閆玉峰

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)建設的日益完善，財務信息化水平的不斷提升，高校掀起了引進財務網(wǎng)絡報銷模式的熱潮，向高質(zhì)量、高水平發(fā)展又邁出了堅實的一步。但是，在財務網(wǎng)報模式運行之初，問題頻頻出現(xiàn)，極大降低了報銷效率和使用滿意度，致使該模式的積極作用無法彰顯。筆者結(jié)合工作實際，總結(jié)出掣肘財務網(wǎng)報效率提升的關(guān)鍵問題，如有關(guān)財務網(wǎng)絡報銷的培訓與推廣缺乏精細化和持續(xù)性；報銷經(jīng)辦人報銷等待的時間過長；報銷雙方信息不對稱，溝通成本高；線下簽批與提交公務卡紙質(zhì)消費記錄降低網(wǎng)報效率；財務網(wǎng)絡報銷渠道單一化等。而后，根據(jù)梳理的財務網(wǎng)報流程，從網(wǎng)絡報銷培訓、反饋機制、財務網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)智能化提示和校驗、線上簽批、報銷渠道等五個方面提出改進對策，逐步優(yōu)化報銷流程，以期能夠促進財務網(wǎng)報模式朝著質(zhì)量更好、效率更高的方向發(fā)展。

高校財務部門是高校經(jīng)濟運行的中心，聯(lián)結(jié)著教學管理、科研管理、人事管理、資產(chǎn)管理、后勤管理等諸多部門，是高校事業(yè)發(fā)展的重要支撐和保障。而財務報銷是財務部門的核心職能，發(fā)揮著基礎而關(guān)鍵的作用。在傳統(tǒng)的報銷模式中，報銷經(jīng)辦人無論是在報銷大廳排隊等待報銷，還是通過財務網(wǎng)絡平臺預約報銷，都需要線下前往財務部門提交紙質(zhì)報銷單據(jù)，面對面報銷。報銷經(jīng)辦人不僅需要等待較長時間，而且需要反復修改報銷單據(jù)，才能完成報銷工作。尤其是在財務年終結(jié)賬前，“排長隊”“報賬難”成了財務報銷備受關(guān)注的問題。此外，高校經(jīng)費類型呈現(xiàn)多元化且逐年增長的態(tài)勢，師生總體報銷需求逐年遞增，導致報銷效率亟待提升?？偠灾?，傳統(tǒng)報銷模式已無法滿足高校師生對財務報銷的迫切需求。

一、高校網(wǎng)絡報銷模式概述

財務網(wǎng)報模式發(fā)端于高等教育事業(yè)迅速發(fā)展、高校在校學生持續(xù)增多、事業(yè)經(jīng)費逐年增長的20世紀90年代。當時全國高校普遍存在財務報銷工作量急劇增長、經(jīng)費來源日益增多且類型多元化的現(xiàn)象，而財務人員配置相對不變，傳統(tǒng)報銷模式的劣勢開始凸顯。2007年1月16日，財政部、教育部印發(fā)的《關(guān)于“十一五”期間進一步加強高等學校財務管理工作的若干意見》中規(guī)定，高等學校應全面推進財務管理的信息化和網(wǎng)絡化，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)統(tǒng)一核算和實時監(jiān)控，提高財務管理水平和會計信息質(zhì)量。

在上述背景下，高校開始引進互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，逐漸取代傳統(tǒng)報銷模式。高校財務網(wǎng)報模式即是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的財務報銷模式，報銷經(jīng)辦人可以在網(wǎng)報系統(tǒng)開放的任何時間和地點提交報銷申請，簽批人員可用電子簽名方式在任何時間和地點進行報銷審批。財務工作人員對報銷單據(jù)審核無誤后，自動生成記賬憑證，資金管理人員根據(jù)已審核的記賬憑證下達支付指令。該模式具有高度的時空靈活性和程序自由度，因此，財務網(wǎng)報模式的引進，能夠顯著提高報銷效率，對于助力高校完成事業(yè)發(fā)展目標、提升廣大師生報銷滿意度，具有傳統(tǒng)報銷模式無法媲美的優(yōu)勢。

