文/武漢軟件工程職業(yè)學院 劉逸夫

辦公室是各單位上級與下級相互連接的重要樞紐，在信息的傳遞中，發(fā)揮著重要價值，決定著整個辦公團隊的工作質(zhì)量。因此，如何科學地提升辦公室工作人員的綜合能力與工作效率，是管理者需要關(guān)注的重點問題。

一、辦公室工作的一般特性

辦公室工作人員必須從其自身的實際工作內(nèi)容與發(fā)展方向出發(fā)，了解自身職業(yè)發(fā)展與人際溝通等一般需要，明確其中的一般特性，并生成屬于自身的能力。高校辦公室工作的主要責任包括對人才的培養(yǎng)、為高校提供科學服務工作等。在高校辦公室工作中，工作對象以教師與學生為主，服務對象專業(yè)素質(zhì)相對較高，協(xié)調(diào)溝通能力較強。因此，高校辦公室工作人員不僅需要一定的素質(zhì)，還需要具備相應的工作方法，在提升高校辦公室工作人員專業(yè)能力的同時，還需要制訂出周期內(nèi)的工作會議章程，安排日常任務，做好協(xié)調(diào)處理工作，開展大型校園活動，與相應人員做好對接工作等。

目前，社會不斷發(fā)展變化，高校辦公室工作也出現(xiàn)了各種問題，辦公室需針對其中內(nèi)容展開分析，以幫助校內(nèi)相關(guān)人員制訂出具有參考價值的工作策略。高校辦公室主要工作內(nèi)容為負責校內(nèi)領(lǐng)導工作策略的制訂與傳達以及校內(nèi)師生工作內(nèi)容的上傳與指導，辦公室工作人員務必確保自身工作內(nèi)容符合工作制度，且保證自身的工作效率，達成校內(nèi)各辦公室高效交流的目標。高校辦公室實際工作中，工作內(nèi)容相對復雜，包含學校日常的教學工作、校內(nèi)的重大活動、校內(nèi)重大事件的決策以及內(nèi)勤工作等，每天要處理較大數(shù)量的事件，工作人員需確保自身工作的細致性、認真性。

二、高校辦公室工作人員的素質(zhì)要求

（一）科學理論素養(yǎng)。高校辦公室務必按照黨的路線、方針、政策和高校的工作計劃展開工作。同時，高校辦公室上層管理部門在推進辦公室工作中，需制訂出計劃，推進辦公室工作有條不紊地進行。在高校辦公室出現(xiàn)緊急性工作及事務的情況下，仍舊可以保持良好的狀態(tài)，積極面對挑戰(zhàn)。在此基礎上，高校辦公室需具備一定的政策性，在起草校領(lǐng)導講話稿、制訂部門年度工作計劃、黨建工作會議內(nèi)容、撰寫年度工作報告等過程中，需根據(jù)相關(guān)政策，結(jié)合高校當前的實際情況，促進高校辦學工作高效開展。

（二）良好的工作作風。高校辦公室展開工作的過程中，務必確保自身良好的工作態(tài)度與工作作風，結(jié)合自身工作內(nèi)容及當前的實際情況，共同提出工作建議。辦公室工作會議中，各負責人及工作推進人員均需將實際情況與工作內(nèi)容結(jié)合到一處，以免本末倒置、顛倒黑白的問題出現(xiàn)。受辦公室工作性質(zhì)的影響，辦公室工作人員與上層領(lǐng)導的接觸機會更多，在遵照上層領(lǐng)導指示開展工作的過程中，務必確保自身傳達的內(nèi)容與上層領(lǐng)導的思想與意識一致，不得出現(xiàn)添油加醋、曲解事實、與實際不符的情況。

同時，如若出現(xiàn)特殊情況，下層工作人員需先完成上層領(lǐng)導的工作安排，使高校工作朝著更好的方向發(fā)展。

（三）奉獻精神與事業(yè)心。高校辦公室工作相較于普通辦公室來說，工作內(nèi)容略顯復雜，其涉及教育教學工作、教學目標制定、人才培養(yǎng)方向、人才就業(yè)規(guī)劃、各項活動開展、校企合作規(guī)劃等多項工作，辦公室工作人員需保持長時間緊張的工作狀態(tài)，工作壓力較大。但是，受高校辦公室工作特殊性的影響，工作人員更需具備事業(yè)心與奉獻精神，這種事業(yè)心與精神并非浮于表面，而是需要長時間的溝通與合作方可顯現(xiàn)，且呈現(xiàn)在工作成果之上，這是最能反映辦公室工作人員思想品質(zhì)的。強烈的事業(yè)心與無私的奉獻精神是高校辦公室工作人員專業(yè)素質(zhì)的展現(xiàn)，也是教育行業(yè)工作人員思想品質(zhì)的重要要求之一。

（四）業(yè)務能力。高校辦公室工作人員開展工作的過程中，業(yè)務能力是其中的重要要求，辦公室工作人員需要比較強的專業(yè)分析能力，其主要體現(xiàn)在文字書寫能力、工作中的溝通交流能力、辦事的效率與語言的整理能力等。同時，還需要辦公室工作人員具備一定的公關(guān)能力，以相應的公關(guān)知識，解決高校目前工作中的內(nèi)部以及外部難題，維護高校的形象。

