周倬君 山東財經(jīng)大學(xué)國際教育學(xué)院

作為學(xué)校文獻(xiàn)體系的重要組成部分，高校院系資料室多年來對學(xué)科發(fā)展起到了重要的促進(jìn)作用。但隨著互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)高校院系資料室面臨著生存與發(fā)展的雙重困境，其發(fā)展方向、運行模式等備受關(guān)注。現(xiàn)基于網(wǎng)絡(luò)信息時代背景，分析高校院系資料室圖書檔案一體化管理的必要性與可行性，并結(jié)合現(xiàn)階段院系資料室發(fā)展現(xiàn)狀，從優(yōu)化頂層設(shè)計、館室協(xié)同發(fā)展、緊跟信息時代、凝聚發(fā)展動力等多個方面對高校資料室的管理策略進(jìn)行深刻剖析，進(jìn)而提出有針對性的對策建議。

引言

高校院系資料室作為學(xué)校文獻(xiàn)體系的重要組成部分，是學(xué)校院系教師進(jìn)行教學(xué)和科研活動的重要場所，是衡量學(xué)校院系辦學(xué)水平的重要標(biāo)志。傳統(tǒng)院系資料室作為學(xué)校圖書館的延伸與補充，可為教學(xué)科研提供文獻(xiàn)信息服務(wù)，但不具有檔案功能。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，多媒體與現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛運用，信息服務(wù)的范圍得到了極大的拓展，電子文獻(xiàn)資源極為豐富，師生可以隨時隨地獲取相關(guān)專業(yè)文獻(xiàn)。如果高校院系資料室仍舊局限于提供文獻(xiàn)查閱功能，就難以滿足院系現(xiàn)代化教學(xué)與科研發(fā)展的需要，必然面臨生存與發(fā)展的危機。

因此，院系資料室應(yīng)該創(chuàng)新發(fā)展思路，注重與圖書檔案進(jìn)行協(xié)同化、一體化管理，不僅可以為學(xué)院師生提供專業(yè)、系統(tǒng)的圖書文獻(xiàn)、專業(yè)數(shù)據(jù)，還要具備現(xiàn)代化檔案信息與管理功能。這不僅有助于資料室功能的完善、擴充及延伸，豐富資料室在網(wǎng)絡(luò)信息時代的現(xiàn)實價值，而且能夠推進(jìn)高校信息資源建設(shè)與管理的一元化，是高校實現(xiàn)信息資源共建共享的必然趨勢。

高校院系資料室圖書檔案一體化的必要性與可行性

高校院系資料室可以為師生提供科研、教學(xué)與學(xué)習(xí)所需要的信息資源，是專業(yè)性信息資源的集中地。實現(xiàn)院系資料室圖書檔案一體化，一方面能夠跟蹤學(xué)科發(fā)展前沿，提供各具特色的差異化、個性化、創(chuàng)新性服務(wù)，全方位拓展資料室的服務(wù)功能并提高其精準(zhǔn)化服務(wù)水平；另一方面能夠?qū)崿F(xiàn)與學(xué)校圖書館功能、學(xué)院檔案管理功能的統(tǒng)一融合、相互補位、協(xié)調(diào)發(fā)展。

高校院系資料室圖書檔案一體化的必要性

隨著師生個性化需求和交叉學(xué)科研究的不斷發(fā)展，院系資料室單一的圖書管理模式已經(jīng)無法滿足用戶的深層次要求，用戶需求的多元化成為資料室發(fā)展的驅(qū)動力。在生存驅(qū)動與用戶外在需求推動的共同作用下，高校院系資料室圖書檔案一體化發(fā)展成為必然選擇。

首先，在網(wǎng)絡(luò)信息時代，高校院系資料室圖書檔案一體化是高校信息管理一元化發(fā)展的需要，通過資源的融合與集成，能夠提供多維一體化的信息服務(wù)，符合圖書檔案管理的發(fā)展規(guī)律，同時可以滿足高校教育事業(yè)集約化管理的需要；在縱向拓展院系資料室功能的同時，也能夠橫向加強各管理體系間的聯(lián)系。其次，圖書檔案一體化管理是學(xué)院學(xué)科發(fā)展的客觀要求，不僅可以實現(xiàn)圖書、文獻(xiàn)及檔案資料的專業(yè)化、系統(tǒng)化整理與聚類，突出專業(yè)與學(xué)科特色，而且能夠發(fā)揮院系資料室網(wǎng)絡(luò)平臺的功能，以及精確到師生個人信息的服務(wù)功能，充分體現(xiàn)出高效利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。最后，一體化也是服務(wù)高校師生的現(xiàn)實需要。數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢使師生改變了知識獲取、信息閱讀及存儲的方式，從而對信息資源的利用有了更高、更現(xiàn)代化的要求。而一體化管理模式有助于高效收集與整理本學(xué)科核心與特色資料以及相關(guān)交叉學(xué)科的文獻(xiàn)資料與數(shù)據(jù)庫，為廣大師生提供專業(yè)化、有針對性的信息服務(wù)。

