【摘要】本文從管理學角度,對高職院校二級學院基層管理體系的構建進行微觀探討。論述了流程、制度、文化是管理體系的三要素,提出在基層管理過程中不僅要注重制度管理,更要重視流程和文化建設,這樣才能構建完善和諧的管理體系。

【關鍵詞】二級學院;流程;制度;文化;管理體系

隨著高職教育內涵、功能的拓寬與規(guī)模的發(fā)展,高職院校管理更是日趨復雜化,一個創(chuàng)新和具有活力的管理機制是學校保持生機的源泉。目前,許多高職院校開始應用“扁平化管理”模式,實行校、院二級管理體制,即由傳統(tǒng)的一級集權式的管理,轉變?yōu)槎壍姆謾嗍降墓芾?。對二級學院賦予一定的責任與權力,使二級學院在學校總體目標、原則的指導下發(fā)揮管理主體的作用。實行二級管理體制改革是高職院校主動適應市場經濟、改革人才培養(yǎng)模式、實現(xiàn)高等職業(yè)教育創(chuàng)新的必然要求。二級管理與原有的一級管理體制相比有著自身特殊的轉變需求,實現(xiàn)這些需求又需要一種特殊的基層管理體系,深入淺出,我們認為這個管理體系的主要要素包括為流程、制度、文化三方面的內容。

1.高職院校二級學院基層管理體系中的制度、流程和文化

高職院校實施二級管理不僅需要人力、物力的投入,更重要的是營造出一種高效的基層管理體系,為二級學院管理實施建立較好的軟環(huán)境。這個基層管理體系,就是建立組織的方針和目標,并實現(xiàn)這些目標的相互關聯(lián)或相互作用的一組要素。它包括兩個方面的含義:一是宏觀層面的,即確定方針和目標;二是微觀層面的,即建立達成目標的一組管理要素。在確定了組織的大政方針和目標后,從微觀的角度出發(fā),為了達成組織目標,一個組織的管理體系的管理要素包括流程、制度、文化三方面的內容。

流程就是合理利用資源,一組將輸入轉化為輸出的相互關聯(lián)的活動,是功能角色和團隊完成某一工作的活動步驟和順序。比如“培訓流程”,就是指導培訓相關的功能部門和角色(如培訓負責人/培訓老師/學員/實訓室/繼教部/培訓學院/財務/廣告宣傳)如何配合完成培訓工作的全過程,它不僅包括“上課”、“實習”等主體活動,還包括培訓前期的“需求調查”、“招生宣傳”、“制定培訓計劃”、“學員接待”,培訓實施過程中的“培訓意見收集”、“考試”,以及培訓后期的“培訓滿意度調查”等全過程活動。

制度,簡單的說,就是“告訴你對做了某一事情的后果的處理方法”。所以制度更多的內容是一種獎懲的規(guī)定,如:“培訓考勤制度”。制度一般針對容易出問題的環(huán)節(jié)進行強調和警示,制度與制度之間是相對獨立的。

組織的文化則是一個組織持續(xù)存在的理念依據(jù),它包括組織的使命、追求、愿景、核心價值等內容,它是一個組織的“魂”,它是從人的精神層面出發(fā)去構建管理體系,是管理體系中最有活力的要素。

流程是站在全系統(tǒng)全過程角度進行引導一項工作如何開展,而管理制度則是針對系統(tǒng)中容易出問題的環(huán)節(jié)進行攔截。因此,一方面,流程是基礎,制度應該依托于流程,好的制度有助于流程的執(zhí)行,當制度無法執(zhí)行時,往往意味著流程有問題;另一方面,“制度”的激勵作用可以促使流程改善,在大部分組織,制度更多的是“處罰”的代名詞,實際上這是一誤區(qū),制度中的獎勵要比懲罰更容易起作用。而且激勵因素往往會促使大家更多的主動關注流程,從而使流程得到優(yōu)化。

流程和制度是一個組織管理體系的基礎要素,但它們體現(xiàn)的還是一種“剛性”的管理,在它們面前人往往是被動的,因此在此基礎上,開展文化建設,能讓生硬的“流程”與“制度”,在文化的氛圍下,變得“生動活潑”起來。文化滲透到制度建設、流程建設以及員工的行為規(guī)范的過程中,并把制度建立在心理契約的基礎之上,能使員工行為從他律走向自律,使組織進入管理的最高境界:文化管理[1]。

