蔡雅旋　周蕊

摘 要：在數(shù)字化時代，機器人流程自動化RPA（Robotic Process Automation）為中小企業(yè)在業(yè)務流程與數(shù)據(jù)處理方面提供了很大便利。以我國中小企業(yè)為例，針對其目前財務共享服務中心費用報銷存在的現(xiàn)狀及問題，從票據(jù)識別、發(fā)票自動查驗、自動付款、憑證歸檔四個方面分析RPA在費用報銷流程中的價值體現(xiàn)，提出流程優(yōu)化后的效果評價以及配套措施?；赗PA技術的企業(yè)費用報銷業(yè)務，使中小企業(yè)實現(xiàn)報銷業(yè)務流程的自動化、智能化發(fā)展。

關鍵詞：RPA技術；數(shù)字化；費用報銷；中小企業(yè)

一、引言

隨著科技在全行業(yè)的深入滲透，機器人流程自動化RPA（Robotic Process Automation）在中小企業(yè)的費用報銷業(yè)務中得到越來越廣泛的應用。RPA技術是利用機器人軟件來模擬和執(zhí)行企業(yè)業(yè)務流程中重復性、規(guī)則性任務的一種技術，例如數(shù)據(jù)錄入、文件處理、報表生成等。在企業(yè)報銷流程中，RPA機器人不僅可以代替處理企業(yè)費用報銷流程中的重復性任務，避免人為錯誤，提高報銷數(shù)據(jù)的準確性，降低成本，提高效率，還可以清晰便捷地進行報銷資料的后續(xù)管理，為中小企業(yè)財務費用報銷業(yè)務流程的優(yōu)化提供了新的思路。財政部《會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》提出“變革融合、提質增效”的中心思想[1]，加快RPA技術在中小企業(yè)費用報銷業(yè)務中的應用，可以為企業(yè)提質增效，促進數(shù)字化轉型增添新的動力。目前有關RPA技術以及費用報銷流程優(yōu)化的研究很多，戚賽[2]針對高校財務“報銷痛點”，介紹RPA技術在高校財務報銷審核、處理、結算三個方面帶來的效益，提出高校財務部門應將預算管理軟件、財務核算軟件、網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)、人員經費軟件以及國庫支付等軟件進行互通，進而解決“信息孤島”的影響。黃怡凡[3]通過探討RPA財務機器人在農業(yè)企業(yè)的應用，提出RPA技術在農業(yè)企業(yè)費用報銷中票據(jù)識別、發(fā)票核驗、自動付款、匯總報告這四個方面的應用及優(yōu)勢，同時，提出其限制。龐曉宇和袁偉[4]從流程整合和數(shù)據(jù)管理角度探究數(shù)字技術搭建智能財務場景的方法，以實現(xiàn)費用報銷流程的數(shù)字化發(fā)展。

綜觀上述文獻研究，大部分研究都集中在應用RPA技術后帶來的效果，沒有將現(xiàn)有業(yè)務流程與RPA技術融合過程中進行的改進與優(yōu)化設計。結合業(yè)務發(fā)展要求，RPA技術能夠在財務費用報銷業(yè)務中提供強大的科技支撐。本文分析中小企業(yè)財務報銷業(yè)務流程的現(xiàn)狀及問題，對RPA技術在數(shù)字化時代中小企業(yè)財務報銷業(yè)務中的應用及優(yōu)化進行研究，促進中小企業(yè)數(shù)字化發(fā)展，提升整體效能。

