劉燕

［摘 要］低值易耗品、消耗品價值低、數(shù)量大、品種多，高職院校在低值易耗品的經(jīng)營上存在有別于固定資產(chǎn)的問題。隨著供應(yīng)的種類、數(shù)量、金額逐年增長，采購的問題也相應(yīng)增多。為此，高職院校應(yīng)深入剖析自身后勤保障工作中出現(xiàn)的問題，并制定相應(yīng)的策略，以達(dá)到規(guī)范高校后勤保障工作的目的。

［關(guān)鍵詞］低值易耗品；管理模式；高職院校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.16.010

［中圖分類號］F810.6；G717［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）16-0031-03

0? ? ?引 言

低值易耗品指的是各類器具和物品，其價值低于規(guī)定限額，且壽命為一年。隨著高校的發(fā)展、新學(xué)科的建設(shè)，以及新實驗課程和新實驗項目、新實驗室的增加，大量低值易耗品及其資金投入不斷增長［1］。低值易耗品在大學(xué)教學(xué)中的作用日益凸顯，占比也在逐年增加，規(guī)范管理變得愈發(fā)重要。高校在材料采購與廢棄品處置方面存在諸多問題，不僅難以解決，還容易產(chǎn)生漏洞。雖然部分高校的管理體系已經(jīng)實現(xiàn)信息化，但是仍無法解決執(zhí)行流程變更、條件更新和同步協(xié)同等一些現(xiàn)實問題。

1? ? ?高職院校低值易耗品的管理模式

低值易耗品的需求對高職院校的運行至關(guān)重要。近年來，高職院校招生規(guī)模擴大，對低值易耗品的需求量不斷增加。在這種情況下，強化低值易耗品的管理具有重要意義，可以促進(jìn)高校物資利用率的提高，確保教育正常進(jìn)行，預(yù)防經(jīng)濟犯罪等。高校低值易耗品與消耗品管理的特征為價值低、數(shù)量大、品種多、型號多、范圍廣、部門多、易損耗、周期短、時間緊、變化快、流動快以及管理困難。低值易耗品的整個壽命管理包括申報、批準(zhǔn)、采購、入庫、儲存、調(diào)領(lǐng)、出庫、使用、維修、報廢、回收、清查、統(tǒng)計，如圖1所示。在管理中，對難點處理不當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)：一是預(yù)算執(zhí)行力薄弱、資金來源復(fù)雜、效率低下、批文繁雜、不透明；二是采購環(huán)節(jié)，采購的次數(shù)多、貨品不全、價格高、不及時等；三是庫管環(huán)節(jié)，無專人專管，登記混亂，擺放無序，積壓浪費，調(diào)領(lǐng)隨意；四是使用環(huán)節(jié)，日常浪費較多，維修低效，報廢隨意，回收率低；五是審計環(huán)節(jié)，不能準(zhǔn)確地對各部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和分析，不能詳細(xì)列出低價值的消耗物品或物料，存在監(jiān)督追責(zé)難、物賬相符率低、審計風(fēng)險高等問題。

消耗性材料、低值易耗品是培養(yǎng)人才與科研的重要資源和物質(zhì)依據(jù)。近幾年，大學(xué)對低值易耗材料的需求量越來越大，經(jīng)費投入隨之增多。在這樣的大環(huán)境下，高職院校應(yīng)努力加強對低值易耗品和消耗材料的管理，利用組織、制度、信息技術(shù)等實現(xiàn)院校職能部門的統(tǒng)一管理，構(gòu)建“學(xué)校-學(xué)院-實驗室”三級管理體制，兼顧成本效益，形成科學(xué)管理制度，建立財務(wù)管理系統(tǒng)，連接物資與財務(wù)、科研、行政管理的信息化管理平臺，打造互聯(lián)互通的“一站式”管理模式，并優(yōu)化低值易耗和消耗材料的生命周期管理，以獲得較好的成效［2］。

