趙夢

摘要：眾所周知，高校院系行政秘書是院系進行行政管理的主要保障，也是相關任務全面執(zhí)行的重要助力，在行政管理工作中起到聯(lián)系內外、承上啟下的作用。新時期背景下高等院校院系行政秘書工作主要包括常規(guī)事務性工作、協(xié)調輔助性工作、應急性事務工作等。要想優(yōu)化新時期背景下高等院校院系行政秘書工作，進一步提高工作效率，就要及時更新工作理念、合理設定工作職能，加大崗位學習力度、顯著提升職業(yè)素養(yǎng)，選擇科學合理的方法、統(tǒng)籌完成工作任務，科學開展溝通協(xié)調工作、構建和諧的人際關系，注重體現(xiàn)人文關懷、打造良好的外部環(huán)境。

關鍵詞：高等院校；院系行政秘書；工作特點；實踐策略

中圖分類號：G647文獻標志碼：A文章編號：1008-3561（2023）29-0065-04

高等院校是以教學工作與科研工作為核心的教育單位，相關的行政秘書具有聯(lián)系上級和下級、開展組織活動等重要作用。隨著高等教育事業(yè)發(fā)展及高校教學改革工作的不斷深入，高等院校發(fā)展環(huán)境發(fā)生了明顯的改變，其在為高校院系行政秘書工作指明發(fā)展方向的同時，也對行政秘書工作提出了更高要求。在此背景下，高校院系行政秘書應當積極轉變傳統(tǒng)工作理念，進一步明確自身所肩負的重要崗位職責，具有良好的學習意識與學習能力，不斷提升自身的人文素養(yǎng)與道德素養(yǎng)，選擇更加合理的工作方法，科學做好組織協(xié)調工作，建立和諧的人際關系，創(chuàng)設優(yōu)質的工作環(huán)境，確保行政工作效率穩(wěn)固提升。下面，筆者從幾個方面分析新時期背景下高等院校院系行政秘書工作特點，并且提出與之相應的實踐策略。

一、高校院系行政秘書工作特點分析

1.常規(guī)事務性工作

高校院系行政秘書工作以常規(guī)事務性工作為主，其中主要包括年度考核工作、資產管理工作、考勤考核工作、職稱評定工作、經費報銷領取工作等，以上都是具有重復性、可預見性的工作內容。院系行政秘書是學院師生與二級學院職能部門之間溝通的橋梁，首先需要做好溝通工作與協(xié)調工作，這是院系行政秘書的重要工作職責[1]。辦文工作也是院系行政秘書的重點工作內容，包括文書撰寫、文書擬訂、文書處理，其中最為基礎的是收文發(fā)文、文檔整理、文檔信息歸檔、網絡公文管理、記錄會議紀要、撰寫各類工作總結與工作計劃等。其中，工作總結與工作計劃及學院公文撰寫工作，要求院系行政秘書不僅要具有良好的寫作能力與信息整合能力，還要具備豐富的工作經驗、專業(yè)的工作思維、良好的職業(yè)素養(yǎng)及與時俱進的創(chuàng)新精神。這需要行政秘書勤學苦練，在實踐過程中不斷總結工作經驗，提升自身的崗位勝任能力。另外，會議籌備與接待工作、重要文件資料掃描與復印工作、辦公用品與設施管理工作也是院系行政秘書的常規(guī)工作內容。除此之外，院系行政秘書還需要配合學院黨政辦公室做好人事工作。要積極對外引進高素質人才，不斷優(yōu)化師資隊伍結構，并構建更加完善的人員信息資料庫，便于學院針對全體教職人員開展一系列科學化、規(guī)范化管理工作，針對教職工開展年度考核工作、工資發(fā)放工作及專業(yè)技術資格證書評價審核工作[2]。

2.協(xié)調輔助性工作

院系行政秘書工作主要圍繞教學工作、科研工作、學生管理工作展開，與學院中心工作高度契合，乃是院系管理工作者的助手與參謀。隨著時代的變化，高校所面臨的環(huán)境也會發(fā)生一些變化，因此行政工作有時可能遇到一些問題。這些問題若長時間沒有得到有效解決，將會造成問題堆積，引發(fā)一系列問題。為此，院系行政秘書需要做好院系領導的參謀與助手，配合院系領導完成關系協(xié)調、來訪接待及誤解澄清等輔助性工作[3]。

