李大賀

隨著時代的發(fā)展和科技的進步，信息技術(shù)已滲透到社會各個領域，大數(shù)據(jù)技術(shù)也應運而生，越來越受到人們的關注。所謂大數(shù)據(jù)技術(shù)，是一種從紛繁復雜的各類數(shù)據(jù)中快速并準確獲取有價值信息的技術(shù)，可以極大地提高人們獲取信息的便捷性。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，不論人們是否意識到大數(shù)據(jù)的存在，大數(shù)據(jù)都已經(jīng)影響并改變著我們的工作和日常生活。中職學校是在義務教育基礎上為國家培養(yǎng)數(shù)以億計優(yōu)秀技能型人才的場所，集中保存大量檔案與文獻。對于中職學校檔案管理工作而言，大數(shù)據(jù)不僅是一個挑戰(zhàn)，也是一個機遇。面對學校日益龐大的各類檔案及由此產(chǎn)生的諸多問題，如果還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，很難滿足大數(shù)據(jù)時代各種數(shù)據(jù)信息的管理和應用要求。所以，中職學校應該順應時代的要求，重視并加強檔案管理信息化建設，促進檔案管理工作的全面發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)背景下中職學校檔案管理信息化建設的意義

1.1 順應大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然要求

首先，中職學校檔案管理信息化建設是大數(shù)據(jù)背景下適應檔案工作發(fā)展與國家信息化建設的必然要求。中職學校必須對檔案管理信息化有清晰的認知，深刻理解大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設對學校各項工作的重要意義，全面推動學校檔案管理信息化建設工作，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和標準化，以更好地滿足大數(shù)據(jù)時代的需要。

1.2 滿足中職學校長遠發(fā)展的需要

檔案管理信息化是滿足中職學校自身長遠發(fā)展的需要。檔案管理信息化與中職學校的教育教學、學生管理、行政管理都有著密切聯(lián)系，是學校長遠發(fā)展的必要條件。通過對學校各類檔案的信息化管理，可以使得檔案工作所產(chǎn)生的各項成本大大降低；可以為教師、學生等相關人員提供更加快捷便利的查詢服務；可以讓學校領導通過相關數(shù)據(jù)信息對比發(fā)現(xiàn)學校在發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題，繼而全面分析情況并做出符合學校實際的決策部署，為學校的發(fā)展和決策提供數(shù)據(jù)支撐。

1.3 提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量

檔案管理信息化能夠提高檔案管理的質(zhì)量和效率。中職學校的檔案內(nèi)容繁多、種類復雜，不僅包括學校中各種教職員工的人事檔案以及學生的學籍檔案，也包括文書、教學、科研、會計等各種檔案資料。同時檔案管理本身就是一項煩瑣枯燥、重復性極高的工作，在長時間的工作中難免會出現(xiàn)人為失誤。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進行信息化管理能夠簡化檔案管理流程，可以對檔案信息自動進行分類和整理，并自動記錄相關查詢和借出情況，使得各個管理環(huán)節(jié)更加高效，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只能逐一人工收集整理及查閱的問題，在降低檔案工作人員的勞動強度的同時又能夠最大限度地避免出現(xiàn)檔案整理錯漏或信息丟失等情況。

2大數(shù)據(jù)背景下中職學校檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 對檔案信息化建設缺乏重視

在國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的背景下，我國的檔案管理信息化建設正在穩(wěn)步推進。但多數(shù)中職學校目前的檔案信息化建設都進展緩慢。由于當前中職學校之間辦學競爭越來越激烈，為了學校的生存和發(fā)展，中職學校領導通常將更多精力用于教學、招生及校園建設等方面，對檔案工作及其信息化建設則缺乏重視，沒有認識到檔案信息化建設對學校發(fā)展的重要意義。由于檔案工作本身不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，學校領導本來就不愿意在檔案建設上投入過多的人力、物力及財力。同時檔案管理信息化建設屬于資金密集型工程，僅建設前期在基礎設施建設、各種軟件硬件上的投入，就是一筆巨大的支出，對于不少本身資金就捉襟見肘的中職學校來說，更是不堪重負。加上早些年中職學校普遍招生困難，在校生人數(shù)不多，不少學校領導認為傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)足以滿足工作的需求。綜上，目前中職學校領導普遍對檔案信息化建設缺乏重視，相關投入力度明顯不足，不少學校的檔案管理依舊保持著傳統(tǒng)的人工手動收集整理方式。