2? ? ?高職院校低值易耗品管理存在的主要問題

2.1? ?忽視低值易耗品

低值易耗品是一種重要的資源，因此必須對其進(jìn)行規(guī)范化、智能化管理，并對其進(jìn)行追蹤管理。部分高職院校由于忽略了低值易耗品的使用，沒有辦法迅速地查詢和統(tǒng)計采購的教輔資料和操作工具。財務(wù)部門只是對購買的項目和成本進(jìn)行核算，并沒有列明采購的商品及其用途，也沒有辦法在以后的財務(wù)報表中看到這些產(chǎn)品的詳細(xì)信息。在資產(chǎn)變更過程中，若沒有進(jìn)行注冊或記錄，如廢棄的資產(chǎn)未被及時處理，資產(chǎn)管理者可能會隨意處理該資產(chǎn)［3］。

2.2? ?管理手段單一

在低值易耗品管理中，一些高職院校采用的管理手段單一，只采取簡單的記錄、登記等方式進(jìn)行管理。這種管理方式在操作上存在一定的局限性，無法滿足實際管理的需要。同時，在采購、入庫、領(lǐng)用、報廢等管理環(huán)節(jié)也缺乏有效的監(jiān)管手段，導(dǎo)致管理流程缺乏嚴(yán)密性和規(guī)范性。

2.3? ?管理制度仍需完善

隨著社會對各類專業(yè)人員的需求增多，各類實驗實訓(xùn)項目增加，材料和低值品數(shù)量也在增加。在實驗室的使用尤為緊張的情況下，材料和低值易耗品往往就存放在實驗室內(nèi)，使用隨意，造成賬物不符。比如，最易于管理的行政辦公耗材，一般都是按教工和學(xué)生的人頭數(shù)來定量，但因?qū)W科的不同，內(nèi)部管理模式也存在差異，使這種量化方式難以絕對。但不實行定量管理的后果是容易出現(xiàn)虛報偽報的現(xiàn)象，漏洞更大；后勤和實驗設(shè)備的維修配件和耗材，因使用率的不同、設(shè)備的分散，量化起來更難。高職院校低值易耗品管理制度仍需進(jìn)一步完善。在管理制度的制定和執(zhí)行上，存在一定的不規(guī)范性和不嚴(yán)謹(jǐn)性［4］。同時，制度中缺乏細(xì)化的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理中存在的問題和矛盾無法得到有效解決。缺乏制度規(guī)范，經(jīng)營活動也無法可循。在過去的教育系統(tǒng)中，沒有專門制定關(guān)于低值易耗品的規(guī)范。當(dāng)前，我國高職院校建立低值易耗品管理體系，缺乏事前、事中、事后監(jiān)督管理機制，對采購、登記、領(lǐng)用、損壞或丟失后賠償、維修或報廢等過程缺乏有效的系統(tǒng)管理機制。即使存在，也過于正式和不完善。例如，在購入低價耗材方面，大多數(shù)單位需要個人進(jìn)行采購，缺乏價格比較和貨物驗收等；在領(lǐng)用方面，缺乏對領(lǐng)用數(shù)量的限制，操作自由度較大，造成大量浪費；在出口方面，補償和懲罰機制沒有得到有效實施，相關(guān)人員未能接受問責(zé)，造成了嚴(yán)重的損失和損害，補償也沒有及時處理。耗材的質(zhì)量也缺乏相應(yīng)的監(jiān)管，這種缺乏監(jiān)管的后果必然是滋生腐敗［5］。

2.4? ?管理人員不專業(yè)

在一些高職院校中，低值易耗品管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)普遍需要提高。首先，他們?nèi)狈Φ椭狄缀钠饭芾淼纳钊肜斫夂驼J(rèn)識，無法準(zhǔn)確掌握管理工作的核心要義。其次，他們的專業(yè)知識水平較低，無法滿足實際工作的需要，無法有效開展低值易耗品管理工作。再次，一些管理人員的工作態(tài)度和責(zé)任心存在一定的不足，工作中容易出現(xiàn)疏漏和錯誤，導(dǎo)致管理效果不佳。這種情況對高職院校低值易耗品管理工作的影響是非常明顯的。第一，由于管理人員的專業(yè)性不高，管理工作容易出現(xiàn)疏漏和錯誤，導(dǎo)致物品的流失和損壞，進(jìn)而影響教學(xué)和科研工作的正常進(jìn)行。第二，管理中容易出現(xiàn)各種問題和矛盾，給學(xué)校的管理工作帶來一定的負(fù)面影響。

