殷志文
摘 要:本文針對(duì)干部人事檔案管理問題進(jìn)行研究,介紹檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義,并結(jié)合實(shí)際案例,挖掘檔案數(shù)字化管理觀念、檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)、檔案信息安全管理等方面存在的問題,最后,提出針對(duì)性措施。力求通過樹立大數(shù)據(jù)管理思維、豐富檔案信息管理系統(tǒng)管理功能、優(yōu)化保密存儲(chǔ)模式等方式,使人事檔案得到安全高效的管理,促進(jìn)檔案利用率的顯著提升。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);人事檔案;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)
在進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸滲透到檔案管理領(lǐng)域,企業(yè)干部人事檔案內(nèi)容眾多、類型多樣,傳統(tǒng)管理模式使檔案從業(yè)者的工作強(qiáng)度增加,難以提高管理實(shí)效,急需發(fā)揮大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì),創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理平臺(tái),使紙質(zhì)檔案能夠朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)變,由此實(shí)現(xiàn)管理效率提升與資源共享。在數(shù)字化建設(shè)期間,檔案管理者的思維模式應(yīng)隨之轉(zhuǎn)變,并注重電子檔案查閱和傳遞中的安全管理,使其免受黑客病毒的侵襲,促進(jìn)檔案信息價(jià)值的充分發(fā)揮。
在大數(shù)據(jù)背景下,云計(jì)算以MapReduce技術(shù)為機(jī)制,通過網(wǎng)絡(luò)將實(shí)體檔案數(shù)據(jù)加工后,以電子化的形式呈現(xiàn)給用戶,還可對(duì)數(shù)據(jù)深入挖掘后,分類存儲(chǔ),使數(shù)據(jù)傳遞更加準(zhǔn)確平穩(wěn),有效解決數(shù)據(jù)分布不一的問題,使數(shù)據(jù)得到統(tǒng)一篩選和調(diào)用,為干部人事檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持,對(duì)檔案資源利用與安全管理具有重要意義。
一方面,有助于提高人事檔案服務(wù)質(zhì)量。在信息技術(shù)應(yīng)用后,檔案采集、存儲(chǔ)與檢索都只需要輸入關(guān)鍵詞即可,與人工檢索相比更加方便快捷。電子檔案還具備較高的自動(dòng)化水平,無需人為盯著每個(gè)相關(guān)檔案采集,而是與資源共享平臺(tái)相連接,便可實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)在線采集、歸檔等功能,有助于檔案服務(wù)質(zhì)量提升,促進(jìn)檔案資源的高效利用。
另一方面,有助于檔案信息安全傳遞。以往檔案以紙質(zhì)為主,只能通過書面形式傳遞,在借閱和使用中容易出現(xiàn)丟失、紙張磨損等情況,通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,相關(guān)單位只需創(chuàng)建人事檔案局域網(wǎng),并設(shè)置共享權(quán)限,分享密碼,便可使數(shù)字檔案資源在網(wǎng)絡(luò)中傳遞,且內(nèi)容安全得到進(jìn)一步保障。同時(shí),電子檔案的傳遞速度更快,還不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制,可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享,為用戶使用提供更多便利[1]。
(一)基本情況
某企業(yè)在2002年創(chuàng)立,主要從事建筑施工、工程監(jiān)理等方面,除基礎(chǔ)業(yè)務(wù)開展之外,該企業(yè)還認(rèn)真貫徹落實(shí)《干部人事檔案工作條例》中的內(nèi)容,創(chuàng)建健全的管檔隊(duì)伍,從多角度、全方位優(yōu)化檔案管理流程,促進(jìn)檔案服務(wù)水平提升。2020年,該企業(yè)成立干部檔案管理中心,調(diào)配7名專員負(fù)責(zé)此類檔案編制與管理工作,并積極推進(jìn)檔案集中管理,制定檔案移交進(jìn)度表,分三個(gè)階段落實(shí)干部檔案集中管控工作。第一階段是在2020年初,對(duì)全企業(yè)263卷市場(chǎng)部、技術(shù)部、施工部、行政部的負(fù)責(zé)人資料錄入;第二階段是在2020年6月,對(duì)設(shè)計(jì)部、質(zhì)量部、維修部、財(cái)務(wù)部與人資部等863卷檔案集中管理;第三階段是在2021年6月,針對(duì)企業(yè)內(nèi)2654名基層職工檔案進(jìn)行集中管理。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下,采用檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建與檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變同時(shí)推進(jìn)模式,邊建邊掃,邊查邊改,提高全程質(zhì)量和安全管控,現(xiàn)已順利完成全部干部檔案的數(shù)字化掃描與系統(tǒng)錄入工作。
