文/福建尤溪縣住房保障中心 孫連青

通過對現(xiàn)階段公共租賃住房保障檔案管理工作的調(diào)研分析，發(fā)現(xiàn)存在與此項工作相關(guān)的管理制度不夠完善、現(xiàn)有管理方式滯后等問題，導(dǎo)致公共租賃住房管理工作落實不到位，在一定程度上也不利于持續(xù)推進公共租賃住房工程建設(shè)。公共租賃住房保障檔案管理工作如何進一步加強，是目前各職能部門需要考慮的問題。

一、加強公共租賃住房保障檔案管理工作的重要性分析

公共租賃住房，是指面向中低收入群體出租的保障性住房，是國家住房保障體系的重要組成部分。《關(guān)于加快發(fā)展保障性租賃住房的實施細則》中相關(guān)規(guī)定要求，必須圍繞“減輕群眾住房壓力”這一核心開展公共租賃住房保障工作，并保證房租租賃機制實施的合理性，為城市外來務(wù)工人員提供良好住房環(huán)境的同時，也能助推城市可持續(xù)發(fā)展[1]。因此，公共租賃住房既是城市相關(guān)部門需要給予高度重視的民生工程，也是迎合當(dāng)前社會發(fā)展形勢的必然要求。就當(dāng)?shù)卣块T而言，除了要盡快落實落地與公共租賃住房相關(guān)的各項政策，也要進一步加強對公共租賃住房工程建設(shè)保障，其中檔案管理部門應(yīng)發(fā)揮自身職能作用，強化公共租賃住房檔案管理工作，為公共租賃住房工程順利推進提供強有力支撐。部分省市2023 年保租房籌集計劃見參考表1，2022 年9 城兩集中供地涉租賃用地成交情況見參考表2。

表1 部分省市2023年保租房籌集計劃

表2 2022年9城兩集中供地涉租賃用地成交情況

從表1、表2 的數(shù)據(jù)統(tǒng)計來看，受到新型城鎮(zhèn)化持續(xù)推進的影響，我國流動人口規(guī)模仍有望擴大，核心一、二線城市租房比例或進一步提高，城市住房租賃需求將迎來新的增長空間。從短期角度分析，2023 年住房租賃需求有望恢復(fù)增長；2022 年受新冠疫情反復(fù)、經(jīng)濟下行壓力加大等因素影響，人口流動受到一定限制，居民收入預(yù)期不確定性增大，住房租賃需求有所萎縮是必然現(xiàn)象，2023 年，隨著我國疫情防控政策的逐步優(yōu)化，社會經(jīng)濟的逐步復(fù)蘇，人口流動性有望提升，住房租賃需求也將逐步釋放。從部分省市2023 年保租房籌集計劃來看，籌集規(guī)模仍將保持在較高的水平，加上諸多城市積極推行與公共租賃住房有關(guān)的新政策，必然推動租賃市場的供給結(jié)構(gòu)優(yōu)化。未來城市安居工程將迎來關(guān)鍵期，其中相關(guān)的檔案管理工作落實也將是滿足住房群眾需求、推動租賃住房產(chǎn)品持續(xù)升級的重要保障。

從工作本質(zhì)角度分析，檔案管理工作在公共租賃住房方面發(fā)揮著為住房困難的群眾提供解決問題的重要作用，確保精準(zhǔn)落實民生責(zé)任，而相關(guān)的檔案資料也能作為支撐租賃住房管理開展的依據(jù)使用。動態(tài)性是公共租賃住房明顯的基本特征，與住戶工作、經(jīng)濟條件發(fā)生變動等其他因素有著直接關(guān)系；進而在實際檔案管理工作中，要求檔案管理人員需要實時關(guān)注此方面的動態(tài)變化，及時記錄變更的信息，以保證公共租賃住房檔案信息保持最新狀態(tài)。在提升檔案資源利用率的同時，能將其利用價值在公共租賃住房管理中最大限度地發(fā)揮，持續(xù)推動公共租賃住房良好建設(shè)[2]。此外，將檔案中記錄的真實住房信息加以利用，也能為規(guī)劃公共租賃住房的建設(shè)提供參考依據(jù)，保證城市住房資源劃分合理性，規(guī)避城市土地資源配置不均等問題。

