文/中交一公局西南工程有限公司 張琴

一、國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作主要職能定位

（一）綜合協(xié)調(diào)職能。辦公室是國(guó)有企業(yè)的綜合管理部門，是承上啟下、內(nèi)外溝通、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四面八方的樞紐。對(duì)內(nèi)而言：企業(yè)辦公室在行政管理工作方面起著重要的橋梁作用，對(duì)上負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)主管領(lǐng)導(dǎo)及各分管領(lǐng)導(dǎo)工作的部署，同級(jí)負(fù)責(zé)各部室間工作的左右協(xié)調(diào)，對(duì)下負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作的傳達(dá)，保證企業(yè)的各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，同時(shí)具有將基層問(wèn)題反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的反向協(xié)調(diào)職能。對(duì)外而言：辦公室代表著企業(yè)的形象，需要有效與上級(jí)、外部單位進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通、工作協(xié)調(diào)。

（二）文化建設(shè)職能。國(guó)有企業(yè)文化建設(shè)是辦公室的一項(xiàng)主要職能。企業(yè)文化彰顯企業(yè)價(jià)值觀和發(fā)展方向，是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，也是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的有力體現(xiàn)。辦公室作為企業(yè)文化建設(shè)、策劃的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，要通過(guò)自身的專業(yè)能力，建立符合企業(yè)發(fā)展要求的企業(yè)文化，并在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中不斷完善。

（三）戰(zhàn)略引領(lǐng)職能。新時(shí)代，為適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，部分國(guó)有企業(yè)將戰(zhàn)略發(fā)展部并入辦公室，賦予了辦公室新的職能。企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展是企業(yè)發(fā)展的行動(dòng)指南，決定著企業(yè)中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展具有決定性因素。辦公室職能的增加，對(duì)辦公室工作提出了更高的要求。

（四）服務(wù)保障職能。辦公室的服務(wù)保障職能不僅限于最初的接人待客、辦文辦會(huì)、管理資產(chǎn)、車輛調(diào)配等日常保障，更要著眼于滿足企業(yè)層面的重大保障職能，如涉及對(duì)外的重大儀式、重大活動(dòng)、重大檢查、重要接待以及重大會(huì)議的服務(wù)及保障。

（五）督察督辦職能。企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)需上傳下達(dá)、令行禁止。企業(yè)的各項(xiàng)制度規(guī)范了企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)，制度執(zhí)行的效果在于督察督辦，督察督辦工作的開(kāi)展能夠促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展；企業(yè)的各類會(huì)議做出的重大決策事項(xiàng)、重大部署是否執(zhí)行落實(shí)到位，同樣需要督察督辦來(lái)推動(dòng)。辦公室督察督辦職能的發(fā)揮對(duì)企業(yè)建立務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)起到了重要作用。

（六）法人治理職能。在國(guó)企改革行動(dòng)中，公司治理機(jī)制的建立更加符合新時(shí)代國(guó)有企業(yè)發(fā)展要求，企業(yè)黨委會(huì)、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)也劃歸辦公室的行政管理中，辦公室肩負(fù)著公司的治理職能，進(jìn)入“大行政管理”時(shí)代，真正成了國(guó)有企業(yè)不可或缺的“神經(jīng)中樞”。

二、國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作提質(zhì)增效的內(nèi)涵

（一）理論層面。提質(zhì)增效從概念理解是指提高質(zhì)量、增加效率，也就是高質(zhì)量發(fā)展。習(xí)近平總書記在黨的二十大報(bào)告中明確指出“加快構(gòu)建新發(fā)展格局，著力推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展”，并對(duì)國(guó)有企業(yè)改革發(fā)展提出要求。要使國(guó)有企業(yè)真正成為有活力、有較強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力和抗風(fēng)險(xiǎn)能力的市場(chǎng)主體，就要確保企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。辦公室作為國(guó)有企業(yè)的重要部門，在行政管理工作中更要做到提質(zhì)增效，帶動(dòng)企業(yè)的管理提升工作走向縱深。

