文/珠海市城市建設(shè)檔案館 王凱

一、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型背景下電子檔案趨勢

（一）信息技術(shù)的構(gòu)建檢索數(shù)字化趨勢。在目前的信息技術(shù)以及通信技術(shù)作用領(lǐng)域，其發(fā)展融合過程變得越發(fā)強烈，電子檔案處理具有較高的要求，每一份檔案都可以被分成三個端節(jié)，文件的處理過程包括前端處理、后期整理、終端保存。在此基礎(chǔ)之上，管理者還可以利用好信息技術(shù)構(gòu)建新的電子數(shù)據(jù)庫。在檢索功能作用模式下，由基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)產(chǎn)生更為有效的管理作用。根據(jù)各機構(gòu)的實際保存策略，以信息技術(shù)的部署功能實現(xiàn)無縫傳遞和信息對接，改善以往的信息不對稱狀況。該系統(tǒng)是多個電子檔案的組織路線，在發(fā)展過程中，這樣的積分式管理模式有效節(jié)約了傳統(tǒng)管理過程中的人力以及物力資源。對于龐大的數(shù)據(jù)部分，計算機可能會出現(xiàn)一定的堆積狀況，但是總體上還是能夠增強檔案管理的效率。

（二）高效的檔案管理方式正在形成。在信息通信技術(shù)支撐下，檔案管理工作已經(jīng)從基本的紙質(zhì)檔案管理向著計算機管理過程過渡，云計算模式的使用更是豐富了現(xiàn)代檔案管理的實際內(nèi)容。能夠為用戶提供更高質(zhì)量、更高準確度、更多方式的檔案管理過程，迅速為檔案管理者提供有效的管理模式。此外，在檔案管理過程中，管理者還可以依托電子信息技術(shù)節(jié)省一定的儲存空間。利用電子查詢功能，減少以往紙質(zhì)檔案查詢過程中的物理磨損。在信息技術(shù)發(fā)展模式下，檔案管理過程越發(fā)依靠集約化的綜合管理信息系統(tǒng)，這很有可能會導(dǎo)致一些問題發(fā)生。在電子檔案發(fā)展過程中，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)已經(jīng)不能夠滿足人們多樣化的檔案服務(wù)需求，任何一種有意義的檔案管理過程都能被信息技術(shù)記錄下來。

二、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型背景下城建電子檔案信息安全問題

（一）檔案管理數(shù)字化建設(shè)偏弱。數(shù)字化檔案建設(shè)，是今后檔案管理的重要發(fā)展趨勢。電子檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求較高，不僅要掌握檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，還要熟練運用綜合管理信息系統(tǒng)，滿足數(shù)字化檔案服務(wù)需求。少部分從業(yè)人員習慣于以傳統(tǒng)檔案管理模式開展工作，對大數(shù)據(jù)時代城建電子檔案管理工作的認識不足，對數(shù)字化檔案的對接控制及管理分析不夠深入，導(dǎo)致城建檔案數(shù)字化建設(shè)水平參差不齊，在日常的檔案管理工作中出現(xiàn)各種各樣問題，影響檔案服務(wù)利用效率和水平。

（二）檔案管理數(shù)據(jù)存在安全風險。電子檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)本身的應(yīng)用程序存在問題和零件出現(xiàn)故障都會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)管理存在一定的風險。這種技術(shù)方面的缺陷會導(dǎo)致電子檔案在傳送、保存、查看的過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞無法修復(fù)的情況，進而導(dǎo)致了檔案管理數(shù)據(jù)的缺失。又如惡意的病毒、木馬侵入系統(tǒng)，也會對電子檔案安全造成一定的威脅。