二、加強公共租賃住房保障檔案管理工作的措施

（一）嚴(yán)抓公共租賃房保障檔案管理，解決群眾住房困難問題。由于住房保障是一項具有民生性的工作，加強公共租賃住房保障檔案管理工作，有助于更好地解決群眾住房困難問題。就各公共租賃住房保障機構(gòu)而言，需要嚴(yán)抓公共租賃住房保障檔案管理工作，對當(dāng)?shù)毓沧赓U住房實行集中管控，明確劃分權(quán)責(zé)，增強各級公共租賃住房保障機構(gòu)的檔案管理意識，切實提高檔案服務(wù)質(zhì)量。促進公共租賃住房保障檔案資料的廣泛運用，聚焦服務(wù)住房困難群眾，將其服務(wù)性在實際工作中充分凸顯。在對公共租賃住房保障檔案資源合理使用的前提下，深度挖掘更多的檔案數(shù)據(jù)資料，為國家住房保障業(yè)務(wù)提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，提升群眾滿意度。此外，加強后續(xù)公共租賃住房管控，其目的是及時掌握租戶個人資料變化情況，比如租戶退租時，檔案管理人員可立即更新該租戶對應(yīng)的檔案信息，實現(xiàn)動態(tài)化監(jiān)管，既能避免該過程出現(xiàn)各種違規(guī)行為，又能合理配置有限的住房資源。

（二）以提高群眾住房服務(wù)質(zhì)量為導(dǎo)向，加強公共租賃住房保障檔案管理。首先，檔案管理人員需要明確意識到公共租賃住房保障檔案管理工作在解決民生安居問題、合理劃分住房資源等方面的重要作用，并在實際工作中逐漸增強檔案管理意識，以提高群眾住房服務(wù)質(zhì)量為導(dǎo)向，進一步加強公共租賃住房保障檔案管理工作落實落地，為群眾住房提供基礎(chǔ)保障的同時，也能確保此項工作的價值得以有效發(fā)揮。從住房保障部門角度分析，除了需要提升對此方面工作的重視程度以外，還要根據(jù)不同類型的公共租賃住房提出相應(yīng)的檔案管理計劃及措施，再對相關(guān)的管理制度及責(zé)任分配機制進行統(tǒng)一落實，提升公共租賃住房保障檔案管理工作有效性。

其次，當(dāng)?shù)卣块T應(yīng)充分發(fā)揮自身職能作用，督促與公共租賃住房保障檔案管理相關(guān)的各項工作盡快落實，結(jié)合公共租賃住房保障檔案管理現(xiàn)狀，為其提供針對性政策與充足的資金支持，以推動公共租賃住房保障檔案管理工作所涉及的管理設(shè)施完善建設(shè)。加大對檔案管理流程的監(jiān)管力度，使實際公共租賃住房相關(guān)事項與已記錄的住房檔案信息相符合。為了將管控區(qū)域內(nèi)所有的租房檔案信息進行專門存儲，各級住房保障部門也需要積極推進公共租賃住房管理信息系統(tǒng)建立，簡化公共租賃住房保障檔案管理流程，提升管理效率。同時有租賃住房需求的群眾也可以通過該系統(tǒng)對相關(guān)租房信息進行搜索，提高公共租賃住房服務(wù)質(zhì)量[3]。

最后，根據(jù)當(dāng)前公共租賃住房保障檔案管理現(xiàn)狀與具體工作要求，對現(xiàn)有公共租賃住房保障檔案管理制度加以健全和完善，為日常檔案管理工作高效開展提供科學(xué)指導(dǎo)，對進一步提高公共租賃住房保障檔案管理水平也有著一定作用。明確檔案管理主體，將責(zé)任分配機制落實到參與公共租賃住房保障檔案管理工作的各相關(guān)主體，并對現(xiàn)有的管理事項進行調(diào)整與優(yōu)化，增強檔案管理流程規(guī)范性。以檔案管理需求為依據(jù)，實時調(diào)整與其相關(guān)的管理制度，提升制度實施靈活性；檔案管理人員也需要定期檢查檔案資料采集情況，確認檔案資料采集質(zhì)量是否符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息是否完整以及是否存在真實性缺失等問題，通過定期開展檔案信息檢查工作規(guī)避上述問題發(fā)生。

（三）主動迎合社會發(fā)展形勢，積極推進檔案管理數(shù)字化建設(shè)。公共租賃住房保障檔案管理應(yīng)主動迎合社會發(fā)展形勢，積極推進數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理方面數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施完善程度，不僅有利于提升檔案資源利用率，還能進一步規(guī)范公共租賃住房保障檔案管理，更好地助推公共租賃住房保障性制度落實。以實現(xiàn)公共租賃住房保障檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化為目標(biāo)，逐步推進檔案管理數(shù)字化建設(shè)和公共租賃住房保障檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立，為健全符合城市特色的多層次公共租賃住房保障體系打下堅實的基礎(chǔ)。具體可從以下幾個方面著手：

