江慧青

（武夷山市勞動(dòng)保障監(jiān)察大隊(duì)，福建 武夷山354300）

1 引言

在新時(shí)代，勞動(dòng)保障工作的覆蓋面越來(lái)越大，工作任務(wù)越來(lái)越豐富，同時(shí)，工作難度也在不斷上升，尤其是在當(dāng)前世界經(jīng)濟(jì)全球化、一體化和國(guó)家社會(huì)保障制度不斷改革完善的背景下，勞動(dòng)保障工作面臨了巨大的挑戰(zhàn)，而勞動(dòng)保障又直接和勞動(dòng)人民的利益相關(guān)，和民情、民生、民意等重大問(wèn)題緊密相連。勞動(dòng)保障工作在進(jìn)行當(dāng)中會(huì)形成很多的檔案信息資源，這些檔案具有很高的信息價(jià)值，對(duì)保障勞動(dòng)人民的利益有著很大的幫助作用。因此，勞動(dòng)保障檔案的管理人員必須提高對(duì)檔案的重視程度，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)水平，不斷增強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力，讓檔案管理工作能夠做得更細(xì)、做得更快，使檔案的信息價(jià)值、資源價(jià)值能夠得到最大限度的應(yīng)用。通過(guò)了解我國(guó)當(dāng)前勞動(dòng)保障檔案的管理情況，對(duì)勞動(dòng)保障檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前管理工作中存在一些通病，這些通病阻礙了勞動(dòng)保障檔案管理工作的進(jìn)步，使其難以滿(mǎn)足當(dāng)今時(shí)代的需求。

2 勞動(dòng)保障檔案的含義

勞動(dòng)保障檔案是對(duì)勞動(dòng)者工作狀態(tài)以及保障信息的真實(shí)記錄，是勞動(dòng)保障部門(mén)對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行保護(hù)的最重要資料，通過(guò)加強(qiáng)勞動(dòng)保障檔案的管理，能夠?qū)趧?dòng)者的合法權(quán)益進(jìn)行有效的維護(hù)。所謂勞動(dòng)保障，就是為了保護(hù)勞動(dòng)者的基本權(quán)益而采取的一系列措施和作出的相關(guān)行為，實(shí)施勞動(dòng)保障制度，其目的在于有效合規(guī)地保護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益，避免勞動(dòng)者的權(quán)益受到侵害。在進(jìn)行勞動(dòng)保障的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生一系列信息，將這些信息進(jìn)行收集整理，提取其中有效部分，就形成了勞動(dòng)保障檔案。檔案為勞動(dòng)保障工作提供了重要的依據(jù)，因此，勞動(dòng)保障部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)勞動(dòng)保障檔案的管理，以便后續(xù)勞動(dòng)保障工作能夠順利進(jìn)行[1]。在勞動(dòng)保障部門(mén)中，負(fù)責(zé)督促用人單位和勞動(dòng)者依法辦理各項(xiàng)手續(xù)、負(fù)責(zé)監(jiān)督和管理勞動(dòng)合同的部門(mén)是勞動(dòng)保障監(jiān)察大隊(duì)，勞動(dòng)保障監(jiān)察大隊(duì)必須做好勞動(dòng)保障檔案的管理，只有這樣才能讓勞動(dòng)者的合法權(quán)益真正得到法律的保護(hù)。

3 勞動(dòng)保障檔案管理中存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，當(dāng)今人們的勞動(dòng)形式發(fā)生了很大的變化，加之當(dāng)前世界經(jīng)濟(jì)全球化和一體化的影響，使得勞動(dòng)保障檔案管理工作遇到了很大的挑戰(zhàn)。任何事物的發(fā)展都應(yīng)該從辯證的角度進(jìn)行審視，發(fā)展是有利也有弊的，在市場(chǎng)環(huán)境和勞動(dòng)形式不斷發(fā)生變化的同時(shí)，我國(guó)勞動(dòng)和社會(huì)保障事業(yè)也在高速發(fā)展，取得了較為顯著的成績(jī)，然而在進(jìn)行勞動(dòng)保障檔案管理時(shí)，卻遇到了一些常見(jiàn)的問(wèn)題，如果不對(duì)這些通病和痛點(diǎn)進(jìn)行處理，會(huì)使勞動(dòng)者在未來(lái)進(jìn)行利益保障時(shí)遇到困難，對(duì)我國(guó)勞動(dòng)保障事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展非常不利。只有對(duì)我國(guó)的勞動(dòng)保障工作進(jìn)行深入研究和調(diào)查，對(duì)當(dāng)前存在的普遍問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)和處理，才能讓勞動(dòng)保障工作緊跟時(shí)代的發(fā)展，持續(xù)為人民的根本利益提供保障。當(dāng)前，我國(guó)勞動(dòng)保障檔案管理工作存在的普遍問(wèn)題可以總結(jié)為：人員素質(zhì)欠缺、檔案管理制度不完善以及信息化建設(shè)不到位。

