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行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)研究

2023-11-21 23:35:12楊晉
中國(guó)管理信息化 2023年17期
關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位信息化建設(shè)內(nèi)部控制

楊晉

[摘 要]通過(guò)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè),逐步將內(nèi)控管理要求嵌入財(cái)務(wù)管理中,規(guī)范重點(diǎn)領(lǐng)域、關(guān)鍵崗位的經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)活動(dòng)運(yùn)行流程、制約措施。系統(tǒng)實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)、全面地反映財(cái)務(wù)狀況,實(shí)現(xiàn)內(nèi)控的各項(xiàng)措施與單位的業(yè)務(wù)管理的有機(jī)結(jié)合,保證單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī),資產(chǎn)安全和使用有效,財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整,有效防范舞弊和預(yù)防腐敗,提高公共服務(wù)的效率和效果。

[關(guān)鍵詞]行政事業(yè)單位;內(nèi)部控制;信息化建設(shè)

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2023.17.014

[中圖分類號(hào)]F810.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194(2023)17-0048-06

0? ? ?引 言

有效的內(nèi)部控制是確保組織運(yùn)行規(guī)范有序和高效的重要手段,同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的長(zhǎng)期保障機(jī)制[1]。它在提高單位管理能力、預(yù)防和控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)方面發(fā)揮著重要作用。然而,在當(dāng)前行政事業(yè)單位的管理工作中,傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方法已經(jīng)無(wú)法滿足信息化智能化時(shí)代的發(fā)展需求,內(nèi)部控制管理信息化是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理理念,有效發(fā)揮內(nèi)控制度功能和價(jià)值的重要手段和保障。隨著大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)和人工智能等信息技術(shù)的不斷發(fā)展,信息資源的匯集和共享,信息孤島的消解使單位內(nèi)外部及各部門之間的信息交流變得更加快捷和廣泛,業(yè)務(wù)發(fā)展和財(cái)務(wù)管理的融合加速,這意味著在內(nèi)控管理方面,推進(jìn)信息化建設(shè)是必不可少的。

1? ? ?傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方法存在的問(wèn)題和不足

1.1? ?以紙質(zhì)文件為主的內(nèi)部控制方式比較落后

內(nèi)部控制的具體概念指的是,單位為了實(shí)現(xiàn)自身的目標(biāo),通過(guò)一定的控制手段,也就是制定相關(guān)的制度、實(shí)施一定的措施,進(jìn)行程序的規(guī)范來(lái)對(duì)整體的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)測(cè)和防范。在單位內(nèi)部建立內(nèi)控體系時(shí),必須要對(duì)相應(yīng)的崗位責(zé)權(quán)、流程等做好分配,要形成既彼此制約又相互協(xié)調(diào)的關(guān)系。如果在實(shí)踐操作當(dāng)中以紙質(zhì)文件為主,就會(huì)導(dǎo)致執(zhí)行業(yè)務(wù)的審批流程受人為因素的影響較大。尤其是在處理流程當(dāng)中,無(wú)法對(duì)人的行為進(jìn)行很好的控制。另外內(nèi)審部門也會(huì)受到時(shí)間、人員、組織框架的限制,有時(shí)處理事務(wù)事后的監(jiān)控流程大于事中的監(jiān)控流程,這會(huì)導(dǎo)致本末倒置,而且核查覆蓋面較小。

1.2? ?內(nèi)部控制精細(xì)化趨向給工作效率帶來(lái)的影響

隨著內(nèi)控建設(shè)逐步深化,業(yè)務(wù)發(fā)展和財(cái)務(wù)管理深度融合發(fā)展。逐步完善的制度建設(shè)為各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)提供有力的安全保障,但越來(lái)越細(xì)致的規(guī)章制度,不斷增加的控制環(huán)節(jié)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)運(yùn)行效率產(chǎn)生了影響,控制表單復(fù)雜的流程及佐證要求給不熟悉財(cái)務(wù)知識(shí)的相關(guān)業(yè)務(wù)人員帶來(lái)困擾。