流程、制度、文化是管理體系的三要素,它們從不同的角度出發(fā),共同為組織的目標達成而服務,因此,在一個完善的管理體系中,三者缺一不可。

2.重視流程建設,構建基層管理體系基礎

一項工作流程從全系統(tǒng)的角度完整地描述了這項工作的啟動和退出的條件和標準、從啟動輸入到退出輸出的一系列相關的活動、以及承擔相應活動的角色職責,它為了全面地引導一項工作順利地開展提供了基礎。

流程的基礎性體現(xiàn)在如下幾個方面:

(1)流程固化了組織對一項工作的理解和要求,如培訓流程,一方面會體現(xiàn)組織對培訓工作要達成的質量目標、進度要求,成本及盈利的要求等,另一方面,也會體現(xiàn)組織對培訓工作的理解:如培訓對組織的價值,培訓如何操作實施,各類角色如何接口和配合等。沒有流程基礎,組織的要求會得不到明晰和固化,也得不到有效落實。

(2)依據(jù)流程,組織中個體知道自己在流程中的角色和責任,知道自己要承擔的活動(任務),也可以通過流程文件來開展活動,也能知道如何與周邊在任務進度上、在工作交付上如何互相配合。沒有流程基礎,個體只能去“揣摩”開展工作。

“流程”是為實現(xiàn)某項功能的一個系統(tǒng),而不是局部。系統(tǒng)可大可小,整個組織是一個系統(tǒng),根據(jù)不同的分類原則,組織內部又可以分為若干個獨立系統(tǒng),如一個學院的“培訓”、“教學”、“科研”、“財務”、“人員考核分配”等等。但是不管如何分類,各系統(tǒng)之間都會通過各流程系統(tǒng)之間的接口建立起緊密聯(lián)系,最終織成一個涵蓋全局的網絡系統(tǒng),流程為組織的目標服務,體現(xiàn)組織的價值。而“制度”更多的是針對局部出現(xiàn)執(zhí)行力問題而采取的獎懲措施,包括對執(zhí)行人主觀態(tài)度以及客觀過失造成損失的處理。

流程體現(xiàn)了“人性本善”的積極管理理念。不同的企業(yè)適用于不同的管理模式,不能簡單的比較孰優(yōu)孰劣,但是可以比較管理模式到底是積極的、還是消極的,而這取決于它所基于的管理思想是“人性本善”還是“人性本惡”。 歷史上有名的典故“大禹治水,三過家門而不入”只是贊揚大禹治水的韌性精神,而讓大禹名垂千古的則是他所制定的治水策略是“疏導”,而不是黃帝治水的“死堵”,后人在總結兩人的治水功過時,無不指出最大差異在于“管理思想”的差異。

我們提倡的“流程導向”更多的是一種“以導治水”,其基于的管理假設是“人性本善”,其特點是以完成工作步驟、順序作為核心,結合組織結構、人員素質及其他資源,站在公司的角度,來設定流程;它是企業(yè)管理原則的很好載體;它提倡以“對自己職責的本分”、“對上下游的積極信任”的態(tài)度來有效運作流程。 而“制度導向”更多的體現(xiàn)是一種“以堵治水”(且更多的是處罰),其基于的管理假設是“人性本惡”。簡單的說即是“假如你不做,按制度進行處罰;你要膽敢再犯,加倍處罰;看你還敢嗎?”,儼然是一種典型的消極管理模式[2]。

很多管理人員感嘆流程執(zhí)行難,解決這個問題,不同的管理文化導向表現(xiàn)不同的管理模式?！爸贫葘颉惫芾砟Ｊ降慕M織,管理者考慮的是“是不是處罰太輕了?”,隨即修改制度加重處罰力度。而“流程導向”管理模式的組織,管理者更多的會從流程實際使用中發(fā)現(xiàn)的問題出發(fā),去優(yōu)化流程,最終回到流程。

3.重視文化建設,構建和諧的基層管理體系

對高職院校二級學院管理而言,實踐過程中要以先進的管理觀念為靈魂,但同時還需要優(yōu)秀的管理文化來支撐。一個組織的文化是形成組織效能的共同認知體系。文化使每個員工知道組織提倡什么,反對什么,怎樣做才能符合組織的內在規(guī)范要求,怎樣做可能違背組織的宗旨和目標。文化是在共同認識下形成的一種氛圍,在這樣一種氛圍下,即使不認同的人也會被逐漸同化。

