文/山西省文水縣自然資源服務(wù)中心 李沛沛

資源共享是社會主義現(xiàn)代化事業(yè)建設(shè)中的發(fā)展共識，面向社會的資源共享與優(yōu)化配置，有利于創(chuàng)造更高的生態(tài)、經(jīng)濟與社會效益。自然資源檔案數(shù)量隨著自然資源開發(fā)保護不斷增長，加快自然資源檔案信息化建設(shè)，深化自然資源檔案共享，對實現(xiàn)自然資源檔案管理事業(yè)的健康長久發(fā)展意義重大。

一、自然資源檔案管理的內(nèi)容和特點

自然資源檔案管理是針對和自然資源有關(guān)的各項資料內(nèi)容開展的收集整合與存儲工作，主要由自然資源管理部門負(fù)責(zé)，涵蓋土地管理、地質(zhì)環(huán)境、礦產(chǎn)資源、不動產(chǎn)登記、國土資源開發(fā)監(jiān)察與行政復(fù)議訴訟等領(lǐng)域，資料內(nèi)容形式以文字、影像、圖片和聲音等為主。高質(zhì)量的檔案管理有利于提高自然資源配置的合理性與利用率，實現(xiàn)高效科學(xué)的自然資源管理。

我國自然資源數(shù)量巨大，具有種類多樣、范圍廣泛、高利用價值等特點。相應(yīng)地，自然資源檔案管理也表現(xiàn)出了以下特征：首先，檔案數(shù)量眾多，且分布零散。自然資源檔案管理部門需要協(xié)調(diào)協(xié)助多個部門開展工作，并對工作內(nèi)容進行記錄總結(jié)，形成檔案資料，因此存儲的檔案資料數(shù)量越來越多。同時，自然資源檔案管理部門需統(tǒng)計歸檔其他部門的業(yè)務(wù)信息，檔案資料來源表現(xiàn)出突出的分散性。其次，檔案種類繁多，具有較高綜合性。自然資源檔案載體類型多樣，涵蓋了生態(tài)修復(fù)、自然資源保護及綜合治理等諸多領(lǐng)域內(nèi)容，涉及文書、科技、會計和業(yè)務(wù)檔案等，表現(xiàn)出了較強的綜合管理性。最后，檔案地域性強，具有極高的價值。自然資源檔案管理按照省市縣不同行政等級劃分區(qū)域，能夠用于調(diào)查監(jiān)測和評價自然資源、權(quán)屬確權(quán)登記、自然資源有償使用等，發(fā)揮矛盾糾紛處理憑證、資源使用合法性確認(rèn)等功能，現(xiàn)實價值突出。

二、面向資源共享的自然資源檔案信息化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，資源共享成為可能，各項閑置資源被有效盤活，社會資源得以實現(xiàn)配置優(yōu)化，大大提高了資源利用率。新修訂的《檔案法》明確規(guī)定了檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，對傳統(tǒng)載體檔案信息化、數(shù)字檔案館、檔案資源共享平臺建設(shè)進行了明確要求。自然資源相關(guān)檔案管理部門已開始逐步建設(shè)數(shù)字檔案室，以保障國家級信息化檔案系統(tǒng)的高效建設(shè)。面向資源共享的自然資源檔案信息化建設(shè)，其最終目標(biāo)是實現(xiàn)公共自然資源檔案的開放、整合利用，提升自然資源檔案管理的信息化水平，并將信息化檔案資源深刻融合至檔案資源的利用中，切實發(fā)揮自然資源檔案資料的利用價值和服務(wù)職能。

