張晨， 范麗微， 張俊杰， 郁鑒清，陳艷， 汪偉，饒志濤，姜淼

(上海市同濟(jì)醫(yī)院，上海 200065)

現(xiàn)代醫(yī)院管理制度是中國特色基本醫(yī)療衛(wèi)生制度的重要組成部分，在深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度背景下，現(xiàn)代醫(yī)院管理制度將信息管理制度作為醫(yī)院內(nèi)部治理的核心制度之一，是“十三五”重點(diǎn)工作，在“十四五”期間更聚焦醫(yī)院管理的質(zhì)量和效益[1]。作為醫(yī)療信息的載體，檔案信息價(jià)值日益凸顯，檔案管理作為醫(yī)院內(nèi)部管理體系建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，在拓寬現(xiàn)代醫(yī)院管理制度建設(shè)的研究范圍和研究思路方面發(fā)揮指導(dǎo)作用。2020年《中華人民共和國檔案法》的修訂頒布和2021年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的正式實(shí)施,建立治理能力和治理體系現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制正在開創(chuàng)檔案事業(yè)發(fā)展的新局面[2][3]，探索醫(yī)院智慧檔案管理模式將成為新時代檔案管理革新不可逆的發(fā)展趨勢，檔案管理也將步入依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的新階段。

1 建立醫(yī)院智慧檔案管理模式的必要性

2020年對于醫(yī)院的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個關(guān)鍵之年，新冠疫情給醫(yī)院提出了一個全新的命題，也推進(jìn)了各項(xiàng)數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。隨著國家城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型的縱深推進(jìn)和智慧醫(yī)療建設(shè)的急速發(fā)展，數(shù)字化轉(zhuǎn)型是未來醫(yī)院發(fā)展的必由之路，醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展也將面臨著大數(shù)據(jù)橫流、多樣化需求、管理實(shí)踐落后、管理能力不足等多方面嚴(yán)峻的考驗(yàn)[4]，這些必將促進(jìn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級。

1.1 建立醫(yī)院智慧檔案管理模式是挖掘醫(yī)院檔案本體價(jià)值的有效手段

數(shù)字化轉(zhuǎn)型時期，傳統(tǒng)的檔案管理模式將檔案資源的轉(zhuǎn)型作為首要任務(wù)，雖已改變檔案存在形式，拓寬檔案資源的獲取渠道，但是沒有實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度開發(fā)，檔案價(jià)值仍停滯在“收、存、管、用”基本業(yè)務(wù)流程中[5]。建設(shè)運(yùn)行醫(yī)院智慧檔案管理系統(tǒng)，必須轉(zhuǎn)變管理思維，重新定位檔案資源的利用價(jià)值在醫(yī)院管理中新的意義，在大數(shù)據(jù)的推動下有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案價(jià)值的進(jìn)一步挖掘。

1.2 建立醫(yī)院智慧檔案管理模式是適應(yīng)醫(yī)療信息化發(fā)展的重要趨勢

基于大數(shù)據(jù)時代帶來的新契機(jī)，信息化建設(shè)是醫(yī)療工作建設(shè)的重點(diǎn)[6]，面對數(shù)字化城市快速發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已不再適應(yīng)高速運(yùn)轉(zhuǎn)的醫(yī)療衛(wèi)生體系建設(shè)，對醫(yī)院檔案管理提出了全新的挑戰(zhàn)。因此，依托新型信息化工具與技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理質(zhì)效，打造醫(yī)院智慧檔案管理模式，優(yōu)化資源配置，是適應(yīng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化發(fā)展的必然產(chǎn)物[7]。