二、高校財務網(wǎng)絡報銷流程、存在的問題及原因分析

較為成熟的財務網(wǎng)報流程如下：（1）報銷經(jīng)辦人根據(jù)確定的報銷類型填寫報銷單據(jù)，經(jīng)相關(guān)人員審批同意后打印報銷單據(jù)，然后將報銷單據(jù)投遞到自助投單機；（2）財務工作人員收取報銷單據(jù)并進行分配、審核、復核；（3）資金管理人員根據(jù)已復核的報銷單據(jù)，發(fā)出資金支付指令。其中，報銷經(jīng)辦人填寫報銷單據(jù)是整個報銷工作的開始，報銷經(jīng)辦人可以使用微信端或PC端登錄。因網(wǎng)報系統(tǒng)涉及資金安全，報銷涉及的相關(guān)人員需要實名認證。學校簽批領導主要使用微信審批，首次審批前，必須在網(wǎng)頁端上傳數(shù)字簽名，以實現(xiàn)網(wǎng)報線上審批。報銷經(jīng)辦人確定報銷類型，如日常報銷、借款、差旅報銷、勞務費報銷等等，在財務網(wǎng)報系統(tǒng)上進行填報，填報之前可以利用網(wǎng)報教學視頻學習填報方法，在填寫過程中也會有智能化提示和校驗幫助填報。填報完成后，電子報銷單據(jù)進行網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，報銷單據(jù)所涉及的相關(guān)人員進行審批，并在財務網(wǎng)報系統(tǒng)上留有審批記錄。同時，財務網(wǎng)報系統(tǒng)也會實時顯示流轉(zhuǎn)狀態(tài)。報銷相關(guān)人員審批后，報銷經(jīng)辦人打印報銷單據(jù)，后將完整的報銷材料轉(zhuǎn)移到自助投單機。報銷經(jīng)辦人掃描報銷單據(jù)中的二維碼，即可將報銷材料投入到機器里，點擊結(jié)束送單，自動打印送單編號二維碼，完成送單工作。財務工作人員打開投單機取出報銷單據(jù)，進行分配審核復核，最后發(fā)出資金支付指令。

然而，在財務網(wǎng)報模式運行的初期，問題大量出現(xiàn)，如：（1）關(guān)于財務網(wǎng)絡報銷模式的系列培訓缺乏持續(xù)性和靈活性；（2）報銷經(jīng)辦人等待報銷的時間過長；（3）報銷雙方信息不對稱，溝通成本高；（4）報銷相關(guān)人員線下簽批降低網(wǎng)報效率；（5）財務網(wǎng)絡報銷渠道單一化。以上問題的出現(xiàn)極大降低了財務報銷的效率，致使新模式的積極作用無法彰顯。導致上述問題的原因主要有：

1.有關(guān)財務網(wǎng)絡報銷的培訓與推廣缺乏精細化和持續(xù)性。財務網(wǎng)報模式運行之初，無論是財務工作人員還是財務報銷經(jīng)辦人都會接受系統(tǒng)的培訓，一般由財務部門負責牽頭實施，旨在幫助參培人員迅速認識和使用財務網(wǎng)報系統(tǒng)，促進財務網(wǎng)報模式推廣。但是隨著時間推移，財務網(wǎng)報模式運行的逐步深入，問題頻頻發(fā)生，而能夠幫助解決報銷雙方填報和審核過程中持續(xù)產(chǎn)生的疑問的答疑或培訓難以及時跟進，導致網(wǎng)報模式服務效能降低，“報銷難”的現(xiàn)狀沒有得到根本改善。

2.報銷經(jīng)辦人報銷等待的時間過長。財務網(wǎng)報模式施行之初，當報銷經(jīng)辦人將紙質(zhì)網(wǎng)報單據(jù)提交到財務處，就處于被動等待狀態(tài)。他們無法實時了解網(wǎng)報單據(jù)處于何種狀態(tài)。對于審批未通過的網(wǎng)報單據(jù)，只能被動等待財務人員通知。報銷經(jīng)辦人無法跟進審批流程，無效等待時間過長，報銷效率未得到明顯提升。

3.報銷雙方信息不對稱，溝通成本高。報銷經(jīng)辦人并非專業(yè)的財務工作人員，他們大都是教師和學生，精力大部分投入到科研與專業(yè)學習上，對于財務報銷政策、制度、規(guī)定知之甚少。對于他們來說，需要花費大量的時間和精力去學習、適應新模式，這無疑在短時間內(nèi)增加了他們的額外負擔，內(nèi)心十分抵觸其推行，因此在實際報銷中，報銷材料經(jīng)常出現(xiàn)遺漏、涂改等問題，報銷單據(jù)屢遭存疑甚至退回重批，造成相當程度的低效率，溝通成本較高。