三、提升高校辦公室工作人員素質(zhì)的策略

高校辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)決定了工作人員的專業(yè)能力。因此，辦公室工作人員有必要結(jié)合相應的措施，提升自身的能力，以保證工作人員的專業(yè)素質(zhì)，最終為高校學生與教師提供全方位的服務。

（一）高校需加強對辦公室的重視，優(yōu)化辦公室工作內(nèi)容。高校辦公室屬于教務管理部門，在學校的各項管理工作中起著重要作用。因此，辦公室工作人員需將工作擺在正確的位置，高校上層領(lǐng)導也需給予關(guān)注與支持。高校辦公室工作性質(zhì)以服務為主。因此，辦公室工作人員經(jīng)常被當作是服務崗位人員，主觀能動性不強，需服從上層的思想與建議，執(zhí)行力需保持高效狀態(tài)。

除此之外，高校辦公室工作需要獎懲制度的支撐，以此避免辦公室工作人員在復雜且枯燥的工作中出現(xiàn)懈怠心理，影響工作。因此，辦公室工作人員需參加年度考核，以確保自身的工作能力保持良好的工作狀態(tài)?？己酥?，不同年度的考核內(nèi)容需重新制訂，考核標準也需結(jié)合實際工作展開，對具有良好工作能力的工作人員應給予晉升機會，或是獲得相應的工作獎勵。

（二）完善辦公室工作條件，制訂辦公計劃。目前，隨著我國科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)以及各種辦公設備均獲得了升級，各辦公室也已經(jīng)實現(xiàn)了網(wǎng)絡化以及信息化技術(shù)的應用，工作效率得到了提升。因此，高校辦公室除了需要配置專業(yè)的辦公設備外，還需要配置符合辦公人員需求的辦公環(huán)境，尤其是辦公的桌椅、光照等，以優(yōu)美的環(huán)境，提高辦公人員的工作效率。

可見，只有科學制訂出相應的工作計劃，方可確保辦公室日常工作的高效推進。工作計劃的制訂過程中，需做好分類，包含緊急類型與普通類型，以及重要事項與一般事項。工作計劃的周期可根據(jù)高校實際的工作進度確定，包含年度工作計劃、半年度工作計劃、季度工作計劃、月度工作計劃、周計劃以及日計劃等。在長遠的工作目標下，小工作計劃以網(wǎng)狀形式分布，最終生成一整個工作系統(tǒng)，可有效提升工作計劃的實用性與價值性，這對于高校辦公室工作人員未來的職業(yè)生涯發(fā)展有著極高的價值。

（三）提升辦公室工作人員的專業(yè)能力。高校辦公室工作人員有必要認識到提升自身專業(yè)素質(zhì)的關(guān)鍵性，以滿足不同工作的需求，為高校各層級工作人員提供優(yōu)質(zhì)的服務。因此，辦公室工作人員可以從自我的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)與高校內(nèi)部的培訓工作出發(fā)，以相關(guān)的考核與培訓為著力點，找到全面提升專業(yè)能力的方式，實現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)的全方位強化。除此之外，高校辦公室工作人員還需關(guān)注自身工作中的實際情況，做好工作日記與工作總結(jié)，整理出經(jīng)常出現(xiàn)的工作問題，并引以為鑒，形成屬于自身的工作方法，并向整個辦公團隊傳播經(jīng)驗，以此為學校師生提供最優(yōu)質(zhì)的服務。

（四）創(chuàng)新辦公室工作運行機制。辦公室工作人員在工作的過程中，需要優(yōu)質(zhì)的辦公機制進行支持，這對于一個辦公室工作質(zhì)量的提升來說極其重要。只有不斷優(yōu)化管理機制，才可以實現(xiàn)辦公室人員素質(zhì)提升的目標，使辦公室達到長期健康發(fā)展的目標。辦公室工作運行創(chuàng)新務必遵循辦公室人員的創(chuàng)新性發(fā)展思維，以“不破不立”的思維，確立高校辦公室工作的新方向。其中，辦公室工作需要將人的感受放在首要位置，學生是高校發(fā)展的根基，一切要從學生的發(fā)展著手，滿足其學習需求，并實現(xiàn)學生綜合全面提升的目標，進而提升學生的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力。

辦公室工作人員還需適當拓展社會資源，以此為高校學生開辟新的發(fā)展機會與就業(yè)機會，以實現(xiàn)高校的未來發(fā)展目標，降低高校未來的競爭與招生壓力，這對于高校辦公室工作質(zhì)量的保證、高校上層領(lǐng)導工作的展開、高校發(fā)展路徑的探索均有著極高的價值。高校辦公室還可提高效率考核機制，使辦公室在監(jiān)督與督促中，保證各項工作的質(zhì)量。辦公室工作運行機制創(chuàng)新的過程中，辦公室工作人員自身工作素質(zhì)提升的重視度也將隨之增強，辦公室工作人員將會利用一切空閑時間進行學習，作為提升自身知識及技能的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

四、結(jié)語

為提升高校辦公室工作質(zhì)量，高校需加強對辦公室工作的重視，優(yōu)化辦公室工作內(nèi)容；完善辦公室工作條件，制訂辦公計劃；提升辦公室工作人員的專業(yè)能力；創(chuàng)新辦公室工作運行機制等，以此保證高校的教學質(zhì)量，優(yōu)化高校辦公室整體工作內(nèi)容，達成辦公室工作人員綜合素質(zhì)提升的目標，實現(xiàn)辦公室整體工作穩(wěn)步進行。