1.3? ?內(nèi)控制度的執(zhí)行力度不足

首先,組織的內(nèi)控制度沒(méi)有得到很好的制定,各種修訂和評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)有滯后性。這種滯后性一方面會(huì)導(dǎo)致組織內(nèi)部無(wú)法及時(shí)對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行評(píng)價(jià)和修訂,另一方面會(huì)讓內(nèi)控制度和業(yè)務(wù)的發(fā)展變化之間存在隔閡,無(wú)法同步。內(nèi)控制度雖然是在現(xiàn)實(shí)情況的基礎(chǔ)上制定的,但一般都是通過(guò)總結(jié)以往的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況制定。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中還要有一定的內(nèi)部程序,如果內(nèi)控的評(píng)價(jià)機(jī)制存在滯后性,那么出了問(wèn)題也會(huì)延遲得更久。其次,單位在制定內(nèi)控制度時(shí),使用的專業(yè)術(shù)語(yǔ)和抽象內(nèi)容比較多,沒(méi)有一些明顯的關(guān)鍵點(diǎn),也無(wú)法讓員工明確了解。這會(huì)導(dǎo)致在決策的過(guò)程當(dāng)中,執(zhí)行者有自身的裁量空間,自身權(quán)力較大會(huì)導(dǎo)致制度的執(zhí)行結(jié)果出現(xiàn)偏差。最后,在內(nèi)控制度的體系當(dāng)中,涵蓋的內(nèi)容和程序非常多,執(zhí)行者如果沒(méi)有豐富的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)歷,很難掌握整個(gè)流程。很大一部分執(zhí)行者在遇到了事情之后才去查找相關(guān)的案例和解決方案,這會(huì)導(dǎo)致內(nèi)控制度的執(zhí)行效果大打折扣。

1.4? ?缺乏相應(yīng)的配套監(jiān)督體系

一些單位雖然有比較完整的內(nèi)部控制機(jī)制,但是卻缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制。監(jiān)督環(huán)節(jié)是現(xiàn)階段內(nèi)控工作當(dāng)中必要的環(huán)節(jié)之一,有一些單位內(nèi)部沒(méi)有有效的監(jiān)督機(jī)制,導(dǎo)致執(zhí)行效果比較差。有一些單位雖然有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制,但是在執(zhí)行上卻不夠嚴(yán)謹(jǐn)。同時(shí)很多單位不重視監(jiān)督審計(jì),覺(jué)得這些工作可有可無(wú),選拔人員時(shí)很隨意,導(dǎo)致監(jiān)督審計(jì)人員的專業(yè)知識(shí)能力和綜合素質(zhì)也沒(méi)有跟上。

2? ? ?內(nèi)部控制信息化建設(shè)的必要性

通過(guò)內(nèi)控信息化建設(shè),能有效解決傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方法存在的問(wèn)題和不足。以信息系統(tǒng)為支撐,通過(guò)大數(shù)據(jù)、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)的深入應(yīng)用,逐步將內(nèi)控管理要求嵌入財(cái)務(wù)管理中,規(guī)范重點(diǎn)領(lǐng)域、關(guān)鍵崗位的經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)活動(dòng)運(yùn)行流程與制約措施,加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè),實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)、全面地反映財(cái)務(wù)狀況,實(shí)現(xiàn)內(nèi)控的各項(xiàng)措施與單位的業(yè)務(wù)管理的有機(jī)結(jié)合,整體提升單位預(yù)算管理和風(fēng)險(xiǎn)防控能力,全面實(shí)施績(jī)效管理。

3? ? ?內(nèi)部控制信息化的建設(shè)思路

開展內(nèi)部控制信息化平臺(tái)(以下簡(jiǎn)稱“內(nèi)控平臺(tái)”)建設(shè),以云計(jì)算為基礎(chǔ)、以大數(shù)據(jù)為核心,秉承“互聯(lián)網(wǎng)+”的建設(shè)理念,以風(fēng)險(xiǎn)管理為抓手,資金管控為重點(diǎn),業(yè)務(wù)流程為主線,預(yù)算績(jī)效為成果、監(jiān)督控制為手段,財(cái)務(wù)服務(wù)能力提升為目標(biāo),構(gòu)建全方位多維度內(nèi)控服務(wù)和監(jiān)督管理平臺(tái)。

3.1? ?控制主體轉(zhuǎn)變

實(shí)現(xiàn)由人為控制向計(jì)算機(jī)控制轉(zhuǎn)變。將內(nèi)部控制規(guī)則、控制活動(dòng)、控制手段固化到信息系統(tǒng)中,完善單位內(nèi)控流程,實(shí)現(xiàn)單位財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的信息化、常態(tài)化,保證財(cái)務(wù)內(nèi)部控制各項(xiàng)制度得到嚴(yán)格的執(zhí)行。具體講,就是通過(guò)在系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定業(yè)務(wù)內(nèi)涵,業(yè)務(wù)發(fā)起者只需要在系統(tǒng)里完成相關(guān)表單的填寫,確認(rèn)“提交”,審批表就會(huì)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一個(gè)審批節(jié)點(diǎn),直到流程結(jié)束。

3.2? ?破除時(shí)空限制

打破內(nèi)部控制在時(shí)間和空間上的限制,構(gòu)建完善的集中式管理框架。建設(shè)內(nèi)控服務(wù)門戶,針對(duì)業(yè)務(wù)人員、各部門分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)人員等角色,提供個(gè)性化、精準(zhǔn)化、移動(dòng)化的財(cái)務(wù)服務(wù)。通過(guò)“在線一站式”對(duì)外服務(wù)窗口,用戶可使用手機(jī)、電腦等設(shè)備,集中辦理各項(xiàng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),提供“在線辦理”“移動(dòng)辦理”等多種服務(wù)形式,將業(yè)務(wù)辦理由“線下紙質(zhì)形態(tài)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤熬€上電子化形態(tài)”,方便人員“隨時(shí)隨地”辦理業(yè)務(wù)。

