文/臨沭縣圖書館 高悅

為滿足新形勢下文秘和檔案管理工作的需求，圖書館需要重視文秘和檔案管理工作。檔案管理是檔案信息化建設中的重要一環(huán)，其基礎工作之一就是要做好檔案規(guī)范化工作。

檔案是國家機關、社會組織、公民在實際生活中直接形成的具有一定保存價值的各類歷史記錄。要提高檔案資源的利用效率，就必須加強檔案管理。

一、文秘工作以及檔案管理工作的特性

在各級領導機關日常工作中，文秘工作是一個非常重要的部分，它是實現(xiàn)機關職能的重要方式，同時也是一條承上啟下、聯(lián)系內外、溝通左右的紐帶。通常來說，秘書主要是在綜合部經理的帶領下對整個辦公室進行管理，包括文檔的管理、接聽通訊、收發(fā)文件、上傳下達、打印資料、為員工提供服務、公文寫作等[1]。秘書應具備較強的信息收集和整理能力，協(xié)助上級整理有關的文件并及時的處理，對自己單位的重要數據文件進行妥善地保管。同時，秘書還必須具備優(yōu)秀的執(zhí)行力，可以對工作進行準確、高效地執(zhí)行。其工作要求工作人員具備較強的文字功底，并具備一定的電腦操作技能。檔案管理工作是指將過去形成的公文、文件資料等，進行收集、整理、立卷、保存、移交、銷毀等工作，并做好相關文件的借閱工作，以及對檔案存放場所的保密管理。

在計算機和互聯(lián)網迅速發(fā)展的今天，辦公自動化的優(yōu)勢越來越明顯，不僅能夠降低辦公成本，還可以極大地提升工作效率。所以，辦公室工作人員一定要與時俱進，要與時代的科技進步保持同步，并在實踐中不斷地提升動手操作能力。

二、文秘檔案管理工作存在的突出問題

（一）制度不完善，管理不到位。目前，我國公務員檔案工作普遍存在制度不健全、管理不到位等問題。從實踐來看，文秘檔案的管理工作與整個單位的安全穩(wěn)定運行有著密切的聯(lián)系，如果在管理過程中出現(xiàn)了問題和隱患，不僅會給單位的發(fā)展帶來負面影響，而且還會帶來危害?！胺铡笔俏拿毓ぷ鞯闹行?，也是文秘工作的重點，但目前很多單位對文秘工作還不夠重視[2]。

（二）管理手段較為落后，信息化程度不足。在檔案工作中，很多單位忽視了信息支持，過度依靠人力資源進行工作。實際上，這主要是由于信息化建設比較薄弱，工作中出現(xiàn)了許多不規(guī)范的現(xiàn)象。此外，很多文秘在檔案管理工作中不重視技術的改進與創(chuàng)新，對信息化的工作方式缺乏熱情與主動性。

（三）檔案的收集、整理不夠齊全完整。由于對檔案的認識不足，許多人把上級來函、紅頭文件等視為“檔案”，導致很多文件都沒辦法存檔。尤其是由于工作人員和組織結構的變化，導致音像檔案失去控制或者丟失，使得各單位的檔案變得殘缺不全，對音像檔案的長期保護和開發(fā)利用產生了很大的影響[3]。

（四）檔案制度不健全，資料保管不善。許多單位的檔案收集、保存、保護、借閱、保密工作制度還沒有建立起來；有些地方雖然已經制定了一定的管理制度，但是執(zhí)行起來卻是流于形式，沒有嚴格地執(zhí)行。有些地方的檔案管理人員責任感不高，對檔案材料的收集和整理不夠充分，導致文件材料的損失。有些單位對檔案疏于管理，導致其他人等可以隨意地進入檔案館進行查詢和借閱，而對于借出的檔案，則是不經過任何手續(xù)，只借不還，時間一長，檔案信息就會遺失[4]。同時，由于許多單位檔案工作人員頻繁更替，致使檔案工作無法系統(tǒng)、完整。

三、提升文秘檔案管理科學化的有效策略

（一）樹立“文檔一體化”意識。文件整合，是指從文秘與檔案工作的整體角度，對文件的制作與歸檔進行全面把握。“文件整合”的本質就是將文秘工作與文件管理工作真正融合為一，實現(xiàn)了從組織系統(tǒng)到具體流程的融合。這種觀念的提出，旨在強化檔案部門對檔案管理的事前控制，確保檔案質量，并簡化檔案工作流程，避免不必要的重復勞動，讓檔案工作流程變得更為科學化、合理化。文秘工作作為“三證合一”的基礎，其首要任務就是要有一種強烈的文件意識[5]。檔案史料的真實性與可靠性是研究史實最有說服力的基礎與證據。文秘在任何時間都要把“檔案”放在心里，要從歷史的高度來看，按照“單證合一”的要求來處理各項單證。

（二）形成“文書部門前期立卷”的工作習慣。在《檔案法》中，“公事部門立卷”是一項很久以前就已經確立的基礎制度?！饵h政機關公文處理工作條例》還對公文辦完后“及時整理，立卷，歸檔”作出了明確的規(guī)定。文件立卷與歸檔既是文秘工作的末尾，又是文件工作的起點，是兩者之間真正的連接點。各個部門處理好的文件資料應該由文秘進行集中、統(tǒng)一保管，并按照立卷的原則和要求，在檔案工作人員的指導和協(xié)助下，對其進行分類、立卷。在日常工作中，文秘人員要有系統(tǒng)地對文件進行收集和整理，并對其進行分類管理，這樣不僅可以為平時的查閱提供便利，對年終的立卷、歸檔也有很大幫助。文秘部門立卷可以最大限度地確保資料保存的完整性、真實性和可靠性，為后續(xù)的檔案工作奠定了堅實的基礎[6]。

