文/中北大學(xué) 米寶國

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，云計(jì)算、虛擬現(xiàn)實(shí)、人工智能等科技產(chǎn)物對于高校行政管理水平的提升非常重要。高校辦公室作為整個學(xué)校管理工作的核心部門，其完善的信息化管理體系可以輔助辦公室業(yè)務(wù)的順利開展。然而，高校是希望的搖籃，匯集天下英才，高校辦公室管理體系的全面信息化僅是現(xiàn)代化校園的起點(diǎn)，與時俱進(jìn)敢于創(chuàng)新，才是信息化辦公室管理的發(fā)展目標(biāo)。當(dāng)前，高校辦公室開展信息化管理工作依舊存在諸多不足。本文針對信息化背景下面臨的問題，結(jié)合具體理論依據(jù)，就如何進(jìn)行創(chuàng)新管理展開探索。

一、高校辦公室管理職能

高校辦公室主要負(fù)責(zé)校內(nèi)重大會議的籌備、校印的管理與使用、校長信箱的管理、學(xué)校對外聯(lián)絡(luò)及協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)草擬校園各項(xiàng)規(guī)章、處理突發(fā)事件等工作。高校辦公室是上級領(lǐng)導(dǎo)和師生之間的橋梁，是高校行政管理的樞紐之一。

行政管理工作是為了遵循國家方針和政策，對公共組織進(jìn)行的合理合法的管理。行政管理也可稱為“政務(wù)管理”或“公務(wù)管理”，需要運(yùn)用系統(tǒng)的知識和科學(xué)的手段，協(xié)調(diào)好組織內(nèi)各部門的工作。高校信息化的辦公室管理方式，不僅有助于學(xué)校管理水平的提升，還彰顯了學(xué)校嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)的辦學(xué)理念。因此，高校行政管理信息化既是培養(yǎng)高水平人才的必然選擇，更是時代對于高等教育建設(shè)的要求。

二、高校辦公室管理問題

近年來，許多高校紛紛開展辦公室管理方法改革。但隨著改革創(chuàng)新的進(jìn)一步推進(jìn)，暴露出很多問題，具體如下：

（一）缺乏高效的管理方式。高校辦公室日常工作較為繁瑣，如管理學(xué)生學(xué)籍、選課等。若沒有職責(zé)劃分清晰的信息化系統(tǒng)輔助，行政工作很容易變成一團(tuán)亂麻，這與時代對于高校行政管理工作高效且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊蟊车蓝Y。此外，傳統(tǒng)的辦公室管理模式低效且存在漏洞，辦公室管理方式亟待提升。

（二）缺乏專業(yè)的工作人員。當(dāng)前，部分高校工作人員缺乏專業(yè)性。這部分人員在處理業(yè)務(wù)時，常會采取錯誤的辦公手段或干脆無從下手，長此以往，不僅會導(dǎo)致工作人員因技術(shù)原因喪失工作熱情，還會使學(xué)校各項(xiàng)工作無法有序開展。目前，我國高校辦公室從業(yè)人員的專業(yè)技術(shù)水平普遍偏低，這是目前高校辦公室管理發(fā)展緩慢的主要原因之一。

（三）缺乏完善的規(guī)章制度。高校辦公室在開展各項(xiàng)工作時，缺乏具體的管理?xiàng)l例，如日常會議的承辦、校長信箱的管理、校印的管理等。高校需要確保責(zé)任到人，防止因責(zé)任劃分不細(xì)致，導(dǎo)致問題產(chǎn)生時相互推諉，找不到第一責(zé)任人。這不僅不利于解決問題，還會耽誤辦公室正常工作流程。

（四）缺乏專業(yè)的管理人員。目前，很多高校辦公室的管理人員是從其他崗位抽調(diào)的，缺乏專業(yè)的行政管理知識，所以安排工作時常存在不合理的現(xiàn)象，不僅不利于高效開展工作，還忽視了行政管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。這種管理環(huán)節(jié)的漏洞導(dǎo)致部分工作難以保質(zhì)保量地完成。

