文/海南省疾病預(yù)防控制中心 陳麗

新冠疫情暴發(fā)后，中央陸續(xù)就改革疾病預(yù)防控制體系改革（下文簡(jiǎn)稱“疾控體系改革”）做出調(diào)整部署。2021 年5 月13 日，國(guó)家疾病預(yù)防控制局成立，標(biāo)志著從國(guó)家到地方疾控機(jī)構(gòu)新一輪改革正式啟動(dòng)。疾控中心檔案管理人員面對(duì)的已不僅是紙質(zhì)和實(shí)體檔案整理歸檔，信息資源挖掘與利用工作成為日常工作的一部分。疾控中心勢(shì)必要適應(yīng)改革帶來(lái)的諸多挑戰(zhàn)，優(yōu)化檔案隊(duì)伍崗位配置，在機(jī)構(gòu)變化中保持檔案管理工作的穩(wěn)定和規(guī)范，維護(hù)好疾病預(yù)防事業(yè)的歷史記錄，更好地保障人民健康事業(yè)的良性發(fā)展。

一、檔案管理是完成機(jī)構(gòu)改革及提升機(jī)構(gòu)運(yùn)行效能的有力支撐

根據(jù)《海南自由貿(mào)易港建設(shè)總體方案》規(guī)劃布局，海南省疾病預(yù)防控制中心（以下簡(jiǎn)稱“疾控中心”）要逐步強(qiáng)化其在應(yīng)急響應(yīng)和決策指揮平臺(tái)的核心支撐作用。我國(guó)上一輪疾病預(yù)防控制體系改革自2002 年開(kāi)始，原衛(wèi)生部出臺(tái)《各級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)基本職責(zé)》，明確了疾控中心應(yīng)承擔(dān)的公共職能。距離上一輪疾病預(yù)防控制體系改革已逾20 年，在新型冠狀病毒感染疫情處置過(guò)程中，我國(guó)疾病預(yù)防控制體系功能定位不清等短板日漸凸顯。改革過(guò)程中，一方面有單位機(jī)構(gòu)的撤并、組建、轉(zhuǎn)隸，工作職能、組織機(jī)構(gòu)和人員隊(duì)伍發(fā)生重大變化，另一方面是檔案部門和崗位隨著改革發(fā)生變化，維護(hù)檔案完整真實(shí)，整體移交和安全保管任務(wù)艱巨。海南省疾病預(yù)防控制體系改革與自貿(mào)港建設(shè)同頻推進(jìn)，更有利于通過(guò)招才引智壯大專業(yè)檔案人員隊(duì)伍。

二、海南省疾控機(jī)構(gòu)檔案管理及崗位細(xì)分現(xiàn)狀

本研究設(shè)計(jì)專題問(wèn)卷，設(shè)置了現(xiàn)有檔案管理組織、崗位設(shè)置、業(yè)務(wù)管理、安全管理、信息化、統(tǒng)計(jì)利用等內(nèi)容數(shù)據(jù)、改革過(guò)程中遇到的問(wèn)題及工作設(shè)想相關(guān)23 個(gè)選項(xiàng)，通過(guò)發(fā)放調(diào)研問(wèn)卷、現(xiàn)場(chǎng)訪談等方式對(duì)海南省省、市、縣三級(jí)疾病預(yù)防控制中心及部分獨(dú)立疾控機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀及未來(lái)發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行了調(diào)研了解。研究共發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷37份，回收有效問(wèn)卷31份。

