摘 ?要：本文以人事檔案為研究對(duì)象，探討人事檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容、規(guī)則及機(jī)制，并以某單位為例，分析人事檔案數(shù)字化的具體實(shí)踐內(nèi)容，論證人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)實(shí)踐意義，并就進(jìn)一步做好人事檔案數(shù)字化進(jìn)行探索，提出具體的方法和舉措，為做好新時(shí)代人事檔案管理提供有益借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案數(shù)字化；實(shí)踐；探索

引言

人事檔案是組織人事等相關(guān)部門(mén)在組織建設(shè)、人事管理、人才服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律，以及家庭狀況和社會(huì)關(guān)系等重要?dú)v史記錄材料。人事檔案是干部教育培養(yǎng)選拔任用，以及人才評(píng)鑒的重要依據(jù)和基礎(chǔ)，也是激發(fā)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)在動(dòng)力的重要組成部分。大數(shù)據(jù)時(shí)代，為提升人事檔案管理質(zhì)量和效率，各地各部門(mén)紛紛利用檔案數(shù)字化技術(shù)來(lái)管理和開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源，將紙質(zhì)、膠片等人事檔案數(shù)字化，通過(guò)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、人事檔案數(shù)據(jù)化目錄等，實(shí)現(xiàn)人事檔案高效管理和優(yōu)質(zhì)開(kāi)發(fā)利用[1]。

1 人事檔案數(shù)字化概述

為順應(yīng)數(shù)字時(shí)代的發(fā)展需要，滿足人事制度改革發(fā)展的要求，需要通過(guò)數(shù)字技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等信息技術(shù)最新成果的運(yùn)用，重構(gòu)人事檔案管理內(nèi)容、模式，實(shí)現(xiàn)以檔案實(shí)體為中心的管理模式向著以檔案信息為中心的管理模式的轉(zhuǎn)變。

1.1 人事檔案數(shù)字化的內(nèi)容主要

一是將傳統(tǒng)紙質(zhì)、膠片等載體的人事檔案資源轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)讀寫(xiě)的、用“0”“1”表示的二進(jìn)制代碼，并將其存儲(chǔ)于光盤(pán)、磁盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)。二是建立數(shù)字化檔案檢索目錄工具，以及檔案全文數(shù)字化[2]。三是將人事檔案數(shù)字化信息資源用計(jì)算機(jī)表示為結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化形式，并將其存儲(chǔ)于數(shù)字化人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。四是構(gòu)建人事檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，并利用局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理、服務(wù)及共享。五是建立人事檔案數(shù)字化目錄。根據(jù)人事檔案管理規(guī)定或規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及要求，建立若干層級(jí)的人事檔案管理目錄，便于檢索及查詢。

1.2 人事檔案數(shù)字化工作規(guī)則

自1996年國(guó)家檔案局成立電子文件檔案研究領(lǐng)導(dǎo)小組始，人事檔案數(shù)字化領(lǐng)域陸續(xù)頒布和出臺(tái)了《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案單套管理一般要求》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等法規(guī)、規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，為人事檔案數(shù)字化建設(shè)提供了基本規(guī)則。為此，中組部還專門(mén)在全國(guó)率先部署實(shí)施了組織系統(tǒng)干部人事檔案數(shù)字化工作。

1.3 人事檔案數(shù)字化工作機(jī)制

根據(jù)人事檔案管理特點(diǎn)，以及數(shù)字化實(shí)踐要求，在實(shí)踐中逐漸探索出符合人事檔案數(shù)字化基本原則、管理規(guī)則等。人事檔案數(shù)字化要堅(jiān)持真實(shí)性、完整性、可用性、完整性原則；人事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)流程；人事檔案數(shù)字化監(jiān)督和控制機(jī)制；人事檔案數(shù)字化過(guò)程質(zhì)量、安全性執(zhí)行及可用性保障機(jī)制。以及人事檔案管理所要遵循的依法管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理、方便利用、安全保密等一系列管理體制機(jī)制要求。

2 人事檔案數(shù)字化意義

人事檔案詳細(xì)記錄了人員的能力、學(xué)歷、經(jīng)歷和政治品質(zhì)等信息，做好人事檔案管理，也是人力資源科學(xué)管理，激發(fā)人才資源優(yōu)勢(shì)，提升機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)力的現(xiàn)實(shí)需要。

