魏秀芹

【摘要】運用業(yè)務流程再造理論對企業(yè)的采購流程進行再造，對實現(xiàn)企業(yè)采購業(yè)務流程的優(yōu)化，降低采購成本，提高市場競爭力具有重大意義。

【關鍵詞】業(yè)務流程 再造 采購計劃 供應商管理

作為一家企業(yè)，其直接利潤點主要來自采購、銷售和中間成本，采購永遠是企業(yè)關注的重點，它直接關系到企業(yè)的生成成本、產品品質和經濟效益。企業(yè)通過對采購流程進行系統(tǒng)的優(yōu)化，能更好的提高釆購流程的運行效率，從而為企業(yè)帶來更大的效益。由此可知高效的采購管理，對于一個企業(yè)的管理是多么的重要。

對于一家采購物資數(shù)量龐大的企業(yè)來說，采購業(yè)務量大，采購種類多，參與部門和人員較為分散，采購程序不統(tǒng)一、不規(guī)范的問題日益突出，既影響工作效率，也無法做到集中采購，在一定程度上造成資金使用的浪費。目前企業(yè)采購存在以下問題：

一、部門分工過細，流程割裂，效率低下

按照分工原則建立的職能型組織，雖然可以很好地明確各部門的職責，但是過細的部門分工把橫貫組織內部的完整流程割裂成若干部分，很容易產生各自為政的現(xiàn)象。同時，過細的部門分工導致業(yè)務流程變長，審批節(jié)點過多，影響了采購組織的工作效率。

二、采購性價比之間的矛盾

采購物資的質量歷來是大力控制的重要環(huán)節(jié)，但也并非是質量越高越好，因為質量越好，價格往往也高。企業(yè)生產建設的每個部位也不一定都是風險極高的，不一定都選質量很高的設備器材。如何合理平衡采購性價比之間的矛盾，始終是每個采購部門永恒的主題。

三、供應商管理理念落后

當前企業(yè)對供應商的管理水平很低，供應商選擇評價體系不完善，沒有形成有效的激勵機制。

目前，企業(yè)采購業(yè)務的集中化管理已經實行了多年，每年的采購金額多達十幾億甚至幾十億，對采購資金的節(jié)約也起到了十分明顯的作用，采購業(yè)務流程的運行也較為成熟有效。應該充分結合企業(yè)的實際情況，針對采購業(yè)務流程中存在的問題，立足于企業(yè)的自身特點，運用BPR的基本思想，采用漸進式的方法、逐層逐步地實施采購業(yè)務流程再造。方案如下：

（1）以整體流程全局最優(yōu)為目標，重組瓶頸流程和不完整流程，合并或整合跨職能的業(yè)務流程，減少不必要的審核和監(jiān)督。

（2）組織為流程而定，而不是流程為組織而定，先設計流程，而后依流程建立“扁平化”的新型組織，并提高流程上的業(yè)務人員素質和團隊合作精神，同時構建具有自我學習機制的組織。

（3）選擇合格的供應商，建立科學的供應商評價體系，對不同的供應商進行分類管理。

要達到上述目標，應從企業(yè)組織結構、原料采購流程及供應商管理這三個方面進行流程再造。

（1）企業(yè)組織結構再造設計。從企業(yè)的采購類型來看，企業(yè)的采購類型主要包括生產原料、非生產性物資、辦公用品以及禮品等。企業(yè)采購分四個部分進行，這種采購部門的組織方式比較分散，尤其是對于非生產性物資的采購，分配給兩個不同的部門進行采購，顯然不利于人力資源和資金的整合和效率的提高，更不利于采購效率的提高。所以，將辦公用品以及禮品的采購職能進行歸并。

（2）企業(yè)原料采購流程再造設計。企業(yè)的原料采購流程總體來說是比較完善的，對于各類采購活動都有著明確的采購流程，具體的環(huán)節(jié)和細節(jié)則需要進行進一步的改造和完善。

完善合同管理，尤其是采購合同管理。應制定《合同管理辦法》，對合同進行規(guī)范化管理和重點管理。集團公司經濟合同管理實行統(tǒng)一制度、流程控制、歸口審查、分級簽署、各負其責的管理體制。合同管理辦法規(guī)定經濟合同訂立前必須按照合同審批程序進行逐級審核。經濟合同執(zhí)行期間，應由合同執(zhí)行單位、合同管理單位、公司領導和財務部共同對執(zhí)行過程實施管控。

在已有的采購業(yè)務流程中，針對不同的采購類型都有著不同的采購業(yè)務流程，但是對于采購業(yè)務各個流程的具體執(zhí)行部門和人員前后環(huán)節(jié)的聯(lián)系過于繁雜?？蓪徍瞬块T合并在合同管理部門，監(jiān)督部門設在財務部，以減少瑣碎和冗余的環(huán)節(jié)。

（3）企業(yè)供應商管理改進設計。企業(yè)目前只是定期對供應商在企業(yè)所供物資的質量、售后服務、合同的執(zhí)行情況以及供貨業(yè)績進行簡單的比較和評價，根據(jù)評價結果決定供應商在后一年的采購過程中是否能繼續(xù)參與報價，或者能獲得供貨數(shù)量的多少。因此，流程再造主要考慮從供應商的分類、供應商的評價與考核、供應商的激勵這三方面來對企業(yè)的供應商管理流程進行再造。

供應商分類管理。根據(jù)供應商對企業(yè)經營活動的影響程度設定先后次序，對不同級別的供應商采用不同的管理方法，集中精力發(fā)展對企業(yè)最重要的供應商。企業(yè)的實際情況，可以依照采購物資的重要性和采購金額的大小將供應商分成戰(zhàn)略型供應商，伙伴型供應商和合作型供應商三大類。

供應商的選擇與評價。對供應商的選擇，應首先考慮，合法經營，具備國家相關部門核定的經營資質。其次，具備一定的技術和資金實力，確保供貨質量沒有問題。第三，能夠快速響應公司生產活動要求，售后服務優(yōu)良。

企業(yè)按期對供應商進行評價，依據(jù)質量、價格、交貨時間，服務水平，柔性采購供應、誠信合作、貨款支付等7個要素進行綜合考量。

對供應商的激勵。企業(yè)應與供應商建立一種長期的協(xié)同合作關系，最重要的是要調動供應商的積極性和主動性，那就需采取有效的激勵措施，以雙方的共同利益為出發(fā)點，以達到雙贏的目標。

（1）訂單激勵。對業(yè)績優(yōu)良，價格適中，售后服務做的好的供應商，可以給予其更多的訂單，以此激勵其保持較好的供貨水平。

（2）付款激勵。給予友好合作的戰(zhàn)略型供應商及關鍵物料供應商較為優(yōu)惠的貨款支付方式，比如加大電匯付款額度，減少承兌匯票支付方式等。尤其在公司資金較為緊張時，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先付款。

（3）商譽激勵。對各方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商進行嘉獎，提高其企業(yè)形象；并向中油集團公司內其它企業(yè)進行推薦，擴大其市場份額。

（4）合作激勵。與戰(zhàn)略型及關鍵物資供應商共同研發(fā)公司所需重要物資，為其創(chuàng)造試驗條件，配合其新產品的開發(fā)。幫助表現(xiàn)優(yōu)秀的中小供應商提高管理水平，擴展公司規(guī)模。

參考文獻：

[1]黃輝.AD公司采購流程再造研究，[學位論文].廣東：華南理工大學，2009.

[2]李鋒.制造型企業(yè)流程再造實例分析[J]. 商業(yè)時代，2007，（27）.