首先，調(diào)整關(guān)于此方面基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入比例，將功能完善、性能穩(wěn)定性較強的檔案管理信息化設(shè)施引入公共租賃住房保障檔案管理工作中，同時做好相應(yīng)的網(wǎng)站建設(shè)，以滿足群眾網(wǎng)上申請與審批公共租賃住房保障資料的需求，全面提高公共租賃住房服務(wù)質(zhì)量，增強服務(wù)工作便捷性。

其次，搭建檔案數(shù)據(jù)庫，以信息化技術(shù)為依托，促進公共租賃住房保障檔案管理水平提高，將大量傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫并進行分類存儲。發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，詳細分類知識檔案，采用掃描的方式將完成分類的檔案傳輸?shù)接嬎銠C中，再借助相關(guān)軟件將其轉(zhuǎn)化為方便隨時調(diào)取及不易丟失的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)公共租賃住房保障檔案管理工作以構(gòu)建的檔案數(shù)據(jù)庫為支撐，高效、高質(zhì)地開展各項工作，切實強化檔案管理能效[4]。基于大數(shù)據(jù)平臺。與各省市的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行連接，實現(xiàn)公共租賃住房保障業(yè)務(wù)多跨協(xié)同，建立主動保障+動態(tài)核查+后續(xù)管理的多跨協(xié)同機制；同時也可以通過門戶網(wǎng)站、微信公眾號等宣傳載體將近期最新的政策及結(jié)果進行公開、公示，保證有住房需求的群眾在第一時間快速掌握相關(guān)信息，既能最大程度地發(fā)揮檔案管理工作的價值，又能更好地解決群眾住房困難的問題，從而為安居工程持續(xù)推進提供強有力技術(shù)支撐。

最后，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，在原有檔案管理工作的基礎(chǔ)上融入現(xiàn)代化管理手段，如在房屋登記信息操作程序中借助先進的掃描設(shè)備數(shù)字化處理所有公共租賃住房保障檔案資料，并以實物檔案、電子檔案以及數(shù)字檔案三種形式對其進行保存，降低檔案數(shù)據(jù)資料丟失的可能性。例如，針對電子檔案，必須嚴(yán)格按照《住房保障檔案管理辦法》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建立電子檔案，并要明確電子檔案管理的各項流程，做到檔案資料收集至最后歸檔均無任何遺漏，保證公共租賃住房保障檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)將住房群眾的檔案信息準(zhǔn)確、完整地記錄和保存。其中檔案管理人員在實際工作中也要保證電子檔案的驗收與移交均符合規(guī)定流程，貫徹“一戶一檔”的管理原則，避免因某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯而導(dǎo)致檔案信息丟失或不完整，影響后續(xù)相關(guān)工作開展。基于檔案采集、接收、存儲一體化管理，可以滿足多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)的需求，將獲取的電子文件批量上傳與數(shù)字化加工，再統(tǒng)一分析和處理各渠道所接收到的數(shù)據(jù)，在此基礎(chǔ)上根據(jù)利用價值排序、編號、組卷等操作處理相關(guān)檔案，待整理完成后集中轉(zhuǎn)移至檔案數(shù)據(jù)庫。另外，也支持多種檢索方式對所需要的檔案資料進行快速定位，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中檔案資料檢索不方便、管理記錄混亂等問題，實現(xiàn)公共租賃住房保障檔案業(yè)務(wù)全省通辦，提升公共租賃住房保障辦理業(yè)務(wù)便捷性與滿意度。

三、結(jié)語

綜上所述，公共租賃住房保障檔案管理不僅是公共租賃住房工程順利實施的基礎(chǔ)保障，也是妥善解決民生安居問題的重要依據(jù)。因此，相關(guān)職能部門需要重視和加強公共租賃住房保障檔案歸檔管理工作落實落地，并運用現(xiàn)代化管理手段，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，將檔案資源的利用價值在公共租賃住房服務(wù)中最大程度地發(fā)揮，積極促進公共租賃住房保障檔案管理規(guī)范化、信息化以及數(shù)字化發(fā)展，在解決此方面存在的各種問題的同時，也能進一步提高公共租賃住房保障檔案管理水平。