二、RPA費用報銷流程優(yōu)化效果

（一）提高工作效率，降低成本

利用RPA技術，企業(yè)可以快速處理大量的費用報銷任務，減少人工干預的工作量，提高企業(yè)費用報銷流程的效率。RPA技術自動驗證票據(jù)信息，提高了信息的準確性，有利于后續(xù)的財務處理與分析。同時，RPA技術實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動化錄入與整理，為后續(xù)的管理和財務報表的生成提供了極大的便利，減少了人工處理的時間，降低錯誤率，提高了工作效率和準確度。其中，由于RPA機器人取代了部分人工操作，因此也減少了企業(yè)在費用報銷方面的人力成本。其憑證自動化歸檔功能也為企業(yè)減輕了后續(xù)審計和查詢工作的壓力。RPA技術在企業(yè)費用報銷的應用中，實現(xiàn)了企業(yè)財務的自動化處理和管理，促進企業(yè)數(shù)字化轉型。

（二）降低風險

應用RPA技術進行企業(yè)費用報銷，不僅簡化了費用報銷流程，減少了繁瑣的環(huán)節(jié)，提高流程的透明度和效率，而且使報銷流程更加的規(guī)范化，降低了違規(guī)行為的風險。費用報銷需要經過多個環(huán)節(jié)的審批，由于人工操作和傳遞環(huán)節(jié)較多，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露和篡改的風險。RPA技術的自動付款功能可以幫助企業(yè)員工減少處理付款的工作量。由于RPA自動付款是根據(jù)提前設定的規(guī)則以及票據(jù)的支付信息進行支付操作，避免了人為粗心的錄入金額等風險，提高了付款的速度和準確性。同時，RPA機器人記錄和跟蹤費用報銷的詳細信息，提供完整的審計軌跡，增強了監(jiān)控和審計的能力。RPA機器人可以根據(jù)預設的規(guī)則和流程自動執(zhí)行費用報銷任務，確保報銷過程符合企業(yè)的合規(guī)要求，解決員工對企業(yè)費用報銷相關規(guī)定不熟悉的問題。此外，通過收集和整理費用報銷的相關數(shù)據(jù)，RPA機器人能夠提供實時的報銷分析和洞察，幫助企業(yè)更準確地進行預算控制和決策制定。

（三）提高工作質量

傳統(tǒng)費用報銷流程多為人工報銷，不僅報銷需要提交的資料多，而且流程復雜，很可能因為一時疏忽而寫錯金額或資料提交不完整。而應用RPA技術，可以自動化費用報銷流程，準確率幾乎為100%，極大地保證了數(shù)據(jù)的正確性；可以減少人為錯誤，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動化錄入，提高速度與準確性，讓員工不再需要花費大量時間和精力處理繁瑣的報銷流程。

三、中小企業(yè)費用報銷的現(xiàn)狀及問題分析

本文以中小企業(yè)為例，分析在數(shù)字化時代中小企業(yè)財務費用報銷業(yè)務的現(xiàn)狀以及存在的問題，在應用RPA技術的基礎上提出企業(yè)費用報銷流程優(yōu)化帶來的效益與優(yōu)化后的配套措施，為中小企業(yè)進一步完善財務報銷系統(tǒng)提供思路。

（一）中小企業(yè)財務報銷業(yè)務流程現(xiàn)狀分析

中小企業(yè)費用報銷流程采用先審批后支付的原則，按照規(guī)定的制度進行層層審批，最終確認報銷，如圖1-1所示。報銷人員需根據(jù)企業(yè)費用報銷的相關制度和規(guī)定，整理好報銷所需的發(fā)票或單據(jù)等資料，并粘貼整齊，按照要求填寫好《費用報銷單》，交由部門主管、部門經理審核業(yè)務是否屬實。同時，報銷的種類不同，要根據(jù)相對應的報銷要求準備報銷所需的資料，例如，采購物品報銷需附上總經理簽字確認的《采購申請表》。部門經理審核簽字后，將報銷單據(jù)提交給財務部，由財務部會計人員進行報銷費用的確認，審核其發(fā)票、金額以及預算。審核通過后，交由財政總監(jiān)簽字，由主管副總或總經理簽字審批同意。財務部出納根據(jù)總經理批準的報銷單據(jù)支付報銷款項。