2.2 檔案信息管理制度不完善

檔案信息化建設是一項復雜且耗時的系統(tǒng)工程，中職學校的檔案信息化建設幾乎涉及學校各個部門，涉及范圍廣且操作難度大。目前我國多數(shù)中職學校的檔案信息化建設還處于起步階段，缺乏科學、規(guī)范的工作機制和管理制度，電子檔案收集、整理、歸檔、存儲與調(diào)用等一系列工作不夠規(guī)范，沒有統(tǒng)一的指導綱領，沒有統(tǒng)一的標準共享平臺，工作中具有一定的主觀隨意性。中職學校檔案信息化工作涉及學校的人事、學籍、教學等多種檔案，與學校人事處、教務處、學生處、招生處等其他部門密切相關，在實際工作中必須與這些部門緊密協(xié)調(diào)、密切配合。但是不同部門的規(guī)章制度及工作要求是不相同的，雖然部分中職學校已經(jīng)建立了相關的檔案信息管理系統(tǒng)，但是在實際運行過程中，學校內(nèi)部其他各部門往往不能給予積極有效的配合，檔案資料大多過于分散且不能及時集中統(tǒng)一管理，使得檔案信息化管理工作難以得到深入的開展。

2.3 檔案信息化管理專業(yè)人才欠缺

要想更好地將大數(shù)據(jù)技術(shù)應用于檔案管理之中，相關工作人員不僅需要具有檔案管理知識，還需要具有信息資源管理、統(tǒng)計學等專業(yè)知識并能夠熟練掌握各種計算機操作，其綜合素養(yǎng)直接影響著工作的質(zhì)量和效率。目前我國中職學校的檔案工作人員大多并不是檔案專業(yè)或計算機專業(yè)出身，普遍存在著專業(yè)知識與技能不足及知識結(jié)構(gòu)老化的問題，在具體工作中即便學校能夠提供先進的信息化管理系統(tǒng)，其自身也難以運用相關技術(shù)進行信息化管理操作。同時，當今中職學校普遍更加注重對學校重點發(fā)展領域的師資力量的引進及培養(yǎng)，對檔案信息化管理人才的培養(yǎng)及引進則并不重視。隨著如今國家越來越重視職業(yè)教育及“中考分流”政策，中職學校的規(guī)模不斷擴大、在校生人數(shù)普遍劇增，各種檔案如學生的學籍檔案、資助檔案也相應急劇增加，但從事檔案管理的工作人員并沒有相應增加，有限的工作人員難以對日益龐大復雜的各種檔案進行系統(tǒng)有效的處理，檔案管理工作難度越來越大。

2.4 檔案管理信息化設備設施嚴重不足

檔案管理信息化建設需要先進齊備的硬件設備以及軟件技術(shù)作為基本保障。但是如前所述，由于領導不重視，目前不少中職學校的檔案管理信息化建設工作所需的資金嚴重不足，無論是基礎設施，硬件設備還是軟件技術(shù)均無法滿足信息化建設的基本要求。不少中職學校領導簡單地認為信息化管理就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，配備幾臺計算機再加上個掃描儀就可以完成全部信息化工作，沒有為學校檔案信息化工作配備齊全復印機、服務器、高拍儀、交換機等信息化設備。同時有些中職學校雖然能夠為檔案信息化建設配備足夠的硬件設備，但是又忽略了軟件的重要性，既沒有配備檔案信息化建設所需的專業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)，也沒有配備文字處理、影音處理等相關數(shù)據(jù)處理軟件，使學校檔案信息化建設停滯不前。