3? ? ?高職院校低值易耗品管理措施

3.1? ?提高對低值易耗品管理重要性的認(rèn)識

高職院校領(lǐng)導(dǎo)必須深刻理解低值易耗品在保障院校高效運轉(zhuǎn)方面的重要性，并采取相應(yīng)的措施，以提升低值易耗品的利用率。為了加強低值易耗品管理工作，要提高相關(guān)人員對低值易耗品管理工作重要性的認(rèn)識。在學(xué)校內(nèi)部，可以通過召開會議、講座等形式來提高師生的認(rèn)識，使他們認(rèn)識到低值易耗品管理工作的必要性和重要性。

此外，對低值易耗品的管理要做到科學(xué)合理分類。在確定“低值化”項目時，應(yīng)參照當(dāng)前固定資產(chǎn)的類別，結(jié)合高等院校實際，對其進(jìn)行分類。對所有的低值品進(jìn)行注冊，并在注冊時標(biāo)明項目名稱、規(guī)格、型號、單價、數(shù)量、購買日期等。對易耗物的使用，應(yīng)當(dāng)制定消耗性的規(guī)范和領(lǐng)用程序，在使用時要注明名稱、型號、數(shù)量等，并標(biāo)明使用方向［6］。

3.2? ?管理手段多元化、數(shù)字化

隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，對低值設(shè)備進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理是管理方法和手段的革新。管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對全校各單位低值易耗品的信息化管理，建立低值易耗品數(shù)據(jù)庫，使學(xué)校的各類低值品、消耗材料從人工管理向網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變。構(gòu)建低值易耗品及物料的信息化管理系統(tǒng)，并設(shè)立電子檔案，做到有賬可查詢；縮短審計周期，提升行政效能；將管理流程標(biāo)準(zhǔn)化，以排除安全風(fēng)險。建立具有共享功能的低值易耗危險化學(xué)品綜合信息管理體系，包括計劃審批、采購申請、驗收申請、網(wǎng)上審核入庫、領(lǐng)用出庫、廢棄申報、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等。為了提高低值易耗品管理工作的效率和質(zhì)量，需要采用多元化的管理手段和數(shù)字化的管理模式。在管理手段上，可以采用自助領(lǐng)用機、云管理系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)手段來提高管理效率。在數(shù)字化管理模式方面，可以采用條碼掃描、射頻識別（Radio Frequency Identification，RFID）等技術(shù)手段，實現(xiàn)低值易耗品的追蹤管理。同時，可“一站式”辦理訂單申請、審核、采購、簽收、結(jié)賬，追蹤、記錄各類低值易耗品和物料的名稱、規(guī)格、經(jīng)銷商、資金審批、物流簽收、庫存消耗、報廢申報等。全程追溯，低風(fēng)險、精細(xì)的原料管理，把低價值的易耗品和原料視為與實驗室一體化管理緊密聯(lián)系的一個環(huán)節(jié)，突破物資與財務(wù)、科研、行政管理之間的隔閡，實現(xiàn)“一站式”管理。

