梁夕雯

一、前言

近年來，伴隨信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位各項管理不斷創(chuàng)新，網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)已引入事業(yè)單位。在各項管理工作，尤其是人力資源管理體系中，打破原有的固化思維模式，不斷完善信息化體系構(gòu)建。改善現(xiàn)有事業(yè)單位人力資源管理與創(chuàng)新體制不匹配的現(xiàn)象是事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展亟待解決的問題。改革措施的實施，能夠為事業(yè)單位人力資源發(fā)展注入新鮮活力，促進(jìn)事業(yè)單位工作的高效開展以及質(zhì)量提升[1]。事業(yè)單位檔案管理一直都有“重管理、輕利用”的問題，并且部分事業(yè)單位檔案管理信息化還處于較低水平，這樣也會對事業(yè)單位的發(fā)展與科學(xué)管理帶來負(fù)面影響與阻礙。因此，現(xiàn)階段事業(yè)單位不斷優(yōu)化檔案管理措施，積極推動服務(wù)效率的全面提升，這樣才能創(chuàng)新檔案管理方式，讓事業(yè)單位檔案管理服務(wù)工作更加多元化，從而推動整個事業(yè)單位的日常運營及可持續(xù)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理的價值

（一）檔案是事業(yè)單位考察分析的原始憑據(jù)

檔案通常記錄了一段時間內(nèi)的所有活動數(shù)據(jù)，是事業(yè)單位制定一系列活動的重要參考資料，也是事業(yè)單位了解一段時間內(nèi)單位內(nèi)部活動、人員變化等不同數(shù)據(jù)的重要窗口。另外，檔案數(shù)據(jù)具有重要的參考價值，可輔助單位制定未來階段的發(fā)展規(guī)劃，提高事業(yè)單位發(fā)展方案的科學(xué)性及可信性[2]。通過對檔案的合理分析與調(diào)查，可清晰地了解該單位的現(xiàn)階段狀況、運營活動數(shù)據(jù)、人員組織結(jié)構(gòu)等眾多關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)。

（二）檔案是事業(yè)單位經(jīng)營參考的重要數(shù)據(jù)

生產(chǎn)活動產(chǎn)生的大量資料均可歸類為檔案數(shù)據(jù)，因此，事業(yè)單位在后續(xù)發(fā)展過程中，可通過對特定檔案數(shù)據(jù)的分析及總結(jié)，提出對應(yīng)的優(yōu)化改進(jìn)方案，并結(jié)合檔案數(shù)據(jù)的分析資料進(jìn)一步制定工作活動優(yōu)化方案，以此提高事業(yè)單位的整體運營效率，使之對于事業(yè)單位的未來科學(xué)發(fā)展以及各項改革升級檔案管理工作產(chǎn)生至關(guān)重要的促進(jìn)作用。

（三）檔案是事業(yè)單位信息化管理水平的重要體現(xiàn)

人事檔案是事業(yè)單位人力資源管理的重要組成部分，做好人事檔案管理，對于提升事業(yè)單位檔案管理水平具有重要的意義和作用。人事檔案屬于人力資源管理部門，管轄內(nèi)容不同于常規(guī)檔案資料管理。新時期，伴隨事業(yè)單位改革的不斷深入推進(jìn)，人事檔案也面臨著全面改革的新挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)事業(yè)單位的人事檔案管理依舊采用守舊滯后的管理模式，與當(dāng)前的時代發(fā)展要求極不匹配。信息化時代要求事業(yè)單位全面改善原有的工作方式，牢牢把握當(dāng)前契機(jī)，緊跟時代步伐，在深化改革的過程中不斷優(yōu)化人事檔案管理體系，對人力資源管理工作進(jìn)行優(yōu)化與完善。在保證檔案完整性與科學(xué)性的前提下，逐步提升檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理工作可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展[3]。新時期，各項競爭已轉(zhuǎn)為人才競爭，只有充分發(fā)揮事業(yè)單位人力資源管理優(yōu)勢，才能為社會的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，作為事業(yè)單位的人力資源管理部門，更應(yīng)做好人事檔案的信息化建設(shè)工作。

