裴雪蓮 徐州地鐵集團(tuán)有限公司

引言

內(nèi)部控制作為企業(yè)二次管理的重要工具，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)管理、業(yè)務(wù)組織情況的監(jiān)督和再管理。近年來(lái)，國(guó)有企業(yè)發(fā)展呈現(xiàn)出繁榮的發(fā)展趨勢(shì)，政府部門不斷重視國(guó)有企業(yè)發(fā)展，提出了多項(xiàng)改革方略指導(dǎo)國(guó)有企業(yè)朝向現(xiàn)代化、可持續(xù)方向發(fā)展，企業(yè)的業(yè)務(wù)量保持著高增長(zhǎng)趨勢(shì)。企業(yè)業(yè)務(wù)種類的細(xì)化和業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大對(duì)國(guó)有企業(yè)內(nèi)部管理控制工作帶來(lái)了一定的影響，國(guó)有企業(yè)應(yīng)做好針對(duì)性調(diào)整，尤其是內(nèi)部管理模式的調(diào)整，要由粗放型管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧s化管理。集中采購(gòu)作為集約化管理的重要內(nèi)容，國(guó)有企業(yè)應(yīng)給予重視，不斷在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，完善內(nèi)部控制體系，建立全新的集中采購(gòu)思路和流程，確保采購(gòu)工作順利開(kāi)展。

一、國(guó)有企業(yè)集中采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問(wèn)題

（一）采購(gòu)計(jì)劃不夠完善

國(guó)有企業(yè)發(fā)展涉及的內(nèi)容多，采購(gòu)工作要重視細(xì)節(jié)控制，加之采購(gòu)全過(guò)程受到地方法規(guī)、政策、國(guó)家法律等相關(guān)因素的持續(xù)影響，國(guó)有企業(yè)應(yīng)未雨綢繆，在集中采購(gòu)前，制定完善的采購(gòu)計(jì)劃，為項(xiàng)目后續(xù)拓展奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。很多國(guó)有企業(yè)都是以一個(gè)財(cái)務(wù)管理年度為單位編制集中采購(gòu)計(jì)劃，國(guó)有企業(yè)在一年中需要開(kāi)展多個(gè)項(xiàng)目，存在采購(gòu)計(jì)劃中羅列的項(xiàng)目未按期執(zhí)行，未羅列的項(xiàng)目卻需要執(zhí)行，顯然這種模式將會(huì)導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)存貨量較高，部分采購(gòu)計(jì)劃中未列舉的項(xiàng)目缺乏足夠的物資，企業(yè)采購(gòu)資金的使用效率將會(huì)受到影響。

（二）采購(gòu)模式固化

目前，許多國(guó)有企業(yè)的集中采購(gòu)流程復(fù)雜，業(yè)務(wù)人員在申請(qǐng)物資采購(gòu)時(shí)，要經(jīng)過(guò)層層審批，審批周期短則一個(gè)月長(zhǎng)則一個(gè)季度，從提出物資采購(gòu)申請(qǐng)到供應(yīng)商發(fā)貨的時(shí)間間隔長(zhǎng)。當(dāng)業(yè)務(wù)拓展階段需要緊急采購(gòu)物資時(shí)，這種固化的集中采購(gòu)模式將會(huì)影響項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度。當(dāng)然，這種固化的采購(gòu)模式也具備一定的優(yōu)勢(shì)，能夠集中國(guó)有企業(yè)各個(gè)部門零散的采購(gòu)需求，通過(guò)批量采購(gòu)降低材料采購(gòu)單價(jià)以及采購(gòu)總成本，具備統(tǒng)籌規(guī)劃資金的優(yōu)勢(shì)，但如果企業(yè)將這種采購(gòu)模式奉為圭臬，會(huì)導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)的應(yīng)急項(xiàng)目無(wú)法按期開(kāi)展[1]。

（三）供應(yīng)單位管理機(jī)制存在漏洞

集中采購(gòu)文件集中了整個(gè)國(guó)有企業(yè)所有分支機(jī)構(gòu)的采購(gòu)項(xiàng)目，集中采購(gòu)量較大，國(guó)有企業(yè)需要在全國(guó)甚至全世界范圍內(nèi)選擇材料供應(yīng)單位，以保障貨源的穩(wěn)定性及充足性，為項(xiàng)目良好運(yùn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但事實(shí)上，大部分國(guó)有企業(yè)為了降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，遵循就近采購(gòu)原則，加上國(guó)有企業(yè)部分項(xiàng)目執(zhí)行周期短，急需材料，采購(gòu)部門擁有絕對(duì)的權(quán)利，不但會(huì)對(duì)供應(yīng)單位提出苛刻的條件，選擇供應(yīng)單位也并不透明，這種情況將會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)單位將重心放在滿足采購(gòu)人員要求上，而非提升材料性價(jià)比，因此，整個(gè)供應(yīng)鏈的成本居高不下。