3.3? ?實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)全程管控

以預(yù)算、執(zhí)行、核算、決算為控制主線,實(shí)現(xiàn)對(duì)單位業(yè)務(wù)全程管控。采用內(nèi)控平臺(tái)一體化管理模式,實(shí)現(xiàn)“人、財(cái)、事、物”與“預(yù)算、績(jī)效”的雙線精細(xì)化管理。通過(guò)內(nèi)控業(yè)務(wù)平臺(tái),對(duì)單位各部門業(yè)務(wù)進(jìn)行重新梳理、流程再造,將制度和內(nèi)控管控規(guī)則嵌入系統(tǒng),實(shí)行數(shù)字化驅(qū)動(dòng)方式,實(shí)現(xiàn)“數(shù)字驅(qū)動(dòng)、業(yè)務(wù)找人、業(yè)務(wù)發(fā)起、業(yè)務(wù)受理、業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)、業(yè)務(wù)預(yù)警”,由系統(tǒng)自動(dòng)化完成預(yù)算、收支、政府采購(gòu)、資產(chǎn)、項(xiàng)目、合同等內(nèi)控管理工作,實(shí)現(xiàn)“預(yù)算、執(zhí)行、核算、決算”平臺(tái)一體化閉環(huán)管理。

3.4? ?風(fēng)險(xiǎn)管控“動(dòng)態(tài)化”

建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控系統(tǒng),通過(guò)多樣化的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)、流程等全方位監(jiān)控,提供動(dòng)態(tài)化內(nèi)控監(jiān)測(cè),實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)掌握各類業(yè)務(wù)發(fā)生的情況,動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)信息化系統(tǒng)運(yùn)行的各類數(shù)據(jù)。通過(guò)深度分析,構(gòu)建面向業(yè)務(wù)辦理、審批審核、決策判斷的輔助決策模型,為財(cái)務(wù)部門人員、單位主管領(lǐng)導(dǎo)提供主題應(yīng)用分析,提供決策參考依據(jù),做好“參謀助手”。

4? ? ?內(nèi)控平臺(tái)建設(shè)內(nèi)容

內(nèi)控平臺(tái)由“財(cái)務(wù)服務(wù)”“內(nèi)控綜合管理平臺(tái)”“分析決策平臺(tái)”“數(shù)據(jù)中心及技術(shù)支撐平臺(tái)”等部分組成。

4.1? ?財(cái)務(wù)服務(wù)

業(yè)務(wù)人員、分管領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)工作人員可使用手機(jī)、電腦等設(shè)備,通過(guò)在線申請(qǐng)、在線報(bào)賬、在線審批、在線查詢等功能完成各種業(yè)務(wù)辦理工作,系統(tǒng)可以針對(duì)不同角色,提供個(gè)性化、精準(zhǔn)化、移動(dòng)化的財(cái)務(wù)服務(wù)。

4.2? ?內(nèi)控綜合管理平臺(tái)

滿足內(nèi)控單位層面與業(yè)務(wù)層面的管控以及內(nèi)部控制監(jiān)督評(píng)價(jià)等要求。提供內(nèi)控規(guī)則內(nèi)嵌、六大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)管控、風(fēng)險(xiǎn)管控、內(nèi)控監(jiān)督評(píng)價(jià)等綜合應(yīng)用。其中,六大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)管控將實(shí)現(xiàn)預(yù)算管控、收支管控、資產(chǎn)管控、采購(gòu)管控、合同管控、項(xiàng)目管控。

4.3? ?分析決策平臺(tái)

滿足領(lǐng)導(dǎo)決策管理需要,提供預(yù)算執(zhí)行情況分析、財(cái)務(wù)綜合查詢、內(nèi)控分析等內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控的輔助決策、業(yè)務(wù)監(jiān)測(cè)與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。

4.4? ?數(shù)據(jù)中心及技術(shù)支撐系統(tǒng)

提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、服務(wù)總線、數(shù)據(jù)交換、制度綜合規(guī)則、政策法規(guī)、用戶權(quán)限等技術(shù)應(yīng)用支撐。根據(jù)單位的實(shí)際情況自定義各種政策法規(guī)、制度要求、內(nèi)控規(guī)則、財(cái)務(wù)規(guī)則、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),從而通過(guò)這些政策規(guī)則控制各種財(cái)務(wù)應(yīng)用,達(dá)到財(cái)務(wù)內(nèi)控的各種要求。

5? ? ?內(nèi)控平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的主要功能

5.1? ?財(cái)務(wù)服務(wù)功能

5.1.1? ?在線報(bào)賬系統(tǒng)