三、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度有待更新

當(dāng)前，事業(yè)單位依舊采用相對傳統(tǒng)守舊的紙質(zhì)檔案管理方式，很多單位還未能全面實現(xiàn)信息化管理，這與當(dāng)前社會倡導(dǎo)的大數(shù)據(jù)體系構(gòu)建極不匹配。信息化水平也從側(cè)面反映了事業(yè)單位檔案管理制度改革的實施現(xiàn)狀。在人事檔案信息化建設(shè)過程中，無法基于軟硬件的核心轉(zhuǎn)變，原有檔案管理規(guī)程也不能體現(xiàn)信息化技術(shù)在檔案管理中的基礎(chǔ)性作用，未能依靠信息化平臺促進(jìn)檔案管理制度的創(chuàng)新發(fā)展。個別事業(yè)單位還缺乏對檔案管理工作制度的更新，很多檔案體系的構(gòu)建依舊沿用傳統(tǒng)的管理方式，并未把國家倡導(dǎo)的信息化檔案管理法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)滲透到具體實踐工作中，這就導(dǎo)致在很多工作中缺乏相應(yīng)法規(guī)制度的約束。檔案管理工作人員對日常的工作內(nèi)容也不夠重視，使得人事檔案無法為整個事業(yè)單位的人力資源管理工作提供可靠的資料及參考內(nèi)容。

（二）檔案管理人員專業(yè)性較低

正是由于部分事業(yè)單位對人事檔案管理工作的重要性缺乏科學(xué)合理的認(rèn)知，檔案管理工作人員的崗位職責(zé)及薪酬也形成了不合理配置。很多從事檔案管理工作的人員文化水平較低，專業(yè)水平不足，在工作中依舊采用傳統(tǒng)守舊的方式完成日常工作，不管是工作方法及工作理念，都不能與當(dāng)前事業(yè)單位改革創(chuàng)新要求一致。此外，個別事業(yè)單位由于不能及時補(bǔ)給先進(jìn)的科技人才，年輕后備隊伍補(bǔ)給不充分，很多從事檔案管理工作的崗位人員整體年齡偏高，在具體工作中缺乏積極性和創(chuàng)新性。人事檔案管理工作不能服務(wù)于人力資源同時，代發(fā)展的要求，導(dǎo)致單位發(fā)展與時代相脫節(jié)[4]。而且，個別事業(yè)單位由于傳統(tǒng)管理體制的遺留問題，從事檔案的工作人員并非專業(yè)人力資源管理出身，對各類管理手段缺乏專業(yè)的認(rèn)知。后期又未能及時進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，人事檔案管理工作依舊處于落后、粗劣的狀態(tài)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失以及查詢困難等實際問題。

（三）檔案管理信息化建設(shè)滯后

在信息化技術(shù)的發(fā)展背景下，依然采用傳統(tǒng)的人工檔案管理工作模式，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求。面對海量的檔案信息內(nèi)容，以及多元化的服務(wù)，事業(yè)單位的檔案工作效率及管理水平亟待提升?，F(xiàn)階段，很多事業(yè)單位已經(jīng)著手進(jìn)行檔案信息化管理平臺建設(shè)，對信息化檔案管理內(nèi)容不斷加強(qiáng)。但在具體實施過程中，由于軟件或硬件設(shè)施方面的問題，更新速度仍不能滿足時代發(fā)展需求。另外，相關(guān)管理工作人員對軟件掌握不熟練，導(dǎo)致在具體工作中，檔案的信息化和數(shù)據(jù)化內(nèi)容無法滿足日常運營工作要求，也不能充分挖掘人事檔案信息化背后的價值，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位人力資源的發(fā)展改革創(chuàng)新。這既是很多事業(yè)單位的實際困難，也是在未來發(fā)展過程中需要重點解決的問題。

四、事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的策略

（一）明確檔案管理工作制度要求

檔案管理科學(xué)化需要始終貫徹信息化檔案管理思維內(nèi)容，這也是檔案管理信息化發(fā)展趨勢的具體要求。應(yīng)以信息化檔案管理工作作為人力資源檔案管理衡量標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步貫徹和執(zhí)行國家相應(yīng)的法規(guī)政策。首先，要梳理好現(xiàn)有檔案管理工作制度，明確檔案管理工作基本職責(zé)，把握信息化技術(shù)平臺建設(shè)要求，對現(xiàn)行檔案管理體制進(jìn)行優(yōu)化改革。同時，對不完善的體系內(nèi)容逐步進(jìn)行修訂，使之與信息化技術(shù)發(fā)展相吻合。其次，要強(qiáng)化檔案管理工作的職責(zé)內(nèi)容，明確檔案管理工作人員的崗位意識，優(yōu)化檔案管理工作的建設(shè)。利用具體案例指引檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識。再次，要加大對事業(yè)單位檔案管理制度的修訂力度，確定好檔案管理制度修訂周期。在具體工作中要征詢各崗位人員的意見和建議，納入到人力資源檔案管理工作體系構(gòu)建中，從檔案管理工作入手，提升現(xiàn)行檔案管理制度的可行性。