4.線下簽批與提交公務卡紙質(zhì)消費記錄降低網(wǎng)報效率。網(wǎng)報施行之初，報銷經(jīng)辦人通過微信端或者PC端線上預約，然后親臨報銷現(xiàn)場報銷。該模式與傳統(tǒng)報銷模式一致，報銷經(jīng)辦人要找相關(guān)領導簽批，完成后返回財務部門進行報銷，因此簽批受空間和時間的約束極大。該過程涉及諸多簽批環(huán)節(jié)，中間若有一個無法完成簽批，則該報銷就會被擱置，導致網(wǎng)報的優(yōu)勢無法發(fā)揮出來。此外，財務部門依然要求報銷經(jīng)辦人提交公務卡紙質(zhì)消費記錄，用于審核資金支付，由于他們一向容易忽視該環(huán)節(jié)，經(jīng)常發(fā)生報銷材料缺失現(xiàn)象，導致存疑退單率增高。

5.財務網(wǎng)絡報銷渠道單一化。網(wǎng)報模式施行之初，報銷經(jīng)辦人受系統(tǒng)不完善的影響只能實現(xiàn)在PC端進行填報操作，而移動端只能進行上傳報銷材料圖像信息的操作，因而存在移動性差、報銷渠道單一的弊端，不能很好地滿足移動性報銷需求。

三、應對高校財務網(wǎng)絡報銷問題的思路與建議

為應對以上問題，筆者梳理了財務網(wǎng)報的一般流程，從網(wǎng)絡報銷培訓、反饋機制、財務網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)智能化提示和校驗、線上簽批、報銷渠道等五個方面提出對策，逐步優(yōu)化報銷流程：

1.在網(wǎng)報模式推廣的不同時期，財務部門應做好針對不同主體、能夠解決實際問題、具備不同時期不同特色的精細化培訓工作，以及靈活運用其他推廣手段。比如，在推廣初期，就要面向全校各單位的財務網(wǎng)報推廣接口人進行大規(guī)模、多頻次的培訓，使參訓人員能夠迅速了解推廣財務網(wǎng)絡報銷的意義和操作流程。在推廣中期和后期，就要面向有需求的單位舉辦有針對性的主題培訓，以解決在推廣中報銷經(jīng)辦人遇到的具體問題。另外，財務網(wǎng)絡報銷推廣手段應該多樣化。財務部門應充分利用各種受眾較廣的主流網(wǎng)絡平臺，比如微信、QQ等，建設財務綜合服務平臺，持續(xù)推送關(guān)于財務網(wǎng)絡報銷的攻略、指南、注意事項等等，幫助廣大報銷經(jīng)辦人及時更新報銷知識，了解最新報銷動向。最后，財務工作人員的日常工作內(nèi)容之一是審核和復核網(wǎng)絡報銷單據(jù)，因為很少有機會進行報銷信息錄入，導致缺乏報銷實操經(jīng)驗，對于報銷經(jīng)辦人遇到的復雜問題通常無法給予及時幫助。因此，財務工作人員需要進行有計劃的實操培訓，要有邊工作邊學習的意識，不斷提升技能熟練程度。

2.梳理網(wǎng)絡報銷環(huán)節(jié)及報銷單據(jù)傳遞路徑，形成問題及時反饋機制，財務網(wǎng)報系統(tǒng)應添加報銷單據(jù)流轉(zhuǎn)及審批反饋功能。報銷經(jīng)辦人填寫并打印報銷單據(jù)—投遞到自助投單機—財務報銷工作人員收取報銷單據(jù)—分配報銷單據(jù)—審核報銷單據(jù)—復核報銷單據(jù)—資金管理人員下達資金支付指令。以上是財務單據(jù)流轉(zhuǎn)所涉及的所有關(guān)鍵環(huán)節(jié)，無論是哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都無法流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，財務網(wǎng)報系統(tǒng)能及時自動將信息反饋給報銷經(jīng)辦人，報銷經(jīng)辦人可以針對不同情況，及時修正報銷單據(jù)，這樣能夠顯著縮短報銷經(jīng)辦人的無效等待時間，大大提高財務報銷效率。

