孫翔宇 中國寶武運(yùn)營共享服務(wù)中心馬鞍山區(qū)域分中心
隨著云計(jì)算、區(qū)塊鏈、人工智能機(jī)器人等高新技術(shù)的快速發(fā)展,如何利用這些新興技術(shù)為企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息的整合、加工、產(chǎn)出,從而為管理層決策提供有效支撐成了企業(yè)不得不考慮的問題,而財(cái)務(wù)共享作為一種基于信息化平臺搭建的新型管理模式,成了企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的重要手段。傳統(tǒng)的管理模式將財(cái)務(wù)管理作為獨(dú)立模塊,與業(yè)務(wù)經(jīng)營相隔離,這就導(dǎo)致業(yè)務(wù)經(jīng)營目標(biāo)與財(cái)務(wù)管理目標(biāo)不一致,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)口徑不一致,業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)不一致,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)之間無法實(shí)現(xiàn)共享,企業(yè)內(nèi)部管理成本增加,企業(yè)運(yùn)營效率降低,而業(yè)財(cái)一體化通過統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑、打通系統(tǒng)壁壘,實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)運(yùn)營與財(cái)務(wù)管理的有效協(xié)同,為企業(yè)提升管理效能奠定了基礎(chǔ)[1]。企業(yè)能否將財(cái)務(wù)共享模式與業(yè)財(cái)一體化二者有機(jī)結(jié)合,對企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展至關(guān)重要。
財(cái)務(wù)共享將財(cái)務(wù)人員、業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)流程等要素進(jìn)行整合,將集團(tuán)內(nèi)各成員單位財(cái)務(wù)核算職能、財(cái)務(wù)核算機(jī)構(gòu)進(jìn)行剝離并集中,利用信息技術(shù)手段進(jìn)行流程再造,通過搭建的財(cái)務(wù)共享平臺對成員單位提供標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、低成本的財(cái)務(wù)核算服務(wù),為企業(yè)創(chuàng)造價值。財(cái)務(wù)共享具有以下幾個特點(diǎn)。
一為集中性。財(cái)務(wù)共享的集中性體現(xiàn)在職能機(jī)構(gòu)集中和人員集中,企業(yè)將各成員單位財(cái)務(wù)核算職能和財(cái)務(wù)核算人員抽離并集中至財(cái)務(wù)共享中心,實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)核算的集中管理。
二為標(biāo)準(zhǔn)性。財(cái)務(wù)共享的標(biāo)準(zhǔn)性體現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)性與財(cái)務(wù)核算的標(biāo)準(zhǔn)性,有別于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下各機(jī)構(gòu)部門業(yè)務(wù)流程不一致,核算信息口徑不統(tǒng)一的情況,財(cái)務(wù)共享站在企業(yè)管理層的角度,統(tǒng)一了各成員單位的業(yè)務(wù)流程與核算標(biāo)準(zhǔn),提升企業(yè)整體運(yùn)行效率的同時也降低了內(nèi)部管理成本。
三為信息技術(shù)性。財(cái)務(wù)共享中心建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上,財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺本身就是信息化系統(tǒng)的產(chǎn)物,因此對系統(tǒng)軟件有著極高的要求,合理高效的信息系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享中心高質(zhì)量運(yùn)行的基礎(chǔ)。
四為規(guī)模化與學(xué)習(xí)效應(yīng)。財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部設(shè)置各個專業(yè)核算模塊,各崗位核算人員核算內(nèi)容相對固定,能發(fā)揮規(guī)模化優(yōu)勢,有利于培養(yǎng)專業(yè)崗位技能專家。
五為融合性。財(cái)務(wù)共享中心的融合性體現(xiàn)在財(cái)務(wù)專業(yè)與信息技術(shù)的融合,共享中心的職能是通過財(cái)務(wù)共享平臺為企業(yè)內(nèi)部各成員單位提供專業(yè)財(cái)務(wù)核算服務(wù),需配備同時具備財(cái)務(wù)專業(yè)技能與信息技術(shù)技能的人員進(jìn)行運(yùn)維和保障。
