文/陜西省煤炭運銷（集團）有限責(zé)任公司銷售分公司 劉卓琦

經(jīng)濟在不斷地發(fā)展，文秘在辦公室中的作用顯得也越來越重要。文秘的重要任務(wù)就是為領(lǐng)導(dǎo)提出解決問題的方案，并促進方案的順利實施；為企業(yè)中各項工作正常運作提供保障。所以需要文秘具有較強的工作能力。

一、辦公室文秘的重要作用

辦公室中的文秘就是為企業(yè)服務(wù)的。例如，在企業(yè)開會的時候要做好會議前的準(zhǔn)備工作；會議進行時要做好記錄工作；會議結(jié)束后還要做好整理工作。文秘還需要擬定好領(lǐng)導(dǎo)需要審批的文件。文秘的工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的基礎(chǔ)。所以文秘的工作質(zhì)量和效率對領(lǐng)導(dǎo)的工作有直接的影響。領(lǐng)導(dǎo)作出的決策，文秘需要對決策的具體內(nèi)容進行整理，并把整理好的內(nèi)容發(fā)放到各個部門。領(lǐng)導(dǎo)出差回來后，要把領(lǐng)導(dǎo)帶回來的資料進行整理。所以辦公室文秘對企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。

二、文秘工作中存在的問題

（一）文秘解決問題的能力差。文秘的工作是比較繁雜的，導(dǎo)致文秘可能在平時的工作中并沒有找到工作的重點；導(dǎo)致在實際的工作中，文秘解決問題的能力比較差。不能很好地和辦公室中各部門工作人員進行有效的溝通；對領(lǐng)導(dǎo)傳達的任務(wù)不能正確地起草文件；不能很好地幫助領(lǐng)導(dǎo)處理工作中的問題。

（二）文秘人數(shù)少，工作量大。在一個企業(yè)中，文秘的人數(shù)相對來說是比較少的，工作是無限的，但是工作的人數(shù)卻是有限的，這就導(dǎo)致文秘的工作比較繁重。遇到企業(yè)比較忙的時候，文秘甚至需要加班，這就不能保證工作質(zhì)量，會給辦公室的工作質(zhì)量造成影響。

（三）文秘的綜合素質(zhì)差。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)對文秘的工作要求越來越高，有些文秘的文化水平已經(jīng)不能滿足領(lǐng)導(dǎo)對文秘的要求?，F(xiàn)在很多做文秘工作的人員都沒有學(xué)習(xí)過文秘知識，文秘受工作性質(zhì)的影響，很少有機會出去學(xué)習(xí)文秘知識。所以文秘的綜合素質(zhì)比較差，在工作中沒有很強的責(zé)任心，直接影響辦公室的工作質(zhì)量。

三、提高文秘工作效率的方法

（一）加強對文秘工作能力的培訓(xùn)。想要勝任文秘這份工作，就要具有多方面發(fā)展的能力。文秘需要了解企業(yè)之間的保密協(xié)議、辦公室文件的格式、企業(yè)的規(guī)章制度和人事部的相關(guān)規(guī)定等。所以企業(yè)要想更好地發(fā)展，就一定要提高文秘的工作能力。首先，領(lǐng)導(dǎo)需要樹立一個好的工作形象，在工作中要表現(xiàn)得干練，如果領(lǐng)導(dǎo)在平時工作中都很隨性，那文秘和其他工作人員的工作能力可想而知了。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該多組織一些培訓(xùn)課程。在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，學(xué)習(xí)工作中常用的工作技巧和一些法律知識。這樣，即使在工作中遇到了問題也可以用自己所學(xué)的知識進行處理。辦公室中的文秘需要全部參加這個培訓(xùn)，并且要了解自己在工作中需要處理的事情。其次，可以定期邀請一些文秘領(lǐng)域的優(yōu)秀人才開設(shè)講座。通過總結(jié)自己在工作中的經(jīng)驗，互相學(xué)習(xí)，共同進步。

（二）加強文秘的服務(wù)意識。加強辦公室文秘的服務(wù)意識和責(zé)任意識。要培養(yǎng)文秘樂于助人的態(tài)度，提高文秘服務(wù)其他部門的能力。辦公室的工作具有突發(fā)性和被動性的特點，文秘要具備應(yīng)對這些問題的能力。文秘要把被動服務(wù)轉(zhuǎn)換成主動服務(wù)。在工作中要有一定的超前預(yù)知能力。在辦公室的工作中具有主動服務(wù)意識。因為文秘的工作內(nèi)容比較復(fù)雜，所涉及的工作范圍比較廣泛。所以文秘在工作的時候不能采取太過單一的工作方式，要學(xué)會靈活的工作。不僅在做好文秘的基礎(chǔ)工作，還要做好上級領(lǐng)導(dǎo)交代的工作。

（三）提高文秘的辦事效率。辦公室是企業(yè)中具有綜合能力的部門，起到傳達企業(yè)黨政領(lǐng)導(dǎo)思想的作用。企業(yè)的發(fā)展會受到辦公室工作效率的影響。文秘要對文件進行管理和傳送，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送的文件要進行保密處理，還要在辦公室會議中做好會議記錄，在工作上要保證零失誤，建立一些部門制度，督促各部門完成工作任務(wù)，還要具備優(yōu)秀的溝通能力。

（四）注重工作中的總結(jié)。在剛接觸文秘這項工作的時候，肯定會遇到各種各樣的問題。在工作的過程中，要學(xué)會總結(jié)自己，對工作中的不足要定期進行總結(jié)，并及時改正，當(dāng)同一個問題再次出現(xiàn)時，能立即做出有效處理。在工作中的優(yōu)點要繼續(xù)保持，并不斷提高自身的工作能力和工作質(zhì)量。

（五）注重工作細節(jié)，抓住工作重點。在辦公室工作中，文秘所涉及的工作范圍是比較廣的，所以文秘在工作時就要注意細節(jié)問題的處理，工作的時候要學(xué)會謙虛謹慎，認真做好領(lǐng)導(dǎo)交代的工作。文秘工作的重點就是要整理好企業(yè)中的文件。把文件中的信息及時、準(zhǔn)確地傳達給各個部門。文秘在傳達文件信息之前要確定信息是否正確，對文件信息進行分析，發(fā)現(xiàn)文件中的問題，要及時把問題反饋給領(lǐng)導(dǎo)。文秘在工作時一定要注意工作的細節(jié)問題，抓住工作的重點。

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