三、高校辦公室信息化管理的意義

隨著信息化的到來，各種先進(jìn)的技術(shù)改變了行政管理工作方式。當(dāng)前，高校辦公室管理問題均可以通過信息化管理方式找到出口。信息化管理的發(fā)展不僅改變了高校辦公室的管理理念，還促進(jìn)了學(xué)校綜合實(shí)力的提升。

從時代角度分析，在大數(shù)據(jù)浪潮的沖擊下，教育與互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)生了越來越密切的聯(lián)系。高校作為教育的第一陣地，從學(xué)生管理到行政管理，都離不開信息化、網(wǎng)絡(luò)化。這不僅是規(guī)范化管理的要求，也是高效工作的最優(yōu)選擇。現(xiàn)如今，我國高校不斷增加校園信息化的投入，而高校辦公室作為學(xué)校的重要行政管理部門，信息化管理是必然趨勢。

從管理角度分析，大數(shù)據(jù)時代的信息是海量的，高校辦公室管理內(nèi)容與幾年前大不相同，工作人員在籌備大型會議、管理校長信箱、發(fā)布通知公告等信息時，需要采用新的處理形式，如線上會議、線上校長信箱等。此外，當(dāng)前高校之間的競爭逐漸演變?yōu)樾畔?zhàn)，想在現(xiàn)代化校園建設(shè)中脫穎而出，需要辦公室迅速且準(zhǔn)確地處理各種信息。因此，信息化管理的發(fā)展是辦公室實(shí)現(xiàn)高效管理的關(guān)鍵。

從學(xué)校角度分析，辦公室既是學(xué)校對內(nèi)協(xié)同各部門的樞紐，也是學(xué)校對外交流的平臺。從某種角度上來說，辦公室管理是學(xué)校管理水平的一面鏡子，不僅可以反映學(xué)校的行政能力，也是學(xué)校教育管理能力的體現(xiàn)。開展辦公室信息化建設(shè)，在提升辦公室工作效率的同時，也帶動了學(xué)校整體的發(fā)展。因此，信息化管理的發(fā)展是時代發(fā)展的必然趨勢、高效管理的必然選擇、學(xué)校升級的必由之路。

四、高校辦公室信息化管理現(xiàn)狀

為了讓高校信息化管理更好地與時代發(fā)展要求相匹配，高校依舊需要對辦公室的信息化管理進(jìn)行創(chuàng)新，目前，創(chuàng)新性探索的道路上依舊面臨如下問題：

（一）信息未得到充分利用。信息化管理的發(fā)展為高校辦公室工作提供了便利，但是海量的信息和現(xiàn)有的平臺卻未在工作中得到充分應(yīng)用。很多行政管理工作依然沿用傳統(tǒng)的工作模式，這不僅使得大量重要信息不能及時處理，還造成了學(xué)校信息化系統(tǒng)資源的浪費(fèi)。

（二）信息形式單一。隨著科技的不斷發(fā)展，各大高校逐步為辦公室配置了信息化管理平臺。但由于部分工作人員對于信息化管理平臺的操作不夠熟練，在實(shí)際工作中依然采用傳統(tǒng)的信息采集模式，使得辦公室收集整理信息形式較為單一，缺乏全面可靠的信息。

（三）信息化工作過渡難。信息化管理平臺大多采用Word、PDF等信息模式，而傳統(tǒng)管理模式的主體是紙質(zhì)版資料。部分工作人員因不想增加額外的工作步驟，而不愿使用信息化管理平臺，使信息化管理工作過渡困難，嚴(yán)重限制信息化管理的推進(jìn)。

（四）在崗人員培訓(xùn)不足。信息化管理快速推廣的同時，還需要跟進(jìn)相關(guān)人員的崗前培訓(xùn)及信息化管理意識的培養(yǎng)。然而，傳統(tǒng)的辦公思維難以在一朝一夕間改變，因缺乏工作人員定期培訓(xùn)的意識，使工作人員的專業(yè)素養(yǎng)無法匹配先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，不僅削弱了工作人員的工作熱情，還使得信息化管理難以推進(jìn)。