（一）建立檔案管理工作機(jī)構(gòu)及實(shí)行崗位管理。被調(diào)查單位基本按照《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定成立了檔案工作機(jī)構(gòu)，配備專、兼職檔案人員。有15 個(gè)單位成立綜合檔案室，由辦公室統(tǒng)籌管理各門類檔案工作；7個(gè)單位由辦公室和組織人事處分別管理文書檔案和人事檔案；5個(gè)單位由第三方整理和托管服務(wù)；4個(gè)單位由辦公室管理文書檔案，人事檔案由上級(jí)行政部門統(tǒng)一管理。改革后進(jìn)行重組、搬遷等改革事項(xiàng)中，各單位都制定了檔案工作方案或確定分管領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，指定辦公室或其他檔案管理部門人員開(kāi)展收集信息，整理、清點(diǎn)、搬遷或移交檔案工作，并對(duì)檔案搬遷、移交內(nèi)容和具體流程進(jìn)行了規(guī)范。被調(diào)查單位均設(shè)置了專職檔案員崗位，但該崗位同時(shí)兼公章管理、保密管理等其他工作職責(zé)的單位有25個(gè)，占比高達(dá)80%。

（二）紙質(zhì)及實(shí)體檔案管理逐步規(guī)范。上輪改革搬遷移交檔案門類主要為文書和人事檔案，照片、音像等其他門類檔案移交不全，大部門單位還接收了本級(jí)國(guó)庫(kù)支付局會(huì)計(jì)站移交的大量會(huì)計(jì)檔案。因原單位建立時(shí)間不一樣、時(shí)間跨度較長(zhǎng)及歸檔范圍不一，當(dāng)時(shí)部分移交檔案未及時(shí)進(jìn)行重新整理和排架。各級(jí)疾控中心近年來(lái)逐步豐富檔案管理門類，主要種類為文書、科技、會(huì)計(jì)、人事、照片及專業(yè)檔案，統(tǒng)籌建設(shè)了檔案信息管理系統(tǒng)，達(dá)到集零為整、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、提升服務(wù)效能的工作目標(biāo)。

（三）檔案安全管理保障穩(wěn)步提升。為做好公共衛(wèi)生風(fēng)險(xiǎn)防范及技術(shù)服務(wù)能力，海南省疾控機(jī)構(gòu)已實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系全覆蓋，檔案人防、物防及技防水平得到長(zhǎng)足的進(jìn)步，部分單位在原“三鐵一器”的基礎(chǔ)上增加了信息系統(tǒng)防護(hù)、視頻干擾系統(tǒng)防護(hù)等科技手段。被調(diào)查單位中有15 家在近三年修訂了檔案管理制度，并對(duì)本單位文件歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行了修訂完善。其中省、市級(jí)疾控機(jī)構(gòu)對(duì)檔案保密、人員管理等制度進(jìn)行了補(bǔ)充。各級(jí)疾控中心在改擴(kuò)建中均對(duì)檔案室進(jìn)行了擴(kuò)增，其中海南省疾控中心等3 家在檔案庫(kù)區(qū)功能劃分、消防安全及智能化管理等方面進(jìn)行了前瞻性規(guī)劃。

（四）檔案工作信息化建設(shè)啟動(dòng)推進(jìn)。 截至2022 年底，各單位基本形成完整的電子目錄數(shù)據(jù)，但數(shù)字化程度不高，調(diào)查單位中僅5 家啟動(dòng)部分?jǐn)?shù)字化工作，單機(jī)存儲(chǔ)部分?jǐn)?shù)字化副本。在機(jī)構(gòu)改革中，最為重視的是人事檔案，移交完整和規(guī)范，目前已有8 家單位于2022 年下半年完成數(shù)字化工作，建立了本單位人事檔案信息化管理系統(tǒng)，其余單位均有計(jì)劃啟動(dòng)開(kāi)展該項(xiàng)工作。海南省疾控中心于2022 年下半年引入“文檔一體化系統(tǒng)”“疾控專業(yè)技術(shù)人員管理能力提升工作站項(xiàng)目”建設(shè)，推進(jìn)存量文書檔案和人事檔案數(shù)字化工作。