3.應急性事務工作

除了最為基礎的常規(guī)事務性工作及協(xié)調輔助性工作之外，院系行政秘書有時還需要應對一些不可預見的緊急性事務工作。比如緊急下達的臨時性工作任務，事發(fā)突然，需要在規(guī)定時間內完成。這需要院系行政秘書能夠正確面對復雜的工作環(huán)境，積極肩負起相應的職責，順利完成突發(fā)事件處理工作或緊急事件處理工作等緊急性事務工作[4]。

二、新時期背景下高等院校院系行政秘書工作優(yōu)化策略

1.及時更新工作理念，合理設定工作職能

當前有的學校對行政秘書工作存在片面認知，認為行政秘書的工作內容只是簡單的重復性勞動，對從業(yè)人員的職業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)并未提出嚴格要求。部分行政秘書也對自身所處的工作崗位缺乏深刻的認知與理解，未能將自身所掌握的知識技能及工作經驗合理應用于工作崗位，嚴重影響到工作效率[5]?？梢姡瑸榱孙@著提升院系行政秘書工作質量與工作效率，高校需要引導院系行政秘書從思想層面提升對自身所處工作崗位的認知，及時更新工作理念。

國際秘書聯(lián)合會曾經對秘書這一崗位提出明確定義：秘書是上級領導的特殊助手，需要掌握辦公室工作領域的專業(yè)技能，能在沒有上級領導指導的情況下表現(xiàn)出自己的責任意識，以實際行動顯示出主動性和判斷能力，并且在所規(guī)定的職責范圍內做出正確的決定。國際秘書聯(lián)合會針對秘書崗位工作做出的精準描述，足以體現(xiàn)高校院系行政秘書工作的重要性。因此，作為院系行政秘書應該及時更新工作理念，明確院系行政秘書的工作職能，這是順利完成工作任務的前提條件與基礎保障[6]。例如，院系行政秘書主要負責文書工作、人事工作、會議工作、檔案工作及對外聯(lián)系工作等。其中文書任務屬于最為重要的部分，也是非?；A的部分，涉及草擬任務、校準分析任務、打印任務等，或是將相關信息按照要求存入系統(tǒng)。而人事工作則需要對院系內部全體教職人員開展考察和評價等工作，落實有關的獎勵制度或懲罰制度。對于會議工作而言，行政秘書需要按照流程標準提前做好各項準備，合理進行協(xié)調，記錄和匯總分析相應信息，并通知有關人員按照時間要求參與活動。檔案工作則需要根據實際情況進行各類信息采集、檔案信息整理、檔案信息保存及檔案信息歸檔工作。對外聯(lián)系工作涉及與有關部門的交流，或者是與合作部門建立長期穩(wěn)定的合作關系及與院系內部學生家長取得聯(lián)系，順利實現(xiàn)資源共建與資源共享。

2.加大崗位學習力度，顯著提升職業(yè)素養(yǎng)

信息時代的到來，使得知識的新舊更新速度明顯提升。院系行政秘書若缺乏學習意識與創(chuàng)新意識，未能隨著時代發(fā)展及崗位調整及時學習新的知識與技能，就有可能被時代所淘汰。高等院校是以教學工作、科研工作為核心的單位，院系行政秘書經常需要與專家教授進行溝通協(xié)調，若缺乏良好的職業(yè)素養(yǎng)，就難以順利完成溝通與協(xié)調任務[7]。只有具備終身學習意識，行政秘書才能在實踐過程中不斷提高職業(yè)素養(yǎng)，不斷成長，不斷進步，為工作效率與工作質量的進一步提升提供保障。

首先，院系行政秘書需要及時了解黨的路線、黨的方針及黨的政策，具有政治敏銳性和鑒別力，確保工作具有創(chuàng)造性、系統(tǒng)性、原則性及預見性[8]。要自覺樹立和踐行社會主義核心價值觀，有著良好的責任意識，形成正確的服務觀念，懂得如何結合具體情況順利完成工作任務。這方面要多向院系領導學習，院系領導通常由各個領域的專家教授擔任，不僅具有豐富的專業(yè)知識，而且具有很強的行政管理能力。要認真學習、細心體會院系領導處理問題及事件的方式方法，不斷汲取工作經驗與養(yǎng)分。其次，部分科班出身的院系行政秘書需要強化對不同學科、不同專業(yè)知識的學習和理解，如法律層面、安全層面、心理層面的知識等。院系行政秘書要認真學習與自身工作相關的各方面知識和專業(yè)技能，確保在工作環(huán)節(jié)中能夠合理應用多元化知識，掌握工作的主動權。除此之外，對于內部專業(yè)知識也需要具有較為深刻的認知與理解，這樣才可以在實踐工作中做到有的放矢。