1.3 建立醫(yī)院智慧檔案管理模式是促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要保障

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入和醫(yī)院服務(wù)模式的不斷轉(zhuǎn)變，管理經(jīng)驗(yàn)以文字、圖像的形式保存下來，如何運(yùn)用現(xiàn)代化手段使檔案管理適應(yīng)新形式，有效推動醫(yī)改創(chuàng)新，服務(wù)于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)長期發(fā)展已成為現(xiàn)代醫(yī)院管理中需要共同探討的課題[8]。醫(yī)院檔案管理與時俱進(jìn),不僅是評價(jià)公立醫(yī)院改革的重要標(biāo)尺,也是促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)順應(yīng)時代發(fā)展的重要基石，醫(yī)院智慧檔案建設(shè)推動醫(yī)院管理體制改革的同時創(chuàng)新管理理念，優(yōu)化醫(yī)院管理，提高醫(yī)療服務(wù)水平[9]。

2 現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下醫(yī)院智慧檔案管理模式的探索(以上海市某三級甲等綜合醫(yī)院為例)

2.1 醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式實(shí)證分析

醫(yī)院自建院30年來，歷史檔案繁多冗雜，從檔案資源整合到共享，都是處于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式。醫(yī)院深入科室組織開展調(diào)研分析，總結(jié)傳統(tǒng)檔案管理模式與現(xiàn)代醫(yī)院管理存在不相適應(yīng)的問題：

(1)“重藏輕用”：醫(yī)院初始針對檔案資源和條件的開發(fā)意識不強(qiáng)，有價(jià)值的檔案資源缺乏深層次的挖掘，檔案管理長期處于行政管理邊緣，僅用于輔助行政業(yè)務(wù)，醫(yī)院檔案的內(nèi)在價(jià)值未充分發(fā)揮。檔案管理工作常態(tài)化開展過程中，檔案價(jià)值的顯性轉(zhuǎn)化有待完善，檔案資源移交延遲、查詢借閱不定、不能交叉使用等問題阻礙了檔案資源價(jià)值的有效發(fā)揮，同時增加檔案受損和缺失的風(fēng)險(xiǎn)。

(2)“你來我查”：醫(yī)院檔案管理沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理思維方式，僅限于檔案保管和借閱服務(wù)的被動狀態(tài)，缺少評估檔案發(fā)展的主動意識。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍建設(shè)停滯，集檔案管理、醫(yī)學(xué)背景、信息化知識的復(fù)合型人員緊缺，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)難以與現(xiàn)代醫(yī)院快速發(fā)展的需求相匹配。

(3)“智慧缺失”：醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，信息化功能單一，檔案管理停留在人工或半人工狀態(tài)，僅借助簡易機(jī)械和人工勞動力難以應(yīng)對醫(yī)院快速發(fā)展過程中產(chǎn)生的巨大信息資料，不完善的檔案管理模式導(dǎo)致重要資源淹沒在大數(shù)據(jù)之下。目前醫(yī)院檔案管理已逐漸步入信息化，但是智慧化水平有待提升，如何從實(shí)體整合向虛擬整合轉(zhuǎn)變、從單一檢索向個性化檢索轉(zhuǎn)變、從“只編不研”向檔案知識產(chǎn)品轉(zhuǎn)變、從線下利用向線上利用轉(zhuǎn)變，如何加強(qiáng)數(shù)據(jù)開放，推進(jìn)檔案信息公開共享，以及如何采集重要網(wǎng)頁資源和歸檔社交媒體文件，都是需要面對的問題。

2.2 醫(yī)院智慧檔案管理模式改革探索

現(xiàn)代醫(yī)院管理制度背景下，為適應(yīng)高速運(yùn)轉(zhuǎn)的醫(yī)療體系建設(shè)，醫(yī)院檔案管理模式已發(fā)生潛移默化的轉(zhuǎn)變。醫(yī)院結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理模式運(yùn)行情況，2021年將“檔案系統(tǒng)更新和智慧化管理”納入醫(yī)院智慧管理“精品工程”建設(shè)計(jì)劃，明確管理目標(biāo)，健全檔案智慧管理與技術(shù)脫節(jié)問題，創(chuàng)新檔案管理新思路，切實(shí)保障檔案信息化建設(shè)的政策和資源的有效輸入和價(jià)值輸出，提升智慧檔案管理輔助醫(yī)院治理能力現(xiàn)代化。

