楊芳

（蘭州市軌道交通有限公司，蘭州730000）

1 引言

隨著我國城市化進(jìn)程的不斷加快，以及人口數(shù)量的增加，人們對于交通出行的需求越來越大。而城市軌道交通對于改善當(dāng)前交通擁堵、滿足人們短途出行的需求發(fā)揮出重要的作用，因此，我國各大城市開始大規(guī)模地興建軌道交通。在軌道交通工程建設(shè)的過程中，產(chǎn)生了許多軌道交通工程建設(shè)的文件材料，但是這些材料種類繁多，如何有效地整理、利用這些檔案材料成為一大難題。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在軌道交通檔案管理過程中引入信息化技術(shù)能夠有效地提高檔案管理的效率和質(zhì)量，本文就如何在軌道交通檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)展開相應(yīng)對策探討。

2 檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

2.1 能夠有效提高軌道交通檔案管理的效率

在信息化技術(shù)快速發(fā)展之前，軌道交通的檔案管理主要依靠人力來進(jìn)行，工作量極大，管理的效率極低，而且需要浪費(fèi)大量的時(shí)間，已經(jīng)無法滿足當(dāng)前軌道交通大規(guī)模發(fā)展的需求。而使用信息化技術(shù)對軌道交通的檔案進(jìn)行管理，則能夠極大地提高管理的效率，節(jié)約時(shí)間與人力，促進(jìn)檔案管理不斷趨于智能化和規(guī)范化。

2.2 提高檔案利用率，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量

在軌道交通檔案管理中引入信息化技術(shù)，能夠有效規(guī)范整合檔案資料的數(shù)量，使各種軌道交通相關(guān)信息分類管理，且條理更加清楚，這樣檔案使用起來就更加的簡便，可以有效地提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。例如，用戶在需要查詢借閱軌道交通檔案材料時(shí)，能夠更加便捷地查找并提供，有效實(shí)現(xiàn)資源共享，使軌道交通檔案管理覆蓋的領(lǐng)域更加全面，軌道交通檔案管理系統(tǒng)更加趨于完善。另外，引入信息化技術(shù)的軌道交通檔案管理工作，提高了檔案查找利用的速度和效率，使這些檔案資料不只是塵封在檔案室內(nèi)，而是為后續(xù)工程提供參考和借鑒，有效提升其自身價(jià)值。

2.3 可處理信息量巨大，減少儲存空間的浪費(fèi)

信息化技術(shù)可以處理和儲存的信息量巨大，可以有效滿足當(dāng)前軌道交通規(guī)模不斷擴(kuò)大而帶來的檔案資料數(shù)量增加，進(jìn)而對儲存空間更大的需求。隨著各城市軌道交通的不斷建設(shè)，各種圖紙、文件、技術(shù)信息等檔案資料隨之不斷增加，對于這些檔案資料必須及時(shí)地規(guī)整保存，以方便后續(xù)使用。而信息化技術(shù)不斷發(fā)展，各種儲存信息的載體容量不斷擴(kuò)大，能夠有效地解決軌道交通檔案資料增多的儲存問題，也節(jié)約了儲存的實(shí)地空間，避免空間的浪費(fèi)。

3 當(dāng)前問題分析

3.1 對檔案管理信息化建設(shè)重視不足

檔案管理是整個(gè)軌道交通工程的重要組成部分，它是后期維護(hù)、新建、擴(kuò)建軌道交通工程的重要參考依據(jù)。當(dāng)前許多建設(shè)單位重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容是軌道交通工程的建設(shè)與運(yùn)營，而對于軌道交通檔案的管理工作的重要性認(rèn)識不足，并未投入相應(yīng)人力物力來進(jìn)行這項(xiàng)工作，更別說信息化的檔案管理建設(shè)。還有一些建設(shè)單位認(rèn)為對于檔案管理就是檔案收集、整理、保管好即可，沒有認(rèn)識到軌道交通檔案資料的作用與價(jià)值，更加忽略了在軌道交通檔案管理工作中引入信息化技術(shù)。