（二）加強(qiáng)檔案管理者職能培養(yǎng)

檔案管理工作始終要以人為核心，因此，積極強(qiáng)化檔案管理人員的個體素質(zhì)，方可切實提高檔案管理的實際效率。在落實過程中，管理人員應(yīng)著重審視檔案管理人員的素質(zhì)水平，根據(jù)管理需求積極開展檔案管理人員的整體教育培訓(xùn)工作，以此提高管理人員應(yīng)對復(fù)雜檔案管理工作的整體能力，進(jìn)而提高整體管理素質(zhì)，并以此為基礎(chǔ)逐步構(gòu)建一支高水平的檔案管理團(tuán)隊[5]。首先，應(yīng)采用周期性培訓(xùn)方案落實培訓(xùn)工作，具體內(nèi)容應(yīng)包括管理與基礎(chǔ)知識教學(xué)。同時，提升人員的責(zé)任意識，并積極落實人員的綜合素質(zhì)培育工作，實現(xiàn)人員的全面發(fā)展。另外，管理人員應(yīng)積極融入對應(yīng)的考核制度體系，將周期性考核結(jié)果直接關(guān)聯(lián)到職工績效中，從而通過激勵手段提高職工的主動工作意識。另外，信息化建設(shè)要求基層人員需具備信息化知識。因此，在培訓(xùn)階段，應(yīng)開展對應(yīng)的計算機(jī)教學(xué)課程，要求管理人員必須重視自身信息技術(shù)的應(yīng)用與提升，以此最大化發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)的實際效用，逐步推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的高效化建設(shè)與信息化水平。不僅如此，事業(yè)單位應(yīng)建立薪資累進(jìn)制度，根據(jù)職工的周期性評價結(jié)果，制定對應(yīng)的薪資標(biāo)準(zhǔn)，提高職工的工作主動性。借助薪資制度的優(yōu)勢，加大各類專業(yè)人員的引進(jìn)力度，最終達(dá)到實現(xiàn)檔案管理工作人員素質(zhì)全面提升的目標(biāo)。事業(yè)單位人事檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，直接關(guān)系到整個檔案管理工作開展實施的效果。要積極引入專業(yè)人才進(jìn)行檔案管理，提升事業(yè)單位人力資源管理水平。在人員選拔上，要針對崗位人員的責(zé)任心、專業(yè)技術(shù)水平以及實踐操作能力進(jìn)行綜合考核，確保人力資源檔案管理崗位人員能夠滿足當(dāng)前工作發(fā)展需求，適應(yīng)未來崗位發(fā)展創(chuàng)新的需求。作為人事檔案管理的上級部門，應(yīng)以地區(qū)為單位開展對不同行業(yè)人力資源管理檔案工作者的培訓(xùn)，充分挖掘當(dāng)前地區(qū)人事檔案管理工作中的特點和不足。結(jié)合人力資源管理背景和發(fā)展需求，制定培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)計劃，定期對從事人事檔案管理的工作人員展開技術(shù)考核，將考核結(jié)果納入績效指標(biāo)中。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，檔案信息化管理手段不斷優(yōu)化