三、疾控機(jī)構(gòu)改革中優(yōu)化檔案工作崗位管理機(jī)制面臨的難點(diǎn)及原因分析

（一）機(jī)構(gòu)改革涉及面較廣，檔案工作容易被忽視。機(jī)構(gòu)改革事務(wù)繁雜，檔案工作重要性往往被擺在資產(chǎn)處置、人員調(diào)整等工作后面，甚至被忽視。在2002 年海南省疾病預(yù)防控制體系改革中，部分被撤并單位文書檔案沒(méi)清點(diǎn)、沒(méi)造冊(cè)，甚至直接成捆打包移交后未清點(diǎn)。本輪疾病預(yù)防控制體系改革不僅包括機(jī)構(gòu)重組撤并，還涵蓋了創(chuàng)新機(jī)制、能力建設(shè)、資源整合等內(nèi)容，在“十四五”規(guī)劃建設(shè)周期中，海南省各級(jí)疾控中心均有標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)任務(wù)，2022 年底開(kāi)始陸續(xù)有改擴(kuò)建完成后清點(diǎn)搬遷的重要任務(wù)，如果不提前科學(xué)謀劃?rùn)n案搬遷移交事宜，丟失及破損風(fēng)險(xiǎn)極大。

（二）檔案崗位配置有待優(yōu)化，缺少科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制。大部分疾控中心檔案管理員身兼數(shù)職，在改革過(guò)程中仍承擔(dān)大量的日常整理工作任務(wù)。在“三定”方案中，疾控機(jī)構(gòu)人事部門首要考慮傳染病、公共衛(wèi)生等專業(yè)部門的職能和人員優(yōu)化，檔案工作往往被視為行政工作，定崗定編常常沿用老辦法，準(zhǔn)入門檻不高、變化不大。雖然各單位都設(shè)置了檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案搬遷臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)，但機(jī)構(gòu)職責(zé)劃分不清，有的臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)缺少檔案專業(yè)人員指導(dǎo)，在搬遷過(guò)程中，有的檔案混雜在普通設(shè)備和家具中進(jìn)行運(yùn)輸，不僅造成安全隱患，也對(duì)落地后重新排架增加了工作量。各單位檔案崗位人員缺乏檔案專業(yè)背景，檔案數(shù)字化、信息資源開(kāi)發(fā)等工作基本依賴第三方外包。逐步推行績(jī)效管理后，仍然缺乏操作性強(qiáng)的檔案管理崗位動(dòng)態(tài)考核機(jī)制，出現(xiàn)了崗位晉升空間有限、薪酬水平不高導(dǎo)致的動(dòng)力不足或不思進(jìn)取、本領(lǐng)恐慌等問(wèn)題。

（三）檔案搬遷移交統(tǒng)籌規(guī)劃不到位，檔案移交范圍和流向不統(tǒng)一。疾病預(yù)防控制體系改革由國(guó)家統(tǒng)一部署，各省結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法。海南省行政機(jī)制屬于省直管縣，因此在省級(jí)對(duì)改革工作進(jìn)行全面部署后，各市、縣結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際制定方案落實(shí)推進(jìn)。上一輪次改革，海南省各市、縣疾控機(jī)構(gòu)在機(jī)構(gòu)撤并重組后出現(xiàn)了不同的結(jié)構(gòu)模式，如省級(jí)和大部門市、縣級(jí)疾控中心是由原海南省衛(wèi)生防疫站、結(jié)核病防治所和熱帶病防治研究所、健康教育所合并而成，但仍有六個(gè)市、縣的結(jié)核病防治所依然獨(dú)立設(shè)置。這一輪次改革則不僅涉及疾控中心、衛(wèi)生監(jiān)督所等事業(yè)單位，還涉及了衛(wèi)生健康委等行政部門，甚至于改革前部分衛(wèi)生監(jiān)督單位已解散至其他部門，組織機(jī)構(gòu)將發(fā)生更加深層次的變化，易導(dǎo)致來(lái)源不可靠、去向不清晰、管理不到位，后續(xù)流失及難以查找。部分基層單位日常檔案管理粗放欠規(guī)范，缺少征集和編研的能力和主動(dòng)性。［1］［2］