三、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型背景下城建電子檔案安全管理措施

（一）增強風險意識。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，一旦管理人員出現(xiàn)操作方面的問題，在操作管理控制過程中可能帶來系統(tǒng)方面的安全風險，針對風險管理內(nèi)容采取相應(yīng)的措施，在當前的大數(shù)據(jù)背景之下，積極討論數(shù)字化風險管理應(yīng)用措施，提高后續(xù)檔案管理工作的針對性。在應(yīng)對其檔案模式轉(zhuǎn)變過程中，強化風險意識。首先，檔案管理人員要具備極高的政治素養(yǎng)，具備較強的檔案管理意識，嚴格貫徹法律法規(guī)，依法管檔用檔。其次，加強數(shù)字化檔案管理工作，進行技術(shù)優(yōu)化。在檔案管理建設(shè)過程之中，加強數(shù)字化分析，優(yōu)化各類檔案管理載體，如計算機、信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等。最后，相關(guān)檔案管理人員需簽訂保密協(xié)議書，在具體的檔案數(shù)字化建設(shè)過程之中，保證檔案數(shù)據(jù)庫中的各項信息安全，同時建立相關(guān)的保密制度，保障檔案信息全過程安全。

（二）強化標準建立。做好檔案管理數(shù)字化與信息化建設(shè)應(yīng)用有著積極的現(xiàn)實意義，在制訂檔案數(shù)字化建設(shè)標準的過程中，建立完善的數(shù)字化管理平臺。實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的便捷控制，需要制訂相應(yīng)的檔案數(shù)字化建設(shè)標準，使得檔案資源在各類軟硬件設(shè)施平臺上具備較強的兼容性，也能夠便于資料保存和傳遞。在紙質(zhì)檔案的管理格式規(guī)范方面做好控制，進行檔案音頻、視頻內(nèi)容的轉(zhuǎn)化。在利用過程之中，完成銜接控制。數(shù)字化管理平臺的建設(shè)是依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)的，根據(jù)計算機技術(shù)的便捷性以及規(guī)范性，建設(shè)規(guī)范化的數(shù)字化管理平臺，進而對電子檔案數(shù)據(jù)進行更好的保護。

（三）注重信息推送技術(shù)的應(yīng)用。注重信息推送技術(shù)應(yīng)用是融合目前檔案管理管控工作發(fā)展的關(guān)鍵技術(shù)，在電子檔案的管理過程中，將信息推送技術(shù)融入管理工作當中，對信息管理工作進行創(chuàng)新，以便更好地對其進行管理。按照檔案管理工作整合方案，以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境作為依托，探索新的平臺技術(shù)，發(fā)揮出信息推送功能的完整性。從用戶需求方面出發(fā)，做好檔案管理理念與服務(wù)對策的更新。及時跟進檔案管理聚焦服務(wù)，最大限度發(fā)揮檔案共享管理的完整性功能。在關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用方面，每一份檔案的管理工作都可以被管理人員分為前端、中端和末端。前端包括紙質(zhì)文件的形成，中端則是操作過程，而末端則是永久保存或者到期銷毀。在這樣的數(shù)字化檔案管理模式下，使得電子信息檔案管理工作有了新的改變，基于這種改變之下，對于信息有著更安全的管理方式，信息推送技術(shù)的應(yīng)用，更大限度地加強了電子檔案信息的管理，保護了檔案的安全。針對檔案管理目標，應(yīng)用先進技術(shù)，構(gòu)建OA集成網(wǎng)絡(luò)，體現(xiàn)出檔案管理功能的完整性。

