■劉舸
(嶺南師范學(xué)院審計(jì)處)
專(zhuān)項(xiàng)科研經(jīng)費(fèi)的增加是為了幫助高校提升科研能力,保持較高的整體科研水平。然而,隨著國(guó)家科研專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入的增加,其管理和實(shí)際使用環(huán)節(jié)卻問(wèn)題頻發(fā),非常不利于科研工作的正常開(kāi)展,并對(duì)科研人員參與的熱情度產(chǎn)生了負(fù)面影響。本文將從科研經(jīng)費(fèi)的概念、科研經(jīng)費(fèi)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、科研經(jīng)費(fèi)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題產(chǎn)生的原因以及加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理和審計(jì)的建議四方面來(lái)詳細(xì)闡述高??蒲薪?jīng)費(fèi)的管理使用,以期促進(jìn)高??蒲惺聵I(yè)健康蓬勃發(fā)展。
科研經(jīng)費(fèi)指的是用于科學(xué)技術(shù)事業(yè)發(fā)展的各類(lèi)費(fèi)用支出,高校的科研經(jīng)費(fèi)主要分為三大類(lèi)政府性課題經(jīng)費(fèi)——縱向科研、社會(huì)橫向課題、校內(nèi)科研配套立項(xiàng)??v向科研項(xiàng)目是指由根據(jù)各級(jí)政府和職能部門(mén)、基金委、學(xué)術(shù)團(tuán)體公開(kāi)發(fā)布的項(xiàng)目(課題)通知,院科研處統(tǒng)一申報(bào)后立項(xiàng),是一類(lèi)具備資金資助的科學(xué)研究項(xiàng)目??v向科研項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)來(lái)源于上級(jí)機(jī)關(guān)、項(xiàng)目主管部門(mén),嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家相關(guān)經(jīng)費(fèi)管理辦法,實(shí)行預(yù)算管理,科研經(jīng)費(fèi)的使用必須嚴(yán)格按照項(xiàng)目主管批復(fù)的預(yù)算范圍和開(kāi)支比例。橫向科研項(xiàng)目指的是其他政府部門(mén)(國(guó)家部委、省市部門(mén))、公司、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人委托學(xué)校或是教師開(kāi)展的科研課題等。橫向的科研經(jīng)費(fèi)實(shí)行合同管理模式,注重在合同規(guī)定范圍內(nèi)使用經(jīng)費(fèi),確保經(jīng)費(fèi)的用途在合理的使用標(biāo)準(zhǔn)和范圍內(nèi)。該模式嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和學(xué)校相關(guān)的辦法,確??蒲薪?jīng)費(fèi)的規(guī)范使用。校內(nèi)科研項(xiàng)目指的是由各系(部門(mén))申報(bào),經(jīng)由學(xué)院評(píng)審委員會(huì)立項(xiàng)審批通過(guò)的項(xiàng)目(課題)。校內(nèi)科研項(xiàng)目有兩種模式——一般項(xiàng)目、專(zhuān)項(xiàng)項(xiàng)目,一般項(xiàng)目包括自然科學(xué)研究、人文社會(huì)科學(xué)研究;專(zhuān)項(xiàng)項(xiàng)目包括博士專(zhuān)項(xiàng)、教授專(zhuān)項(xiàng)。一般情況下,校內(nèi)科研項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)來(lái)自校內(nèi)。
高校在科研經(jīng)費(fèi)方面的管理制度始終缺少統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。大部分高??蒲泄芾碇贫鹊慕ㄔO(shè)滯后;一直以來(lái),對(duì)于縱向項(xiàng)目的管理,從國(guó)家到各部委都有比較完備的監(jiān)督管理體系,對(duì)于橫向項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理,國(guó)家層面沒(méi)有明確的規(guī)定,各高校通常按照合同管理橫向項(xiàng)目管理,然而針對(duì)其經(jīng)費(fèi)開(kāi)支的標(biāo)準(zhǔn)、范圍、依據(jù)缺乏具體的規(guī)定,管理橫向經(jīng)費(fèi)的難度較大。
目前,多數(shù)高校的管理制度的不健全主要表現(xiàn)在以下兩方面:首先是專(zhuān)項(xiàng)器械材料的采購(gòu)。在先前的各項(xiàng)審計(jì)過(guò)程中,許多高校忽視了材料采購(gòu)這一環(huán)節(jié),對(duì)其流程管理不嚴(yán)格,沒(méi)有制定專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)制度。導(dǎo)致其采購(gòu)環(huán)節(jié)既沒(méi)有前期計(jì)劃與項(xiàng)目合同,又沒(méi)有后期采購(gòu)記錄的存檔,較易存在科研經(jīng)費(fèi)管理的失控。其次是材料器械的管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)。多數(shù)學(xué)校對(duì)其材料器械管理非常松懈,沒(méi)有使用日期和次數(shù)的詳細(xì)記錄,也沒(méi)有剩余器械材料庫(kù)存是否完整的實(shí)物管理制度,其具體費(fèi)用明細(xì)中也只有列支和核銷(xiāo)兩項(xiàng)。此種現(xiàn)象必然會(huì)導(dǎo)致專(zhuān)項(xiàng)科研材料的管控缺失,出現(xiàn)成本規(guī)劃誤差,還可能誘發(fā)虛報(bào)賬目等嚴(yán)重現(xiàn)象。