2.1 創(chuàng)新承載模式

傳統(tǒng)人事檔案管理主要依托計(jì)算機(jī)及人工模式，無(wú)論是人事檔案資料的收集、整理、歸檔，還是后期的查詢、檢索和利用，整體效率較低，且難以全面掌握單位人事信息。將人事檔案數(shù)字化，借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、數(shù)字計(jì)算存儲(chǔ)技術(shù)等，能夠?qū)⒏鞣N原本承載于紙質(zhì)中的人事信息，由磁盤(pán)、光盤(pán)和軟盤(pán)等存儲(chǔ)，并按照既定要求存儲(chǔ)于人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，人事檔案信息分類更加精細(xì)、查詢更加便捷、安全更有保障。

2.2 豐富管理手段

傳統(tǒng)人事檔案管理主要依靠人工管理，管理的手段和方式相對(duì)落后。利用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將采集到的人事檔案信息存儲(chǔ)于人事檔案管理系統(tǒng)，完全實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字存儲(chǔ)、數(shù)字查詢和數(shù)字管理，無(wú)論是信息錄入還是檢索查詢都更加便捷，管理的手段朝著更為智能化、自動(dòng)化、信息化方向發(fā)展，管理手段更加豐富多樣[3]。

2.3 提升決策水平

人事檔案具有重要的參考價(jià)值，通過(guò)機(jī)關(guān)人事檔案信息的分析，能夠準(zhǔn)確掌握現(xiàn)有人員的數(shù)量、類型、年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、工齡結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)。通過(guò)這些重要人事檔案信息資源的分析研判，可掌握單位已有人才結(jié)構(gòu)情況，為做好人才培養(yǎng)、選拔、任用，以及新進(jìn)人才的招錄等提供參考，提供更為精準(zhǔn)、科學(xué)的決策依據(jù)。

2.4 發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)

人才是21世紀(jì)最寶貴的資源。人才資源是第一資源，人才優(yōu)勢(shì)也是最大優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)人事管理逐漸朝著人力資源管理方向轉(zhuǎn)變，也更加注重人才資源開(kāi)發(fā)和利用。通過(guò)人事檔案數(shù)字化管理，可以精準(zhǔn)且全面地分析現(xiàn)有人才資源的結(jié)構(gòu)，為單位使用人才、激發(fā)人才內(nèi)生動(dòng)力和創(chuàng)造力提供第一手重要信息資源，從而將人力優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的人才優(yōu)勢(shì)[4]。

3 人事檔案數(shù)字化實(shí)踐

3.1 轉(zhuǎn)化前：做好數(shù)字化準(zhǔn)備

3.1.1全面摸底。人事檔案數(shù)字化工作，首先的一步是要全面摸清底數(shù)。掌握人事檔案數(shù)字化的具體規(guī)模和數(shù)量，各種館藏人事檔案的具體類型，以及不同類型人事檔案的具體館藏情況。具體來(lái)說(shuō)，可根據(jù)不同分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行摸底：按照人員結(jié)構(gòu)，可分為離退休人員檔案、專業(yè)技術(shù)人員檔案、行政管理人員檔案、工人檔案；根據(jù)材料內(nèi)容，可分為履歷類、自傳和思想類、學(xué)歷學(xué)位/專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）/學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類[5]。

3.1.2制定方案。人事檔案數(shù)字化工作要制定具體的轉(zhuǎn)化方案，方案包括人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化領(lǐng)導(dǎo)小組、轉(zhuǎn)化時(shí)間、轉(zhuǎn)化要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

3.1.3業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在摸清人事檔案底數(shù)以及制定人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化方案的基礎(chǔ)上，要組織參與人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容包括《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案》《干部人事檔案審核缺件處理辦法》，相關(guān)的人事檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范知識(shí)，以及本單位出臺(tái)的相應(yīng)管理制度的學(xué)習(xí)，使參與人員熟練掌握人事檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和要求，統(tǒng)一人事檔案標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范[6]。