3.2 專業(yè)管理人才缺乏

對軌道交通檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，就是要在檔案管理的過程中充分引入現(xiàn)代信息化技術(shù)，使檔案管理不斷趨于計(jì)算機(jī)化以及網(wǎng)絡(luò)化，拓展檔案存儲空間，實(shí)現(xiàn)軌道交通檔案分類合理、規(guī)范有條理、高效便捷、安全效益的目的，這些都要求檔案管理人員具備較高的專業(yè)管理技能和水平?，F(xiàn)實(shí)情況是，有些建設(shè)單位雖然在檔案管理工作中引入了信息技術(shù)，但是沒有引進(jìn)專業(yè)的信息化管理人才，導(dǎo)致信息技術(shù)只是簡單地應(yīng)用于圖文信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化存儲方式、數(shù)據(jù)信息掃描、錄入數(shù)據(jù)庫的工作內(nèi)容上；有的檔案管理人員缺乏軌道交通方面的專業(yè)知識，無法利用信息化技術(shù)對軌道交通檔案材料進(jìn)行精細(xì)化的分類整理，導(dǎo)致檔案管理的混亂，難以實(shí)現(xiàn)對于檔案資料的高效利用。

3.3 軌道交通信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與制度缺失

當(dāng)前檔案管理的主要制度依據(jù)是國家主管部門頒布的DA/T 28—2002 標(biāo)準(zhǔn)及DA/T 66—2017、CJJ/T 180—2012 標(biāo)準(zhǔn)，以及一些地方性標(biāo)準(zhǔn)。但是這些標(biāo)準(zhǔn)并沒有檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的內(nèi)容與規(guī)定，對于軌道交通檔案信息化建設(shè)所使用的軟件、格式等也都沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這非常不利于建設(shè)企業(yè)開展檔案管理的信息化建設(shè)，無法促進(jìn)軌道交通檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范以及信息化。軌道交通建設(shè)單位與運(yùn)營部門也缺乏相應(yīng)的制度來規(guī)范檔案的信息化管理，導(dǎo)致缺乏專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理人員配備不足，另外還有權(quán)責(zé)不明，分配混亂，或者各自為政，缺乏溝通聯(lián)系的問題，導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范以及信息化建設(shè)停滯不前。

3.4 數(shù)據(jù)庫更新滯后

軌道交通檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)就是數(shù)據(jù)化的建立，但是當(dāng)前有些建設(shè)單位在數(shù)據(jù)庫的建立過程中，往往不能夠及時(shí)地更新數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫也沒有統(tǒng)一的規(guī)范、格式、內(nèi)容等。另外，整個(gè)城市的軌道交通檔案數(shù)據(jù)庫無法進(jìn)行開放共享，缺乏一個(gè)整體的數(shù)據(jù)信息交流和集成的平臺。軌道交通工程產(chǎn)生的檔案材料不能及時(shí)歸檔錄入數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致信息化建設(shè)的進(jìn)程受到阻礙。

3.5 檔案管理使用的信息化軟件缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前各地軌道交通檔案信息化管理所使用的軟件多種多樣，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒有一個(gè)規(guī)范的格式，這樣很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息不兼容、不能共享以及數(shù)據(jù)信息管理混亂的情況，這對軌道交通檔案管理的信息化建設(shè)造成了很大的障礙。

3.6 資金投入少

軌道交通檔案管理引入信息化技術(shù)所需要更新的內(nèi)容較多，也需要增添許多軟硬件設(shè)施以及增加人手，來完成初步建設(shè)過程中的一些煩瑣的工作內(nèi)容，因此，在檔案管理信息化建設(shè)的初期需要投入大量的資金。但是由于一些軌道交通建設(shè)和運(yùn)營單位為節(jié)約成本或者對此不夠重視，在檔案管理的信息化建設(shè)上投入較少，不能滿足全面信息化建設(shè)的需求，進(jìn)而導(dǎo)致軌道交通檔案信息化建設(shè)步伐停滯不前。

4 建設(shè)原則與對策

4.1 建設(shè)原則

軌道交通檔案管理的信息化建設(shè)主要目的就是將現(xiàn)代信息技術(shù)融入軌道交通檔案管理的過程當(dāng)中，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及多元化的儲存方式建立起一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理平臺。我們在思考檔案管理信息化建設(shè)的對策與方向時(shí)，必須要遵循以下的原則，達(dá)到以下目的，才能真正實(shí)現(xiàn)軌道交通檔案管理的信息化。

