文/吉首市德夯風(fēng)景名勝區(qū)管理處 吳小艷

檔案管理是事業(yè)單位辦公室系統(tǒng)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，也是辦公室業(yè)務(wù)開(kāi)展與結(jié)果反饋的前提。規(guī)范化管理是對(duì)事業(yè)單位辦公室檔案進(jìn)行統(tǒng)一、集中、安全、高質(zhì)的管理措施。當(dāng)前，事業(yè)單位辦公室檔案管理存在管理流程復(fù)雜、軟件設(shè)施不先進(jìn)、管理制度不完善等問(wèn)題，阻礙了檔案規(guī)范化管理進(jìn)程。因此，探究事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理措施具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

德夯風(fēng)景名勝區(qū)管理處的檔案工作主要以《檔案法》及州、市檔案管理要求為依據(jù)，在每年年初成立領(lǐng)導(dǎo)小組，以專題研究的方式抓好一年的檔案工作，建立健全檔案管理機(jī)制并制訂檔案管理工作計(jì)劃，狠抓責(zé)任落實(shí)，統(tǒng)一部署。安排一名辦公室人員專門推進(jìn)檔案接收、整理、保管、利用等程序，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案文件的收集、歸類、登記、入庫(kù)，并編制檔案目錄，按照永久、30年、10年的保管期限存放，并定期清掃檔案室，有序開(kāi)展防火、防蟲、防盜、防霉以及其他安全隱患整改工作。在確保檔案管理環(huán)境安全的情況下，單位應(yīng)注重檔案利用等級(jí)與制度化管理，并為檔案工作提供充足的經(jīng)費(fèi)保障。2022年，單位共整理文書檔案33盒822件，利用檔案35人次，共移交2013至2018年檔案74盒1877件，目錄2套，投入經(jīng)費(fèi)3500元。

二、事業(yè)單位辦公室檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理流程復(fù)雜。從事業(yè)單位辦公室檔案管理實(shí)踐過(guò)程來(lái)看，檔案編號(hào)、整理、歸檔處理流程復(fù)雜，需要提前整理人員編號(hào)電子表格并進(jìn)行對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案編號(hào)，后期整理檔案到入庫(kù)歸檔期間也存在錯(cuò)位風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理提出了較大挑戰(zhàn)。

（二）軟件設(shè)施不先進(jìn)。當(dāng)前，事業(yè)單位辦公室檔案軟件設(shè)施不夠先進(jìn)，無(wú)法有效幫助辦公室檔案管理者進(jìn)行信息規(guī)范處理，人力資源損耗問(wèn)題較為突出。無(wú)法為事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化提供支持，影響了檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。

（三）管理制度不完善。較之一般企業(yè)，事業(yè)單位內(nèi)部具有一套獨(dú)立的檔案管理制度。但是，持續(xù)擴(kuò)展的檔案資料內(nèi)容對(duì)管理制度提出了更高要求，以往的人員崗位責(zé)任制度、檔案查閱利用制度、檔案保密工作制度與檔案銷毀鑒定制度等先后呈現(xiàn)出一些不適應(yīng)之處，影響了檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。

三、事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理措施

（一）簡(jiǎn)化管理流程。電子簽章是簡(jiǎn)化事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理流程的首選工具之一。現(xiàn)代環(huán)境中的電子簽章特指經(jīng)編碼與算法將圖像處理為電子化簽章，電子簽章所在第三方平臺(tái)與政府事業(yè)單位達(dá)成電子簽章協(xié)議，為事業(yè)單位提供安全、保密的電子簽章，適用的公文涵蓋網(wǎng)上辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的多類別行政文件、辦公室文件，涉及表格類文書、制作類文書、填充類文書等，與加蓋實(shí)物印章的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。

首先，由辦公室統(tǒng)一制作并頒發(fā)電子簽章，由辦公室文書（或其他指定專人）保管，相關(guān)人員應(yīng)自覺(jué)遵守檔案管理制度，進(jìn)行電子簽章的維護(hù)、運(yùn)行與管理，定期更改密碼。