3.1 管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

隨著時(shí)代的變化，勞動(dòng)保障檔案管理工作的復(fù)雜程度日漸提升，工作方式和之前相比發(fā)生了巨大的變化，不再是簡(jiǎn)單的整理記錄和歸檔。在新時(shí)代，檔案管理工作是一項(xiàng)具有很強(qiáng)規(guī)范性和政策性的工作，具有相當(dāng)大的難度，這要求檔案管理人員必須順應(yīng)時(shí)代的變化，積極提升綜合素養(yǎng)和工作能力，讓自己的專(zhuān)業(yè)能力可以和工作內(nèi)容相匹配，只有這樣才能勝任如今的檔案管理工作。然而從實(shí)際工作中可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)部分勞動(dòng)保障部門(mén)在組建檔案管理隊(duì)伍時(shí)相對(duì)隨意，檔案管理團(tuán)隊(duì)中一些工作人員并不具備相應(yīng)的職業(yè)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力，很多檔案管理人員不是檔案管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的專(zhuān)業(yè)人才，在沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練的情況下就上崗工作，甚至在一些單位存在檔案管理人員除了管理檔案之外，還需兼顧其他崗位工作的情況。此類(lèi)現(xiàn)象在我國(guó)企事業(yè)單位中并不罕見(jiàn)，勞動(dòng)保障檔案管理部門(mén)也是如此，這反映了單位對(duì)勞動(dòng)保障檔案管理的重視程度有待提高[2]。

在檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)存在差距的情況下，會(huì)使得部分勞動(dòng)保障檔案不完整、不規(guī)范，長(zhǎng)此以往，勞動(dòng)保障檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，檔案質(zhì)量會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的參差不齊的現(xiàn)象，使得勞動(dòng)保障檔案無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用，這對(duì)勞動(dòng)保障部門(mén)后續(xù)工作的開(kāi)展非常不利。

3.2 管理制度不完善

完善的規(guī)章制度是確保勞動(dòng)保障檔案管理工作能夠規(guī)范化開(kāi)展的基礎(chǔ)。當(dāng)前，勞動(dòng)保障部門(mén)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的管理混亂的局面，很大一部分原因在于當(dāng)前沒(méi)有建立完善的檔案管理制度，使得檔案管理人員在工作的過(guò)程中沒(méi)有可以參照的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章制度，不知道如何對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行完善，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工作方式進(jìn)行約束。同時(shí)，勞動(dòng)保障部門(mén)并沒(méi)有針對(duì)檔案管理人員制定工作崗位責(zé)任制，這使得檔案管理人員對(duì)自己工作的職責(zé)缺乏清晰的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有硬性標(biāo)準(zhǔn)和客觀指標(biāo)對(duì)其工作進(jìn)行約束，使得管理人員自身對(duì)工作不夠重視，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中隨意性過(guò)強(qiáng)，缺乏責(zé)任感，進(jìn)而導(dǎo)致勞動(dòng)保障檔案管理工作的質(zhì)量難以提升。

3.3 信息化建設(shè)不到位

由于很多地區(qū)的勞動(dòng)保障部門(mén)仍然采取較為傳統(tǒng)的檔案管理方式，使得檔案管理工作的信息化、數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程遲遲跟不上時(shí)代的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理方式在當(dāng)前的檔案管理工作中應(yīng)用的效率和質(zhì)量不高，且難以進(jìn)行規(guī)范化的管理。當(dāng)前，我國(guó)信息化建設(shè)速度非?？欤S著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)各行各業(yè)中都在進(jìn)行信息化改革，通過(guò)應(yīng)用更加先進(jìn)的終端設(shè)備，使得管理工作能夠開(kāi)展得更加高效。我國(guó)勞動(dòng)保障部門(mén)檔案管理工作也在進(jìn)行信息化改革，然而改革效果普遍不理想，對(duì)信息化的運(yùn)用往往只停留在表面，簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描后，作為電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，這種方式并不能讓信息化技術(shù)得到充分的應(yīng)用，沒(méi)有將其優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，反而加重了檔案管理人員的工作量，讓檔案管理工作的效率受到了影響。