2.2.1 總體架構(gòu)

基于醫(yī)院自身文化發(fā)展理念和管理現(xiàn)狀，以檔案資源分類集成為核心，構(gòu)建檔案資源智慧管理為目標(biāo)，設(shè)計(jì)涵蓋“五大層次”(數(shù)據(jù)資源層、基礎(chǔ)平臺服務(wù)層、業(yè)務(wù)應(yīng)用層、接入層、規(guī)劃統(tǒng)籌層)和“三大保障”(標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、安全保障、實(shí)施保障)的智慧檔案管理模式(圖1)，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理。

圖1 醫(yī)院智慧檔案管理模式

2.2.2 建設(shè)路徑

技術(shù)建設(shè)：

(1)數(shù)字化建設(shè)，搭建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。以信息技術(shù)為載體，集成整合第三方軟硬基礎(chǔ)支撐技術(shù)，按照DA/T31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，結(jié)合國際標(biāo)準(zhǔn)化組織規(guī)定的格式(PDF格式)進(jìn)行電子化儲存，紙質(zhì)檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，提高檔案資源的原始性、完整性和收集率，完成搭建數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

(2)智慧化建設(shè)，構(gòu)建智慧檔案管理平臺。銜接數(shù)據(jù)資源庫，進(jìn)一步挖掘檔案價(jià)值，整合智能化應(yīng)用融入檔案流程，組合構(gòu)建類平臺、應(yīng)用性工具、功能模塊，將系統(tǒng)層中簡單的業(yè)務(wù)流程升級至智慧化功能，即實(shí)現(xiàn)智能統(tǒng)計(jì)、交叉借閱、多途徑檢索、智慧編研、多形式鑒定、“三員”管理等高級使用場景，智能核查數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，滿足大數(shù)據(jù)下檔案利用與服務(wù)水平，推進(jìn)檔案全流程智慧化管理。

(3)人性化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理使用效率。組建醫(yī)院檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)，檔案管理形成梯隊(duì)服務(wù)，系統(tǒng)功能集結(jié)檔案數(shù)據(jù)庫、檔案借閱車、資源共享于一體，提升人機(jī)交互水平，增強(qiáng)檔案生產(chǎn)者與利用者的高效便捷體驗(yàn)感。檔案管理通過增強(qiáng)檔案與用戶間智能銜接，部署智慧檔案管理平臺時銜接醫(yī)院辦公流程，檔案資源利用同步規(guī)劃、同步實(shí)施，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的分布式收集和集中式智能共享，搭建智慧檔案的服務(wù)模式由資源為中心的“供給”轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脩魹楹诵牡摹靶枨蟆盵10]，倒逼檔案管理形態(tài)加速向多途徑、移動式、自助服務(wù)式等未來趨勢轉(zhuǎn)變。

管理保障：

(1)制度建設(shè)：查閱文獻(xiàn)，調(diào)研訪談，結(jié)合現(xiàn)代醫(yī)院管理制度為引領(lǐng)，參考檔案管理的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件、地方性標(biāo)準(zhǔn)重新部署形成以醫(yī)院智慧檔案管理?xiàng)l例(2021年版)為總綱的系列醫(yī)院檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，指導(dǎo)智慧檔案建設(shè)工作的開展。

(2)安全保障：信息系統(tǒng)在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行，有專業(yè)維護(hù)人員進(jìn)行服務(wù)器維護(hù)及網(wǎng)絡(luò)安全管理，智慧檔案平臺構(gòu)建“用戶管理權(quán)”“權(quán)限審核權(quán)”和“行為審計(jì)權(quán)”的授權(quán)式定密，符合國家保密局對檔案三員管理的要求，對PDF格式的電子文件進(jìn)行按頁授權(quán)、數(shù)字水印和加密下載等，利用擦除和剪切的方式控制段落權(quán)限，提供檔案借閱賦權(quán)高級審批功能，可以滿足檔案利用者更高要求的權(quán)限控制。