3.利用財務網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)智能化提示和校驗，提升財務報銷的規(guī)范性、準確率，降低溝通成本。通常，報銷經(jīng)辦人出于科研和專業(yè)學習對經(jīng)費支持的依賴性而不得不選擇報銷，他們往往疏于學習有關(guān)財務的政策、制度、規(guī)定，從而導致了雙方信息的不對稱。財務部門引入網(wǎng)報模式，就要解決或很大程度上緩解雙方信息不對稱的問題。這個問題是制約高校財務報銷質(zhì)量與效率提升的關(guān)鍵問題。如將財務報銷的政策、制度、規(guī)定以報銷經(jīng)辦人容易理解的方式嵌入系統(tǒng)，則報銷經(jīng)辦人在網(wǎng)報系統(tǒng)上填寫財務信息時就能看到提示，做到及時學習。

另外，還可以在財務網(wǎng)報系統(tǒng)上嵌入智能檢驗功能。報銷經(jīng)辦人完成報銷信息的填寫后，財務網(wǎng)報系統(tǒng)會根據(jù)預設規(guī)則對填寫的信息進行校驗，判斷是否超過標準。若超過標準，報銷經(jīng)辦人將無法填寫信息，更無法完成報銷單據(jù)的提交。經(jīng)過系統(tǒng)檢驗后的報銷單據(jù)，下一步才會流轉(zhuǎn)到財務工作人員的工作區(qū)域，這樣財務報銷的規(guī)范性、準確率大大提升，極大地降低了溝通成本。對于資金支付失敗退回的情況，財務網(wǎng)報系統(tǒng)的檢驗功能可以及時核驗報銷單據(jù)支付信息中戶名、卡號、開戶行等銀行賬戶信息，大大提高資金支付成功率，減少資金支付失敗后的溝通成本。

4.財務部門應在網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)上設置網(wǎng)上報銷簽批功能。在推廣財務網(wǎng)報模式之時，財務部門可以在全校范圍內(nèi)通知簽批領導在網(wǎng)報系統(tǒng)上設置電子簽名。網(wǎng)上簽批功能能夠幫助簽批領導解決簽批時空受限的問題，大大縮短了報銷等待簽批的時間，極大地提高了財務報銷效率。

網(wǎng)報系統(tǒng)還能夠集成公務卡信息錄入功能，可以直接查詢消費信息，無需再登錄網(wǎng)上銀行查詢。系統(tǒng)將自動獲取消費金額、消費時間及銷售方信息，只需選擇用于報銷的刷卡記錄，即可自動完成公務卡消費記錄信息的錄入。通過網(wǎng)報系統(tǒng)直接選取的公務卡消費記錄，刷卡POS單、銀行消費記錄無需拍照上傳至網(wǎng)報系統(tǒng)，紙質(zhì)附件也不需要提交公務卡記錄材料。

5.財務網(wǎng)絡報銷渠道應多元化，將移動端報銷渠道作為PC端的重要補充。利用PC端登錄財務網(wǎng)報系統(tǒng)報銷是目前最主要的形式，但是存在移動性差的弊端，不能很好地滿足隨時隨地報銷的移動性業(yè)務需求。因此，加入移動端報銷渠道——智能手機渠道進行財務報銷，可以很好地解決上述問題。財務部門根據(jù)報銷經(jīng)辦人的需求，研發(fā)具有PC端相同功能的手機報銷APP。報銷經(jīng)辦人通過手機端上傳報銷文字信息和圖像文件，就可以實現(xiàn)隨時隨地進行網(wǎng)上財務報銷。

結(jié)語：

在國家層面大力推行財務信息化和“放管服”的大背景下，傳統(tǒng)報銷模式作為曾經(jīng)主要的財務報銷模式，已無法滿足當下高校日益增長且多元化的報銷需求，而財務網(wǎng)報模式是新時代下高校財務管理的必然選擇。盡管網(wǎng)報模式在推行之初存在諸多問題，但從長遠看，報銷經(jīng)辦人能夠擺脫“排長隊”“報銷難”的困境，為其教學與科研工作注入強有力的支撐；財務工作人員能夠從繁重的工作中解脫出來，提高工作效率，改善工作環(huán)境；高校能夠?qū)⒇攧展芾硭教嵘粮邔哟危瑢崿F(xiàn)事業(yè)高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。相信通過多方面多角度協(xié)同優(yōu)化財務網(wǎng)絡報銷實踐關(guān)鍵問題，將會使財務網(wǎng)報模式建設這一具有重大意義的工程日趨完善，更好地服務于廣大師生，為高校建設添磚加瓦。

（作者單位：安徽理工大學 財務處）