(二)現(xiàn)存問題
1. 檔案數(shù)字化管理觀念落后
部分檔案管理者觀念較為落后,仍然停留在傳統(tǒng)管理要求上,未能根據(jù)現(xiàn)有管理內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新,特別是在進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)日益普及,但部分企業(yè)的干部人事檔案管理模式仍然滯后,信息化建設(shè)速度緩慢,受思想意識(shí)、資金、場(chǎng)地等因素制約,許多信息設(shè)備尚未配備,嚴(yán)重制約了檔案管理工作開展。
此外,與傳統(tǒng)檔案管理相比,數(shù)字化管理對(duì)管理者的技能水平要求較高,但當(dāng)前從業(yè)者的綜合素質(zhì)普遍較低,很難滿足新的崗位要求。新的干部人事檔案數(shù)字化管理,要求用戶檢索分類,且不同用戶擁有相應(yīng)的檢索權(quán)限,高級(jí)用戶可進(jìn)行信息增刪;中級(jí)用戶可全文瀏覽和下載,這就要求管理者能夠靈活運(yùn)用管理平臺(tái),清楚管理流程,確保各級(jí)用戶能夠在規(guī)則限定內(nèi)使用檔案,以免因誤操作威脅檔案安全,或降低檔案服務(wù)質(zhì)量[2]。
2.人事檔案信息管理平臺(tái)功能短缺
以往干部人事信息的來源渠道狹窄,內(nèi)容涉及面單一,且大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用深度不足,檔案資源只能用于對(duì)某位特定姓名的人員進(jìn)行檢索,無法對(duì)相同階段、相同專業(yè)職工綜合能力進(jìn)行比較分析,抑制了檔案管理效能提升,數(shù)據(jù)資源優(yōu)勢(shì)也難以充分體現(xiàn)。
而現(xiàn)有干部檔案信息采集多以文字為主,在整合時(shí)需要轉(zhuǎn)換成電子版,這就要投入大量人力物力進(jìn)行文字提取,導(dǎo)致檔案管理工作重復(fù),但因檔案管理平臺(tái)短缺,無法借助系統(tǒng)進(jìn)行信息提煉,不利于管理效率提升和資源共享。
3. 檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)攀升
在數(shù)字化檔案應(yīng)用中,不但要確保紙質(zhì)檔案安全,還要預(yù)防電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)。在正式啟用電子檔案前,應(yīng)注重材料整理、業(yè)務(wù)處理與紙質(zhì)檔案掃描,一些企業(yè)選擇將干部人事檔案業(yè)務(wù)外包出去,由于工作人員流動(dòng)性大,技能素養(yǎng)參差不齊,在掃描時(shí)容易因技術(shù)不熟練,導(dǎo)致檔案材料錯(cuò)放、丟失、受損、信息涂改等安全問題產(chǎn)生。同時(shí),在電子檔案啟用后,因利用網(wǎng)絡(luò)渠道進(jìn)行管理和傳輸,受網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)穩(wěn)定性影響,數(shù)據(jù)傳輸時(shí)容易產(chǎn)生波動(dòng),如若系統(tǒng)維護(hù)不到位,很容易出現(xiàn)漏洞,為病毒與黑客提供可乘之機(jī),致使系統(tǒng)癱瘓無法正常使用,可見檔案電子化轉(zhuǎn)變后,所面臨的信息安全風(fēng)險(xiǎn)更加多樣,必須加強(qiáng)日常監(jiān)管與系統(tǒng)維護(hù),才可使數(shù)據(jù)信息更加安全可靠[3]。
(一)轉(zhuǎn)變工作思路,完善基礎(chǔ)設(shè)施
在檔案信息化建設(shè)中,應(yīng)嚴(yán)格遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等規(guī)定,轉(zhuǎn)變檔案管理者的工作思維,配備充足的基礎(chǔ)設(shè)施,使現(xiàn)存的管理思維落后、軟件設(shè)備不健全、人才資源短缺等問題得到妥善解決。一方面,要加強(qiáng)宣傳,樹立大數(shù)據(jù)思維。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,檔案管理者的工作思路也應(yīng)積極轉(zhuǎn)變,勇于打破傳統(tǒng)檔案管理模式,樹立大數(shù)據(jù)思維。對(duì)此,企業(yè)應(yīng)面向干部人事檔案管理者,加大數(shù)字化管理理念宣傳力度,使其深刻意識(shí)到人事檔案管理者素養(yǎng)、管理意識(shí)對(duì)檔案內(nèi)容挖掘、形式創(chuàng)新具有重要影響。同時(shí),邀請(qǐng)大數(shù)據(jù)領(lǐng)域?qū)<覍W(xué)者進(jìn)行講座培訓(xùn),促進(jìn)檔案人員綜合能力提升,使其具備較強(qiáng)的信息采集能力、加工處理能力,并掌握相應(yīng)知識(shí)技能,對(duì)檔案安全擁有較強(qiáng)的認(rèn)知與辨識(shí)能力,使檔案數(shù)據(jù)得到安全高效的管理。