（二）中小企業(yè)財務報銷業(yè)務流程問題分析

這種純人工的工作不僅耗時長，容易導致流程效率低下，而且出錯率較高，增加了企業(yè)員工的操作成本和時間成本。在這種傳統(tǒng)的模式下，中小企業(yè)費用報銷業(yè)務流程存在以下痛點：

1.報銷流程繁瑣

中小企業(yè)的費用報銷流程需要報銷人員先對報銷的發(fā)票或單據(jù)進行粘貼整理，并填寫好《費用報銷單》等資料，即報銷人員需要填寫大量的表格，提交多份文件后，才能進入審批流程。這一過程需要耗費大量時間和精力，尤其是當員工需要頻繁報銷時，填寫大量的《費用報銷單》等會增加工作負擔。如果提交的資料不完整，則需要報銷人員重新整理相關憑證。報銷資料提交后，需要經過多級審批，審批環(huán)節(jié)經過部門主管、部門經理、財務部、副總或總經理。每個環(huán)節(jié)都需要等待審批意見，審批通過后才能報銷。若某一級審批不通過，則需要返還到報銷人員手中，改正后重新提交的發(fā)票或單據(jù)，要重新進入審批流程，可能出現(xiàn)這種多次返工的情況，導致整個審批流程較長。企業(yè)通常會有一些報銷準則和政策，員工需要嚴格遵守這些準則和規(guī)定才能順利報銷。這涉及到員工對報銷政策的了解，如果不熟悉企業(yè)相關規(guī)定，可能又會導致報銷申請被拒絕或返工的情況。在報銷人員較多時，可能出現(xiàn)等待時間較長才能獲得報銷批準的情況。

在財務部支付報銷款時，也可能出現(xiàn)財務部門付款項目較多的問題，員工報銷款項到賬的時間可能還會因此拉長。在企業(yè)費用報銷業(yè)務中，財務部門要對員工的報銷申請進行嚴格審核，確保費用合理、合規(guī)，這需要各級財務部門對每個報銷項目進行詳細核對，費時費力。在此過程中，報銷人員也難以及時清楚地了解自己的報銷狀態(tài)和進度，造成對企業(yè)的不滿。

2.缺乏有效監(jiān)管措施

費用報銷流程主要為多級審批，有賴于各級審批人員仔細認真的工作態(tài)度，但在報銷流程中可能存在一些環(huán)節(jié)監(jiān)管不足，容易導致員工或管理者在報銷過程中出現(xiàn)違規(guī)行為。企業(yè)費用報銷中較常見的違規(guī)行為有：虛報報銷，員工故意虛報費用，如虛構差旅費、餐飲費等；重復報銷，員工重復報銷同一筆費用，或者多次報銷同一張發(fā)票；私人費用報銷，員工將私人費用偽裝成企業(yè)費用進行報銷；濫用公司資源進行報銷，如員工可能濫用公司資源，將公司車輛用于私人事務，或者將公司信用卡用于個人消費的情況等。

3.信息安全風險

費用報銷過程中經過多個環(huán)節(jié)，涉及員工個人和財務的信息容易在某個環(huán)節(jié)中泄露，如員工在提交報銷申請時，可能將敏感信息（如銀行賬號、身份證號碼等）發(fā)送給不安全的渠道，導致信息泄露，個人和財務信息被濫用的情況，對于員工對企業(yè)的信任造成不良影響。同時，使用紙質文檔進行報銷，存在存檔和管理不便等問題，容易造成文件丟失或損壞，對于日后的清查也存在不便的問題。

四、基于RPA技術的費用報銷流程優(yōu)化

RPA技術與中小企業(yè)現(xiàn)已經在進行使用的報銷軟件工具融合，從而實現(xiàn)無縫的數(shù)據(jù)交換和流程協(xié)同，此外，隨著企業(yè)的發(fā)展，財務報銷業(yè)務將會變得更加復雜，RPA技術可以適應企業(yè)高速發(fā)展的現(xiàn)狀，更快地擴展其應用，滿足新的業(yè)務要求。