首先，合理性原則。在運(yùn)用信息技術(shù)處理軌道交通檔案資料時(shí)，必須要按照國家及地方政府對檔案管理的規(guī)定進(jìn)行處理，將檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，要滿足統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以提高各種數(shù)據(jù)信息的兼容性，提高數(shù)據(jù)信息的使用效率。其次，效益性原則。軌道交通檔案管理的信息化建設(shè)必須能夠?qū)崿F(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)與社會效益，使用現(xiàn)代化信息技術(shù)來處理檔案資料，節(jié)省人力與物力，并提高檔案資料的利用率。最后，安全性原則。在運(yùn)用信息技術(shù)整理、保管檔案資料時(shí)，必須要保證數(shù)據(jù)信息的安全，開發(fā)保護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全的技術(shù)措施，避免數(shù)據(jù)信息的丟失、泄露等。

另外，進(jìn)行軌道交通檔案管理信息化建設(shè)，還必須實(shí)現(xiàn)以下特性：①虛擬性。將紙質(zhì)的檔案資料通過掃描、輸入等方式轉(zhuǎn)化為電子文檔和數(shù)據(jù)信息，原來的電子形式的文件轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的電子文檔格式。②集成性。在有限的空間容量內(nèi)實(shí)現(xiàn)所有檔案資料的保管。③開放性。打破地域和不同建設(shè)、運(yùn)營單位的限制，將軌道交通檔案資料對外共享，對外開放借閱、調(diào)取。④便捷性。查詢、檢索方便快速。⑤技術(shù)性。利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動化管理，提高檔案管理的工作效率。

4.2 建設(shè)對策

4.2.1 轉(zhuǎn)變理念，提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

要實(shí)現(xiàn)軌道交通檔案管理的信息化建設(shè)，軌道交通的建設(shè)與運(yùn)營單位必須提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，培養(yǎng)運(yùn)用信息化技術(shù)的理念，將檔案管理的信息化建設(shè)提上日程，列入工作計(jì)劃，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

4.2.2 制定信息化檔案管理規(guī)章制度

在應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行軌道交通檔案管理的過程中，必須有明確的規(guī)章制度來指導(dǎo)、規(guī)范工作的開展，否則即便在檔案管理工作中應(yīng)用了現(xiàn)代信息技術(shù)，也會使實(shí)際工作混亂無序。首先，要結(jié)合信息化技術(shù)應(yīng)用的過程中出現(xiàn)的各種問題和情況，有針對性地制定相應(yīng)規(guī)定來明確處理方法；其次，在制定出管理制度的基礎(chǔ)框架后，可以采取聽證、討論、專家咨詢等方式來對規(guī)章制度進(jìn)行細(xì)化完善，保證規(guī)章制度的可行性與合理性；最后，在規(guī)章制度投入運(yùn)行后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)運(yùn)行的實(shí)際情況，實(shí)時(shí)調(diào)整制度中不合理之處，使軌道交通檔案信息化管理制度能夠更加貼合實(shí)際情況，更加具備可行性。

4.2.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

針對檔案管理信息化建設(shè)需要更高素質(zhì)水平人才的情況，必須加強(qiáng)對檔案管理人員的素質(zhì)提升工作。首先，在聘用軌道交通檔案管理人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)靥岣咂溉蔚臈l件，要求應(yīng)聘人員具備一定的軌道交通相關(guān)專業(yè)知識以及豐富的檔案管理專業(yè)知識、信息化應(yīng)用專業(yè)知識，可以適當(dāng)提高檔案管理人員的待遇，以吸引優(yōu)秀人才加入信息化檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理隊(duì)伍的整體工作能力和工作水平。其次，隨著信息技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，企業(yè)必須對檔案管理人員開展定期的技能培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠始終掌握最先進(jìn)的信息化技術(shù)，并將其合理地應(yīng)用到軌道交通檔案管理工作當(dāng)中，提高檔案管理的信息化水平。