高校院系資料室圖書檔案一體化的可行性

首先，圖書、檔案具有相似性與互補性，在一定條件下可以相互轉(zhuǎn)化。從相似性來看，圖書、檔案具有知識屬性和信息屬性，同屬信息資源的子系統(tǒng)，是文獻(xiàn)資源的組成部分；二者的服務(wù)內(nèi)容都是知識信息源，提供服務(wù)的方式多為檢索、閱覽、傳遞、咨詢等；其管理流程和管理技術(shù)相近，主要分為收集、加工、存儲、利用四個環(huán)節(jié)；其工作性質(zhì)相同且職能相近，具有專業(yè)性和服務(wù)性，可以為創(chuàng)新知識或決策提供有價值的參考信息。從互補性來看，圖書以知識性、參考性、啟發(fā)性為主，而檔案的特點是原始性和可依據(jù)性。在滿足用戶多層次、多角度的信息需求以及全面掌握研究現(xiàn)狀等方面，圖書和檔案可以發(fā)揮各自的長處，互為補充。其次，高校院系資料室大都配備計算機等電子設(shè)備，這為運用相關(guān)設(shè)備建立圖書檔案一體化信息系統(tǒng)提供了物質(zhì)保障。同時，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，尤其是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，突破了資料、檔案、圖書在傳統(tǒng)技術(shù)條件下的時空限制，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的進(jìn)步正在促進(jìn)信息服務(wù)的融合，并推動信息一元化不斷發(fā)展，這在技術(shù)上為圖書檔案一體化管理提供了可行性。最后，一體化管理需要加強對圖書情報學(xué)科人才的培養(yǎng)力度，使其及時了解圖書情報的相關(guān)發(fā)展趨勢及前沿技術(shù)，同時需積極參與相關(guān)科研教學(xué)活動，不斷提升人才業(yè)務(wù)水平與服務(wù)能力。高校是知識聚集、人才薈萃的場所，擁有大批專業(yè)素質(zhì)較高的人才，這為實現(xiàn)高校院系資料室圖書檔案一體化提供了人力保障。

高校院系資料室發(fā)展存在的問題分析

圖書、檔案各自為陣

多年來，圖書、檔案大都各自為陣，分散管理帶來的弊端日趨明顯，運行效率低下。圖書檔案一體化管理可以使獲得的信息量倍增。根據(jù)貝塔朗菲定律，即整體系統(tǒng)的屬性功能＞孤立子系統(tǒng)的總和，圖書檔案一體化管理所帶來的效率提高是顯而易見的，可以實現(xiàn)對系統(tǒng)內(nèi)綜合信息的快捷查找與利用，避免重復(fù)勞動，能夠一站式解決問題。同時，圖書檔案分散管理還會導(dǎo)致機構(gòu)重復(fù)設(shè)置以及資源浪費。

檔案管理分散，不成體系

目前，學(xué)院對檔案管理的意識薄弱，大部分院系未設(shè)置專門的檔案管理員，檔案材料的保存與管理較為混亂，材料分散且不成體系，檔案信息雜亂無序甚至缺失，導(dǎo)致檔案利用率較低，常給工作帶來不便?；趫D書和檔案管理的共性，實行圖書檔案一體化統(tǒng)籌管理，可有效改善學(xué)院檔案管理不善的現(xiàn)狀，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化發(fā)展。

傳統(tǒng)院系圖書資料室利用率降低

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字圖書館、電子書庫等線上圖書資源系統(tǒng)日趨完善，相關(guān)資源種類逐漸豐富，其快捷性特點使師生更愿意采用線上方式調(diào)取與使用相關(guān)資源，進(jìn)而導(dǎo)致傳統(tǒng)院系資料室無人問津，紙質(zhì)資源成為“擺設(shè)”。圖書檔案一體化管理是傳統(tǒng)資料室功能的延伸與拓展，通過服務(wù)升級和資源整合利用可有效解決傳統(tǒng)資料室閑置的問題。

院系資料室管理人員缺少進(jìn)修培訓(xùn)