2.5 檔案信息安全存在隱患

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，信息的收集、整理、傳遞及檢索查閱變得更加高效便捷，為人們提供了更大的便利。但與此同時，由于網(wǎng)絡自身存在的開放性、共享性等特點，數(shù)據(jù)安全存在著很大的隱患，這對中職學校檔案管理的信息化建設提出了更高的要求。不少中職學校在進行檔案信息化建設時沒有配備高強度的防護體系，同時又缺乏相關專業(yè)技術(shù)人才，無法用專業(yè)的防護技術(shù)對檔案資料進行全面多方位的保護，使得檔案信息安全系數(shù)較低，容易出現(xiàn)信息遭到惡意篡改及信息泄露等問題，不僅嚴重影響了檔案的真實性和權(quán)威性，還有可能導致學校廣大教職工及學生的個人隱私等基本權(quán)益受到侵犯。同時，信息數(shù)據(jù)的存儲具有一定的不穩(wěn)定性，倘若相應存儲讀取技術(shù)過時或者存儲介質(zhì)出現(xiàn)意外損壞，存儲的信息同樣會受到難以估量的損失。

3大數(shù)據(jù)背景下中職學校檔案管理信息化建設的思路和對策

3.1 高度重視檔案管理信息化建設

要想讓檔案管理的信息化建設在中職學校得到廣泛深入地展開，首先必須得到學校領導的高度重視和全力支持。中職學校領導需要解放思想，與時俱進，突破原有的思維束縛，充分認識到檔案管理信息化的眾多優(yōu)點及對中職學校發(fā)展的重要意義。雖然在信息化建設的初期會耗費大量資金，但是，中職學校領導應有長遠觀、大局觀及戰(zhàn)略觀。如前所述，如今是信息化社會，檔案信息化管理已是時代發(fā)展的必然選擇，學校只有適應時代發(fā)展，才能在激烈的競爭中生存發(fā)展。所以，中職學校領導應當站在時代的高度，加大對檔案信息化建設的投入，全面推進檔案管理工作的發(fā)展優(yōu)化。

3.2 健全檔案信息化管理制度

大數(shù)據(jù)背景下，中職學校應當嚴格按照國家的相關規(guī)定，制訂科學完善的檔案工作管理制度，對檔案信息化管理工作流程進行規(guī)范化處理，以確保檔案信息化建設能夠平穩(wěn)有序進行。首先，嚴格依據(jù)規(guī)范要求制訂相關部門檔案收集、整理、歸檔、移交、保密與利用等工作環(huán)節(jié)的管理制度，使檔案管理工作有章可循。其次，明確相關部門的工作職責，將責任落實到人。同時，學?？梢愿鶕?jù)自身的實際情況來建設大數(shù)據(jù)檔案信息化服務平臺，從而有效地實現(xiàn)各類檔案信息的集中管理，促進各類檔案信息的共享，更好地滿足檔案信息化管理的需求。

3.3 加強檔案管理人才隊伍建設

人才隊伍建設是檔案信息化建設的重要內(nèi)容，大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理對工作人員有著更高的要求。中職學校檔案管理工作人員必須樹立大數(shù)據(jù)思維、強化大數(shù)據(jù)使用意識，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和對新技術(shù)的應用能力，主動地去學習計算機、信息資源管理、數(shù)據(jù)庫等知識，掌握云計算、信息處理以及大數(shù)據(jù)分析思維能力，能夠利用大數(shù)據(jù)思維去解決檔案信息化管理過程中遇到的各種問題，并積極學習借鑒其他單位檔案信息化建設的成功經(jīng)驗，真正將大數(shù)據(jù)技術(shù)與本校檔案工作結(jié)合在一起。