3.1.4設(shè)備保障。人事檔案數(shù)字化專業(yè)性較強(qiáng)，既可選擇外包，由第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)助完成，也可由人事檔案管理單位根據(jù)實(shí)際，自行完成。無(wú)論是選擇外包方式，還是獨(dú)立完成，都要配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、人事檔案管理軟件等，為人事檔案數(shù)字化打下扎實(shí)基礎(chǔ)。

3.2 ?轉(zhuǎn)化中：做好數(shù)字化質(zhì)控

3.2.1確定轉(zhuǎn)化方式。人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的方式主要為掃描儀掃描。在選擇該種轉(zhuǎn)化方式后，要選擇相應(yīng)的掃描儀。針對(duì)人事檔案篇幅較小，館藏時(shí)間久遠(yuǎn)且紙質(zhì)薄脆等特點(diǎn)，選擇平板掃描儀，既可降低數(shù)字化成本，也能夠更好地保護(hù)原始人事檔案資料。在掃描薄脆、年代久遠(yuǎn)紙質(zhì)人事檔案更具優(yōu)勢(shì)[7]。

3.2.2明確轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)。在確定人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化方式后，需要進(jìn)一步明確數(shù)字化轉(zhuǎn)化的標(biāo)準(zhǔn)和格式。具體來(lái)說(shuō)，就是要根據(jù)《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《平板式掃描儀通用規(guī)范》，設(shè)置數(shù)字化掃描亮度、對(duì)比度、分辨率、色彩，以及格式。

3.2.3嚴(yán)把轉(zhuǎn)化質(zhì)量。轉(zhuǎn)化過(guò)程中要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，具體來(lái)說(shuō)，既要確保數(shù)字化掃描后的檔案信息與紙質(zhì)檔案信息一致，確保數(shù)字檔案信息的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。重點(diǎn)要把好人員建庫(kù)、信息采集、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)字化加工等環(huán)節(jié)質(zhì)量關(guān)，并建立檔案數(shù)據(jù)復(fù)核制度，確保人事檔案數(shù)字化后存儲(chǔ)的檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤[8]。

3.3 轉(zhuǎn)化后：做好數(shù)字化管理

人事檔案數(shù)字化管理涉及已歸檔人事檔案的數(shù)字化，以及新產(chǎn)生人事檔案的數(shù)字化管理。前者，需要遵循轉(zhuǎn)化前、轉(zhuǎn)化中的各項(xiàng)要求，做好傳統(tǒng)人事檔案的數(shù)字化管理。后者，則注重源頭新生成人事檔案的數(shù)字化管理。重點(diǎn)是要做好人事履歷表、登記表等紙質(zhì)載體的電子版本存儲(chǔ)，利用辦公OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化與檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)無(wú)縫銜接，保證新增電子檔案及時(shí)歸檔，借助電子簽名技術(shù)保證其真實(shí)性、完整性。總之，無(wú)論是傳統(tǒng)人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，還是新增數(shù)字化人事檔案，都要嚴(yán)格信息管理，利用信息加密技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、密碼保護(hù)等，確保人事檔案管理的安全性。

4 人事檔案數(shù)字化思考

4.1 明確信息加工標(biāo)準(zhǔn)

單位人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，既有公務(wù)員編制、也有事業(yè)編制，還有臨時(shí)聘用工勤人員，這些人事檔案數(shù)字化加工的范圍和標(biāo)準(zhǔn)缺少相應(yīng)的規(guī)定和依據(jù)。為此，要立足用人單位自身實(shí)際，科學(xué)選擇人事檔案數(shù)字化加工范圍，并制定統(tǒng)一的《人事檔案數(shù)字化整理分類標(biāo)準(zhǔn)》，結(jié)合《干部人事檔案工作條例》的具體規(guī)定，將人事檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類，并詳細(xì)制定機(jī)關(guān)單位《人事檔案數(shù)字化著錄質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)》《數(shù)字化加工成品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》，并根據(jù)單位人事檔案利用頻率，確定數(shù)字化重點(diǎn)材料，如，聘用合同、退休材料、職務(wù)任免材料等[9]。