（四）盲目降低采購(gòu)價(jià)格

集中采購(gòu)的主要目的是通過(guò)批量采購(gòu)降低材料單價(jià)、保障貨源的穩(wěn)定性和充足性。但國(guó)有企業(yè)在開(kāi)展集中采購(gòu)過(guò)程中，不應(yīng)盲目降低采購(gòu)價(jià)格，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，更低的價(jià)格不代表更高的性價(jià)比。大部分國(guó)有企業(yè)在采購(gòu)材料、設(shè)備、機(jī)械時(shí)需選擇高技術(shù)的專業(yè)化產(chǎn)品。因此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)在確保物資質(zhì)量的基礎(chǔ)上追求更低的采購(gòu)價(jià)格。目前，大部分國(guó)有企業(yè)通過(guò)招投標(biāo)的形式開(kāi)展集中采購(gòu)工作，在評(píng)標(biāo)時(shí)更看重供應(yīng)單位的投標(biāo)報(bào)價(jià)，忽略了投標(biāo)文件中對(duì)產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、品質(zhì)、科技含量等方面的描述，導(dǎo)致許多提供高性價(jià)比產(chǎn)品的供應(yīng)單位并未中標(biāo)，嚴(yán)重打擊了優(yōu)秀供應(yīng)單位與國(guó)有企業(yè)的合作積極性。

（五）后期管理與合同管理機(jī)制不完善

通常情況下，國(guó)有企業(yè)在招標(biāo)文件中列舉出具投標(biāo)單位需要提交的資料和需要具備的資質(zhì)，委托具有豐富業(yè)績(jī)的招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)完成招投標(biāo)管理工作，選擇經(jīng)驗(yàn)豐富、資金鏈良好、存貨良好的供應(yīng)商。但部分國(guó)有企業(yè)將合同管理和后期管理一并委托給招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，并且未配備監(jiān)督管理人員，簽署的合同也是事先制定好的合同模板，制度的不完善將會(huì)對(duì)后期管理工作產(chǎn)生無(wú)法預(yù)估的負(fù)面影響。

二、優(yōu)化國(guó)有企業(yè)集中采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的措施

（一）重視采購(gòu)計(jì)劃的編制

國(guó)有企業(yè)應(yīng)不斷完善采購(gòu)計(jì)劃編制工作，重視計(jì)劃管理，建立扁平化的管理結(jié)構(gòu)，各個(gè)部門在開(kāi)展項(xiàng)目前編制切實(shí)可行的采購(gòu)計(jì)劃，總公司管理人員加設(shè)計(jì)劃監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，分析部門提供的材料采購(gòu)計(jì)劃是否合理，以會(huì)計(jì)年度為單位統(tǒng)計(jì)部門對(duì)材料的需求情況，做好統(tǒng)籌管理[2]。需要重視的是，國(guó)有企業(yè)在制定集中采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，管理人員應(yīng)分析計(jì)劃是否合理，計(jì)劃內(nèi)容是否以企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和運(yùn)營(yíng)情況為基礎(chǔ)，計(jì)劃是否以企業(yè)所占市場(chǎng)份額和企業(yè)資金實(shí)力為依據(jù)，重視采購(gòu)計(jì)劃的審核，為后續(xù)計(jì)劃執(zhí)行奠定基礎(chǔ)。

國(guó)有企業(yè)還應(yīng)在完善采購(gòu)計(jì)劃的基礎(chǔ)上優(yōu)化招標(biāo)管理機(jī)制，招投標(biāo)能夠保障集中采購(gòu)的公平、公正，運(yùn)用公開(kāi)的形式選擇供應(yīng)單位，不斷在實(shí)踐中積攢經(jīng)驗(yàn)，與供應(yīng)單位保持溝通和交流，將優(yōu)秀的供應(yīng)單位發(fā)展成長(zhǎng)期合作伙伴，從而實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈的優(yōu)化，確保國(guó)有企業(yè)緊急采購(gòu)時(shí)擁有優(yōu)先采購(gòu)權(quán)，保障項(xiàng)目順利運(yùn)行。