在線報(bào)賬系統(tǒng),單位人員辦理個(gè)人報(bào)銷業(yè)務(wù),通過(guò)系統(tǒng)可以辦理差旅費(fèi)、交通費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、出國(guó)費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用的在線報(bào)賬。

5.1.2? ?在線查詢系統(tǒng)

根據(jù)個(gè)人信息自動(dòng)匹配財(cái)務(wù)相關(guān)信息,提供個(gè)人財(cái)務(wù)報(bào)銷查詢、個(gè)人薪資查詢、部門預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度查詢等個(gè)人財(cái)務(wù)相關(guān)信息查詢。個(gè)人財(cái)務(wù)信息將依據(jù)辦理進(jìn)度、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等進(jìn)行自動(dòng)推送與提醒。系統(tǒng)可以在移動(dòng)端、PC端實(shí)時(shí)查詢。

5.1.3? ?移動(dòng)辦公平臺(tái)系統(tǒng)

移動(dòng)辦公平臺(tái)系統(tǒng),滿足個(gè)人移動(dòng)式業(yè)務(wù)辦理應(yīng)用需要。提供移動(dòng)端(App)或小程序等應(yīng)用模式。將財(cái)務(wù)管理平臺(tái)應(yīng)用在移動(dòng)辦公平臺(tái)進(jìn)行優(yōu)化集成,包含從預(yù)算系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、賬務(wù)系統(tǒng)等系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù),提供財(cái)務(wù)移動(dòng)服務(wù)。主要功能包括:移動(dòng)審批、個(gè)人工資、費(fèi)用報(bào)銷、個(gè)人借款、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、部門經(jīng)費(fèi)、單位經(jīng)費(fèi)、重要財(cái)務(wù)通知等。

5.2? ?預(yù)算管控功能

預(yù)算管控系統(tǒng)是用于單位預(yù)算指標(biāo)細(xì)化、調(diào)整及預(yù)算執(zhí)行控制的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。年初預(yù)算轉(zhuǎn)化為預(yù)算指標(biāo)后,通過(guò)系統(tǒng)對(duì)本單位的預(yù)算按照財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行分解,如分解到部門、項(xiàng)目、人員等,通過(guò)設(shè)置預(yù)算控制規(guī)則,應(yīng)用到相應(yīng)的業(yè)務(wù)中,控制單位預(yù)算的執(zhí)行。對(duì)于預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生的預(yù)算調(diào)整,通過(guò)指標(biāo)管理功能進(jìn)行處理。

5.2.1? ?業(yè)務(wù)流程

指標(biāo)管理子系統(tǒng)流程如圖1所示。

5.2.2? ?預(yù)算指標(biāo)管理

通過(guò)指標(biāo)集中管理頁(yè)面,可完成指標(biāo)的增加、減少、調(diào)整、分解等操作,還可查看完成的數(shù)據(jù)操作日志。

執(zhí)行的全過(guò)程中對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)都要控制,同時(shí)對(duì)重點(diǎn)經(jīng)費(fèi)除了整體的控制,還可以設(shè)定一些特殊的規(guī)則實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理,例如:對(duì)每個(gè)預(yù)算使用部門是否要進(jìn)行預(yù)算控制、控制到什么程度,提供控制的多種方式,可以按費(fèi)用支出設(shè)定、哪些需要控制、不需要控制、特殊的規(guī)則如何控制進(jìn)行設(shè)定。三公經(jīng)費(fèi)和其他重點(diǎn)經(jīng)費(fèi),可設(shè)定支出總額,進(jìn)行全面的重點(diǎn)監(jiān)控。

5.2.3? ?預(yù)算執(zhí)行分析

對(duì)整體預(yù)算執(zhí)行的分析、不同維度的分析,也可進(jìn)行指標(biāo)自定義分析。預(yù)算執(zhí)行可采用全景數(shù)據(jù)圖形查看模式,計(jì)劃進(jìn)度一目了然,可對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目的時(shí)序進(jìn)度同計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行比較和提醒。

5.3? ?經(jīng)費(fèi)支出管理功能

經(jīng)費(fèi)支出管理系統(tǒng)包含預(yù)算分配控制、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、借款管理、費(fèi)用報(bào)銷、出納支付等,系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、合同系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接,項(xiàng)目合同數(shù)據(jù),經(jīng)費(fèi)數(shù)據(jù)信息都能及時(shí)地反饋至業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門。

5.3.1? ?提供業(yè)務(wù)服務(wù)窗口

系統(tǒng)設(shè)定統(tǒng)一的窗口進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)的辦理。方便辦理人快捷地找到需要辦理的業(yè)務(wù)入口。業(yè)務(wù)辦理采用互聯(lián)網(wǎng)式場(chǎng)景化應(yīng)用設(shè)計(jì),減少使用者認(rèn)知負(fù)荷,讓所有人輕松上手,愿意使用。