（四）加強城建電子檔案管理平臺建設(shè)。加強數(shù)字化管理平臺建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)。需要構(gòu)建數(shù)字化檔案管理平臺，將其轉(zhuǎn)換為計算機能夠識別的各類代碼。在實際操作過程之中，針對檔案信息進行轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)成計算機能夠識別和儲存的一些數(shù)字化內(nèi)容。在具體操作過程中，其中的檔案信息（包括原文信息、轉(zhuǎn)化信息）的處理方式存在著系統(tǒng)的差別性。最終對其進行分析，同時要完成數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)入建設(shè)。要構(gòu)建相關(guān)的信息數(shù)字庫，有效保證數(shù)字檔案的安全性，在數(shù)字化檔案集成平臺建立之后，要不斷完善檔案的信息搜集和整理功能。借此進一步提高后續(xù)檔案的利用效率，在設(shè)置權(quán)限過程之中，實現(xiàn)管理控制。電子檔案平臺建設(shè)離不開資金的支持，實現(xiàn)電子檔案信息安全系統(tǒng)的建設(shè)、運作和維護，需要企業(yè)提高投資力度，進而更好地建設(shè)信息檔案管理平臺。由于資金投入加大，使得電子檔案安全管理技術(shù)得到全面升級，從而實現(xiàn)電子檔案信息安全系統(tǒng)的全面升級與優(yōu)化。積極引進掃描設(shè)備、計算機設(shè)備，保障檔案數(shù)字化建設(shè)有序推進。

（五）強化人才培養(yǎng)發(fā)展。加強人才培養(yǎng)，建設(shè)專業(yè)的電子檔案管理隊伍。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要一批專業(yè)技術(shù)強、能力突出的人員保證后續(xù)檔案管理工作的實施。在信息化時代影響下，不僅要對電子檔案管理平臺系統(tǒng)進行全面升級，對于電子檔案管理人才隊伍的建設(shè)做出相應(yīng)調(diào)整。檔案管理部門的工作人員應(yīng)該由管理型、研發(fā)型、工作型三方面人才組成。管理型人才通過對電子信息檔案建設(shè)進行管理，及時發(fā)現(xiàn)平臺建設(shè)過程中存在的問題并進行解決，從而實現(xiàn)電子信息系統(tǒng)管理平臺的建設(shè)。研發(fā)型人才通過對信息系統(tǒng)的不斷創(chuàng)新與改進，使之達到高水平的信息化平臺，進而完成對電子檔案信息的安全管理。工作型人才就是對電子檔案進行管理，加強管理工作。加強檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使之具備較為完整的信息化管理知識?；谛轮R體系的建設(shè)，在檔案管理工作的逐步深化過程中應(yīng)對其發(fā)展。同時，對于檔案信息化管理控制內(nèi)容的發(fā)揮，要結(jié)合不同檔案管理工作的實踐狀況做出分析。

四、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型背景下城建檔案管理展望

（一）在實踐中改進檔案管理技術(shù)。信息通信技術(shù)的發(fā)展優(yōu)勢是較為明顯的，在信息通信技術(shù)的支撐下，各數(shù)字化檔案管理工作已取得相應(yīng)的應(yīng)用效果。伴隨著云計算技術(shù)的應(yīng)用，在一定程度上豐富了檔案管理的形式。它集速度快以及精度高為一體，在檔案管理過程中形成了多樣化的特點，并且成為信息時代關(guān)注的一大重要內(nèi)容。在技術(shù)飛速發(fā)展管理背景下，檔案管理工作越發(fā)依賴于計算機網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建。如果計算機硬件或者軟件發(fā)生故障，那么會給計算機運行帶來系列的問題。在處理文件時，如果操作者操作出現(xiàn)失誤，很有可能會帶來數(shù)據(jù)失真的風險。在此類風險作用下，相關(guān)的信息通信管理部門必須在實踐過程中對檔案管理技術(shù)做出改革。充分發(fā)揮信息通信技術(shù)在數(shù)字化研討過程中的相關(guān)作用，由此享受通信技術(shù)能夠提供的實際應(yīng)用。在檔案管理過程中，降低對于檔案管理網(wǎng)絡(luò)的依靠性。不斷更新軟件，增強軟件的兼容性。減少信息丟失帶來的一些問題，針對數(shù)字化檔案管理的安全措施，對其進行有效改革。避免某些限制性因素的發(fā)展，禁止關(guān)鍵性文件被修改或者隨意涂鴉。在對檔案進行信息化的同時，定期進行數(shù)據(jù)備份。加強身份驗證技術(shù)的安全性，為信息化發(fā)展提供更為有效的安全保障。