三、面向資源共享的自然資源檔案信息化建設(shè)原則

第一，要遵循標(biāo)準(zhǔn)性建設(shè)原則。統(tǒng)一信息化流程規(guī)范、信息化技術(shù)規(guī)范及其他標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則，以此作為自然資源檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)與依據(jù)。第二，要遵循重點優(yōu)先性建設(shè)原則。自機構(gòu)改革以來，基層自然資源單位需要負(fù)責(zé)更多業(yè)務(wù)職能，登記入檔更多業(yè)務(wù)檔案資料，要對其進行數(shù)字化處理，需要耗費較長時間，且工作量巨大。因此，要基于基層自然資源單位的軟硬件設(shè)施建設(shè)情況，優(yōu)先處理重要性和特色性的檔案，逐步完成信息化檔案資源建設(shè)。第三，要遵循協(xié)作性建設(shè)原則。面向資源共享的自然資源檔案數(shù)字化處理，涵蓋科技、業(yè)務(wù)、聲像、文書等各個類型，需要逐一完成拍攝掃描、錄入和去噪等系列流程，整合分散的業(yè)務(wù)檔案資料，必須在檔案管理部門和其他相關(guān)部門的協(xié)同合作之下，有效推進信息化建設(shè)工作開展。第四，要遵循功能性建設(shè)原則。面向資源共享的自然資源檔案信息化建設(shè)，必須突出資源共享功能。信息化建設(shè)推進中構(gòu)建的資源數(shù)據(jù)庫、檢索系統(tǒng)均應(yīng)確保能夠?qū)崿F(xiàn)齊全的應(yīng)用功能，并增強資源數(shù)據(jù)庫可擴展性，便于后期檔案資源增加和維護。第五，要遵循安全性建設(shè)原則。資源共享視角下，自然資源檔案信息化建設(shè)難度和復(fù)雜性更高，同時也面臨著前所未有的信息安全隱患。因此，必須加強安全管理機制建設(shè)，科學(xué)應(yīng)用先進技術(shù)，提高信息化安全管理水平，保障檔案資源數(shù)據(jù)安全。

四、面向資源共享的自然資源檔案信息化建設(shè)不足

（一）缺乏健全的信息化管理制度。要切實達成資源共享的信息化建設(shè)目標(biāo)，必須制定實施與自然資源檔案管理相適應(yīng)的信息化管理制度，使各項工作的開展有章可循，高效有序推進信息化建設(shè)。同時，信息化管理制度的制定與完善也是推進自然資源檔案信息化建設(shè)的重難點。現(xiàn)階段，窗口業(yè)務(wù)是自然資源檔案管理部門的工作重心，檔案信息化管理制度建設(shè)進程緩慢，缺乏長效的管理措施，檔案信息安全方面存在較大的泄漏、丟失等隱患。由于檔案信息化管理理念固化守舊，工作人員缺乏信息化思維和專業(yè)技術(shù)能力，未能熟練掌握自然資源信息化管理手段，缺乏信息化掃描、處理等技能。管理方法與信息化建設(shè)發(fā)展難以適應(yīng)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料積壓，未及時整合配置和錄入檔案資料現(xiàn)象，對自然資源檔案信息化建設(shè)造成了一定的阻礙。信息化管理制度的不健全，不利于資源共享建設(shè)目標(biāo)的達成。

（二）缺乏完善的信息化管理平臺?，F(xiàn)階段，自然資源檔案信息化管理平臺的建設(shè)速度仍比較緩慢，信息化管理平臺的應(yīng)用功能較少，檔案資料利用率偏低。信息化管理平臺的不完善，主要是因為自然資源檔案的信息化建設(shè)是一項具有較高系統(tǒng)性和復(fù)雜性的項目，需要多個單位和部門協(xié)同合作，對地方政府網(wǎng)絡(luò)平臺的要求也很高，實際建設(shè)中的溝通協(xié)調(diào)工作難度較大。此外，自然資源檔案信息化管理平臺建設(shè)期間，由于檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施老舊，需要投入較多資金進行基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)建設(shè)。但是因資金有限等問題，信息化平臺建設(shè)難度有所增加。再加上自然資源檔案涉及林地保護、國土規(guī)劃等多個領(lǐng)域的內(nèi)容，紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，檢索查閱難度較大，導(dǎo)致平臺建設(shè)緩慢，檔案資料更新不及時。并且由于資料整理環(huán)節(jié)的遺留問題，使得部分自然資源檔案歸檔不完整，與檔案管理要求不符。