5.3.2? ?規(guī)范審批流程及權(quán)限,報(bào)銷流程有章可循

系統(tǒng)提供設(shè)定審批流程、審批權(quán)限、預(yù)算額度控制規(guī)則的功能,規(guī)范了審批流程的流轉(zhuǎn)程序以及審批權(quán)限,設(shè)定了預(yù)算的使用范圍及使用額度,使報(bào)銷流程有章可循,并且可根據(jù)各使用單位報(bào)銷業(yè)務(wù)的管理特點(diǎn)進(jìn)行不同的設(shè)定。

5.3.3? ?制度規(guī)則內(nèi)嵌,業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)

系統(tǒng)提供將報(bào)銷制度和報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)嵌到單據(jù)填寫過(guò)程中的功能,報(bào)銷人員只需填列原始單據(jù)數(shù)據(jù),標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算由系統(tǒng)自動(dòng)處理,超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)提醒,使業(yè)務(wù)審批更趨規(guī)范化,加強(qiáng)了內(nèi)部控制的執(zhí)行力度;并提供對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)的經(jīng)辦流程即時(shí)提醒的功能,報(bào)銷人在填寫申請(qǐng)過(guò)程中,系統(tǒng)列示必須提交與本次報(bào)銷相關(guān)的附件清單,并提供附件上傳和附件在線預(yù)覽的功能。

5.3.4? ?支出與賬務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通,簡(jiǎn)化工作

系統(tǒng)提供與賬務(wù)處理系統(tǒng)相結(jié)合,審核完的報(bào)銷單能夠根據(jù)設(shè)定的記賬規(guī)則自動(dòng)生成預(yù)算會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的分錄,直接生成會(huì)計(jì)憑證的功能,簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)工作,提高工作效率。

5.3.5? ?移動(dòng)辦公,破除時(shí)間和空間上的限制

提供移動(dòng)端(APP)或小程序等應(yīng)用模式,將財(cái)務(wù)管理平臺(tái)應(yīng)用在移動(dòng)辦公平臺(tái)進(jìn)行優(yōu)化集成,設(shè)置辦公提醒等功能,方便報(bào)銷人員隨時(shí)通過(guò)系統(tǒng)辦理業(yè)務(wù)。

5.4? ?采購(gòu)管控系統(tǒng)

滿足單位業(yè)務(wù)部門按政府采購(gòu)管理要求開展采購(gòu)業(yè)務(wù),提供采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)辦理審批、登記采購(gòu)辦理過(guò)程和結(jié)果等采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)管理。

5.4.1? ?采購(gòu)計(jì)劃管理

支持貨物、工程、服務(wù)全口徑的采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)。貨物類支持集采目錄和配置選擇,提供查詢和檢索的功能。支持業(yè)務(wù)經(jīng)各業(yè)務(wù)歸口管理部門流程化審批。

5.4.2? ?采購(gòu)項(xiàng)目管理

支持采購(gòu)執(zhí)行經(jīng)辦人對(duì)所負(fù)責(zé)的采購(gòu)項(xiàng)目按一定規(guī)則擬訂采購(gòu)組織形式和采購(gòu)方式,并支持流程化審批,審批流程支持自定義。支持采購(gòu)執(zhí)行經(jīng)辦人制訂采購(gòu)執(zhí)行方案,并支持流程化審批,審批流程支持自定義。

可按照政府集中采購(gòu)、分散采購(gòu)、自行組織采購(gòu)等組織形式設(shè)置,同時(shí)支持公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、單一來(lái)源、網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、網(wǎng)上詢價(jià)比選等采購(gòu)方式。

5.4.3? ?采購(gòu)程序

采購(gòu)申請(qǐng),部門采購(gòu)經(jīng)辦人提出采購(gòu)需求和采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)受理由單位采購(gòu)管理崗根據(jù)政府采購(gòu)管理辦法確定組織形式、采購(gòu)方式等。采購(gòu)審批,單位及主管單位相關(guān)崗位對(duì)提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行內(nèi)部審核、審批[2]。

5.4.4? ?采購(gòu)招標(biāo)和中標(biāo)登記

招標(biāo)登記,對(duì)采購(gòu)計(jì)劃招標(biāo)結(jié)果信息登記備案。中標(biāo)登記,對(duì)采購(gòu)計(jì)劃中標(biāo)結(jié)果信息登記備案,并根據(jù)中標(biāo)信息進(jìn)行合同備案登記。

5.4.5? ?項(xiàng)目歸檔管理

支持生成檔案管理目錄清單,從系統(tǒng)內(nèi)提取招投標(biāo)全過(guò)程的文件檔案,并提供人工補(bǔ)錄功能,自動(dòng)形成項(xiàng)目檔案歸檔。

5.5? ?資產(chǎn)管控系統(tǒng)