圖書檔案一體化管理需要配備專業(yè)人才，且不僅要求人才具有嫻熟的信息處理技術(shù)、豐富的管理經(jīng)驗，還要求相關(guān)人員具有一定的專業(yè)素養(yǎng)與科研水平，能夠依據(jù)相關(guān)理論研究推動圖書檔案一體化建設(shè)。但現(xiàn)階段，高校對院系資料室相關(guān)人員的培訓(xùn)力度不足，導(dǎo)致資料員與新技術(shù)、新理念脫節(jié)，從而導(dǎo)致院系資料室管理滯后，服務(wù)水平較低，影響資料室功能的發(fā)揮。

網(wǎng)絡(luò)信息時代下院系資料室圖書檔案一體化管理策略

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的時代背景下，高校院系資料室應(yīng)全面分析當(dāng)前形勢，立足于學(xué)院與學(xué)科發(fā)展的重點和方向，明確定位，創(chuàng)新性地提出系統(tǒng)的應(yīng)對策略。

優(yōu)化頂層設(shè)計，完善運行機制

管理層需要優(yōu)化頂層設(shè)計，認(rèn)識到圖書檔案管理一體化的重要性，牢固樹立一體化管理觀念，不斷完善運行機制，這樣才能在實際工作中落實一體化戰(zhàn)略。一是院系資料室功能要擴容增效，使自身服務(wù)能力升級。通過圖書檔案一體化管理，注入新的活力，充分挖掘潛在的服務(wù)空間，有效延伸傳統(tǒng)功能，創(chuàng)新服務(wù)功能，以學(xué)科建設(shè)與發(fā)展需求為導(dǎo)向，提高精準(zhǔn)化服務(wù)水平，最大限度地盤活資料室。二是要與學(xué)校圖書館功能統(tǒng)一融合、相互補位、協(xié)調(diào)發(fā)展，加強溝通合作，發(fā)揮整體合力。三是要從實際出發(fā)，揚長避短，形成資料室自身的差異化、個性化、創(chuàng)新性服務(wù)功能。四是以信息與知識服務(wù)為核心，研究分析讀者的需求及其變化，形成有效的溝通渠道與反饋機制，從靜態(tài)被動式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃訁⑴c性服務(wù)。五是加強信息在線咨詢互動服務(wù)，增加資源宣傳推送服務(wù)，充分考慮師生建議，開通“薦購書單”通道，建立有效的溝通機制，還可以建立讀者檔案，進(jìn)行追蹤服務(wù)。六是要堅持自建數(shù)據(jù)庫并及時更新維護(hù)，增強資料室的實用性功能。緊緊圍繞學(xué)科建設(shè)定位和研究方向，全面提高二次加工文獻(xiàn)資源的能力，打造特色數(shù)據(jù)庫。檔案類別應(yīng)根據(jù)實際需要設(shè)計劃定并進(jìn)行動態(tài)調(diào)整。七是要健全經(jīng)費投入機制，將資料室經(jīng)費列入學(xué)院的長期預(yù)算，保證穩(wěn)定的資金來源，并向?qū)W校積極爭取專項資金。

館室協(xié)同發(fā)展，構(gòu)建一體化管理制度

在館室協(xié)同發(fā)展的過程中，要構(gòu)建一體化管理制度，創(chuàng)新管理體系與運行機制，在原有基礎(chǔ)上構(gòu)建兼容的綜合管理模式。改革完善服務(wù)體系，促進(jìn)傳統(tǒng)服務(wù)模式向信息資源網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式轉(zhuǎn)變。統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，制定通用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)范及服務(wù)規(guī)則，結(jié)合各學(xué)院的教學(xué)科研實際，劃定合理的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)和范圍，推動特色信息與統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的高效融合。在建設(shè)一體化管理制度的過程中，必須將圖書和檔案統(tǒng)一歸類并集中管理。

資料信息與檔案管理契合貫通

整理歸納學(xué)科梯隊建設(shè)、人才培養(yǎng)等多方面的資料，使學(xué)院檔案信息與文獻(xiàn)資料服務(wù)具有契合性與貫通性。針對重大研究項目，在收集相關(guān)信息的基礎(chǔ)上，將重要資料匯編成各種專題，增強信息的系統(tǒng)性和條理性，有條件的可量身定制，對已掌握的圖書檔案信息進(jìn)行創(chuàng)新應(yīng)用，讓現(xiàn)有資源得以深度開發(fā)。及時編制并更新教研科研成果數(shù)據(jù)，收集并整理學(xué)術(shù)講座的圖文資料、學(xué)術(shù)會議記錄等信息，建立成果信息庫與活動信息庫，打造完整、相通的資料與檔案信息體系。同時，及時將學(xué)院文件、會議紀(jì)要、人事招聘、新聞報道以及學(xué)生管理的重要基礎(chǔ)材料等進(jìn)行分類歸檔，形成統(tǒng)一、分層、網(wǎng)格化的信息體系。