（二）實(shí)踐層面。新時(shí)代，國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作提質(zhì)增效工作不僅是理論的，更是實(shí)踐的。在國(guó)有企業(yè)改革過(guò)程中，辦公室行政工作職能增加，這就需要從業(yè)人員轉(zhuǎn)變思路，腳踏實(shí)地提升工作水平，以適應(yīng)改革發(fā)展的要求。因此需要不斷學(xué)習(xí)，發(fā)揚(yáng)斗爭(zhēng)精神，敢于大膽嘗試，確保辦公室行政工作緊跟改革發(fā)展步伐。

三、國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作提質(zhì)增效的必要性

（一）國(guó)有企業(yè)改革的必然需求。國(guó)有企業(yè)辦公室行政工作的原有管理模式是在一定歷史條件下形成的，已經(jīng)不能適應(yīng)新發(fā)展的要求。要想使辦公室行政工作滿足國(guó)企改革需要，就要辯證地理解辦公室提質(zhì)增效工作，要與時(shí)俱進(jìn)，破舊立新，以點(diǎn)帶面推動(dòng)辦公室行政工作高效發(fā)展。

（二）國(guó)有企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需要。國(guó)有企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中由過(guò)去的粗放型管理逐步轉(zhuǎn)向精細(xì)化管理，發(fā)展理念不斷提升。管理者由過(guò)去的被動(dòng)式管理逐步轉(zhuǎn)變思維方式，積極主動(dòng)尋找發(fā)展思路，追求更加高效、高質(zhì)量的管理模式，理念發(fā)生變化，方法得到改進(jìn)，以革新思維保證企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中健康發(fā)展。發(fā)展需要刀刃向內(nèi)，辦公室的行政管理提質(zhì)增效工作也需要提上日程，這是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求。

四、國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作存在的問(wèn)題

（一）管理理念落后。這是有一定歷史原因的。部分企業(yè)對(duì)辦公室職能的定位不準(zhǔn)確，領(lǐng)導(dǎo)者不重視辦公室行政工作，即“輕辦公室，重生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)”。同時(shí)，辦公室自身不重視自我發(fā)展，沒(méi)有革新理念，行政管理水平可想而知。種種因素疊加，達(dá)不到提質(zhì)增效的效果，影響企業(yè)發(fā)展。

（二）管理制度不健全。部分國(guó)有企業(yè)辦公室管理存在制度漏洞，辦公室行政工作效率有待提升。例如工作流程不規(guī)范，工作推動(dòng)慢；落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)低，執(zhí)行走樣。這些問(wèn)題的存在歸根到底是制度不健全制約了辦公室行政管理的工作效率。另外，內(nèi)控管理不規(guī)范，導(dǎo)致問(wèn)題頻出。內(nèi)控管理對(duì)企業(yè)辦公室行政工作至關(guān)重要，規(guī)范的內(nèi)控管理可以促進(jìn)制度的合規(guī)執(zhí)行。可見(jiàn)，沒(méi)有科學(xué)有效的管理制度，沒(méi)有規(guī)范合規(guī)的內(nèi)控管理，就無(wú)法促進(jìn)辦公室行政管理工作的提質(zhì)增效。

（三）機(jī)構(gòu)編制不科學(xué)。企業(yè)在滿足上級(jí)單位規(guī)定的編制情況下進(jìn)行自我分配，受企業(yè)重視的部門可以得到充分的編制安排；反之，則會(huì)縮減人員編制，甚至降低人員編制的配置標(biāo)準(zhǔn)。部分國(guó)有企業(yè)仍延續(xù)以前的觀念，對(duì)辦公室行政管理人員的配置縮編、降準(zhǔn)，導(dǎo)致辦公室行政管理人員不足，素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，職責(zé)分工不明確，工作難以推動(dòng)，這樣會(huì)直接影響企業(yè)自身的發(fā)展，得不償失。

（四）人才隊(duì)伍儲(chǔ)備不足。新時(shí)代，國(guó)有企業(yè)行政辦公室職能逐漸增加，行政管理人員的配置結(jié)構(gòu)單一，人員缺乏流動(dòng)機(jī)會(huì)、知識(shí)水平不高，高素質(zhì)人才儲(chǔ)備不足，培訓(xùn)不到位，不能滿足企業(yè)發(fā)展要求。如當(dāng)前部分企業(yè)辦公室行政管理人員寫作水平低，不懂戰(zhàn)略研究，不能勝任公司治理工作，人員綜合業(yè)務(wù)水平有待進(jìn)一步提高，建設(shè)高學(xué)歷、高素質(zhì)、高能力的綜合辦公室人才隊(duì)伍任重道遠(yuǎn)。