一個組織的文化是大家都能認可的習慣性行為方式。習慣性行為方式是大家認可的、習以為常的,不是制度或法律。這種源自文化層面的力量,比起傳統(tǒng)管理、命令、監(jiān)督、懲罰的力量更徹底,更有凝聚力、約束力和推動力,也更有活力。法律強制人達到最低標準,文化引導人達到最高標準,給員工以希望,給工作以意義,使組織有前途[3]。

一個組織的文化是組織成員間達成的團隊心理契約。組織和員工的關系靠兩種契約來維系,一種是勞動契約,規(guī)定了雙方責、權、利關系;另一種是心理契約,組織的核心價值觀是組織的一種“德”的標準,員工以此與組織形成一種心理契約,即員工認同組織的共同愿景和追求,將個人目標與組織目標結合在一起,主動承擔責任并進行自主管理。

在流程和制度面前,人往往只是被動地執(zhí)行和服從,而文化建設和文化管理強調了人的主觀能動性,體現(xiàn)了以人為本的和諧管理理念。這點就如西游記中的管理:早期在往西天取經的唐僧,靠“金箍咒”這種懲罰制度來管理孫悟空,在到達西天,得道成佛后,孫悟空就能自我管理了,這也就是 “佛”、“道”的效用,即文化管理的功效!

文化對流程和制度具有引導和牽引作用。如飲食行業(yè)中肯德基的“注意細節(jié)”的文化理念,它們在“銷售”流程中,把大家認為已是簡單的“找零”活動定義了詳細的操作步驟。在通用電氣,有“渴望變革”的文化,正是這種對不斷變革的承諾,體現(xiàn)在績效考評制度上,就是不以成敗論英雄,這種文化和相應制度使得通用這家“百年老店”不斷去舊納新,保持著青春。

4.總結

高職院校二級學院管理模式的推行,管理責任與權力的下移、分散,迫切地需要“流程、制度、文化” 三方面健全的基層管理體系。而其中“流程”所體現(xiàn)的系統(tǒng)大局觀和人性本善的積極管理理念,“文化”所體現(xiàn)的以人為本的思想,這都是和諧的關鍵要素。很顯然,以這些和諧要素為主構成管理體系也就是和諧的管理體系。但這并不是說,我們有了流程和文化,我們的管理體系就和諧了,而只是說,流程和文化為我們構建和諧管理體系提供了思路和手段,關鍵是我們的文化要切實體現(xiàn)以人為本的理念,而不僅僅是口號,而應是大家自覺的共同價值觀。另外值得我們注意的還有:流程要素要切實體現(xiàn)真正的系統(tǒng)大局觀,制度要素也要以文化和流程為基礎,對和諧起促進作用,而不是拖后腿;當然最關鍵的是要切實落實到二級學院的各項管理活動中[4]。

對于一個和諧的管理體系而言,制度是基本要求,流程是基礎工程,而文化則是驅動力,三者之間,相互支持,構成一個完善的基層管理體系。這個體系不是能一日建成,基本建立后也并非大功告成而終身享用。實際上,管理體系也有其生命力,需要不斷地維護、優(yōu)化,以保持活力。我們在組織的管理活動實踐中,要善于發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,不斷完善和優(yōu)化管理體系。

二級學院基層管理是新形勢下高職院校示范性建設的一項探索和創(chuàng)新,高職院校的管理層應當重視變革,并努力創(chuàng)造性地實施相應的工作方案,從而逐步建立應有的自我發(fā)展機制,更好的服務到二級學院的各項工作中去。和諧完善的基層管理模式,能彰顯高職院校的辦學特色和發(fā)展模式,以利于開創(chuàng)高職院示范性工作的新局面。

參考文獻

[1]俞建偉.學院制中學院的內部管理體制[J].江蘇高教,2007-1.

[2][美]托馬斯·J·薩喬萬尼著.張虹譯.校長學—一種反思性實踐觀[M].上海教育出版社,2004.

[3]李開復.做最好的自己[M].人民出版社,2005-9.

[4]姚文兵,張曼平.二級學院的現(xiàn)狀、存在的問題及對策建議[J].國家教育行政學院學報,2008-1.

作者簡介:楊開亮(1979—),男,湖北荊州人,碩士,講師,深圳職業(yè)技術學院汽車學院綜管辦主任,主要從事高職管理、思政教育研究。