（二）重視供應(yīng)單位管理

在開(kāi)展供應(yīng)單位管理時(shí)，國(guó)有企業(yè)應(yīng)遵循量化評(píng)價(jià)、過(guò)失退出、嚴(yán)格準(zhǔn)入的原則，對(duì)于供應(yīng)單位行為進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督，定期跟蹤調(diào)查供應(yīng)單位的履約情況和提供的貨物質(zhì)量情況，設(shè)立材料質(zhì)量監(jiān)督管理部門，對(duì)調(diào)查結(jié)果形成完善的記錄，建立良好的采購(gòu)信譽(yù)度記錄，便于后續(xù)對(duì)供應(yīng)單位進(jìn)行評(píng)價(jià)和分析，確保國(guó)有企業(yè)能夠采購(gòu)到性價(jià)比高的物資。國(guó)有企業(yè)管理人員在開(kāi)展供應(yīng)單位管理時(shí)，要重視以下三方面內(nèi)容：第一，完善供應(yīng)單位選擇機(jī)制。國(guó)有企業(yè)除了需要了解供應(yīng)單位的產(chǎn)品信息外，還要了解供應(yīng)單位的業(yè)績(jī)、口碑、征信情況以及資金鏈等等。國(guó)有企業(yè)應(yīng)建立供應(yīng)單位花名冊(cè)，對(duì)各個(gè)供應(yīng)單位供應(yīng)能力、經(jīng)濟(jì)實(shí)力進(jìn)行打分，從中選擇最合適的供應(yīng)單位和備選供應(yīng)單位，在后續(xù)的合作中選擇出最終的材料供應(yīng)單位[3]。第二，完善供應(yīng)單位履約評(píng)價(jià)機(jī)制。國(guó)有企業(yè)在選擇供應(yīng)單位后，還應(yīng)記錄供應(yīng)單位的履約情況，一旦供應(yīng)單位出現(xiàn)違約情況，要積極與其溝通，當(dāng)供應(yīng)單位多次出現(xiàn)違約情況，國(guó)有企業(yè)應(yīng)終止與供應(yīng)單位合作。第三，完善供應(yīng)單位綜合評(píng)價(jià)機(jī)制。國(guó)有企業(yè)要定期對(duì)供應(yīng)單位實(shí)際情況進(jìn)行綜合分析，綜合評(píng)估供應(yīng)產(chǎn)品質(zhì)量和售后管理質(zhì)量，不斷更新備選供應(yīng)單位花名冊(cè)，保障供應(yīng)單位管理的實(shí)時(shí)性。

（三）優(yōu)化采購(gòu)模式

第一，國(guó)有企業(yè)要結(jié)合項(xiàng)目運(yùn)行情況以及企業(yè)發(fā)展方略確定需要實(shí)施的項(xiàng)目，整合項(xiàng)目落實(shí)過(guò)程中需要購(gòu)置的材料，不斷擴(kuò)大招投標(biāo)范圍，規(guī)避零散采購(gòu)工作，盡可能做到所有物資集中采購(gòu)。針對(duì)采購(gòu)量大的材料，國(guó)有企業(yè)應(yīng)在采購(gòu)模式中建立專項(xiàng)采購(gòu)方案；針對(duì)采購(gòu)量小的材料，或者不同產(chǎn)品間無(wú)差異，國(guó)有企業(yè)采購(gòu)過(guò)程中可通過(guò)比價(jià)的形式選擇最具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)單位。

第二，改進(jìn)合同管理模式。國(guó)有企業(yè)集中采購(gòu)過(guò)程中合同管理模式過(guò)于固化，不但要經(jīng)由多個(gè)部門的層層審核，還要反復(fù)提交材料采購(gòu)清單。因此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)先簡(jiǎn)化合同審核工作，要求管理人員、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)部門就集中采購(gòu)合同條款審核工作召開(kāi)會(huì)議，集中審核合同內(nèi)容，運(yùn)用扁平化管理模式，簡(jiǎn)化合同審核步驟，確保合同順利執(zhí)行，集中采購(gòu)工作按期開(kāi)展。