業(yè)財(cái)一體化指的是企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)營與財(cái)務(wù)管理的一體化協(xié)同發(fā)展,現(xiàn)有理論主要有信息融合、組織融合和價值融合三種觀點(diǎn)[2]:信息融合觀點(diǎn)認(rèn)為業(yè)財(cái)融合主要基于信息層面,通過業(yè)務(wù)活動生成相應(yīng)會計(jì)信息,即業(yè)務(wù)信息與會計(jì)信息的融合;組織融合觀點(diǎn)認(rèn)為財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門的融合不僅限于信息方面,更主要的體現(xiàn)在行為目的和過程方面,主導(dǎo)方仍是業(yè)務(wù),財(cái)務(wù)承擔(dān)配合支撐和服務(wù)的作用;價值融合觀點(diǎn)認(rèn)為業(yè)財(cái)融合是業(yè)務(wù)與價值的融合,財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)活動二者不存在從屬關(guān)系,而是一種平行關(guān)系,最終目的是消除企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的非增值活動,實(shí)現(xiàn)企業(yè)價值最大化。
與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算模式相比,業(yè)財(cái)一體化模式在工作重心方面更關(guān)注業(yè)務(wù)發(fā)展;在風(fēng)險管理方式方面,實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防、事中監(jiān)控、事后監(jiān)督的全流程閉環(huán)管理;在業(yè)財(cái)關(guān)系方面,將業(yè)務(wù)發(fā)展與財(cái)務(wù)管理融為一體;在信息產(chǎn)出方面,統(tǒng)一口徑、實(shí)現(xiàn)互通互聯(lián);在企業(yè)長期發(fā)展方面,更加關(guān)注企業(yè)價值創(chuàng)造能力,具備戰(zhàn)略發(fā)展眼光。
企業(yè)在財(cái)務(wù)共享模式下推進(jìn)業(yè)財(cái)一體化在發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)、提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量、提升運(yùn)營效率方面具有很高的價值。
在發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)方面,財(cái)務(wù)共享中心的建立使基礎(chǔ)財(cái)務(wù)會計(jì)核算的時間大大減少,財(cái)務(wù)人員可向管理會計(jì)轉(zhuǎn)型,將精力更多地放在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析、業(yè)務(wù)活動支持與決策支撐上,這會推動業(yè)財(cái)一體化,同時,業(yè)財(cái)一體化的推進(jìn)會加速企業(yè)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化,推動企業(yè)信息化系統(tǒng)的搭建和完善,這也會提升財(cái)務(wù)共享的運(yùn)行效率。
在提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量方面,財(cái)務(wù)共享統(tǒng)一了各成員單位會計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)和核算流程,提升了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性與準(zhǔn)確性。此外,業(yè)財(cái)一體化實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)管控系統(tǒng)和財(cái)務(wù)共享平臺的自動傳輸,減少了線下人工操作的環(huán)節(jié),在提升核算效率的同時也提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
在提升運(yùn)營效率方面,財(cái)務(wù)共享平臺可依托信息化優(yōu)勢對接企業(yè)內(nèi)部其他各類業(yè)務(wù)系統(tǒng),并對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造,改變原有紙質(zhì)單據(jù)線下傳遞,業(yè)務(wù)審批線下進(jìn)行的方式,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)附件電子化,業(yè)務(wù)審批線上化,減少了信息傳遞的節(jié)點(diǎn),縮短了信息流傳的時間,提升了業(yè)務(wù)審批效率。