3.3? ?完善低值易耗品管理制度

高職院校低值品數(shù)量大、品種多、型號雜、范圍廣、采購周期短、技術(shù)條件高、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)，對物資供應(yīng)的要求是時間急、計劃變化快。在教學(xué)中，低值易耗品使用頻繁、使用的人員多、損壞率極高、容易遺失，這樣就形成時常購置的情況。對于一些教學(xué)實驗活動來講，低值易耗品的使用是相互關(guān)聯(lián)的，其中一種物品的短缺可能會影響實驗的進(jìn)程。所以，對這些物資的精細(xì)管理，可以使這些物品的使用、庫存情況一目了然，保證及時對物品進(jìn)行補充，防止影響教學(xué)工作。為了規(guī)范低值易耗品管理工作，需要建立完善的低值易耗品管理制度。制度中應(yīng)明確物品采購、入庫、領(lǐng)用、報廢等方面的管理流程，并嚴(yán)格規(guī)范相關(guān)的操作流程。同時，制度中應(yīng)規(guī)定責(zé)任人和責(zé)任制度，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)利，確保管理工作的規(guī)范性和有效性。例如，各使用部門應(yīng)定期盤點儲藏的物資，查核實物的真實數(shù)目，并要求外借的廉價商品及時歸還，并與會計憑證進(jìn)行對照。通常每個季度都要進(jìn)行一次清點，并與財務(wù)主管進(jìn)行檢查，保證賬實相符。相關(guān)工作人員在清查存貨損失、存貨利潤時，應(yīng)當(dāng)填寫存貨核銷表，注明理由，并按照有關(guān)法規(guī)進(jìn)行處置。校辦也可以強化原材料的審查，保證各項證明與實物相符，并在有需要的時候，從采購、入庫、使用等各方面進(jìn)行全面的跟蹤稽查，強化監(jiān)督。

3.4? ?提升管理人員專業(yè)化水平

隨著我國加大對高等職業(yè)教育的投資力度，高職院校的實訓(xùn)工作日益頻繁，各類教學(xué)、科研和辦公低值易耗品的需求日益增多，品種多樣，工作繁雜。對高職院校的裝備、低值易耗品進(jìn)行有效管理，學(xué)校的管理者首先要具備廣泛的專業(yè)面、較強的綜合管理能力，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，不斷增強自身的技能?？梢酝ㄟ^培訓(xùn)、考試等方式對管理人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)和提高。同時，學(xué)校也可以招聘專業(yè)的低值易耗品管理人員，以提升管理人員的專業(yè)化水平。一方面，各高校要密切聯(lián)系，互相了解，互相借鑒，共同提升管理者的整體素質(zhì)；另一方面，把有關(guān)部門的工作人員充實到管理隊伍中來，使其專業(yè)化程度更高。同時，要理順入口、過程管理和出口的聯(lián)系，并結(jié)合其管理工作的本質(zhì)特征科學(xué)地確定工作量，對其進(jìn)行合理的工作分配，建立正確的工作結(jié)構(gòu)，明確責(zé)任與利益關(guān)系，強化對實驗管理者專業(yè)技能和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，實施目標(biāo)管理。

4? ? ?結(jié)束語

低值易耗品是高職院校管理的重要組成部分，強化低值化管理既能有效減少學(xué)校的經(jīng)營費用，又能有效節(jié)省學(xué)校的人力、物力。針對當(dāng)前我國高職院校低值易耗品的現(xiàn)狀，本文提出了一些建議，以期對當(dāng)前高職院校低值易耗品的管理工作起到一定的借鑒作用。

主要參考文獻(xiàn)

［1］何巍.中職學(xué)校低值易耗品管理模式探究［J］.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2022（18）：25-26，41.

［2］左軍榮.國有企業(yè)低值易耗品管理存在的問題及對策探析［J］.企業(yè)改革與管理，2022（10）：9-10.

［3］洪新.低值易耗品管理體系構(gòu)建研究［J］.財富生活，2021（18）：186-187.

［4］劉舸.高校低值易耗品內(nèi)部控制問題及對策探討：以L高校為例［J］.財富生活，2021（8）：23-24.

［5］王麗麗.關(guān)于高職院校實訓(xùn)室低值易耗品管理的思考及建議［J］.現(xiàn)代鹽化工，2021（1）：117-118.

［6］李輝.機關(guān)單位低值易耗品精細(xì)化管理模式探討［J］.中國儲運，2020（10）：128-129.