（五）信息化程度不高。辦公室信息化建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)的制度、流程，部分企業(yè)行政管理工作還停留在原始、繁冗的低效模式，缺乏信息化平臺(tái)的支撐，缺乏大數(shù)據(jù)的支撐。因此，進(jìn)一步借助信息化手段提升辦公室工作質(zhì)量迫在眉睫，也是提質(zhì)增效工作的必經(jīng)路徑。

（六）精細(xì)化管理不到位。國(guó)有企業(yè)行政管理工作提質(zhì)增效的關(guān)鍵因素就是精細(xì)化管理，要破除粗放式管理的弊病，方能達(dá)到精細(xì)化管理的效果。部分企業(yè)辦公室行政管理存在隨意性，不能厘清管理各個(gè)環(huán)節(jié)的制約因素，管理者思路不清晰，辦公室行政工作定位不清晰，以上種種因素制約了辦公室行政工作的精細(xì)化管理。

五、國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作提質(zhì)增效路徑

（一）樹(shù)立先進(jìn)的管理理念。目前，我國(guó)國(guó)有企業(yè)正處于改革的關(guān)鍵時(shí)期。首先，國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理論、新政策，準(zhǔn)確領(lǐng)航把舵，這是轉(zhuǎn)變管理理念的前提。其次，要學(xué)習(xí)優(yōu)秀單位的先進(jìn)管理方法，對(duì)標(biāo)對(duì)表，分析自身的不足，取長(zhǎng)補(bǔ)短。最后，要對(duì)辦公室行政管理工作進(jìn)行重新審視，研究辦公室行政管理工作的改革方案，以適應(yīng)新時(shí)代改革發(fā)展要求。辦公室行政管理人員要準(zhǔn)確對(duì)自身職責(zé)進(jìn)行重新定位，不能拘泥于服務(wù)保障職能，要適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要，時(shí)刻進(jìn)行變革。

（二）加強(qiáng)完善制度建設(shè)。具體從以下幾方面著手：首先，要建立與新時(shí)代相適應(yīng)的管理制度。通過(guò)制度的執(zhí)行，對(duì)人員進(jìn)行約束，對(duì)流程進(jìn)行規(guī)范，做到制度管人管事。如針對(duì)會(huì)議及商務(wù)接待工作，要制定標(biāo)準(zhǔn)化、流程化手冊(cè)，嚴(yán)格按照流程制度執(zhí)行，做到熱情、周到、節(jié)約、保密、把握關(guān)鍵的原則。其次，通過(guò)制度規(guī)范人員的職責(zé)分工。如辦公室部門職責(zé)，辦公室主任、董事會(huì)秘書崗、政工崗、政策研究崗、企業(yè)文化崗、文書崗、后勤崗職責(zé)都要適應(yīng)新的工作要求。通過(guò)責(zé)任層層分解，落實(shí)到個(gè)人，并建立完善的績(jī)效考核制度，獎(jiǎng)優(yōu)懲劣。最后，完善內(nèi)控制度。要結(jié)合管理中的薄弱環(huán)節(jié)有針對(duì)性地進(jìn)行內(nèi)控監(jiān)督，降低工作中出現(xiàn)問(wèn)題的概率；要加強(qiáng)內(nèi)控評(píng)價(jià)體系的建設(shè)工作，對(duì)不相容崗位加強(qiáng)管理，對(duì)部門間工作交叉進(jìn)行規(guī)范，促進(jìn)辦公室行政管理工作提質(zhì)增效。