4.2.4 明確信息化建設(shè)的步驟與途徑

首先，需要建設(shè)一個(gè)數(shù)據(jù)庫，即將紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行整理后轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，將這些數(shù)據(jù)信息組合在一起形成軌道交通檔案信息數(shù)據(jù)庫；其次，對數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行整理分類并歸檔，在整理的過程中應(yīng)當(dāng)對電子文件的準(zhǔn)確性進(jìn)行核對，保證所轉(zhuǎn)化成的數(shù)據(jù)電文與紙質(zhì)原件內(nèi)容保持一致；最后，將建設(shè)單位和運(yùn)營單位的信息化數(shù)據(jù)庫與交通監(jiān)管部門進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，在保證檔案資料使用安全的前提下，將各單位的數(shù)據(jù)庫融入統(tǒng)一的監(jiān)管平臺，方便交通監(jiān)管單位對檔案資料的查詢、調(diào)閱。另外，需要將一些重要的檔案資料、數(shù)據(jù)信息等從所有的信息中整理出來，以便為后續(xù)軌道工程的維護(hù)、改擴(kuò)建或新建軌道工程提供參考，提升檔案資料的價(jià)值與檔案信息化管理的效益。

4.2.5 統(tǒng)一軌道交通檔案信息化軟件標(biāo)準(zhǔn)

首先，最好是由國家交通監(jiān)管部門牽頭，組織研發(fā)專用的軌道交通檔案信息化管理平臺和軟件，并在全國范圍內(nèi)推廣，盡可能地使軌道交通建設(shè)運(yùn)營單位都使用統(tǒng)一的軟件，這樣能夠有效地提高軌道交通檔案信息化管理的水平；其次，國家相關(guān)主管部門應(yīng)當(dāng)制定出統(tǒng)一的軌道交通檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)，明確錄入規(guī)范，實(shí)現(xiàn)軌道交通檔案信息化管理工作規(guī)范有序以及信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

4.2.6 加大對于軌道交通檔案信息化管理的資金投入

軌道交通建設(shè)與運(yùn)營單位必須轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)投入與收益比，增加軌道交通檔案管理信息化建設(shè)初期的資金與人力投入，配備信息化管理相應(yīng)的軟硬件設(shè)施以及開展專業(yè)管理人員技能培訓(xùn)。在初步完成后，后期的檔案管理工作能夠趨于規(guī)范，有效地提高檔案管理工作的效率，且能夠使檔案資料的價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮，因此，會實(shí)現(xiàn)足夠的初期投資回報(bào)。另外，隨著信息技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，檔案的信息化管理將逐步趨向智能化、自動化，能夠有效地節(jié)約管理的成本。

4.2.7 完善檔案信息檢索方式，提高檔案資料利用率

設(shè)置多種條件的檢索軟件和工具，能夠使用戶快速便捷地查找所需要的參考材料，充分發(fā)揮出檔案材料的價(jià)值。首先，應(yīng)當(dāng)對檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類整理，并制定出詳細(xì)的目錄，使用戶能夠快速地找到所需要的關(guān)鍵內(nèi)容；其次，將所有相關(guān)的軌道交通工程所涉及的檔案材料進(jìn)行收集并錄入數(shù)據(jù)庫，形成完整的軌道交通檔案，可以在事后查閱時(shí)清晰地了解具體的情況，便于參考借鑒或用于解決問題，避免因細(xì)節(jié)疏忽導(dǎo)致的決策失誤；最后，對于新增的軌道交通工程檔案材料及時(shí)錄入歸檔，并做好整理，保證檔案材料的完整性。

5 結(jié)語

軌道交通檔案管理的工作量大，且需要長期開展，對其進(jìn)行信息化建設(shè)不僅能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，也能夠最大限度地發(fā)揮出這些檔案資料的價(jià)值。軌道交通建設(shè)單位和運(yùn)營單位以及國家相關(guān)部門必須提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，增加資金投入，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫的管理標(biāo)準(zhǔn)、模式，完善檔案信息化管理規(guī)章制度。同時(shí)，引進(jìn)專業(yè)的信息化檔案管理人才，不斷提升軌道交通檔案管理人員的整體水平，完善檔案信息化建設(shè)過程中的各種保障措施，將現(xiàn)代信息技術(shù)充分應(yīng)用到軌道交通檔案管理工作當(dāng)中，最終實(shí)現(xiàn)規(guī)范、高效、智能和高水平的軌道交通檔案管理。