(3)動態(tài)管理：健全管理與技術(shù)脫節(jié)問題，創(chuàng)新管理體系，順應(yīng)信息技術(shù)不斷變革的發(fā)展趨勢，創(chuàng)建檔案系統(tǒng)專業(yè)配置，多渠道、多方式培訓(xùn)檔案管理者前瞻思維和預(yù)警嗅覺，確保檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與人員配置精準(zhǔn)圍繞醫(yī)院發(fā)展和需求動態(tài)升級，實(shí)現(xiàn)智慧檔案協(xié)同動態(tài)化管理。

3 建立醫(yī)院智慧檔案管理模式的對策思考

3.1 深入挖掘檔案管理數(shù)據(jù)資源，形成檔案價(jià)值深層次開發(fā)

在智慧醫(yī)院背景下，緊密圍繞醫(yī)院文化建設(shè)，利用現(xiàn)代化工具“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”科學(xué)全面收集檔案信息，構(gòu)建完整的電子檔案資源庫，改變原有檔案“重藏輕用”的現(xiàn)狀，將檔案管理中蘊(yùn)含的價(jià)值重心呈現(xiàn)出來。依據(jù)檔案信息數(shù)據(jù)化，建立服務(wù)者與利用者之間雙向關(guān)聯(lián)反饋，融入現(xiàn)代醫(yī)院管理思路，依托智慧管理模式持續(xù)創(chuàng)造檔案資源的文化引領(lǐng)價(jià)值、決策參考價(jià)值、經(jīng)濟(jì)發(fā)展價(jià)值。

3.2 促進(jìn)檔案與院務(wù)公開有機(jī)結(jié)合，推動檔案信息高質(zhì)量共享

醫(yī)院檔案管理工作融入院務(wù)公開大環(huán)境，通過“是否公開、何時公開、如何公開、公開時限”制定檔案數(shù)據(jù)開放計(jì)劃，積極拓展醫(yī)院檔案服務(wù)范圍，以“公開主導(dǎo)下的保密”思維打破檔案信息壁壘、擴(kuò)大可視化界面[11]，開展檔案信息對內(nèi)對外的溝通與交流，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各類檔案信息資源有效共享，促進(jìn)建立以民主檔案管理制度為支撐的檔案信息公開制度，真正有效解決檔案公開共享在理論與實(shí)踐中存在的難題。

3.3 探索檔案與大數(shù)據(jù)技術(shù)有機(jī)融合，提升檔案精細(xì)化管理水平

利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理的有機(jī)結(jié)合給醫(yī)院管理帶來的巨大變革，做好檔案數(shù)據(jù)管理和資源治理，擴(kuò)大原有醫(yī)院檔案管理工作的容量，完善一系列醫(yī)院內(nèi)部檔案管理制度，提高管理環(huán)節(jié)信息交互水平，使智慧檔案管理制度與現(xiàn)代醫(yī)院管理制度要求相匹配；形成一套檔案管理系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮檔案的歷史考證作用、憑證作用和借鑒作用；搭建一個開放的數(shù)字化管理平臺，以數(shù)字化手段積累電子檔案資源庫；創(chuàng)新一種檔案智慧化管理模式，實(shí)現(xiàn)智慧檢索和智慧編研，輸出檔案知識產(chǎn)品，最終形成一個可復(fù)制的檔案管理體系，為新形勢下醫(yī)院檔案管理提供新的思路和借鑒。

4 總結(jié)

醫(yī)療信息化浪潮的不斷推進(jìn)為健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度帶來了新機(jī)遇，智慧檔案管理輔助提升醫(yī)院治理體系和管理能力，上海市某三級甲等綜合性醫(yī)院通過挖掘電子檔案內(nèi)部價(jià)值，完善檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，搭建數(shù)字化管理平臺，創(chuàng)新檔案信息資源服務(wù)手段，重塑電子檔案管理模式，形成管理規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化的現(xiàn)代醫(yī)院管理制度下的醫(yī)院智慧檔案管理體系，對推動醫(yī)院檔案發(fā)展具有借鑒意義。