（三）缺乏較高的信息化水平。自然資源檔案的數(shù)量非常龐大，且不斷增加，信息化處理工作量大。部分單位由于缺乏專業(yè)的掃描、處理等設(shè)備和工作人員，經(jīng)常會采取服務(wù)外包和信息化外包模式，但是外包單位對自然資源業(yè)務(wù)檔案缺乏足夠的了解，必須學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識，并由自然資源檔案管理部門專業(yè)工作人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)。另外，自然資源檔案中有很多圖表、手寫內(nèi)容，信息化掃描后無法完成OCR識別，信息化檔案資料只能進行標(biāo)題搜索，內(nèi)容無法完整顯示，不利于后續(xù)進行數(shù)據(jù)分析和其他方面的利用。此外，信息化管理方法過于單一，管理效率偏低，容易出現(xiàn)各種管理錯誤，影響自然資源檔案管理的信息化建設(shè)質(zhì)量。

五、面向資源共享的自然資源檔案信息化建設(shè)舉措

（一）加強完善現(xiàn)有信息化管理制度。自然資源檔案信息化建設(shè)推動了檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門必須深刻認(rèn)知在信息化建設(shè)中自身的管理職責(zé)，根據(jù)信息化建設(shè)和實際工作的需求，不斷完善現(xiàn)有信息化管理制度，遵循統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一建設(shè)的基本原則，形成長效管理機制。首先，要在信息化建設(shè)的各個層面貫徹落實“八防”要求，嚴(yán)格把控自然資源檔案在整理、編目等環(huán)節(jié)的質(zhì)量，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確完整，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求進行整理，增強檔案的規(guī)范性，保障自然資源檔案資料的實效性與原創(chuàng)性。其次，自然資源檔案管理部門要制定明確的電子檔案生成流程，逐一修訂自然資源檔案的立卷歸檔、方案分類、保管期限等具體標(biāo)準(zhǔn)。同時，要基于信息化建設(shè)整體狀況，不斷完善電子檔案的接收管理、移交、歸檔、鑒定和安全保密制度，對檔案管理流程進行全面化規(guī)范，強化管理制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。針對每個工作環(huán)節(jié)要加強實時監(jiān)督，確保信息安全，杜絕發(fā)生檔案內(nèi)容丟失或泄露等問題；對外開放的自然資源檔案平臺應(yīng)采取實名注冊方式，用戶信息審核合格之后，才能注冊和查閱檔案內(nèi)容。最后，自然資源檔案管理部門要制定相應(yīng)的責(zé)任制度，劃分工作責(zé)任到人，增強檔案管理人員在信息化建設(shè)中的主觀能動性，認(rèn)真履行個人工作職責(zé)。

（二）加強建設(shè)檔案信息共享平臺。面向資源共享的自然資源檔案信息化建設(shè)，必須貫徹“大檔案”一體化理念，加強對政府信息平臺的有效運用，通過建設(shè)自然資源檔案信息共享平臺，推動實現(xiàn)自然資源檔案的跨部門共享。第一，自然資源部門應(yīng)進一步加大對檔案信息共享平臺的建設(shè)力度，綜合社會各界對自然資源檔案的具體需求，建設(shè)具有高質(zhì)量的軟硬件設(shè)施保障共享平臺。綜合區(qū)域范圍內(nèi)各自然資源部門檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，科學(xué)分類存儲各類型自然資源檔案，全面開放非涉密檔案資料，打破檔案資源壁壘，便于線上查詢閱覽相關(guān)自然資源檔案。第二，應(yīng)持續(xù)構(gòu)建完善自然資源檔案信息化數(shù)據(jù)庫。各單位及時上傳更新自然資源檔案，統(tǒng)一進行儲存管理，并為用戶提供檔案資源目錄導(dǎo)航，提高資源利用效率。要重視自然資源檔案信息數(shù)據(jù)庫的兼容一致性，嚴(yán)格遵循存儲格式元數(shù)據(jù)、軟件標(biāo)準(zhǔn)等信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求，明確各自然資源內(nèi)設(shè)機構(gòu)在自然資源檔案信息化建設(shè)推進中的共建共享義務(wù)與權(quán)利。第三，要大力加強針對涉密檔案資源的網(wǎng)絡(luò)安全管理，落實檔案管理權(quán)限制度，定期進行檔案信息共享平臺維護升級，以防因網(wǎng)絡(luò)攻擊或人員不當(dāng)操作導(dǎo)致涉密資源泄露或被盜。要加強防火墻設(shè)置，使用專用硬盤進行資源備份，也可通過將信息共享平臺與網(wǎng)警聯(lián)網(wǎng)的方式，進一步加強檔案資源的安全保障。此外，還應(yīng)制定相應(yīng)的預(yù)防泄密制度，做好應(yīng)急預(yù)案。