3.選擇科學合理的方法，統(tǒng)籌完成工作任務

院系行政秘書的工作任務較為復雜煩瑣，需要其具備良好的邏輯思維能力，可以分清輕重緩急，不能顧此失彼。為此，院系行政秘書要注重選擇科學合理的工作方法，制訂行之有效的工作計劃，統(tǒng)籌完成工作任務。要不斷進行反思，總結經驗教訓，了解各類工作任務的規(guī)律與流程，確保人力資源、物力資源及信息資源可以實現(xiàn)合理分配[9]。例如，院系行政秘書在實際工作中需要按照各類工作任務的重要等級和程度，將工作分成特殊類型、較為特殊類型和普通類型幾種形式，然后按照優(yōu)先等級執(zhí)行任務，嚴格規(guī)范工作流程[10]。又如，院系行政秘書在行政樓工作期間需要遵循系統(tǒng)性原則，逐一完成行政樓各個職能部門的待處理事項，這樣可以節(jié)約時間成本，顯著提升工作效率，避免遺漏重要工作內容。再如，一個人的精力與時間畢竟有限，院系行政秘書需要與政治輔導員建立良好的協(xié)作關系，還要建立一支數(shù)量充足、人員結構合理的學生干部隊伍，如信息收集整理、一般文件發(fā)放等工作都可以交由學生干部隊伍完成。另外，院系行政秘書除了要把注意力放在重要的工作內容上之外，還需要和教學秘書有著良好的溝通。教學秘書的主要職責是在上級領導的指導下開展和教學相關的工作，雖然行政秘書和教學秘書兩種工作有所不同，但都是為教學這一中心任務服務的。因此，院系行政秘書需要發(fā)揮自身的崗位優(yōu)勢，積極配合教學秘書的工作。

4.科學開展溝通協(xié)調工作，構建和諧的人際關系

協(xié)調主要是指為實現(xiàn)共同目標，整合資源，確保人力資源、物力資源可以實現(xiàn)相互配合。需要注意的是，協(xié)調并非是在完全排斥的兩極之間做出非此即彼的選擇，而是選擇具有關聯(lián)性的內容，對差異之處進行協(xié)調與整合，達到構建和諧的關系這一目標。院系行政秘書處于中樞位置，起著承上啟下、協(xié)調內外的作用，需要面對各種復雜的人際關系。這就要求院系行政秘書科學處理與各級職能部門、院系內部教師及兄弟院系之間的關系，在做好溝通與協(xié)調工作的同時，構建和諧的人際關系。例如，院系行政秘書需要與學校人事部門、教務部門、財務部門、黨政辦公室及后勤部門開展協(xié)調工作。院系行政秘書應在堅持原則的基礎上，采用靈活多變的方法，科學開展溝通協(xié)調工作，有效化解各種矛盾沖突，保質保量地完成各個職能部門的重要部署。要將院系內部存在的實際困難與實際問題精準反饋給相關部門，從長遠角度出發(fā)助力學校實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展與和諧發(fā)展。另外，院系行政秘書需要協(xié)調好與院系領導之間的關系。不同的院系領導在工作中的職責和觀念有所不同，所以工作的切入點也不盡相同，看問題的角度可能存在差異性。這就要求院系行政秘書充分發(fā)揮潤滑劑的作用，始終堅持協(xié)調性原則與適度性原則，堅決杜絕影響團結的行為與話語。顧全大局，構建和諧、愉悅的工作氛圍，是行政管理工作順利開展的重要保障。