（二）做好檔案管理信息技術(shù)優(yōu)化。對于信息技術(shù)的功能使用來講，信息技術(shù)和通信技術(shù)相互融合已成為一個新的發(fā)展趨勢，也對數(shù)字化的文檔處理過程提出了更高的要求。每一份檔案都可以被實際的管理人員分為前端、中端與末端：前端主要是指文件的形成，中端則包括文件的處理鑒定以及整理，末端則是文件的永久保存或者到期銷毀。在這樣的數(shù)字化檔案管理過程中，信息技術(shù)與通信技術(shù)存在著緊密的聯(lián)系。而其中信息系統(tǒng)的集成部署實現(xiàn)了檔案管理的無縫銜接。這解決了以往信息不對稱的問題，同時有效緩解了信息孤島現(xiàn)象的存在。這一系統(tǒng)可以支撐不同部門或者實際的工作人員按照自己的工作需求、結(jié)合已有的工作經(jīng)驗對相關(guān)數(shù)據(jù)進行查詢以及使用。如果某些時候數(shù)據(jù)比較龐大，那么可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)使用過程中的脫離問題。但是通過合理使用這一類技術(shù)，可以很好地減少檔案管理過程中的眾多壓力。在數(shù)字化檔案管理周期內(nèi)，對關(guān)鍵性的技術(shù)引起重視。針對其基本措施以及其存在的目標，結(jié)合現(xiàn)狀進行調(diào)整。這要求各部門人員加快建設(shè)力度，提高檔案管理工作人員對于檔案管理工作的積極性。應(yīng)用先進的技術(shù)，構(gòu)造一個全方位的辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。推進OA集成系統(tǒng)的發(fā)展，在信息管理的全面建設(shè)過程中體現(xiàn)出實際通信技術(shù)的應(yīng)用要點。由此加強功能探索，實現(xiàn)信息技術(shù)的功能進步。

（三）以信息推送技術(shù)促進檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升。當前人們的信息交流以及傳遞模式促進了信息技術(shù)的快速發(fā)展，目前信息技術(shù)溝通工具體現(xiàn)出開放化、集成化這一特點。突破了以往管理過程中時間以及空間的限制，實際的工作過程中，人員必須依照工作要求整合能夠使用的信息技術(shù)。在電子檔案管理過程中，依照此實際周期打破原有的統(tǒng)計限制，發(fā)揮出信息服務(wù)的實際功能。相關(guān)的管理者必須依照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境去探索智能平臺構(gòu)建的新型技術(shù)，在發(fā)展過程中以信息公開環(huán)境，從用戶的實際需求出發(fā)。做好檔案管理以及服務(wù)理念的同時跟進，在數(shù)字化電子檔案管理過程中，結(jié)合積極的信息推進服務(wù)，實現(xiàn)各網(wǎng)點、各網(wǎng)頁的聚集服務(wù)。在信息技術(shù)的共同推動作用下，最大程度實現(xiàn)檔案互通以及共享管理，提高檔案管理的質(zhì)量。

五、結(jié)語

本文針對城建電子檔案風險管理以及控制對策進行有效研究，了解現(xiàn)階段電子檔案管理的內(nèi)容。針對電子檔案信息管理發(fā)展模式進行分析，指出目前電子檔案可能面臨的各項風險，對于其中的風險內(nèi)容作出有效調(diào)控。結(jié)合電子檔案信息的管理模式，對其進行有效分析，保證電子檔案信息管理過程的完整性。也從電子檔案本身的信息綜合功能出發(fā)，解決檔案的矛盾性問題。在保證檔案管理安全性的同時，對其各類信息進行總結(jié)。深入電子檔案管理實際，促使數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型時代的電子檔案發(fā)展更具可行性。