現(xiàn)階段,大多數(shù)企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心不具備系統(tǒng)開發(fā)與運(yùn)維能力,財(cái)務(wù)共享平臺的搭建和維護(hù)工作往往由外部專業(yè)信息技術(shù)公司承擔(dān),當(dāng)成員單位的業(yè)務(wù)范圍發(fā)生變化或出現(xiàn)了新的業(yè)務(wù)類型需對財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)進(jìn)行升級改造時,各成員單位需反饋至共享中心,然后再由共享中心向運(yùn)維方提出升級改造需求,往往周期較長,會對成員單位業(yè)務(wù)運(yùn)行造成一定不利影響。
另外,很多企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心沒有配置相應(yīng)專業(yè)技術(shù)人員對系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查清理和升級,這可能導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障,且由于財(cái)務(wù)共享平臺涉及大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)交互,這可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息錯誤、資金重復(fù)支付等嚴(yán)重問題,給企業(yè)帶來巨大風(fēng)險。
與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算崗位工作相比,財(cái)務(wù)共享中心崗位工作除需掌握財(cái)務(wù)會計(jì)核算外,還需了解信息系統(tǒng)邏輯規(guī)則,這實(shí)際上對人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求,但目前多數(shù)企業(yè)并未根據(jù)財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn)設(shè)立相應(yīng)的人員績效考核機(jī)制,傳統(tǒng)績效考核機(jī)制指標(biāo)相對單一,缺乏綜合素質(zhì)考核指標(biāo),無法將定性指標(biāo)與定量指標(biāo)有機(jī)結(jié)合,從而導(dǎo)致考核結(jié)果不能體現(xiàn)共享中心人員工作的價值,難以激發(fā)人員工作的主觀積極性,對業(yè)財(cái)一體化的推進(jìn)和財(cái)務(wù)共享的運(yùn)行效率造成不利影響。
業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)與共享財(cái)務(wù)之間的矛盾主要體現(xiàn)在兩個方面。
一是溝通效率低下,問題處理時間長。企業(yè)采用財(cái)務(wù)共享模式后,業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的核算職能被剝離,在財(cái)務(wù)共享平臺僅保留數(shù)據(jù)查詢權(quán)限,且財(cái)務(wù)共享中心按照核算類型設(shè)置了如銷售應(yīng)收、采購應(yīng)付、費(fèi)用報(bào)銷等專業(yè)模塊,由于對共享內(nèi)部核算流程的不了解,業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)在出現(xiàn)諸如特殊賬務(wù)處理、核算規(guī)則變更等問題時往往不知道應(yīng)該聯(lián)系共享中心哪個專業(yè)部門,這就導(dǎo)致雙方溝通效率低下,信息交流片面,降低了問題處理的時效性。
二是共享界面分工不清晰,導(dǎo)致推諉扯皮。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)與共享財(cái)務(wù)根據(jù)分工協(xié)議確定各自職責(zé)權(quán)限,但隨著企業(yè)的發(fā)展,當(dāng)出現(xiàn)新的業(yè)務(wù)類型與核算流程時,分工協(xié)議可能未同步更新,導(dǎo)致對應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)生時業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)與共享財(cái)務(wù)職責(zé)分工不清晰,從而產(chǎn)生矛盾影響業(yè)務(wù)處理效率。
業(yè)財(cái)一體化的基礎(chǔ)在于業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門的充分溝通協(xié)調(diào),而業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)在企業(yè)經(jīng)營活動中關(guān)注的重點(diǎn)是不一致的,業(yè)務(wù)關(guān)注合同、訂單,而財(cái)務(wù)還需關(guān)注合規(guī)性、風(fēng)險性,隨著業(yè)財(cái)一體化和財(cái)務(wù)共享的深入推進(jìn),業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)審核節(jié)點(diǎn)會前移并嵌入至業(yè)務(wù)部門的活動中,這在一定程度上會降低業(yè)務(wù)部門的靈活度,影響采購、銷售訂單速度,從而導(dǎo)致矛盾的產(chǎn)生。