資產(chǎn)管控系統(tǒng)主要滿足單位資產(chǎn)實(shí)物管理的需要,根據(jù)統(tǒng)一的資產(chǎn)管理制度,規(guī)范的資產(chǎn)分類、編碼、名稱等設(shè)置原則,滿足資產(chǎn)信息實(shí)時(shí)查詢,全面、實(shí)時(shí)掌握監(jiān)控各業(yè)務(wù)部門的資產(chǎn)信息情況。系統(tǒng)對(duì)資產(chǎn)從入庫(kù)到出庫(kù)的全生命周期的管理,流程化控制,利用先進(jìn)的條碼掃描技術(shù),解決資產(chǎn)登記、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、資產(chǎn)維修、資產(chǎn)借用歸還、資產(chǎn)清查、資產(chǎn)盤點(diǎn)、資產(chǎn)退出等繁雜的日常資產(chǎn)業(yè)務(wù)處理[3]。資產(chǎn)管控系統(tǒng)為資產(chǎn)管理提供全周期的管理,涵蓋資產(chǎn)驗(yàn)收管理、資產(chǎn)變動(dòng)業(yè)務(wù)、資產(chǎn)查詢及修改、資產(chǎn)維修管理、資產(chǎn)清查業(yè)務(wù)、資產(chǎn)處置管理、處置匯總報(bào)批及批量銷賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)上報(bào)等內(nèi)容。

5.5.1? ?資產(chǎn)規(guī)范統(tǒng)一

根據(jù)固定資產(chǎn)管理辦法對(duì)資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一,并建立資產(chǎn)管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系,實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)分類、資產(chǎn)卡片格式及內(nèi)容、用途、來(lái)源、狀態(tài)、處置、折舊方法(預(yù)留)的定義。實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)配置、使用、處置業(yè)務(wù)的審批流程定義。通過(guò)工作流平臺(tái),實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理流程統(tǒng)一、業(yè)務(wù)協(xié)同。對(duì)資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)范疇內(nèi)相關(guān)的文檔集中管理,隨時(shí)可以進(jìn)行查詢。建立起資產(chǎn)故障管理體系、維修維護(hù)管理體系等、點(diǎn)檢管理體系,提高資產(chǎn)管理水平。

5.5.2? ?資產(chǎn)配置

為已有固定資產(chǎn)建立資產(chǎn)卡片,內(nèi)容包括:資產(chǎn)編號(hào)、資產(chǎn)名稱、分類、用途、使用部門、數(shù)量、啟用時(shí)間、使用年限等。加強(qiáng)對(duì)各業(yè)務(wù)部門的資產(chǎn)購(gòu)置過(guò)程的統(tǒng)一把握,在各項(xiàng)申請(qǐng)過(guò)程中可以設(shè)置統(tǒng)一的審批流程,加強(qiáng)資產(chǎn)采購(gòu)的可控性。資產(chǎn)采購(gòu)與預(yù)算管理集成,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)資產(chǎn)的年度預(yù)算及預(yù)算發(fā)生數(shù)的跟蹤功能,為資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)的審批提供量化指標(biāo)。

5.5.3? ?資產(chǎn)使用

通過(guò)對(duì)資產(chǎn)使用過(guò)程的管理,合理配置資源,提高資產(chǎn)的使用效率。資產(chǎn)使用管理主要對(duì)資產(chǎn)生命周期中的使用情況進(jìn)行管理,包括資產(chǎn)領(lǐng)用、資產(chǎn)維修、資產(chǎn)變更、資產(chǎn)盤點(diǎn)、資產(chǎn)調(diào)撥等業(yè)務(wù)[4]。

5.5.4? ?資產(chǎn)處置

動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)資產(chǎn)信息,對(duì)報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)估和審核。報(bào)廢后的資產(chǎn)進(jìn)行合理處置。同時(shí)對(duì)于閑置時(shí)間長(zhǎng)的資產(chǎn),要及時(shí)進(jìn)行處置。能夠處理調(diào)撥、出售、置換、報(bào)廢、報(bào)損、捐贈(zèng)等資產(chǎn)處置類型的業(yè)務(wù)。根據(jù)資產(chǎn)處置情況自動(dòng)在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中形成記賬憑證。

5.5.5? ?資產(chǎn)查詢統(tǒng)計(jì)分析

提供數(shù)據(jù)的自定義查詢、分析及統(tǒng)計(jì),并以圖表形式直觀反映數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果,通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)挖掘、分析,能夠自動(dòng)生成資產(chǎn)管理工作報(bào)告,并能定時(shí)推送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

單位查詢,對(duì)本單位固定資產(chǎn)信息進(jìn)行查詢:報(bào)表查詢、單據(jù)查詢、資產(chǎn)分布狀況。

資產(chǎn)分析:對(duì)資產(chǎn)的價(jià)值、來(lái)源、用途、狀態(tài)、部門占用等情況進(jìn)行多維度分析。

5.5.6? ?資產(chǎn)配置預(yù)警

支持按照單位的要求定義資產(chǎn)管理預(yù)警策略,對(duì)于異常數(shù)據(jù)及時(shí)推送給相關(guān)人員進(jìn)行預(yù)警,幫助相關(guān)人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