（一）票據(jù)識別

利用RPA技術實現(xiàn)自動化的票據(jù)處理，將紙質票據(jù)中的信息快速而準確地提取出來。RPA機器人自動化獲取票據(jù)的圖像或電子文件，并通過使用圖像處理技術，對獲取的票據(jù)圖像進行預處理，提高票據(jù)圖像的還原性，便于后續(xù)的識別。使用OCR技術。RPA機器人可以實現(xiàn)將票據(jù)圖像中的文字內容，如發(fā)票號碼、金額、日期等轉化為可編輯的文本。

（二）發(fā)票自動查驗

RPA技術利用機器人軟件與企業(yè)的財務系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫進行集成，自動驗證票據(jù)信息，同時將識別和提取的票據(jù)信息自動錄入企業(yè)的財務系統(tǒng)，根據(jù)設定的規(guī)則自動進行分類和整理。

（三）自動付款

通過RPA技術，企業(yè)可以實現(xiàn)自動化付款。RPA機器人自動登錄財務系統(tǒng)或銀行系統(tǒng)，根據(jù)識別的票據(jù)內容，包括收款方信息、付款金額等，在設定的金額限度內實現(xiàn)自動化付款。若出現(xiàn)異常情況，如銀行余額不足、信息不匹配等，則會自動暫停該項目的付款，在人工解除異常情況后，才可以重新進行該項目的自動付款流程。

（四）憑證自動化生成

RPA機器人自動從不同的渠道和系統(tǒng)中提取費用報銷所需的數(shù)據(jù)，包括發(fā)票、收據(jù)、差旅報銷等相關文件和信息，將提取到的數(shù)據(jù)進行處理和驗證，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，同時根據(jù)預先定義的規(guī)則對數(shù)據(jù)進行校驗，避免錯誤或重復的報銷?；诓杉降臄?shù)據(jù)，RPA機器人可以自動化生成費用報銷的憑證，包括費用明細、賬務科目、金額等。憑證的生成可以根據(jù)企業(yè)的會計準則和標準進行靈活配置。在憑證生成后，RPA機器人可以自動將憑證發(fā)送給相關的審批人員，執(zhí)行審批流程，可以根據(jù)預先設定的規(guī)則和權限進行審批流程的自動化管理，加速審批的速度和提高準確性。憑證審批完成后，RPA機器人自動將憑證傳遞給財務系統(tǒng)或會計軟件進行記賬處理，確保費用報銷的正確入賬，并更新相關的財務數(shù)據(jù)。

五、基于RPA業(yè)務流程優(yōu)化的配套措施

（一）RPA機器人的監(jiān)督與管理

由于RPA機器人是根據(jù)既有的設定與固定的程序進行數(shù)據(jù)處理，對于突發(fā)的業(yè)務仍需要有專業(yè)的人員及時適應變化的業(yè)務需求進行處理，因此，需要培訓員工來管理和監(jiān)督RPA機器人的運行，進而及時地解決突發(fā)情況。

RPA技術應用于費用報銷中大部分都是用軟件工具進行自動化處理，為了防止財務信息泄露，需要強大的安全防護體系和監(jiān)督機器運行的專業(yè)人員。專業(yè)人員需要定期對報銷流程進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。企業(yè)要限制員工的報銷權限，確保只有授權的人員能夠訪問和操作報銷系統(tǒng)。同時，實施強密碼策略，定期更換密碼，并禁止員工將密碼共享或使用弱密碼。