（四）加強(qiáng)價(jià)格管理

國(guó)有企業(yè)要在保障材料品質(zhì)的前提下，建立材料價(jià)格保護(hù)機(jī)制，多方對(duì)比供應(yīng)單位價(jià)格，關(guān)注產(chǎn)品性價(jià)比，并與提供性價(jià)比高材料的供應(yīng)單位成為長(zhǎng)期合作伙伴。由于集中采購(gòu)的價(jià)格不僅僅會(huì)對(duì)國(guó)有企業(yè)成本管理產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響，還將導(dǎo)致企業(yè)存在嚴(yán)重的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。因此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)在集中采購(gòu)前到材料市場(chǎng)上調(diào)查采購(gòu)物資的價(jià)格情況和供應(yīng)情況，將調(diào)研數(shù)據(jù)作為材料估價(jià)依據(jù)。國(guó)有企業(yè)如未設(shè)置專業(yè)的調(diào)研隊(duì)伍和調(diào)研部門，應(yīng)聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的市場(chǎng)調(diào)研機(jī)構(gòu)對(duì)物資價(jià)格進(jìn)行預(yù)測(cè)和調(diào)查研究，將結(jié)果作為標(biāo)底價(jià)格。而在價(jià)格管理過(guò)程中，國(guó)有企業(yè)應(yīng)明確一味地追求低價(jià)是不正確的，應(yīng)將材料價(jià)格審核工作放在審核材料性價(jià)比上，在開(kāi)展集中采購(gòu)過(guò)程中，要以保障材料性價(jià)比作為價(jià)格管理的主要手段，重視審核供應(yīng)單位提供的投標(biāo)文件，從而實(shí)現(xiàn)價(jià)格管理與質(zhì)量管理相結(jié)合[4]。

（五）完善后期管理和資金管理

國(guó)有企業(yè)應(yīng)對(duì)集中采購(gòu)資金進(jìn)行集中管理，這種管理模式能夠?yàn)楹笃诠芾砉ぷ黜樌_(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。國(guó)有企業(yè)要成立專業(yè)的集中采購(gòu)資金管理隊(duì)伍，監(jiān)督集中采購(gòu)階段企業(yè)的資金支出，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并解決問(wèn)題，避免資金浪費(fèi)，從根源上杜絕國(guó)有企業(yè)不法分子出現(xiàn)謀取私利的行為。集中采購(gòu)的后期管理工作主要為材料質(zhì)量驗(yàn)收和資金支出審核，為實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，國(guó)有企業(yè)管理人員要重視管理工作，以提升企業(yè)資金使用效率和周轉(zhuǎn)效率為目標(biāo)，持續(xù)優(yōu)化后期管理工作。

三、集中采購(gòu)內(nèi)部控制信息的監(jiān)督與溝通

（一）實(shí)現(xiàn)信息化溝通

國(guó)有企業(yè)為實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu)內(nèi)部信息的監(jiān)督與實(shí)時(shí)溝通，需運(yùn)用信息化手段，引進(jìn)信息化管理平臺(tái)，給予分公司和各個(gè)部門權(quán)限，要求其將采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)需求上傳至信息化管理平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)信息化溝通和數(shù)據(jù)共享。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)而言，信息不單單是企業(yè)管理的重要因素，還是國(guó)有企業(yè)重要的內(nèi)部控制要素，國(guó)有企業(yè)要重視信息化改造以及審核工作，利用電子信息管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資金精細(xì)化管理，建立完善的成本管理系統(tǒng)和電子信息管理系統(tǒng)，為內(nèi)部控制工作順利開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[5]。另外，信息化的溝通也能夠有效控制財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)，國(guó)有企業(yè)還要在信息化溝通的基礎(chǔ)上建立財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，大數(shù)據(jù)技術(shù)通過(guò)分析當(dāng)前集中采購(gòu)實(shí)際情況和內(nèi)部控制情況發(fā)出預(yù)警提示，集中采購(gòu)人員在接到預(yù)警提示后，結(jié)合預(yù)警級(jí)別采取恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)管理控制措施，從而降低風(fēng)險(xiǎn)給企業(yè)帶來(lái)的損失。