（三）充實人才隊伍，建立信息化人才激勵機制。進入知識經濟的時代，信息化、數字化和網絡化已經成為人類生活的一個重要組成部分。在快速更新的過程中，企業(yè)也出現(xiàn)了知識結構不合理、知識年齡老化等問題。對于各種類型的人才，要建立相應的人才激勵機制。

首先，文秘和檔案管理人員可以通過與相關檔案館、學校進行短期的培訓，提高他們的基礎知識、工作水平和工作能力，來適應現(xiàn)實的發(fā)展需要。其次，要科學合理地安排各種信息技術訓練，適當地增加訓練的強度，使訓練的時效性得到持續(xù)的提升。對培訓內容進行規(guī)劃和合理地規(guī)劃，并對不同級別、不同人員在不同時間進行不同類型的培訓活動。最后，在選擇人員的時候，要以文秘和檔案管理工作基本素質需求和崗位職責要求為基礎，與競爭相結合，篩選出具有較強專業(yè)能力的應聘者，從而不斷地充實工作隊伍。

（四）提高檔案員的整體業(yè)務水平。檔案管理人員與公司的發(fā)展密切相關，檔案工作人員的整體素質可以反映出一個公司的形象，所以，加強檔案工作人員的素質是十分必要的，唯有如此，檔案工作才能更好地發(fā)揮作用，促進檔案工作的科學化和現(xiàn)代化。首先，檔案管理人員必須對檔案的基本運作了如指掌，對檔案的接收、整理、共享等各個環(huán)節(jié)都要嚴格的把關，當檔案被他人利用時，要謹慎地借用[7]；在選聘上，應注重引進高技能、高素質的檔案工作人員；對于年長的員工，要加大培訓力度，幫助他們與時俱進；在當前的社會趨勢下，新行業(yè)層出不窮，給檔案管理員帶來了新的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理員要不斷地學習新知識，以提升自己的業(yè)務水平和知識水平，用新時代的最新成果來改善檔案管理。

（五）與時俱進，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。1.強化經營觀念。檔案管理工作的特殊性，決定了管理者必須有強烈的責任心，更好的職業(yè)道德，更認真的工作態(tài)度，更愿意在工作中付出更多的努力。此外，還需要對檔案管理的理論知識、科學技術知識有更深入地了解，特別是要掌握利用現(xiàn)代化的科技手段和先進的管理方式來進行檔案管理工作的基本技巧。在新的歷史條件下，檔案管理人員應不斷拓展自己的知識面，不斷提升自己的綜合素質[8]。2.運用現(xiàn)代科技手段，做好文件整理工作。運用現(xiàn)代技術，對文件進行整理，可取得事半功倍的成效。通過使用電腦，將以往人工查詢目錄的方法改為機器查詢，從而極大地縮短了目錄查詢的時間。它不僅可以減少對檔案的人為干擾，而且可以充分利用信息管理的優(yōu)越性，減少人工干預，提高檔案工作的效率，從而更好地為社會服務。

（六）創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率。運用計算機技術及相關設備，把各類傳統(tǒng)媒介上的干部人事檔案信息，經過計算機技術的轉化，轉化成數字化的、能被計算機識別的數字信息，對其進行組織、加工、整合，并以不同的數據庫形式進行存儲，借助互聯(lián)網及信息系統(tǒng)，為干部人事檔案的利用與管理提供便捷的檔案信息，從而使干部人事檔案的利用與管理更加有效，從而使干部人事檔案的利用與管理更加有效。檔案工作人員應在“學好基本功”“精通業(yè)務”等方面下功夫，做好“活辭典”。檔案管理人員應以熟知“家底”為己任，要構建并完善檔案管理體系，配備適合保存檔案的設施，利用先進的科技裝備和現(xiàn)代的管理手段，對文件進行分類和保存，防止文件的損壞、褪色、發(fā)霉、遺失，確保文件的完整和安全，對一些重要、有價值的文件，要采取特殊的保護措施[9]。為了更好地服務，必須構建一個科學的管理體系。檔案管理人員應充分認識到“干部檔案”的重要作用，以及“干部檔案”的重要意義，做好檔案工作。檔案標準化管理是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關鍵中間環(huán)節(jié)，它的基本工作就是要做好檔案標準化工作。

（七）建立健全切合實際的檔案管理制度。1.要強化硬件設施，方便管理人員進行分類管理，人員借閱；儲藏室要保持通風，清潔衛(wèi)生，禁止吸煙，防止火災，做好防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保倉庫的安全，并延長檔案的使用壽命。2.建立檔案工作網絡，由主要領導統(tǒng)一領導，統(tǒng)籌安排，明確各項工作的總體要求，制定各項工作的管理措施，并對各項工作進行監(jiān)督與指導。3.要指定專人負責文秘檔案和業(yè)務檔案的管理，檔案室工作人員要深入各部門，熟悉主要的業(yè)務活動，只有這樣，才能統(tǒng)一業(yè)務檔案的立卷要求，對工作中形成的有保存和利用價值的文件資料及時立卷，并定期歸檔。檔案資料應保持其歷史關系，區(qū)別其保存價值，進行分門別類，立卷標題要簡潔準確，方便其保存使用。4.要對相關文件的借閱程序進行嚴格控制，避免文件的隨意借出和發(fā)還，避免文件的散失[10]。

四、結語

綜上所述，檔案管理是一項基礎工作，要對檔案進行有效的管理，要認識到企事業(yè)單位檔案管理的重要意義，將重點放在對檔案管理的方式方法以及管理者的管理能力上，讓檔案管理更加科學化、信息化、專業(yè)化，從多個角度提升檔案管理的效率。