（二）適應現(xiàn)有系統(tǒng)、流程的改造

RPA機器人通過適用于中小企業(yè)的Uipath云實施立即啟動，并根據(jù)需要將Orchestrator無限擴展場所或第三方云中的其他一些功能，在費用報銷中，將RPA機器人與企業(yè)現(xiàn)有費用報銷系統(tǒng)進行深度集成，簡化和優(yōu)化報銷流程，實現(xiàn)輕松的憑據(jù)管理，解決流程效率低下的問題。在這一過程中，RPA機器人需要先適應企業(yè)現(xiàn)有的系統(tǒng)、流程，確定可優(yōu)化的環(huán)節(jié)，兩者進行融合協(xié)調，同時應設計更加靈活的流程，使其能夠適應不同的情況和需求，提高流程的應變能力。

（三）完善相關制度規(guī)范

1.員工培訓制度

企業(yè)在應用RPA技術進行費用報銷業(yè)務流程的處理時，對于新應用的系統(tǒng)操作，企業(yè)員工需要花費時間去了解和適應。RPA技術的應用，更需要有專業(yè)人員的維護與管理，這要求企業(yè)培養(yǎng)或任用相關的專業(yè)人才，完善企業(yè)員工培訓體系，將對新型應用技術的系統(tǒng)學習納入培訓內容，提高員工的應用技能。同時，加強員工教育和培訓，提高員工的信息安全意識和防范能力，教育他們在報銷過程中的信息安全注意事項。

2.費用報銷制度

完善費用報銷制度，以便員工更加便捷的理解。費用報銷的制度規(guī)范應遵循以下原則：一是簡化費用報銷流程。RPA技術的應用是為了提高工作效率，在應用后，更應該體現(xiàn)出RPA技術可以代替重復性、規(guī)則性工作的這一功能特點。在費用報銷制度中體現(xiàn)費用報銷流程的簡便性，有利于提高員工對RPA技術應用于費用報銷流程的認可度，更好地開展工作。二是表述簡潔明了。企業(yè)費用報銷需要各種資料，且提交的資料要求具有真實性、完整性、規(guī)范性、正確性的特點，對資料的質量要求較高。因此，在費用報銷制度中應用簡潔的語言概況出流程和所需的資料及其要求，提高員工費用報銷的效率，避免因資料提交不完整、資料信息不規(guī)范等問題進行返工。企業(yè)應創(chuàng)新費用報銷流程的表述，如可以用思維導圖的形式，這樣不僅不容易看漏內容，且簡單明了，易于理解，減少重復查看的時間。

3.人員安排制度

企業(yè)費用報銷業(yè)務應用RPA技術后，極大地減少了報銷人員、審核人員的壓力，提高了工作效率，同時，對企業(yè)財務工作的人員安排提出了更大的挑戰(zhàn)。一方面，應用RPA技術使得報銷人員、審核人員的工作量減少了很多，這需要企業(yè)根據(jù)自身實際情況重新明確崗位工作內容，重新調整費用報銷流程中工作人員的工作內容，使財務人員的工作內容安排更加科學化、合理化，以促進企業(yè)更好地發(fā)展。

六、結語

在數(shù)字化時代，無論是工作、學習還是日常生活，數(shù)字化技術都起到了重要的作用，幫助我們提高工作效率，更加高效地完成工作任務。應用RPA技術優(yōu)化中小企業(yè)的費用報銷流程，對實現(xiàn)企業(yè)的數(shù)字化轉型升級起到了極大的推動作用。通過分析目前中小企業(yè)費用報銷流程的現(xiàn)狀以及存在的問題，基于RPA技術應用于費用報銷的優(yōu)化過程及配套措施，期待能進一步提高中小企業(yè)數(shù)字化水平，提升競爭力。

參考文獻：

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[3]黃怡凡.RPA在費用報銷當中的應用——以農業(yè)企業(yè)為例[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2023（07）：180-182.

[4]龐曉宇，袁偉.數(shù)字化背景下企業(yè)財務共享費用報銷優(yōu)化研究[J].中國集體經濟，2023（12）：146-149.

作者簡介：蔡雅旋（2003—），女，漢族，廣東汕尾人，廣州工商學院會計學院學生。

指導老師：周蕊