另一方面,要完善基礎(chǔ)設(shè)施,創(chuàng)建技術(shù)型人才團(tuán)隊(duì)。檔案信息化建設(shè)離不開先進(jìn)設(shè)備的支持,同時(shí)是檔案管理效率提升的重要前提,相關(guān)管理部門應(yīng)增加投資,配備充足的數(shù)字化、信息化管理設(shè)備,如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀以及相關(guān)系統(tǒng)軟件等,使人事檔案信息化建設(shè)需求得到切實(shí)滿足。當(dāng)前,企業(yè)檔案信息化建設(shè)仍處于起步階段,且涉及內(nèi)容較多,技術(shù)要求嚴(yán)格,需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)人才培養(yǎng),促進(jìn)檔案管理者計(jì)算機(jī)技能和信息素養(yǎng)提升,通過參與培訓(xùn)活動(dòng),能夠充分意識(shí)到檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義,并熟知數(shù)字化知識(shí),掌握檔案管理技能。除基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)之外,還可開展技術(shù)型人才團(tuán)隊(duì),專職負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)、軟件更新、新技術(shù)研發(fā)等,為檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供更多人才助力。
(二)創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng),豐富管理功能
在信息化建設(shè)中,應(yīng)結(jié)合人事檔案特點(diǎn)與實(shí)際管理需求,創(chuàng)建完善的檔案信息管理系統(tǒng),改變以往文字采集、電子轉(zhuǎn)化的繁瑣流程,直接利用該系統(tǒng)提取重要信息,為部門間檔案交接共享提供便利,檔案管理功能得到進(jìn)一步豐富。
1. 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理模塊
該模塊作為檔案信息化系統(tǒng)中的基礎(chǔ)所在,其作用是為管理人員提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入、使用與維護(hù)等功能。一是基本信息模塊,作用在于干部信息錄入、修改,需要登記檔案編號(hào)、姓名、性別、籍貫、出生日期等基本信息,還要填寫檔案創(chuàng)建與資料錄入時(shí)間等;二是目錄模塊,作用是錄入干部人事變動(dòng)信息,并具有修改、打印等功能;三是信息查詢模塊,可為檔案管理人員提供多種查詢方式,便于方便快速地找到所需干部人事信息;四是統(tǒng)計(jì)模塊,通常以年、檔案類型、離庫(kù)情況為依據(jù),為管理者提供信息分類統(tǒng)計(jì)、打印等功能[4]。
2. 部門檔案交接管理模塊
圍繞檔案交接工作而定,可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢、共享與記錄。在采集管理中,其作用在于采集干部人事檔案與傳遞清單。當(dāng)人事部門填寫完清單后,在系統(tǒng)內(nèi)打印出來,再轉(zhuǎn)交給檔案部門,清單包括“入職員工檔案”“職工檔案離庫(kù)轉(zhuǎn)移”兩個(gè)部分;在移交管理中,該模塊可用于查詢?nèi)耸乱平粰n案的狀態(tài),如“已移交”“已入庫(kù)”等;在檔案部門接收到干部人事信息后,系統(tǒng)顯示為“已接收”,在檔案清單處理完畢后,狀態(tài)變?yōu)椤耙讶霂?kù)”。在接收管理方面,檔案部門在收到人事移交的清單后,檔案管理者可在系統(tǒng)中看到待辦工作事項(xiàng),系統(tǒng)還會(huì)發(fā)出提示,督促管理者盡快落實(shí);在共享模塊中,可將人員信息、檔案動(dòng)向等實(shí)時(shí)公示出來,提高人事檔案利用價(jià)值。
3. 檔案信息維護(hù)模塊