5.6? ?項(xiàng)目管理功能

5.6.1? ?全過(guò)程跟蹤滾動(dòng)管理

包括項(xiàng)目基本信息、項(xiàng)目預(yù)算信息登記、招投標(biāo)管理、合同管理、指標(biāo)管理、資金支付管理、項(xiàng)目決算、項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)管理等內(nèi)容。項(xiàng)目庫(kù)完成項(xiàng)目,實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部項(xiàng)目滾動(dòng)預(yù)算編報(bào),管理單位內(nèi)部的項(xiàng)目庫(kù)信息,從財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)角度跟蹤項(xiàng)目完成進(jìn)度。納入績(jī)效管理的項(xiàng)目,還需要補(bǔ)充績(jī)效目標(biāo)和績(jī)效指標(biāo)等信息。

5.6.2? ?項(xiàng)目類型靈活分類

項(xiàng)目庫(kù)要對(duì)項(xiàng)目的類型進(jìn)行靈活的分類,對(duì)于那些常規(guī)項(xiàng)目的審批流程必須要和內(nèi)控制度流程做到雙向并行。這樣對(duì)項(xiàng)目的審批進(jìn)度才能一目了然,對(duì)于已經(jīng)完工的項(xiàng)目必須驗(yàn)收,驗(yàn)收之后要記錄全部的數(shù)據(jù)和流程。

5.6.3? ?項(xiàng)目管理自定義

根據(jù)項(xiàng)目類別及項(xiàng)目金額的大小,靈活自定義項(xiàng)目審核流程,根據(jù)需要進(jìn)行添加或刪減,實(shí)現(xiàn)審核流程的擴(kuò)展定制功能。涉及政府采購(gòu)或政府購(gòu)買服務(wù)的項(xiàng)目,還需要填寫采購(gòu)目錄、采購(gòu)方式、數(shù)量、計(jì)量單位等信息。

5.6.4? ?項(xiàng)目查詢

項(xiàng)目查詢提供對(duì)項(xiàng)目信息的多種條件組合查詢,支持將查詢條件保存為模板,同時(shí)可將查詢后的結(jié)果數(shù)據(jù)以圖表形式展現(xiàn)。

5.6.5? ?績(jī)效評(píng)價(jià)動(dòng)態(tài)生成

根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行的系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集,結(jié)合部分手工填報(bào)的完成情況,自動(dòng)形成評(píng)價(jià)結(jié)果。

5.7? ?合同管控功能

合同管理是結(jié)合單位的特點(diǎn),將合同進(jìn)行細(xì)化分類,可對(duì)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中涉及的各種合同進(jìn)行集中管理。系統(tǒng)圍繞合同錄入、合同處理、合同收付款管理等流程,對(duì)于那些不同的業(yè)務(wù)角色要根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況進(jìn)行管理,使其相互配合,工作處理得更加協(xié)調(diào)。

5.7.1? ?合同管理設(shè)置

提供審批流程、合同范本、合同樣式配置管理功能??梢愿鶕?jù)單位管理要求設(shè)置合同的審批流程,支持歸口審批、分支審批等各種情況。

5.7.2? ?合同起草辦理

可根據(jù)合同類型使用范本起草合同文本,系統(tǒng)將根據(jù)上述所填寫的內(nèi)容和范本格式自動(dòng)形成合同草稿,有需要的再人為進(jìn)行調(diào)整。合同相關(guān)業(yè)務(wù)集成一個(gè)頁(yè)面辦理,為經(jīng)辦人員提供業(yè)務(wù)辦理的集成窗口。合同的類型可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充。支持合同補(bǔ)充協(xié)議的管理。

5.7.3? ?合同審批備案

合同審批可按照單位的合同管理規(guī)定,根據(jù)合同分類、經(jīng)費(fèi)來(lái)源等信息,設(shè)定歸口審批的要求。根據(jù)合同類型和金額規(guī)模,設(shè)定不同的審批級(jí)次要求。對(duì)審批過(guò)程的意見(jiàn)和修改痕跡進(jìn)行記錄和展現(xiàn),合同審批完成后,經(jīng)辦人可以在系統(tǒng)中直接打印審批表。合同簽訂完成后,經(jīng)辦人員在系統(tǒng)中進(jìn)行合同備案。

5.7.4? ?合同付款

在合同辦理頁(yè)面可以選擇需要付款的合同發(fā)起合同支付。

5.7.5? ?合同變更

合同發(fā)生變更時(shí),需要在系統(tǒng)中發(fā)起并提供相應(yīng)的附件材料。合同變更包括基本信息變更、合同金額變更、標(biāo)的物變更和付款計(jì)劃變更等。系統(tǒng)將記錄和提示變更的痕跡,便于后續(xù)備查。合同變更需要審批完成后才能生效,審批流程可根據(jù)管理要求進(jìn)行設(shè)定。