（三）建立健全組織機(jī)構(gòu)。要在滿足上級(jí)單位規(guī)定的編制前提下合理進(jìn)行分配。一是強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，根據(jù)新時(shí)代辦公室行政工作的要求，加強(qiáng)對(duì)辦公室行政管理人員的配置力度。二是在滿足編制數(shù)量的前提下，提高人員配置的標(biāo)準(zhǔn)，滿足質(zhì)量要求，而非簡(jiǎn)單湊人數(shù)。三是部門設(shè)置橫向要全面，縱向要匹配。如國(guó)有企業(yè)機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)或部門設(shè)置要服務(wù)管理職能，并與上級(jí)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置對(duì)應(yīng)，同時(shí)要指導(dǎo)下級(jí)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置滿足管理要求，滿足管理指令上下貫通，避免出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象或管理漏洞。

（四）加大人才引進(jìn)力度。按照習(xí)近平總書記在全國(guó)組織工作會(huì)議上提出的新時(shí)期好干部的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌辦公室行政人才管理，加快辦公室人才引進(jìn)和培養(yǎng)，注重結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際需要引進(jìn)綜合型人才。要建立健全人才培養(yǎng)機(jī)制和人才交流機(jī)制，全方位培養(yǎng)、用好辦公室綜合管理人才，堅(jiān)持“以事選人、以崗選人”，加強(qiáng)辦公室青年人才競(jìng)聘機(jī)制，優(yōu)先使用品行好、業(yè)績(jī)突出、作風(fēng)優(yōu)良的年輕人。協(xié)調(diào)組織開(kāi)展各類辦公室技能競(jìng)賽、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，爭(zhēng)取培養(yǎng)更多綜合型人才，為企業(yè)儲(chǔ)備更多中堅(jiān)力量。

（五）提高信息化建設(shè)水平。一是完善OA公文系統(tǒng)運(yùn)行，認(rèn)真做好公文網(wǎng)上交換、處理、歸檔和查閱等工作的信息化應(yīng)用，建立和完善信息上網(wǎng)制度，建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和重要信息資源庫(kù)。二是加強(qiáng)電子印章管理，完善電子公文制作、印發(fā)、傳遞、使用、保存、銷毀過(guò)程中的安全工作。三是推廣行政辦公固定資產(chǎn)信息化管理。搭建好行政辦公固定資產(chǎn)信息化平臺(tái)，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、責(zé)任到人的原則，從而實(shí)現(xiàn)辦公用品高效、節(jié)約。

（六）加強(qiáng)精細(xì)化管理力度。一是要加強(qiáng)收發(fā)文管理，落實(shí)文秘人員責(zé)任。貫徹落實(shí)公文處理流程制度，細(xì)化文秘崗位責(zé)任，執(zhí)行文秘考核管理的相關(guān)要求，將考核結(jié)果納入績(jī)效考核加、減分項(xiàng)，進(jìn)一步規(guī)范文件處理流程，提高公文處理工作質(zhì)量和效率。二是規(guī)范檔案管理。認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案管理辦法》，建設(shè)好公司檔案室，對(duì)相關(guān)責(zé)任人及檔案管理人員加強(qiáng)檔案制度的宣貫培訓(xùn)，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。三是辦公室要根據(jù)新要求學(xué)習(xí)公司治理的相關(guān)政策，要熟悉黨委會(huì)、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)的運(yùn)作機(jī)制，厘清相互間的職責(zé)，做到公司治理依法合規(guī)。四是厘清工作分工，細(xì)化工作職能。從綜合協(xié)調(diào)、戰(zhàn)略研究、黨委工作、督查督辦、信息化建設(shè)、固定資產(chǎn)管理、公文處理、檔案管理、會(huì)務(wù)接待等方面，逐項(xiàng)精細(xì)化各項(xiàng)工作，形成先進(jìn)的管理理念，不斷提升管理水平。

六、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代，企業(yè)辦公室行政工作發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，需要從業(yè)人員緊跟國(guó)有企業(yè)改革發(fā)展的步伐，運(yùn)用辯證、系統(tǒng)、創(chuàng)新思維研究辦公室行政管理工作，開(kāi)啟新模式、提升新能力。同時(shí)，對(duì)標(biāo)同行業(yè)辦公室先進(jìn)的管理理念、制度、流程、文化，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定切實(shí)可行的提升舉措，推動(dòng)辦公室行政管理各項(xiàng)工作提質(zhì)增效，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。