不僅如此，院系行政秘書作為院系領導的助手與參謀，在實際工作環(huán)節(jié)還需要注重分析與領會院系領導的意圖，在思想層面與領導同頻共振，在行為層面要與領導做到步調一致，堅決杜絕越位、錯位、出位等現(xiàn)象發(fā)生。除此之外，考慮到有關崗位工作的特殊性，院系行政秘書還需要和學校管理層之間有一定的互動。同時，部分教師也可能會將行政秘書當作管理層和自身的溝通橋梁。因此，院系行政秘書需要注意自身的言行舉止，在日常工作中不能盛氣凌人，也不能低聲下氣。要切實肩負起自身的崗位職責，不能因為自己提前知道行政事務的原委就大放厥詞，自以為是，而要始終保持嚴于律己、寬以待人的良好品行，秉承真誠態(tài)度對待他人，必要時可以為他人提供幫助與心理疏導。作為一名合格的院系行政秘書，還需要為其他教育工作者順利開展工作提供必要的助力與支持，竭盡所能解決實際問題，確保每項工作都能互相配合，使相關工作順利開展。需要注意的是，隨著高等教育事業(yè)的日益發(fā)展，高校教學改革工作日漸深入，各個部門之間都必須加強聯(lián)系，無論是教學還是科研工作都不能局限于所在院系，所以相關工作應該得到優(yōu)化。比如，學術活動、師資調配及重要課題申報等，需要多個院系之間通力合作，實現(xiàn)信息共建與資源共享。而院系行政秘書需要成為各個院系之間的溝通紐帶與溝通橋梁，使高校內部形成良好的人際關系，使相關工作能夠高質量地有序開展。

5.注重體現(xiàn)人文關懷，打造良好的人文環(huán)境

從組織行為學及管理學角度來看，滿足組織內部員工的五項需求是組織工作順利開展的前提條件與基礎保障。五項需求中最為關鍵的一項是對社會整體及周圍環(huán)境的認同感，對工作環(huán)境及工作崗位缺乏認同感的人員，將會失去工作的積極性與主觀能動性，缺乏工作自信心，將難以實現(xiàn)自我激勵與自我優(yōu)化。為了有效解決這一問題，高校需要注重人文關懷，打造良好的人文環(huán)境，通過各種途徑有效激發(fā)院系行政秘書的主觀能動性與工作積極性，幫助行政秘書建立崗位自信心，確保院系行政秘書積極主動、全情投入，借助工作經驗、專業(yè)知識及專業(yè)技能創(chuàng)造性地開展工作，為校內師生提供高質量的服務。例如，為了體現(xiàn)人文關懷，高校應該為院系行政秘書提供公平的職務競爭機會與崗位晉升平臺，秉承知人善用這一原則，充分發(fā)揮院系行政秘書的潛能。要通過各種渠道了解院系行政秘書的工作信息，針對院系行政秘書的具體工作進行科學評價。在此基礎上，要為院系行政秘書提供培訓機會及業(yè)務進修機會，針對有意繼續(xù)深造的院系行政秘書，需要鼓勵其通過繼續(xù)教育向更高學歷沖刺。這樣可以充分調動院系行政秘書的工作積極性與主觀能動性，充分挖掘院系行政秘書的工作潛力，確保院系行政秘書工作效率與工作質量的穩(wěn)固提升，為其指明良好的職業(yè)發(fā)展前景，拓展廣闊的職業(yè)發(fā)展空間，努力為高等教育事業(yè)發(fā)展貢獻自己的力量。

三、結語

總而言之，高等院校院系行政秘書是高校院系行政管理工作的重要力量。為了確保院系事務始終處于正常運轉狀態(tài)，要合理設定工作職能、顯著提升職業(yè)素養(yǎng)、選擇科學合理的工作方法、構建和諧的人際關系、打造良好的外部環(huán)境。院系行政秘書需要具備良好的學習意識與學習能力，在具體的工作中積極反思和分析，根據具體情況進行相關工作模式的優(yōu)化，確保工作的創(chuàng)新性、穩(wěn)定性和可靠性，為高等院校穩(wěn)定發(fā)展、健康發(fā)展貢獻自己的智慧與力量。

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Reflections on the Administrative Secretary Work of University Departments in the New Era

Zhao Meng

（Jiangsu Vocational College of Information Technology， Wuxi 214000， China）

Abstract： As is well known， the administrative secretary of a university department is the main guarantee for the administrative management of the department， and also an important assistance for the comprehensive execution of related tasks. It plays a role in connecting internal and external and connecting the past and the future in administrative management work. In the context of the new era， the administrative secretarial work of departments in higher education institutions mainly includes routine routine work， coordination and auxiliary work， and emergency work. In order to optimize the administrative secretarial work of departments in higher education institutions in the new era and further improve work efficiency， it is necessary to timely update work concepts， reasonably set work functions， increase job learning efforts， significantly improve professional literacy， choose scientific and reasonable methods， coordinate work tasks， scientifically carry out communication and coordination work， build harmonious interpersonal relationships， pay attention to reflecting humanistic care， and create a good external environment.

Key words： higher education institutions；departmentadministrativesecretary；job characteristics；practicalstrategies