隨著新技術(shù)的不斷迭代發(fā)展，信息技術(shù)成為單位發(fā)展的根本，各行各業(yè)逐步推進(jìn)技術(shù)改革工作。同時，在系統(tǒng)方面逐步開展軟硬件升級工作，以期通過技術(shù)優(yōu)勢逐步形成市場優(yōu)勢。因此，事業(yè)單位也需重視信息化建設(shè)，借助自動化的系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理的自主化與智能化，消除人工操作中的高誤差率、質(zhì)量低、效率低等問題，實現(xiàn)檔案管理的高效化。在實際建設(shè)過程中，事業(yè)部門應(yīng)積極建設(shè)對應(yīng)的管理資金，針對信息化系統(tǒng)建設(shè)的實際需求投入對應(yīng)資源，確保各個單元模塊發(fā)揮應(yīng)有效用。借助數(shù)字化系統(tǒng)優(yōu)勢，提高人員管理檔案的整體管理效率，并借助系統(tǒng)優(yōu)勢，消除傳統(tǒng)工作模式的諸多弊端，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理的精度與效率。信息化檔案系統(tǒng)的大面積應(yīng)用將進(jìn)一步降低人力資源成本，減少工作誤差，深入挖掘檔案信息的實際價值。需要注意的是，事業(yè)單位應(yīng)注重系統(tǒng)的周期性升級工作，結(jié)合自身工作需求不斷優(yōu)化軟件模塊功能。并根據(jù)職工反饋，在現(xiàn)有系統(tǒng)中增加對應(yīng)的單元，盡可能發(fā)揮系統(tǒng)的最大化工作效率。伴隨信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，社會資源信息化已成為當(dāng)前社會各個領(lǐng)域發(fā)展的必然需求，事業(yè)單位人事檔案管理工作人員，要積極改善現(xiàn)有工作作風(fēng)，打破原有的傳統(tǒng)管理模式。事業(yè)單位要加強(qiáng)對人事檔案管理工作的科學(xué)規(guī)劃，根據(jù)自身實際情況及未來發(fā)展需求，制定出科學(xué)合理的管理模式，對各個工作的階段目標(biāo)要逐步細(xì)化，并納入到事業(yè)單位年度考核及工作報告中，切實將人事檔案管理工作的有效提升與企業(yè)發(fā)展緊密結(jié)合。同時，要做好事業(yè)單位人事檔案管理網(wǎng)站、平臺及相關(guān)信息體系構(gòu)建工作，讓人事檔案管理逐步向電子化科學(xué)化的方向發(fā)展。通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的建立，為群眾提供快速的查檔服務(wù)，滿足人事檔案新政策及新法規(guī)的要求。

（四）加強(qiáng)部門間信息交流

“信息孤島”是影響檔案管理效率的主要因素之一，因此，構(gòu)建多部門協(xié)同合作的信息渠道極為必要。積極落實各部門間的信息數(shù)據(jù)溝通，可實現(xiàn)檔案管理的一體化建設(shè)。通過統(tǒng)一交流渠道，完成檔案數(shù)據(jù)信息的快速傳遞，對于檔案數(shù)據(jù)的整理儲存以及分析具有重要作用。在新時期背景下，檔案管理工作必須落實多部門協(xié)同合作，通過多樣化的信息手段消除信息“信息孤島”，借助專用的信息渠道進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的工作效率。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位人力資源管理工作應(yīng)緊跟時代，以大數(shù)據(jù)、現(xiàn)代化技術(shù)為依托，優(yōu)化檔案管理體系，創(chuàng)新人力資源管理工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)端正對檔案管理的認(rèn)知。在優(yōu)化檔案管理工作效率的過程中，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極配合檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)工作，建立對應(yīng)的信息化設(shè)備專項資金項目，積極落實基層檔案管理人員的培訓(xùn)及教學(xué)工作。同時，在現(xiàn)有制度體系上，結(jié)合信息化檔案管理系統(tǒng)的實際需求，積極構(gòu)建對應(yīng)的管理制度體系，從而進(jìn)一步提高人事檔案管理系統(tǒng)的工作效率。伴隨事業(yè)單位的不斷發(fā)展與完善，人力資源管理工作必將走上一個新的臺階，也必將符合時代發(fā)展的需求與創(chuàng)新需要，消除傳統(tǒng)檔案管理工作的諸多弊端，發(fā)揮其實際作用。

引用

[1]高磊.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].陜西檔案，2022（5）：38-39.

[2]徐艷.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位干部人事檔案管理模式的優(yōu)化[J].蘭臺內(nèi)外，2022（12）：37-39.

[3]黃小玫.淺議大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].文化產(chǎn)業(yè)，2021（36）：145-147.

[4]王洋.大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑[J].黑龍江檔案，2021（6）：86-87.

[5]鄧華.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑探索[J].黑龍江檔案，2021（6）：210-211.

作者單位：華北理工大學(xué)