其次，辦公室檔案管理人員通過(guò)嵌入式提取方式，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要轉(zhuǎn)換為PDF版本的文件文檔數(shù)據(jù)自動(dòng)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)中，并根據(jù)需要批量生成通用版本文件的文檔。針對(duì)處于Word、ORACLE、XML、Mysql、Excel、Access等不同數(shù)據(jù)源內(nèi)的PDF版本文件轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，直接在電子簽章系統(tǒng)中引用相關(guān)數(shù)據(jù)源，根據(jù)版本文件模板定義格式，進(jìn)行版式文件的自動(dòng)合成；針對(duì)自主開(kāi)發(fā)的版式模板，利用電子簽章平臺(tái)自帶的模板控制功能，靈活定位版式模板字段、調(diào)整版式模板填寫區(qū)域，涵蓋填充域的寬度、坐標(biāo)、長(zhǎng)度、位置分布、間距以及版式文件模板導(dǎo)入導(dǎo)出、修改保存等。

最后，經(jīng)系統(tǒng)提供專用接口，將事業(yè)單位辦公室原始信息配合時(shí)間戳、數(shù)字簽名、數(shù)字證書等信息打包保存到PDF版本文件隱藏域，允許使用單一簽名單元或若干簽名單元信息。其中數(shù)字簽名為單向散列函數(shù)、非對(duì)稱加密（Secure Hash Algorthm 256）技術(shù)的組合——固定256bit加密數(shù)據(jù)，可以將電子蓋章轉(zhuǎn)換到數(shù)字世界，由檔案管理者保存私鑰，公鑰發(fā)布到辦公室網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)，私鑰擁有者可以生成簽名，辦公室節(jié)點(diǎn)經(jīng)公鑰驗(yàn)證簽名準(zhǔn)確性。對(duì)于PDF可信電子檔案文件，使用事業(yè)單位服務(wù)器證書，進(jìn)行電子簽章，自動(dòng)執(zhí)行簽章服務(wù)并返回簽章結(jié)果后，經(jīng)PKI（公鑰基礎(chǔ)設(shè)施，Public Key Infrastructure）技術(shù)加蓋安全、精準(zhǔn)、可信的時(shí)間戳。整個(gè)過(guò)程省略了辦公室檔案查閱者向自身所在部門申請(qǐng)、再向被查檔人員所在部門領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)、申請(qǐng)后向檔案總管申請(qǐng)等環(huán)節(jié)，將線下蓋章經(jīng)數(shù)字簽名方式實(shí)現(xiàn)，提高利用效率。

除利用電子簽章簡(jiǎn)化辦公室檔案管理流程外，還應(yīng)根據(jù)日常工作內(nèi)容，建立健全辦公室檔案基本情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)報(bào)送機(jī)關(guān)、附件、文種、磁盤等載體承載的檔案入庫(kù)、移出、保管、鑒定、整理、利用、銷毀、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、機(jī)構(gòu)、人員等信息進(jìn)行全面核查，一次性提出缺少部分，規(guī)避多次報(bào)送問(wèn)題。同時(shí)，辦公室可對(duì)現(xiàn)有檔案文件的數(shù)量、報(bào)送范圍進(jìn)行壓縮，按照規(guī)定的統(tǒng)一格式、口徑，及時(shí)編制、分析、上報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)相關(guān)資料，并明確檔案載體紙張要求、載體字跡要求、現(xiàn)代設(shè)備打印材料要求，落實(shí)簡(jiǎn)明扼要的書文風(fēng)格以及問(wèn)題分析原則。在壓縮檔案收錄文件內(nèi)容的基礎(chǔ)上，從提高檔案審批效率著手，要求一般文件在24小時(shí)內(nèi)提出擬收錄意見(jiàn)報(bào)送主管部門，加急或特急文件建立綠色審批通道，提高審批速度，確保辦公室檔案審批機(jī)制的快速、有效性。同時(shí)引入手機(jī)在線審批功能，在線授予副職審批人審批權(quán)限由其在線審批，在審批通過(guò)后，立即傳送給檔案查勘人。整個(gè)過(guò)程中，指派專人依據(jù)審批規(guī)范化模式要求，對(duì)審批過(guò)程進(jìn)行階段性抽查，主動(dòng)查找檔案審批管理中的不足，梳理檔案審批流程簡(jiǎn)化前后標(biāo)準(zhǔn)差異，形成檔案規(guī)范化管理閉環(huán)，為各類檔案管理事項(xiàng)完整率、準(zhǔn)確率、及時(shí)率的提升提供依據(jù)。