（五）信息安全問題難以解決。信息化管理模式下，在信息采集、傳遞的過程中，容易因人員操作失誤或黑客入侵等原因，導(dǎo)致機(jī)要文件的安全性受到威脅。此外，斷電、地震等客觀因素也可能會給信息安全帶來隱患。

五、高校辦公室信息化管理理論依據(jù)

（一）邊界對象理論。邊界對象理論解釋為利用邊界對象協(xié)助不同的部門之間的合作，以實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)。雖然這些部門的專業(yè)知識、關(guān)注點(diǎn)、背景有所不同，但邊界對象為它們連接的不同部門提供不同的信息，以方便部門間的相互交流。邊界對象從某種角度來說可以理解為一個對象“居住”在幾個交叉部門，并滿足每個部門的信息需求。因此，邊界對象有助于表示和轉(zhuǎn)換不同部門邊界的知識，即一些交叉專業(yè)的知識和信息，高校辦公室常使用的項(xiàng)目管理文檔、軟件架構(gòu)和甘特圖等屬于邊界對象。該理論有效緩解了高校部門之間的溝通困難，通過提供邊界對象來促進(jìn)不同部門之間的業(yè)務(wù)交流。邊界對象理論為各部門的協(xié)同工作提供了理論依據(jù)。

（二）行為者網(wǎng)絡(luò)理論。行動者網(wǎng)絡(luò)理論提出組織的發(fā)展都是通過行動者之間的互動以及所組成的網(wǎng)絡(luò)決定的。行動者可以被認(rèn)為是人類，也可以是非人類的行動者，如技術(shù)產(chǎn)物。因此，行動者網(wǎng)絡(luò)不僅可以包含人，還可以包含計(jì)算設(shè)備、有形對象、抽象概念，甚至整個組織。該理論的關(guān)鍵概念包括一個基本原則和一個不可逆性的概念，基本原則是“要以實(shí)現(xiàn)某個目標(biāo)為發(fā)展方向”，而不可逆性是“行動者行為產(chǎn)生后不可逆”。在高校辦公室信息化管理過程中，常用到行動者網(wǎng)絡(luò)理論的基本原則，如在涉及多個獨(dú)立利益相關(guān)部門時，通過使用信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行交互，確定以學(xué)校為核心的行動者網(wǎng)絡(luò)，有助于高校各部門的利益保持一致，從而保證學(xué)校的正常發(fā)展。行動者網(wǎng)絡(luò)理論可以被認(rèn)為是高校辦公室協(xié)調(diào)機(jī)制的關(guān)鍵理論。

（三）認(rèn)知契合度理論。認(rèn)知契合度理論是指待解決的任務(wù)與可選信息格式之間的匹配程度有助于解決該任務(wù)的現(xiàn)象。通常來說，在認(rèn)知契合的情況下，解決問題的過程是高效的。不同的信息表示格式，如文檔、圖表、PPT，在性能上有相當(dāng)大的差異。以財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)信息的分析為例，選擇不同的建模語言和符號來分析，會影響具有不同專業(yè)水平的人之間的交流。在推進(jìn)辦公室信息化管理的過程中，由于信息表示格式與任務(wù)類型及完成效率密切相關(guān)，所以認(rèn)知契合理論是信息化系統(tǒng)應(yīng)用中的必要條件。

六、高校辦公室信息化管理創(chuàng)新策略

（一）制訂合理有效的管理制度。針對所獲取信息未被充分利用的問題，結(jié)合行為者網(wǎng)絡(luò)理論中以實(shí)現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展為目標(biāo)的基本原則，制訂以學(xué)校平穩(wěn)發(fā)展為目標(biāo)的信息管理制度。無論是采用傳統(tǒng)的行政管理方式，還是先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，高校辦公室工作平穩(wěn)有序進(jìn)行，離不開健全的管理制度。學(xué)校應(yīng)在搭建信息化管理平臺初期，建立系統(tǒng)化數(shù)據(jù)庫，規(guī)范全校信息處理格式，協(xié)調(diào)各部門信息化管理系統(tǒng)版本，形成全?？晒蚕淼男畔鬟f體系，并制訂相關(guān)的信息使用條例，提升信息的利用率。