5.7.6? ?合同臺(tái)賬

可按照合同類別、合同名稱、供應(yīng)商和簽訂日期的范圍等條件查詢合同。顯示每個(gè)合同的狀態(tài)、金額、已支付金額、合同支付進(jìn)度等信息。顯示每個(gè)合同的當(dāng)年總應(yīng)付、當(dāng)年應(yīng)付未付信息。每個(gè)合同點(diǎn)擊后都可以進(jìn)行追溯查詢其當(dāng)初簽訂審批的完整信息及其關(guān)聯(lián)信息,并能進(jìn)行關(guān)聯(lián)信息的追溯查詢。提供合同臺(tái)賬、付款合同執(zhí)行情況分析、收款合同執(zhí)行情況分析、合同付款到期查詢。

5.7.7? ?付款合同執(zhí)行情況分析

可以按部門、人員查詢付款合同的執(zhí)行情況和風(fēng)險(xiǎn),支持聯(lián)查明細(xì)。合同付款到期查詢:合同計(jì)劃付款日期即將到期給予相應(yīng)人員提醒。

5.7.8? ?與財(cái)務(wù)系統(tǒng)銜接

從財(cái)務(wù)系統(tǒng)接收項(xiàng)目信息和預(yù)算信息,在合同起草時(shí)掛接使用,并應(yīng)控制當(dāng)年應(yīng)付不超過(guò)預(yù)算余額。

5.8? ?輔助決策分析功能

構(gòu)建完善的分析模型,采用大數(shù)據(jù)技術(shù),提供內(nèi)控分析、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、內(nèi)控運(yùn)行效能報(bào)告等全方位、多角度的綜合信息,輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。

5.8.1? ?基本決策分析

通過(guò)數(shù)據(jù)查詢平臺(tái)可提供整體預(yù)算執(zhí)行率、基本經(jīng)費(fèi)執(zhí)行率、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行率以及各預(yù)算執(zhí)行情況等信息方便單位進(jìn)行決策分析。

5.8.2? ?預(yù)算執(zhí)行情況分析

預(yù)算執(zhí)行情況分析的實(shí)現(xiàn)由部門整體預(yù)算執(zhí)行情況、項(xiàng)目支出預(yù)算執(zhí)行情況及重點(diǎn)(三公)費(fèi)用情況分析構(gòu)成。預(yù)算情況分析可按單位匯總級(jí)次,按照功能分類、項(xiàng)目等信息進(jìn)行呈現(xiàn)、分級(jí)匯總,并可靈活切換,同時(shí)可按功能科目口徑的預(yù)算情況、經(jīng)濟(jì)科目的預(yù)算情況、項(xiàng)目口徑的預(yù)算情況、三公經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)計(jì)分析。

5.8.3? ?收支余情況分析

收支余情況分析主要由收支余匯總分析、收入情況分析、支出情況分析構(gòu)成。收入情況分析主要分析不同期間的收入數(shù)、匯總數(shù)等內(nèi)容。支出情況分析各月實(shí)際發(fā)生的基本支出(分人員支出和公用支出)、項(xiàng)目支出情況,可以按支出經(jīng)濟(jì)分類科目如按會(huì)議費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)等維度進(jìn)行分類、分組統(tǒng)計(jì)。

5.8.4? ?業(yè)務(wù)監(jiān)測(cè)

監(jiān)測(cè)各部門業(yè)務(wù)開展情況。系統(tǒng)可以對(duì)各部門、各用戶的使用情況進(jìn)行監(jiān)控,并對(duì)業(yè)務(wù)處理進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控。

6? ? ?結(jié)束語(yǔ)

本文對(duì)內(nèi)控信息化建設(shè)的必要性、建設(shè)思路進(jìn)行了探討,并對(duì)建設(shè)后所需實(shí)現(xiàn)的功能進(jìn)行了描述,上述基本功能的實(shí)現(xiàn),大致滿足了內(nèi)部控制信息化建設(shè)的基本要求。當(dāng)然隨著內(nèi)控信息化建設(shè)的深入發(fā)展,單位也需要擴(kuò)大對(duì)控制對(duì)象的覆蓋面,不僅從經(jīng)濟(jì)活動(dòng)層面進(jìn)行內(nèi)部控制,其他的業(yè)務(wù)活動(dòng)也要進(jìn)行一定的控制管理,使內(nèi)控信息化建設(shè)成為規(guī)范行政事業(yè)單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)活動(dòng),強(qiáng)化對(duì)內(nèi)部權(quán)力運(yùn)行的制約,防止內(nèi)部權(quán)力濫用,促進(jìn)單位公共服務(wù)效能和內(nèi)部治理水平不斷提高的有力手段。

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[4]陳艷琦. 事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)化信息平臺(tái)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D]. 廈門:廈門大學(xué),2015.

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