該模塊作用在于管理員進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù),涉及用戶、數(shù)據(jù)、系統(tǒng)編碼等方面。在用戶管理中,作用在于增刪用戶信息,設(shè)置功能權(quán)限;在數(shù)據(jù)管理中,定期備份數(shù)據(jù),并存儲(chǔ)到指定位置,管理者也可按照實(shí)際需求手動(dòng)備份;在編碼管理中,管理者更新“下拉菜單”,便可對(duì)菜單內(nèi)容進(jìn)行增減;系統(tǒng)還提供升級(jí)接口,在使用中可升級(jí)優(yōu)化,使漏洞得到及時(shí)修補(bǔ),實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久安全穩(wěn)定運(yùn)行。
(三)優(yōu)化保密存儲(chǔ)模式,強(qiáng)化檔案安全管理
部分干部人事檔案內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)機(jī)密以及其他不可公開的資料,在信息化建設(shè)中應(yīng)注重?cái)?shù)字風(fēng)險(xiǎn)防控,創(chuàng)建電子檔案安保體系,強(qiáng)化檔案安全管理,有效預(yù)防信息泄露風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生。在綜合維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,還要全程監(jiān)控檔案使用方式,在用戶入口上設(shè)立身份驗(yàn)證,避免用戶濫用情況產(chǎn)生,使人事檔案安全得到進(jìn)一步保障。除此之外,還可采取以下措施。
一方面,要?jiǎng)?chuàng)新保密存儲(chǔ)模式。干部人事檔案長(zhǎng)期處于存儲(chǔ)狀態(tài),為了提高存儲(chǔ)安全性,應(yīng)堅(jiān)持“三庫(kù)分離”原則,即保存庫(kù)、管理庫(kù)、利用庫(kù),使保密存儲(chǔ)模式得以創(chuàng)新和完善。在保存庫(kù)建設(shè)中,應(yīng)獨(dú)立于檔案管理系統(tǒng),使檔案資源能夠長(zhǎng)期封裝保存,避免受到擾動(dòng);管理庫(kù)的作用在于支持檔案鑒定、資源統(tǒng)計(jì)、信息檢索等業(yè)務(wù)開展;利用庫(kù)是結(jié)合檔案開放利用、使用者要求而創(chuàng)建,在原文件格式固定的前提下,將人事檔案批量轉(zhuǎn)變?yōu)镸P4、PDF等形式,便于長(zhǎng)期保存;對(duì)于無法轉(zhuǎn)變?yōu)樯鲜龈袷降臋n案,可掃描后以JPEG、TIFF文件格式保存[5]。
另一方面,要構(gòu)筑技術(shù)保護(hù)屏障。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,檔案室應(yīng)配備大容量、高配置的計(jì)算機(jī)設(shè)備,安裝專用網(wǎng)絡(luò)交換機(jī),創(chuàng)建完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),配置高性能打印機(jī),使各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施得以完善,為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。在信息化建設(shè)期間,應(yīng)增強(qiáng)技術(shù)支持,設(shè)置管理員訪問權(quán)限,將檔案資源加密共享,使信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)得以規(guī)避。按照級(jí)別設(shè)置檔案閱覽、下載權(quán)限,全程監(jiān)督干部人事檔案的建立、流轉(zhuǎn)過程,避免檔案資源泄露;注重檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù),包括創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)安全防火墻、人臉識(shí)別、密碼驗(yàn)證等,確保檔案信息安全,提高檔案流程化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。
綜上所述,在大數(shù)據(jù)視域下,干部人事檔案管理遇到新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),這就要求管理者順應(yīng)時(shí)代潮流,在管理思維、管理模式等方面不斷創(chuàng)新。在人事檔案數(shù)字化建設(shè)中,通過樹立大數(shù)據(jù)管理思維、豐富檔案信息管理系統(tǒng)管理功能、優(yōu)化保密存儲(chǔ)模式等方式,使干部人事檔案充分適應(yīng)外部新環(huán)境,借助平臺(tái)便捷高效地完成資源采集、檢索與存儲(chǔ)等工作,確保其利用率與安全管理水平提升,成為可靠的資源,為干部成長(zhǎng)與培養(yǎng)提供可靠助力。
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(作者單位:中海石油(中國(guó))有限公司上海分公司)