4.2 科學(xué)系統(tǒng)模塊選擇

人事檔案數(shù)字化涉及系統(tǒng)模塊、檔案整理模塊、檔案加工模塊等，每一模塊承擔(dān)的功能存在較大差異，應(yīng)科學(xué)合理做好選擇。其中，系統(tǒng)模塊是整個(gè)單位人事檔案管理系統(tǒng)的核心，條件允許情況下，應(yīng)立足單位自身實(shí)際，邀請(qǐng)第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)助進(jìn)行開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)。按照系統(tǒng)層、管理層和應(yīng)用層，科學(xué)配置不同層級(jí)的功能。具體來(lái)說(shuō)，可將檔案系統(tǒng)模塊分為人事檔案收集、管理、利用、數(shù)據(jù)信息管理、系統(tǒng)管理五大板塊，對(duì)接人事檔案管理相應(yīng)流程。整理模塊則應(yīng)涵蓋檔案著錄、掃描，以及破損紙張托裱修復(fù)。加工模塊則是確保掃描后的人事檔案實(shí)體與電子文件，以及卷內(nèi)目錄與電子文件一一對(duì)應(yīng)[10]。

4.3 強(qiáng)化信息安全保障

安全是人事檔案數(shù)字化始終需要考慮的。為此，一要謹(jǐn)慎選擇第三方。對(duì)于館藏人事檔案資料較多，自身無(wú)法完成數(shù)字化的單位，應(yīng)委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)，且應(yīng)是具有開(kāi)展檔案數(shù)字化資質(zhì)及經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)機(jī)構(gòu)。在進(jìn)行數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化前，應(yīng)簽訂保密協(xié)議。二要加強(qiáng)人員管理。從事人事檔案管理工作的人員要始終繃緊安全保密這根弦，嚴(yán)禁使用手機(jī)、相機(jī)等設(shè)備拍攝人事檔案，嚴(yán)禁未經(jīng)允許查詢、傳輸人事檔案信息。三是完善規(guī)章制度。根據(jù)人事檔案管理實(shí)際，制定人事檔案借閱、歸還、出入庫(kù)若干規(guī)定，確保檔案利用環(huán)節(jié)人事檔案信息安全。四是加大投入力度。根據(jù)數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展，以及人事檔案數(shù)字化安全管理的實(shí)際需要，實(shí)時(shí)添加安全設(shè)備，升級(jí)安全軟件，搭建防火墻等，安裝檔案庫(kù)房監(jiān)控設(shè)備，并將視頻數(shù)據(jù)保存。

4.5 及時(shí)錄入新增材料

隨著人事制度改革的深入，人員流動(dòng)性更強(qiáng)，要及時(shí)做好新增檔案、新增材料的數(shù)字化錄入。尤其是人事檔案，有其自身的特殊屬性，存在著檔隨人走的現(xiàn)象，即，人事檔案會(huì)隨著人員流動(dòng)而流動(dòng)，卷內(nèi)資料也會(huì)隨之發(fā)生變化。而新增材料則是由檔案托管部門(mén)數(shù)字化加工而產(chǎn)生，系統(tǒng)中尚不具備增補(bǔ)材料的功能，且增加人事檔案的技術(shù)難度大，成本高。對(duì)此情況，可在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之初，在傳統(tǒng)的十大類人事檔案基礎(chǔ)上，增設(shè)“新增材料”子系統(tǒng)，這樣可在不改變?cè)腥耸聶n案存儲(chǔ)模式的基礎(chǔ)上，根據(jù)后期需要，在“新增材料”欄目中查詢到所需的檔案信息。

結(jié)語(yǔ)

總之，做好人事檔案數(shù)字化工作，既是適應(yīng)新時(shí)代數(shù)字技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，也是推動(dòng)人事檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)的迫切需要。作為人事檔案管理部門(mén)，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，善于借助先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)與檔案管理深度融合，促進(jìn)人事檔案管理更加優(yōu)質(zhì)高效，進(jìn)一步發(fā)揮出人事檔案助力干部教育培養(yǎng)選拔任用，激發(fā)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)在動(dòng)力的應(yīng)有價(jià)值，不斷提升單位科學(xué)化管理水平。

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作者簡(jiǎn)介：曲莉，白山市靖宇縣水利局館員，主要從事檔案管理與研究。