企業(yè)復(fù)合型人才的缺乏體現(xiàn)在兩個方面。
一是從各成員單位的角度出發(fā),缺乏業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)復(fù)合型人才。企業(yè)采用財(cái)務(wù)共享模式后,各成員單位的財(cái)務(wù)核算職能被集中至財(cái)務(wù)共享中心,這減輕了財(cái)務(wù)人員基礎(chǔ)核算工作的壓力,但同時,作為財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)的接收使用方更多地承擔(dān)了財(cái)務(wù)管理職能,對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析能力提出了更高的要求。目前多數(shù)企業(yè)缺少相關(guān)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)復(fù)合人才的培養(yǎng)與儲備機(jī)制,財(cái)務(wù)人員對財(cái)務(wù)分析和財(cái)務(wù)管理的了解不夠充分,不具備業(yè)財(cái)融合的全局化意識,難以適應(yīng)崗位工作的內(nèi)容的變化和崗位發(fā)展要求。
二是從財(cái)務(wù)共享中心的角度出發(fā),缺乏財(cái)務(wù)與信息技術(shù)、財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)復(fù)合型人才。財(cái)務(wù)共享平臺的搭建和運(yùn)行極度依賴于計(jì)算機(jī)信息技術(shù),因此財(cái)務(wù)共享中心的崗位工作人員不僅需要掌握財(cái)務(wù)會計(jì)核算,還需要具備一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)技能,而目前多數(shù)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的崗位工作人員由原單位財(cái)務(wù)人員切分而來,并沒有計(jì)算機(jī)專業(yè)背景和實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn),工作方式和系統(tǒng)操作邏輯的變化可能會使他們感到不適應(yīng),進(jìn)而影響財(cái)務(wù)共享運(yùn)行效率。另外,財(cái)務(wù)共享中心崗位工作具有重復(fù)率高、工作內(nèi)容較為單一的特點(diǎn),這導(dǎo)致崗位人員的關(guān)注點(diǎn)僅局限于自身核算職責(zé)而不了解相應(yīng)業(yè)務(wù)背景,容易脫離實(shí)際并降低共享服務(wù)體驗(yàn),對業(yè)財(cái)一體化產(chǎn)生不利影響。
企業(yè)應(yīng)重視財(cái)務(wù)共享中心作為數(shù)據(jù)交互和管理樞紐的重要職能,可在共享中心設(shè)置專門的信息化部門,配置相應(yīng)信息化專業(yè)技術(shù)人才,并在共享中心建立信息化人才培養(yǎng)機(jī)制,定期進(jìn)行信息化技術(shù)培訓(xùn)。此外,共享中心應(yīng)定期對共享服務(wù)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)服務(wù)器等各項(xiàng)軟件硬件進(jìn)行檢查和升級,保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行,避免因系統(tǒng)故障給企業(yè)帶來的各類風(fēng)險。
企業(yè)可結(jié)合財(cái)務(wù)共享中心崗位工作的特點(diǎn),通過平衡計(jì)分卡的方法分別設(shè)置財(cái)務(wù)維度、客戶維度、內(nèi)部流程維度、信息化系統(tǒng)維度、學(xué)習(xí)成長維度考核指標(biāo),在五個維度中細(xì)化明細(xì)指標(biāo),如為評價各項(xiàng)財(cái)務(wù)指標(biāo)完成情況在財(cái)務(wù)維度中設(shè)置利潤率、存貨周轉(zhuǎn)率、現(xiàn)金周轉(zhuǎn)率等指標(biāo);為評價服務(wù)對象滿意度在客戶維度設(shè)置服務(wù)協(xié)議完成度、客戶投訴率等指標(biāo);為評價共享中心內(nèi)部運(yùn)行效率在內(nèi)部流程維度設(shè)置系統(tǒng)流程標(biāo)準(zhǔn)化率、異常單據(jù)率、單位單據(jù)處理效率等指標(biāo);為評價信息系統(tǒng)運(yùn)用情況在信息化系統(tǒng)維度設(shè)置系統(tǒng)集成度、系統(tǒng)維護(hù)成本等指標(biāo);為評價員工專業(yè)素養(yǎng)在學(xué)習(xí)與成長維度設(shè)置培訓(xùn)完成率、專業(yè)技能證書補(bǔ)貼金額等指標(biāo)。