（二）加強(qiáng)學(xué)校各部門的信息協(xié)作。針對信息形式單一的問題，結(jié)合邊界對象理論，增強(qiáng)各部門的信息協(xié)作，匯總各部門信息，擴(kuò)充信息形式。在信息化管理的大背景下，各部門的協(xié)作需要辦公室以信息化為橋梁去調(diào)度，通過收集并共享不同部門之間的信息，來增強(qiáng)信息的時效性，如緊急的通知公告要及時發(fā)布在信息化管理平臺、各部門的數(shù)據(jù)報(bào)表要及時共享或上傳等，以保證辦公室及時更新數(shù)據(jù)。

（三）制訂辦公室獎勵制度。針對信息化工作過渡難的問題，應(yīng)結(jié)合行為者理論，制訂鼓勵使用信息化系統(tǒng)的獎勵制度，以促進(jìn)工作者以獲取獎勵為個人目標(biāo)，快速實(shí)現(xiàn)信息化管理的過渡。對于使用信息化管理系統(tǒng)的員工適時予以獎勵，定期對其工作成果進(jìn)行考核，并將師生滿意度納入評分，以此促進(jìn)信息化管理系統(tǒng)落實(shí)到實(shí)踐中。完善的獎勵制度有助于提升員工的工作和學(xué)習(xí)熱情，幫助組織實(shí)現(xiàn)快速進(jìn)步和發(fā)展。

（四）加強(qiáng)工作人員信息化培訓(xùn)。針對相關(guān)人員培訓(xùn)不足的問題，結(jié)合認(rèn)知契合度理論，高校需投入精力到工作人員的信息化培訓(xùn)當(dāng)中，組建一支業(yè)務(wù)水平過硬的精英隊(duì)伍。首先，根據(jù)信息化發(fā)展需求調(diào)整團(tuán)隊(duì)人員，減少人力資源的浪費(fèi)和人員工作熱情的消耗。其次，對在崗人員按崗位進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，通過信息管理線上實(shí)操課程，快速提升相關(guān)人員的專業(yè)知識及利用信息化辦法解決問題的意識，使其能靈活、合理地解決問題，根據(jù)人員培訓(xùn)成績，按個人能力分配崗位，以此最大化邊際產(chǎn)出。最后，培訓(xùn)必須定期進(jìn)行，保證工作人員實(shí)時掌握最先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，培養(yǎng)其革故鼎新的學(xué)習(xí)意識。

（五）規(guī)范信息安全責(zé)任制度。針對信息安全存在隱患的問題，結(jié)合行為者理論，制訂完善的信息安全責(zé)任制度，最大限度地減少信息安全問題。首先，加強(qiáng)日常安全檢查，機(jī)要文件是否加密、重要文件是否備份、機(jī)房電腦是否責(zé)任到人等。日常考核不僅可以對信息安全問題防患于未然，還使工作人員時刻保持警惕。其次，發(fā)生信息安全問題時，需要根據(jù)信息安全責(zé)任管理規(guī)章進(jìn)行相應(yīng)的追責(zé)，以警醒辦公室工作人員。最后，將日?？己思柏?zé)任處罰結(jié)果納入薪酬標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提升工作人員的信息安全意識。

七、結(jié)語

信息化背景下，高校辦公室信息化管理已經(jīng)成為趨勢。如何創(chuàng)新辦公管理系統(tǒng)化，提升工作效率，使工作流程更加合理，是高校辦公室應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的問題。本文針對當(dāng)前信息化管理中存在的信息利用不充分、信息來源單一、信息化過渡困難、信息人才稀缺、信息安全存在隱患等問題，利用相關(guān)理論提出了創(chuàng)新性解決方案。以期有效提升高校辦公室工作效率，促進(jìn)現(xiàn)代化高校建設(shè)有序推進(jìn)。