四、優(yōu)化檔案崗位配置，穩(wěn)妥推進(jìn)機(jī)構(gòu)改革中檔案工作的方法探尋

（一）融入和配合疾控機(jī)構(gòu)改革。檔案部門應(yīng)深度參與本單位硬件提升項(xiàng)目、人才發(fā)展規(guī)劃、崗位設(shè)置、制度建設(shè)等工作中，科學(xué)設(shè)計(jì)技術(shù)指標(biāo)、編制崗位說(shuō)明和細(xì)化績(jī)效機(jī)制。［3］積極向領(lǐng)導(dǎo)班子獻(xiàn)言獻(xiàn)策，與人事部門及時(shí)溝通，針對(duì)檔案工作出現(xiàn)的新內(nèi)容、新目標(biāo)、新方法及時(shí)修改檔案事業(yè)規(guī)劃，在上層設(shè)計(jì)上不能偏離本單位實(shí)際。在招聘時(shí)適度考慮檔案工作需要，增加信息素養(yǎng)、專業(yè)能力和思想素質(zhì)兼?zhèn)涞膹?fù)合型人才。做好機(jī)構(gòu)改革前后人員調(diào)整交接，確保過(guò)渡階段穩(wěn)定有序，如無(wú)必要，檔案管理人員無(wú)過(guò)失的情況下，盡量避免在改革期間調(diào)整檔案管理人員，確保檔案管理延續(xù)性，嚴(yán)防后續(xù)工作交叉混亂、情況不明。

（二）保障檔案管理制度先行。海南省疾控機(jī)構(gòu)改進(jìn)檔案工作及強(qiáng)化隊(duì)伍能力舉措應(yīng)立足于做好重大疫情防控及完成“健康海南”等重要任務(wù)目標(biāo)，聚焦破除硬件落后、人員結(jié)構(gòu)不合理、管理粗放等短板，對(duì)檔案工作場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)保障、管理隊(duì)伍和信息化建設(shè)等方面的要求及問(wèn)題進(jìn)行前瞻性思考。根據(jù)最新檔案規(guī)范性法規(guī)文件、標(biāo)準(zhǔn)等對(duì)現(xiàn)有管理制度進(jìn)行修訂更新；結(jié)合改革后專業(yè)部門調(diào)整及重點(diǎn)工作變化，重新調(diào)整和擴(kuò)充專業(yè)檔案管理機(jī)制；及時(shí)梳理機(jī)構(gòu)改革后職能變化，新增檔案材料，編寫本單位檔案管理及其應(yīng)急演練等環(huán)節(jié)的作業(yè)指導(dǎo)書，對(duì)歸檔整理方法、范圍和時(shí)限統(tǒng)一要求，實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（三）建立檔案隊(duì)伍培養(yǎng)激勵(lì)機(jī)制。第一，建立檔案管理崗位的準(zhǔn)入機(jī)制，嚴(yán)格按照專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，推進(jìn)管理及技術(shù)“一肩挑”，將部門檔案管理工作納入考核指標(biāo)，讓工作負(fù)責(zé)、能力突出的兼職檔案管理員脫穎而出，納入評(píng)優(yōu)、提拔范圍。第二，培育檔案隊(duì)伍成長(zhǎng)的土壤，著力加強(qiáng)檔案崗位各類理論學(xué)習(xí)及實(shí)踐提升繼續(xù)教育工作，同時(shí)加強(qiáng)其他崗位管理和技術(shù)人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全方位激活學(xué)習(xí)機(jī)制，形成動(dòng)態(tài)管檔、積極管檔的工作氛圍。第三，借鑒探索檔案職業(yè)細(xì)分與崗位設(shè)計(jì)，根據(jù)王廣宇在《管理資源維度的檔案職業(yè)與專業(yè)人才需求分析：崗位細(xì)分初探》一文基于全資源維度分析檔案專業(yè)人才能力，提出了“檔案規(guī)劃師、檔案監(jiān)理師、檔案評(píng)估師和檔案構(gòu)建師等新的職業(yè)細(xì)分與崗位設(shè)計(jì)”［4］，但根據(jù)2022 年對(duì)海南省各級(jí)疾控中心的調(diào)研數(shù)據(jù)，各單位檔案崗位設(shè)置均為1～2 人，相關(guān)崗位設(shè)計(jì)也不符合機(jī)關(guān)單位檔案工作政策許可及管理實(shí)際，可探索在檔案管理員基礎(chǔ)上增加信息管理師或分析師相關(guān)崗位，承擔(dān)檔案信息資源管理職能，緩解檔案信息化技術(shù)人員稀缺的難題。