針對溝通效率低下的問題,財(cái)務(wù)共享中心可建立客服管理機(jī)制,由客服歸口各成員單位反映的問題并進(jìn)行分類后推送至各專業(yè)模塊,各專業(yè)模塊人員在規(guī)定時效內(nèi)向問題提出方進(jìn)行反饋。其中客服人員可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況設(shè)置專員或從共享中心內(nèi)部挑選人員輪流擔(dān)任,溝通方式可采用客服電話、微信公眾號、企業(yè)郵箱等。此外,財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)充分發(fā)揮數(shù)據(jù)樞紐的作用,定期對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行評估和更新,并做好信息共享與系統(tǒng)流程交流培訓(xùn)工作。
針對共享界面分工不清晰的問題,財(cái)務(wù)共享中心和各成員單位在確定分工協(xié)議時要充分考慮各類業(yè)務(wù)場景,避免遺漏。在出現(xiàn)業(yè)務(wù)類型與核算流程變更時,各成員單位需及時通知共享中心并更新共享分工協(xié)議。
造成業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門矛盾的根本原因在于業(yè)務(wù)組織與財(cái)務(wù)組織分工的不同,要想徹底解決這個問題就必須從組織變革入手。我們知道企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)是根據(jù)生產(chǎn)和管理的需求而設(shè)置的,從這方面來說財(cái)務(wù)部門與其他各類業(yè)務(wù)部門并無差異[2],存在的意義都是為企業(yè)整體創(chuàng)造價值,而按照生產(chǎn)和管理需求進(jìn)行的職能分工并不能與企業(yè)的價值創(chuàng)造相結(jié)合,也就是說財(cái)務(wù)部門等職能部門關(guān)注的是履行自身職責(zé)而非企業(yè)增加企業(yè)整體價值。企業(yè)要想解決這個問題就必須將財(cái)務(wù)等職能部門與企業(yè)整體價值創(chuàng)造有機(jī)關(guān)聯(lián),而實(shí)現(xiàn)途徑就是通過職能細(xì)化,將關(guān)聯(lián)程度較高的職能部門按照企業(yè)需求整體作為成本中心、收入中心及利潤中心或投資中心,通過責(zé)任中心整體的成本、收入、利潤等指標(biāo)將各職能部門與企業(yè)整體價值創(chuàng)造相結(jié)合。
一是推動業(yè)財(cái)核算會計(jì)向管理會計(jì)轉(zhuǎn)型。各成員單位財(cái)務(wù)核算職能已集中至財(cái)務(wù)共享中心,因此企業(yè)有更多的空間和人員向管理會計(jì)轉(zhuǎn)型,企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立管理會計(jì)人才培養(yǎng)機(jī)制,通過邀請外部專家培訓(xùn)、加強(qiáng)內(nèi)部座談討論、派遣人才外部交流等方式來提升業(yè)財(cái)人員的數(shù)據(jù)挖掘分析能力。
二是優(yōu)化財(cái)務(wù)共享中心人員專業(yè)結(jié)構(gòu),加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享中心人員信息技術(shù)培訓(xùn)。首先,財(cái)務(wù)共享中心制定人員招聘計(jì)劃時,應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注同時具有計(jì)算機(jī)背景和財(cái)務(wù)背景的專業(yè)人才。其次,共享中心應(yīng)制定培訓(xùn)計(jì)劃,定期或不定期開展各類信息技術(shù)培訓(xùn)活動[3],將系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)與財(cái)務(wù)專業(yè)核算作為培訓(xùn)內(nèi)容,不斷提高員工綜合素質(zhì)。
三是完善財(cái)務(wù)共享中心人才交流機(jī)制,加深共享中心人員的業(yè)務(wù)了解程度。共享中心可建立人員派駐機(jī)制,定期將崗位人員外派至各共享服務(wù)單元業(yè)務(wù)部門,深入了解各種業(yè)務(wù)場景和業(yè)務(wù)模式,收集業(yè)務(wù)需求,提升共享服務(wù)質(zhì)量,推進(jìn)業(yè)財(cái)深入融合。
總而言之,企業(yè)應(yīng)通過財(cái)務(wù)共享推進(jìn)業(yè)財(cái)一體化,并通過業(yè)財(cái)一體化的深入反向支撐財(cái)務(wù)共享高效運(yùn)行,最大程度發(fā)揮二者的協(xié)同效應(yīng),將企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營活動和財(cái)務(wù)管理活動有機(jī)結(jié)合,在日益嚴(yán)峻的市場競爭環(huán)境下幫助企業(yè)取得競爭優(yōu)勢并實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。