4 提高勞動(dòng)保障檔案管理工作質(zhì)量的對(duì)策

4.1 正確認(rèn)識(shí)勞動(dòng)保障檔案管理的重要性

當(dāng)前，我國(guó)很多企事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理工作是簡(jiǎn)單且重要性不足的，只需要進(jìn)行資料整理和檔案保存工作即可。想要讓我國(guó)勞動(dòng)保障檔案管理工作能夠發(fā)揮出更大的作用，就必須對(duì)這類(lèi)錯(cuò)誤觀念進(jìn)行糾正。勞動(dòng)保障檔案中涉及單位以及企業(yè)員工的切身利益，退休、社保等工作都與其密切相關(guān)，因此，這一工作是非常重要的。隨著當(dāng)前市場(chǎng)形勢(shì)的變化，企業(yè)政策改革以及就業(yè)形勢(shì)變化的速度都在加快，越來(lái)越多的勞動(dòng)者走上了工作崗位，這無(wú)疑使得勞動(dòng)保障部門(mén)的工作任務(wù)更加繁重，勞動(dòng)保障部門(mén)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性和必要性，將檔案管理工作和部門(mén)發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行融合，提高全體勞動(dòng)保障檔案管理人員的管理意識(shí)，嚴(yán)格按照《檔案法》中的要求進(jìn)行管理。

4.2 提高管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，人是管理的主體，人的素質(zhì)和能力對(duì)檔案管理的質(zhì)量和效率有著重要的影響。勞動(dòng)保障部門(mén)的檔案管理人員是將勞動(dòng)保障工作社會(huì)化的重要角色，必須在工作職責(zé)范圍內(nèi)做好自己的工作，在工作中不斷學(xué)習(xí)與提升，提高自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。通過(guò)加強(qiáng)學(xué)習(xí)和參與培訓(xùn)，強(qiáng)化自身的專(zhuān)業(yè)能力，讓自身能夠滿(mǎn)足新時(shí)代下的勞動(dòng)保障檔案管理工作的要求。現(xiàn)如今，埋頭獨(dú)自學(xué)習(xí)的方式已經(jīng)難以跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，想要將勞動(dòng)保障檔案管理好，就要積極和外界進(jìn)行交流，通過(guò)交流和溝通提高自己的綜合素質(zhì)和能力[3]。

首先，可以定期組織檔案管理人員到先進(jìn)的單位進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，還可以將檔案管理方面的專(zhuān)家、人才邀請(qǐng)到單位中，對(duì)勞動(dòng)保障部門(mén)檔案管理工作中的具體情況進(jìn)行指導(dǎo)，從檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)入手，讓高效率的工作方式以及人才能夠進(jìn)入勞動(dòng)保障部門(mén)當(dāng)中，使檔案管理團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)性得到增強(qiáng)、團(tuán)隊(duì)的工作效率得到提升。

其次，勞動(dòng)保障部門(mén)應(yīng)該組織事業(yè)單位和企業(yè)的檔案管理人員，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的內(nèi)容和知識(shí)，讓檔案管理工作者的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和工作技能都能得到提升。同時(shí)，由于勞動(dòng)保障檔案具有一定的特殊性，在組織檔案管理人員學(xué)習(xí)、建立與檔案管理相關(guān)的政策和制度時(shí)，必須從勞動(dòng)保障的實(shí)際出發(fā)，對(duì)勞動(dòng)保障工作的未來(lái)發(fā)展進(jìn)行預(yù)判，基于此，對(duì)勞動(dòng)保障檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行完善，讓工作人員能夠在提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，探索出更適合勞動(dòng)保障部門(mén)的檔案管理方法。