（二）升級(jí)軟件設(shè)施。升級(jí)軟件設(shè)施是當(dāng)下事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。在計(jì)算機(jī)硬件配置的基礎(chǔ)上，辦公室檔案管理者可以引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)、云平臺(tái)設(shè)施等。

1.區(qū)塊鏈軟件設(shè)施。區(qū)塊鏈技術(shù)特有的去中心化、不可篡改、防偽、可匿名特性在檔案信息記錄、借閱、利用、存證等環(huán)節(jié)具有突出優(yōu)勢(shì)。在區(qū)塊鏈平臺(tái)中掃描事業(yè)單位檔案內(nèi)照片或錄入檔案中簽名，將辦公室檔案轉(zhuǎn)化為區(qū)塊鏈可理解語(yǔ)言。此時(shí)，辦公室成為區(qū)塊鏈網(wǎng)絡(luò)的對(duì)等節(jié)點(diǎn)，每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都可以上傳檔案材料進(jìn)入?yún)^(qū)塊鏈，經(jīng)節(jié)點(diǎn)投票認(rèn)證后，在智能合約的約束下分享到區(qū)塊鏈的各個(gè)節(jié)點(diǎn)，便于辦公室各節(jié)點(diǎn)保存在同一份檔案信息中，規(guī)避中心數(shù)據(jù)庫(kù)被攻擊致使檔案信息可信度存疑。在歸檔期間，可直接調(diào)取節(jié)點(diǎn)下單份檔案資料，經(jīng)區(qū)塊鏈技術(shù)歸并，在提高檔案規(guī)范化管理效率的同時(shí)，降低整個(gè)過(guò)程中人力資源損失，從源頭解決檔案遺漏、有意篡改問(wèn)題。

2.云平臺(tái)設(shè)施。為解決事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理過(guò)程中存在的信息共享、協(xié)同溝通、資源調(diào)配等問(wèn)題，可以引入事業(yè)單位辦公室檔案管理一體化云。以一體化云平臺(tái)為中心，匯集單位基建檔案、管理檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、會(huì)計(jì)管理檔案、實(shí)物檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、人事檔案與圖書檔案。其中，風(fēng)景名勝區(qū)工程檔案管理涵蓋市場(chǎng)調(diào)研、行政發(fā)文、產(chǎn)品文件、實(shí)物案卷、會(huì)計(jì)案卷、聲像案卷、職工案卷、征管文件、行政收文、市場(chǎng)檔案目錄、演示庫(kù)等。在云平臺(tái)支持下，辦公室檔案管理人員可以根據(jù)要求利用增、刪、改、查功能鍵進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)查詢的規(guī)范化操作，并根據(jù)需要將數(shù)據(jù)規(guī)范轉(zhuǎn)換為XML或PDF格式。對(duì)于批量文件，利用文件樹(shù)的管理方式，結(jié)合規(guī)范化目錄，實(shí)現(xiàn)批量掛接，最終以現(xiàn)代案卷視圖的形式表現(xiàn)，包括案卷視圖、經(jīng)典案卷視圖、層次視圖、機(jī)構(gòu)視圖等。整個(gè)過(guò)程中，實(shí)物檔案與電子檔案數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)，實(shí)時(shí)自動(dòng)更新數(shù)據(jù)狀態(tài)，辦公室檔案數(shù)據(jù)可跟蹤，避免人工記錄差錯(cuò)或更新滯后對(duì)辦公室檔案規(guī)范化管理的影響。