（二）加大內(nèi)部監(jiān)督管理力度

內(nèi)部控制工作是國(guó)有企業(yè)管理監(jiān)督過(guò)程中的紐帶，由企業(yè)內(nèi)部管理人員統(tǒng)籌規(guī)劃，針對(duì)集中采購(gòu)工作進(jìn)行內(nèi)部控制，在整個(gè)控制過(guò)程中管理人員起到帶頭作用才能夠有效提升監(jiān)督管理效率，原因在于：第一，由于信息傳輸需要一定的時(shí)間，各部門獲取的信息不對(duì)稱，內(nèi)部控制管理人員能夠通過(guò)下沉到采購(gòu)過(guò)程中，完全掌握企業(yè)采購(gòu)管理和運(yùn)行的全部信息。管理人員也要作為信息傳輸?shù)年P(guān)鍵性工具，及時(shí)將集中采購(gòu)信息向企業(yè)決策人員傳達(dá)，保障企業(yè)后續(xù)管理工作與決策工作的科學(xué)性。第二，國(guó)有企業(yè)需面臨著財(cái)政部門的外部監(jiān)督，這種外部監(jiān)督管理是十分有必要的，但是監(jiān)督管理工作主要運(yùn)用事后管理監(jiān)督模式，盡管能夠?qū)?guó)有企業(yè)后續(xù)發(fā)展起到促進(jìn)作用，但是無(wú)法起到及時(shí)管理的作用，已經(jīng)出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)損失常常無(wú)法逆轉(zhuǎn)。國(guó)有企業(yè)要想保障內(nèi)部監(jiān)督管理部門的權(quán)威性以及部門的獨(dú)立性，則要重視管理架構(gòu)的優(yōu)化，尤其股東或是總經(jīng)理直接管理內(nèi)部監(jiān)督管理部門，在日常工作中樹(shù)立內(nèi)部監(jiān)督管理部門威信，保障內(nèi)部審核工作的準(zhǔn)確性，為后續(xù)集中采購(gòu)內(nèi)部控制工作順利開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）重視人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)

新時(shí)期，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，要重視人才的培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)。首先，強(qiáng)化內(nèi)部精細(xì)化控制管理意識(shí)，內(nèi)部控制工作不單單是內(nèi)審部門的責(zé)任和義務(wù)，還是國(guó)有企業(yè)內(nèi)部全體人員的責(zé)任，企業(yè)管理人員要提高內(nèi)部控制地位，要求所有人員配合內(nèi)部控制工作，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理。其次，國(guó)有企業(yè)要重視集中采購(gòu)隊(duì)伍人員的分配以及工作職責(zé)的設(shè)定，建立完善的輪崗制度，確保采購(gòu)部門能夠通力合作完成采購(gòu)工作，所有采購(gòu)人員能夠了解不同的采購(gòu)流程，職業(yè)水平和道德素養(yǎng)得到合理提升。國(guó)有企業(yè)管理人員還要做好綜合分析與管理，引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的輪崗模式，緩解采購(gòu)人員工作壓力。而不定期輪崗制度能夠培養(yǎng)采購(gòu)人員職業(yè)素養(yǎng)，確保采購(gòu)人員了解采購(gòu)過(guò)程中各個(gè)崗位的職責(zé)。最后，國(guó)有企業(yè)要根據(jù)市場(chǎng)發(fā)展情況組織采購(gòu)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，由于國(guó)有企業(yè)都進(jìn)行了信息化改造，在采購(gòu)培訓(xùn)過(guò)程中應(yīng)著重培訓(xùn)采購(gòu)人員信息管理平臺(tái)操作能力。此外，每位采購(gòu)人員的職業(yè)能力存在差異，在人才培養(yǎng)過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合采購(gòu)人員實(shí)際情況，加強(qiáng)對(duì)道德素養(yǎng)、專業(yè)知識(shí)等內(nèi)容的集中培訓(xùn)，確保采購(gòu)人員都能夠具有全局性、前瞻性和大局觀，具備審視采購(gòu)業(yè)務(wù)是否合理的能力，提升采購(gòu)分析與解決采購(gòu)過(guò)程中遇到突發(fā)問(wèn)題的能力，從而保障集中采購(gòu)業(yè)務(wù)的運(yùn)作效率達(dá)到預(yù)期。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期，許多國(guó)有企業(yè)集中采購(gòu)工作正在有序進(jìn)行，但國(guó)有企業(yè)集中采購(gòu)內(nèi)部控制管理水平不高，要想降低國(guó)有企業(yè)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，需在確保資金資源能夠得到合理利用的基礎(chǔ)上，持續(xù)強(qiáng)化企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，建立完善健全的內(nèi)部控制制度指導(dǎo)采購(gòu)人員展開(kāi)采購(gòu)工作。內(nèi)部控制工作不單單是審核集中采購(gòu)全過(guò)程，還要具備前瞻性與戰(zhàn)略性，內(nèi)部控制管理人員要積極學(xué)習(xí)國(guó)外先進(jìn)的集中采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，取其精華去其糟粕，在此基礎(chǔ)上建立適合企業(yè)發(fā)展?jié)M足市場(chǎng)環(huán)境創(chuàng)新機(jī)制的集中采購(gòu)內(nèi)部控制管理方案，做好采購(gòu)管理工作的優(yōu)化，為國(guó)有企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展提供源動(dòng)力。