（三）加強建設(shè)服務(wù)職能。自然資源檔案管理信息化建設(shè)的重要目標(biāo)之一是提高自然資源檔案作為公共信息資源的利用率，通過實現(xiàn)檔案資源共享，提高相關(guān)檔案服務(wù)效能，使自然資源檔案能夠在不動產(chǎn)登記、生態(tài)保護和土地開發(fā)等領(lǐng)域切實發(fā)揮其職能作用，高效適應(yīng)社會經(jīng)濟的發(fā)展要求。在自然資源檔案信息化建設(shè)推進過程中，服務(wù)性也是檔案管理部門工作開展的重要要求，必須切實加強建設(shè)服務(wù)職能。首先，自然資源檔案信息化建設(shè)期間，檔案管理工作者應(yīng)以自然資源檔案服務(wù)職能為核心，制定階段性發(fā)展方案和目標(biāo)，逐步強化自然資源檔案服務(wù)功能，力圖為社會各界發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)便捷的檔案服務(wù)。其次，自然資源檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)理念，打造主動服務(wù)模式，廣泛宣傳自然資源檔案的存儲和利用價值，不斷完善自然資源檔案信息化建設(shè)短板，向社會民眾科普自然資源檔案服務(wù)的相關(guān)內(nèi)容。同時，自然資源檔案管理部門應(yīng)開通多條意見反饋渠道，廣泛吸納民眾建議，合理改進信息化建設(shè)問題。最后，基于《檔案法》具體要求推動信息化建設(shè)的同時，應(yīng)不斷拓展自然資源檔案的服務(wù)領(lǐng)域與渠道，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺和新媒體的應(yīng)用優(yōu)勢，加強整合碎片化資源信息，為各行各業(yè)提供更多更有價值的信息服務(wù)。如通過微信公眾號，為用戶提供自助查詢服務(wù)，或在自然資源檔案業(yè)務(wù)大廳配置自助查詢機，方便用戶自助查詢。同時，可將簡單的業(yè)務(wù)辦理轉(zhuǎn)為線上線下同時辦理，提高業(yè)務(wù)辦理效率和用戶滿意度。

（四）建設(shè)三維虛擬檔案室。針對自然資源檔案管理工作存在的較高復(fù)雜性，通過建設(shè)三維虛擬檔案室能夠?qū)崿F(xiàn)虛擬展現(xiàn)、線上管理和遠程監(jiān)控，令自然資源檔案管理更具智能性，同時獲得更強的安全保障。通過利用三維虛擬技術(shù)，建設(shè)和實體檔案室完全一致的虛擬空間，能夠?qū)n案室及內(nèi)部物品的實時狀態(tài)呈現(xiàn)眼前，具有優(yōu)越的可視化、沉浸性和交互性特征，可支持檔案室內(nèi)巡檢和系統(tǒng)操作，并能夠集中顯示檔案室內(nèi)溫濕度、庫存空間等信息。三維虛擬檔案室對檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)設(shè)備進行了集成，具備檔案保管、數(shù)量統(tǒng)計、上下架、信息瀏覽、銷毀和密集架管理等線上管理功能。此外，三維虛擬檔案室可以全天對實體檔案室的溫濕度、防火防水防盜、視頻監(jiān)控等進行遠程監(jiān)控，并對各項監(jiān)控數(shù)據(jù)進行存儲分析和圖表顯示。如果監(jiān)控數(shù)據(jù)異常，管理系統(tǒng)也會自動報警。

六、結(jié)語

自然資源檔案信息化建設(shè)是一項長期系統(tǒng)性的工程，能夠發(fā)揮不可替代的優(yōu)化資源規(guī)劃等作用。檔案管理人員應(yīng)及時轉(zhuǎn)變工作觀念，加強對信息化建設(shè)工作的總結(jié)反思，采取多樣化技術(shù)和管理手段，針對性解決現(xiàn)存問題，有效促進自然資源檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理和服務(wù)水平，高質(zhì)量實現(xiàn)資源共享建設(shè)目標(biāo)。