（三）完善管理制度。在檔案工作規(guī)范化管理熱潮的推動(dòng)下，事業(yè)單位辦公室檔案管理者應(yīng)緊緊圍繞單位工作大局，完善管理制度，拓寬檔案領(lǐng)域，為檔案規(guī)范化管理提供依據(jù)。同時(shí)，圍繞檔案工作規(guī)范化管理的推進(jìn)要求，以檔案管理人員崗位責(zé)任為核心，落實(shí)穩(wěn)中求進(jìn)原則，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案規(guī)范化管理制度建設(shè)。進(jìn)而組織檔案管理者與檔案使用者反復(fù)修改、論證，并公開(kāi)征求單位基層工作人員意見(jiàn)，落實(shí)民主方針，匯集單位基層智慧，在確保辦公室檔案安全的前提下，盡力提升檔案管理質(zhì)量與效率。

1.職責(zé)制度。事業(yè)單位辦公室檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》《湖南省檔案管理?xiàng)l例》與《檔案管理違法違規(guī)行為處分規(guī)定》進(jìn)行操作。在落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位辦公室應(yīng)樹(shù)立檔案法治意識(shí)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，了解檔案收集、保管、鑒定、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作內(nèi)容，并參與編制資料檢索工具、檔案檢索工具，依據(jù)相關(guān)法律規(guī)范開(kāi)展檔案資政服務(wù)。同時(shí)，指導(dǎo)、監(jiān)督單位所屬部門、二級(jí)機(jī)構(gòu)檔案工作，保證檔案室整潔，及時(shí)登記、匯報(bào)、搶救檔案破損等安全隱患。若檔案工作人員發(fā)生工作變動(dòng)，要履行檔案移交手續(xù)，并參與編制檔案移交清冊(cè)，在單位部門主要負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下移交。

2.檔案保密制度。在明確人員在檔案收集與歸檔方面職責(zé)的基礎(chǔ)上，從檔案保密著手，責(zé)令檔案管理人員采取有效措施維護(hù)檔案完整性與安全性，依法依規(guī)變更檔案密級(jí)，規(guī)范解密程序，不得擅自變更原始檔案文件密級(jí)，或者摘錄、匯編、引用、復(fù)制屬于單位秘密的文件、資料。同時(shí)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁未經(jīng)事業(yè)單位授權(quán)的任何組織、個(gè)人公布單位檔案，單位辦公室為檔案公布的唯一主體，在確保國(guó)家安全、國(guó)家利益的前提下公布開(kāi)放檔案，充分彰顯單位檔案文化的魅力。對(duì)于泄密事件責(zé)任人，第一時(shí)間查明被泄露的國(guó)家秘密的內(nèi)容、密級(jí)，根據(jù)可能造成危害的范圍、嚴(yán)重程度、有關(guān)責(zé)任人、事件主要情節(jié)，上報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門。

3.檔案銷毀鑒定制度。檔案銷毀鑒定制度是維護(hù)檔案專業(yè)性、保密性的關(guān)鍵制度。單位檔案管理人員應(yīng)與辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)共同成立檔案銷毀鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。以小組為單位，對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，判定是否延長(zhǎng)保管期限，并對(duì)到期不具備保存價(jià)值的檔案提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)并書寫申請(qǐng)報(bào)告。得到批準(zhǔn)后，由小組開(kāi)展指定檔案的鑒定工作，并由小組參與鑒定人員簽署個(gè)人確認(rèn)信息。整個(gè)鑒定活動(dòng)中形成的文件資料均需歸入特定年份的文書檔案并永久保存，杜絕單位或個(gè)人在不經(jīng)過(guò)鑒定的情況下擅自銷毀檔案。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案是事業(yè)單位辦公室在科學(xué)研究、文化傳承創(chuàng)新、社會(huì)服務(wù)等活動(dòng)中形成的歷史記錄，涉及多種形式，具備保存價(jià)值。針對(duì)事業(yè)單位在檔案管理流程、軟件設(shè)施、管理制度等方面存在的不足，單位辦公室檔案管理者應(yīng)根據(jù)新形勢(shì)開(kāi)展檔案工作規(guī)范化管理的要求，簡(jiǎn)化管理流程，升級(jí)軟件設(shè)施，完善管理制度，為檔案規(guī)范化管理提供保障。