（四）拓展檔案信息化管理平臺(tái)。利用疾控機(jī)構(gòu)改革契機(jī)，加大檔案信息化辦公設(shè)備投入，優(yōu)化在用檔案信息化管理系統(tǒng)，圍筑檔案信息安全環(huán)境，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化“去庫(kù)存”進(jìn)度，海南省疾控中心2025 年前按要求完成庫(kù)存的20世紀(jì)60年代以來(lái)紙質(zhì)檔案數(shù)字化及數(shù)字化成果系統(tǒng)掛接，提高歸檔效率及查詢利用效能。建設(shè)智能化管理平臺(tái)，各單位統(tǒng)籌辦公自動(dòng)化、財(cái)務(wù)管理及其他專業(yè)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成對(duì)接，統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)電子文件及數(shù)據(jù)收集、 鑒定、整理、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)等多環(huán)節(jié)一條龍無(wú)紙化辦理。此外，多手段打通疾控機(jī)構(gòu)間文件信息流轉(zhuǎn)交換通路，實(shí)現(xiàn)可公開(kāi)檔案資源共享利用。

（五）開(kāi)展疾控工作專題宣傳和編研工作。繼續(xù)推進(jìn)全省疾控中心年鑒編撰工作，內(nèi)容反應(yīng)傳染病防控、公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、熱帶病防控及檢驗(yàn)檢測(cè)工作重要工作進(jìn)展和活動(dòng)動(dòng)態(tài)等。開(kāi)展新冠疫情防控、疾控體系改革20 年等重點(diǎn)專題編研工作，向本單位專業(yè)部門及其他疾控中心征集素材資料，整合機(jī)構(gòu)沿革、大事記和重要照片相關(guān)資料信息，進(jìn)行文本挖掘和組稿編輯，留下珍貴的歷史記錄。創(chuàng)新宣傳和編研工作模式，在書籍圖冊(cè)基礎(chǔ)上，主動(dòng)為大眾媒體及網(wǎng)站、公眾號(hào)等提供視聽(tīng)材料，向公眾進(jìn)行精神文明宣傳。條件許可的條件下，設(shè)立本單位成就展示廳等，建立教育科普基地，以實(shí)物及聲、光、電等方式進(jìn)行全方位展示，這些都是疾控中心開(kāi)展單位文化宣傳、科普工作的生動(dòng)載體，為后續(xù)專業(yè)工作提供了參考借鑒，讓架子上的、柜子里的、機(jī)子中的材料數(shù)據(jù)變成了活躍在書本上的、手機(jī)上的、電視上的信息資源。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，疾控機(jī)構(gòu)改革后檔案管理機(jī)制也要進(jìn)行優(yōu)化重塑，只有不斷總結(jié)以往改革中出現(xiàn)的問(wèn)題和難點(diǎn)，加強(qiáng)檔案工作制度化建設(shè)，在檔案專業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)提升上予以堅(jiān)實(shí)保障，在保持檔案工作穩(wěn)定性和延續(xù)性的基礎(chǔ)上，抓好管理規(guī)范化，做好手段信息化，提升編研主動(dòng)性，不斷優(yōu)化檔案專業(yè)隊(duì)伍配置和工作模式，安全完成改革過(guò)程中檔案整合移交，助力疾控事業(yè)發(fā)展，服務(wù)好人民群眾，滿足其實(shí)際需要。