4.3 完善管理制度

在新形勢(shì)下，檔案管理工作有了新的要求，無(wú)論是事業(yè)單位還是企業(yè)，在管理檔案時(shí)都應(yīng)該做到現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化。勞動(dòng)保障檔案管理制度對(duì)檔案管理工作的順利開(kāi)展發(fā)揮了積極且重要的作用。在檔案管理工作中，工作重點(diǎn)在于對(duì)資料進(jìn)行收集、整理和歸檔，這其中，由于整理和歸檔需要將資料從大量分散的材料中進(jìn)行收集，因此，速度相對(duì)較慢。想要提高勞動(dòng)保障檔案管理的效率和質(zhì)量，建立完善的勞動(dòng)保障檔案管理制度是必不可少的，建立高效的檔案資料收集制度，通過(guò)動(dòng)態(tài)化的管理，讓資料登記和傳遞的過(guò)程清晰明確，加快檔案資料的整理進(jìn)度，讓資料流轉(zhuǎn)有章可循。以就業(yè)領(lǐng)域的檔案管理工作為例，想要做好就業(yè)檔案管理，就需要先建立完整的針對(duì)未就業(yè)及下崗人員的檔案資料庫(kù)，這關(guān)系到下崗失業(yè)人員的再次就業(yè)。在檔案庫(kù)建立完成之后，就可以在檔案庫(kù)中對(duì)每一位下崗失業(yè)人員的詳細(xì)信息進(jìn)行查詢(xún)，在對(duì)下崗失業(yè)人員進(jìn)行再就業(yè)分配時(shí)，可以針對(duì)不同人員的實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行崗位分配，使下崗失業(yè)人員具有更好的再就業(yè)機(jī)會(huì)。勞動(dòng)保障監(jiān)察大隊(duì)在建立檔案時(shí)，必須最大限度地掌握下崗失業(yè)人員的檔案信息，對(duì)其職業(yè)技能、就業(yè)意識(shí)、家庭情況以及安置去向調(diào)查清楚，讓下崗失業(yè)人員的檔案和人員能夠一一對(duì)應(yīng)，利用勞動(dòng)檔案為下崗失業(yè)人員提供更具針對(duì)性的服務(wù)。

4.4 建立完善的信息化系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)在我國(guó)各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也應(yīng)該向信息化、數(shù)字化的方向靠攏，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用。當(dāng)前，我國(guó)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位對(duì)辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用日益普及，這產(chǎn)生了大量的電子文件，電子檔案的管理方式應(yīng)運(yùn)而生。勞動(dòng)保障和人民的利益緊密相關(guān)，涉及就業(yè)、失業(yè)以及社會(huì)保障等多方面的內(nèi)容。對(duì)此，勞動(dòng)保障檔案管理工作的內(nèi)容非常瑣碎，任務(wù)量非常大，想要利用傳統(tǒng)的方式對(duì)檔案進(jìn)行有條不紊的管理，就必須加大人力、物力、財(cái)力資源的投入，這無(wú)疑與時(shí)代要求相悖。

在新形勢(shì)之下，面對(duì)煩瑣的工作內(nèi)容，必須建立信息化系統(tǒng)，實(shí)行數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率。在建立信息化檔案時(shí)，工作人員需要將原始的檔案信息輸入計(jì)算機(jī)之中，建立完整的線上檔案信息資源庫(kù)，新接收的檔案可以直接錄入計(jì)算機(jī)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案建檔歸檔相比，信息化辦公更加省時(shí)、省力，可以最大限度地避免在歸檔過(guò)程中出現(xiàn)修改、刪減等錯(cuò)誤。通過(guò)利用數(shù)字化檔案管理的方式，能夠充分應(yīng)用檔案庫(kù)內(nèi)的資源，在初期進(jìn)行檔案電子化的過(guò)程看似非常煩瑣，實(shí)際上通過(guò)這一階段的工作，后續(xù)落實(shí)檔案管理時(shí)將會(huì)更加順利，有效提升檔案管理工作的效率。

與紙質(zhì)檔案相比，數(shù)據(jù)化檔案的安全性難以得到充分的保障，而勞動(dòng)保障檔案涉及勞動(dòng)者各方面的信息，對(duì)勞動(dòng)者非常重要，因此，勞動(dòng)保障檔案管理工作人員應(yīng)重視對(duì)檔案資料的保護(hù)，最大限度地規(guī)避和防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，將其作為自己的職責(zé)和義務(wù)，堅(jiān)持安全性原則，保護(hù)好檔案原貌。同時(shí)，要對(duì)檔案信息的保密和保護(hù)機(jī)制進(jìn)行完善，在檔案工作者登錄管理軟件時(shí)，只有插入相應(yīng)的密鑰，再輸入和密鑰相匹配的密碼，才能進(jìn)行檔案的查閱和修改工作，最大限度地保護(hù)勞動(dòng)保障檔案的安全性。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上，對(duì)于勞動(dòng)保障檔案管理人員來(lái)說(shuō)，建立完善的檔案管理工作制度是重要任務(wù)和基本前提，而想要做好勞動(dòng)保障檔案管理工作，不僅需要管理人員，更需要每一位領(lǐng)導(dǎo)者的支持和配合，為檔案管理工作提供有力支撐，只有這樣才能讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，從而充分發(fā)揮勞動(dòng)保障檔案的信息和資源價(jià)值，讓勞動(dòng)保障部門(mén)為廣大勞動(dòng)者提供更加有效的服務(wù)和幫助。