同時，中職學校要正確認識到人才和團隊管理的重要性，制訂科學完善的人才引進政策，大力引進專業(yè)的檔案管理及信息技術(shù)人才，改善現(xiàn)有工作隊伍的知識和年齡結(jié)構(gòu)，組建一支具有數(shù)據(jù)處理分析應用能力和創(chuàng)新意識的高素質(zhì)學習型工作隊伍。同時注意加強職業(yè)道德培訓和法制教育并完善獎懲機制，使每一位檔案管理工作人員都能夠在工作中恪守職業(yè)道德，提高服務意識；能夠嚴格遵守各項規(guī)章制度的要求，維護檔案信息的安全；能夠以更高的積極性和熱情投身于自身的工作中，促進學校檔案信息化工作更加專業(yè)、高效。

3.4加大投入力度，完善檔案信息化建設軟硬件設備設施

先進完備的信息化設備是檔案管理信息化的重要前提，在中職學校檔案信息化建設過程中，首先需要完善基礎硬件設備及軟件系統(tǒng)。中職學校要加大在檔案信息化建設方面的資金投入力度，為檔案信息化管理提供滿足相關要求的專用機房，配置齊全高性能計算機、大容量存儲器、打印機等檔案信息化工作必需的設備。同時，還需要為檔案管理信息化工作的開展提供可靠的軟件資源、智能化的管理系統(tǒng)、先進的網(wǎng)絡支撐平臺，并持續(xù)性投入資金以確保學校檔案管理信息化工作所需要的各種硬件設備及軟件系統(tǒng)都能夠及時地得到更新升級，為學校檔案管理信息化工作能夠更好、更深入地開展提供可靠的軟硬件資源保障。

3.5 加強檔案管理信息安全建設

在大數(shù)據(jù)時代，信息安全是中職學校實行檔案信息化管理首先要解決的問題。為了保證檔案信息的安全，中職學校必須制訂嚴格的安全管理制度，提高檔案工作各環(huán)節(jié)的規(guī)范性，從根本上建立防護機制以有效保護檔案信息的安全。首先，在平時的檔案工作中，采用權(quán)限分級等多種訪問控制，對檔案相關信息的錄入、查閱、修改等權(quán)限進行嚴格的限定。其次，加強先進網(wǎng)絡安全防護技術(shù)的引進，采用時代領先的網(wǎng)絡安全監(jiān)測、數(shù)據(jù)加密及身份識別技術(shù)做好檔案信息的安全防護工作并不斷更新升級學?；ヂ?lián)網(wǎng)的防火墻，確保檔案數(shù)字信息存儲環(huán)境的穩(wěn)定安全。同時，要注意做好相關數(shù)據(jù)信息防災備份工作。一方面要對各種檔案數(shù)據(jù)及時備份，同時要用不同的存儲介質(zhì)及云存儲技術(shù)分別進行保存，以應對各種意外突發(fā)情況的發(fā)生。此外，還要配備專業(yè)技術(shù)人員定期、不定期對檔案管理系統(tǒng)及重要檔案信息數(shù)據(jù)進行監(jiān)測，防止檔案數(shù)據(jù)丟失或遭到網(wǎng)絡黑客攻擊，若電子檔案信息遭到惡意破壞，能夠第一時間發(fā)現(xiàn)并進行信息數(shù)據(jù)恢復，同時立即修復安全漏洞并升級防衛(wèi)系統(tǒng)。

4 結(jié)語

總之，在大數(shù)據(jù)背景下，中職學校應全面提高對檔案管理信息化內(nèi)涵的認知，重視檔案管理信息化的建設，加大檔案管理信息化建設的投入，健全檔案信息化管理制度，全面提升學校檔案管理工作質(zhì)量和效率，使得學校在大數(shù)據(jù)時代能夠得到更好的發(fā)展。

（作者單位：河南信息工程學校）