緊跟信息時代發(fā)展步伐，構(gòu)建一體化管理平臺

為了緩解圖書、檔案各自為陣的局面，應(yīng)當(dāng)緊跟信息時代發(fā)展的步伐，搭建圖書、檔案一體化技術(shù)平臺。一方面，通過積極搭建一體化技術(shù)平臺，用良好的技術(shù)手段作保證，最大限度地放大一體化系統(tǒng)的功效。在此平臺上，校圖書館以及院系資料室之間的聯(lián)系得以加強，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)文獻(xiàn)資源管理軟件與自動化檢索系統(tǒng)的有機結(jié)合，還可以實現(xiàn)圖書館與院系資料室的資源共享，對圖書館已有資源或通過知網(wǎng)等其他渠道獲取的資源不再重復(fù)保存，努力挖掘稀缺文獻(xiàn)資源，提升圖書館信息服務(wù)利用效率。另一方面，可以配備數(shù)字化管理軟件、數(shù)據(jù)庫存儲設(shè)備等軟硬件設(shè)施，運用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫存儲技術(shù)等對資源進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，通過計算機、網(wǎng)絡(luò)等進(jìn)行信息管理，提高科技與智能化水平?？茖W(xué)合理地配置電子資源與紙質(zhì)資源，提高院系圖書資料室的利用率。要充分發(fā)揮新技術(shù)在圖書檔案一體化管理過程中的作用，重點創(chuàng)立數(shù)字資源庫。部分具備條件的數(shù)字資源庫可以考慮建立資源管理網(wǎng)站，分級設(shè)置閱讀權(quán)限，實現(xiàn)資源的數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化，充分發(fā)揮線上線下的不同優(yōu)勢，提高資源利用率，進(jìn)而使師生在查閱相關(guān)資料時，能在最短的時間內(nèi)查閱到最專業(yè)的信息資源，極大地節(jié)省查詢借閱資料的時間，使院系圖書資料室的管理更加系統(tǒng)化、專業(yè)化。

創(chuàng)新發(fā)展驅(qū)動，培養(yǎng)一體化管理隊伍

高校院系資料室圖書檔案一體化建設(shè)要適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要，由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化計算機治理方向發(fā)展，如聯(lián)機檢索、數(shù)據(jù)處理、信息咨詢服務(wù)等。這也需要對一體化管理隊伍與人員建設(shè)提出要求。

首先，改革人事管理機制，尤其是職稱評定、人事考核等制度，充分調(diào)動資料員的責(zé)任感、使命感，使其充分發(fā)揮自身的主觀能動性，使資料員具有歸屬感和成就感，在實現(xiàn)自身價值的同時，與學(xué)院共同發(fā)展。資料員也應(yīng)主動與各部門進(jìn)行溝通，掌握第一手資料，不斷累積在教學(xué)科研、行政管理以及學(xué)生、黨務(wù)管理工作過程中形成的原始資料，逐步形成具有實際應(yīng)用價值的院級資料檔案中心，使其擁有獨一無二的資料數(shù)據(jù)庫和完整的檔案體系，為學(xué)院科研與學(xué)科建設(shè)提供決策支持。其次，應(yīng)加強對資料員素質(zhì)的培養(yǎng)力度，為其提供更多學(xué)習(xí)與交流的機會，使其能夠系統(tǒng)掌握圖書檔案管理知識、學(xué)科專業(yè)知識、計算機應(yīng)用技術(shù)，并達(dá)到一定的外語水平。與此同時，拓寬學(xué)習(xí)渠道，利用線上線下相結(jié)合的方式來增強其學(xué)習(xí)效果。組織同行人員橫向交流經(jīng)驗，互相學(xué)習(xí)，取長補短，借鑒先進(jìn)的工作理念和工作方法。以實際需求為導(dǎo)向，注重培養(yǎng)資料員的實踐能力、溝通能力以及處理問題的能力，使其盡快適應(yīng)新形勢和新環(huán)境，力爭培養(yǎng)出兼具圖書和檔案知識的復(fù)合型專業(yè)人才，確保人員能力與崗位相匹配。