì)合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警，不能準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)近期可能的收支項(xiàng)目。

合同管理問(wèn)題處理滯后

一方面，對(duì)于中小型施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，管理水平低，人員少，管理資金少，很多企業(yè)不愿花過(guò)多的精力致力于合同管理的事前控制，總是等到發(fā)生合同糾紛或出現(xiàn)損失后才重視起來(lái)。這種做法表面上看企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本降低了，但是這種降低往往隱含了巨大的管理?yè)p失?！巴鲅蜓a(bǔ)牢，為時(shí)未晚”的說(shuō)法，不適用合同管理中，不能做好事前控制，往往要花幾十倍、幾百倍的代價(jià)去彌補(bǔ)損失。

另一方面，合同糾紛發(fā)生后或索賠事件發(fā)生后不能及時(shí)處理或提出索賠，致使合同風(fēng)險(xiǎn)損失因管理不及時(shí)而擴(kuò)大，或錯(cuò)失合同索賠的時(shí)機(jī)，導(dǎo)致不必要的損失。這種滯后現(xiàn)象產(chǎn)生的原因有制度方面的不完善，也有管理人員認(rèn)識(shí)上的麻痹，也有人員自身管理水平不高的原因，但都會(huì)給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)和企業(yè)聲望上的損失。

綜上所述，中國(guó)數(shù)量龐大的中小型施工企業(yè)的合同管理現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，對(duì)合同管理方式方法進(jìn)行研究、提升企業(yè)合同管理水平意義重大。以下對(duì)企業(yè)提升自身的合同管理水平提出幾點(diǎn)建議：

首先，應(yīng)構(gòu)建公司合同管理體系。建立一整套合同管理制度，使合同管理體系成為企業(yè)管理體系的一部分。

其次，建立合同履行監(jiān)督體系。在合同管理人員和制度上進(jìn)行系統(tǒng)安排，在合同風(fēng)險(xiǎn)事件尚未發(fā)生之前進(jìn)行監(jiān)管，防范于未然。

再次，合同管理應(yīng)做到全過(guò)程管理。在合同簽訂、履行和后期維護(hù)各階段均應(yīng)全程管理。

第四，提高企業(yè)合同管理人員素質(zhì)?？梢酝ㄟ^(guò)內(nèi)部培養(yǎng)和外部培訓(xùn)的方法提高企業(yè)合同管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

參考文獻(xiàn):

[1]孫紅新.《公司合同管理》，法律出版社，2007.

[2]陳毅.施工企業(yè)合同管理探討，《財(cái)會(huì)研究（甘肅）》，2006年第12期.

[3]楊俊杰.工程合同管理中的幾個(gè)問(wèn)題，《工程建設(shè)項(xiàng)目管理與總承包》，2007年第4期.

作者單位:蘇州建設(shè)交通高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校