科研人員編制預(yù)算時(shí),由于對(duì)預(yù)算編制的相關(guān)知識(shí)不了解,編制預(yù)算隨意性強(qiáng),導(dǎo)致預(yù)算編制不精準(zhǔn),存在超預(yù)算列支的費(fèi)用,且超支的費(fèi)用未履行預(yù)算調(diào)整審批手續(xù);存在列支不在預(yù)算范圍內(nèi)或與項(xiàng)目無(wú)關(guān)的費(fèi)用。這種現(xiàn)象極大影響了日常科研工作的順利開(kāi)展。
科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用過(guò)程中,真正用于科研的比例不高,比如購(gòu)買(mǎi)用于科學(xué)研究的設(shè)備、耗材、加工測(cè)試費(fèi)等;而大部分是開(kāi)支個(gè)人的差旅費(fèi)、聘請(qǐng)的勞務(wù)費(fèi)、通訊費(fèi)、餐費(fèi)等,甚至有些是無(wú)法區(qū)分是用于個(gè)人生活的耗材和生活用品,還是用于科研研究,比如U盤(pán)、路由器、保鮮膜等,而且這類(lèi)用品購(gòu)買(mǎi)數(shù)量不少。此外,高校研究生助研津貼也是高校科研費(fèi)用的一部分,國(guó)家對(duì)此經(jīng)費(fèi)的管理和使用有著嚴(yán)格的規(guī)定。然而部分高校并未按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定建立起研究生助研津貼制度,而是忽略標(biāo)準(zhǔn)限定隨意為學(xué)生發(fā)放津貼。例如,部分學(xué)校的研究生助研津貼高達(dá)總體經(jīng)費(fèi)的50%以上,嚴(yán)重違反了國(guó)家制度;還有學(xué)校對(duì)此津貼發(fā)放管理缺失,津貼沒(méi)有讓本人按流程領(lǐng)取。以上種種亂發(fā)亂管津貼的現(xiàn)象嚴(yán)重違反了國(guó)家制定的原則,甚至部分學(xué)校的科研人員是把私人電子設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)也歸算到科研消耗中。以上各類(lèi)開(kāi)支明細(xì)的不規(guī)范會(huì)導(dǎo)致實(shí)際科研經(jīng)費(fèi)的不增反減,不利于提升科研團(tuán)隊(duì)的整體工作積極性,并造成了經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。
高??蒲薪M各部門(mén)都有其獨(dú)立的信息系統(tǒng)。高??蒲胁块T(mén)負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批預(yù)算的調(diào)整、合同管理、結(jié)題項(xiàng)目的驗(yàn)收等;財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)的撥款入賬、控制及執(zhí)行預(yù)算;資產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)管理用科研經(jīng)費(fèi)采購(gòu)的資產(chǎn)。但是這些系統(tǒng)沒(méi)有統(tǒng)一,無(wú)法共享數(shù)據(jù)或者共享率低,部門(mén)之間數(shù)據(jù)傳輸花費(fèi)了不少人力和時(shí)間,信息資源的利用效率不高,資源整合程度差。例如科研項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí),在科研部門(mén)的系統(tǒng)有編號(hào),財(cái)務(wù)部門(mén)收到科研項(xiàng)目來(lái)款入賬時(shí),在財(cái)務(wù)系統(tǒng)給科研項(xiàng)目設(shè)置財(cái)務(wù)編號(hào),兩個(gè)系統(tǒng)編號(hào)沒(méi)有一致,導(dǎo)致需要查詢(xún)的時(shí)候,科研部門(mén)提供項(xiàng)目名稱(chēng),到財(cái)務(wù)部門(mén)去查財(cái)務(wù)編號(hào),才能了解項(xiàng)目使用情況。諸如此類(lèi)因信息不對(duì)等導(dǎo)致的誤差會(huì)嚴(yán)重拖慢科研進(jìn)度、造成人力物力的浪費(fèi)。
高校對(duì)用科研經(jīng)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)的資產(chǎn),特別是價(jià)值比較低的,在管理方面是非常薄弱的。由于有些科研人員認(rèn)為在自己的努力爭(zhēng)取下才獲得了科研經(jīng)費(fèi),因此希望自己能夠保存由科研經(jīng)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)的資產(chǎn)或設(shè)備,有些甚至帶回家里自用,也無(wú)人知曉。例如,某個(gè)科研項(xiàng)目所用的高級(jí)相機(jī),在項(xiàng)目完成后,也一直由科研人員領(lǐng)用,沒(méi)有交回,資產(chǎn)部門(mén)由于科研經(jīng)費(fèi)涉及資產(chǎn)多,資產(chǎn)處人員緊缺,未能對(duì)這些資產(chǎn)進(jìn)行全面有效的監(jiān)督,造成國(guó)有資產(chǎn)流失。另外,用科研經(jīng)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)的資產(chǎn)會(huì)存在重復(fù)購(gòu)置,或有些設(shè)備,在某個(gè)項(xiàng)目結(jié)題后,就一直處于閑置狀態(tài),沒(méi)有進(jìn)行有效的再利用,這也是一種變相的資金和設(shè)備的浪費(fèi)。
很多高校都會(huì)出現(xiàn)不按合同規(guī)定支出預(yù)算的現(xiàn)象,或是在調(diào)整預(yù)算時(shí)未按合同里注明的變更程序上報(bào)。例如某高校原先預(yù)算的設(shè)備經(jīng)費(fèi)是240萬(wàn)元,但其在實(shí)際購(gòu)買(mǎi)過(guò)程中擅自將此設(shè)備經(jīng)費(fèi)來(lái)源調(diào)整為其他項(xiàng)目經(jīng)費(fèi),將這240萬(wàn)元用于購(gòu)置其余設(shè)備產(chǎn)品?;蚴穷A(yù)算本為200萬(wàn)元,實(shí)際采購(gòu)卻花費(fèi)了400萬(wàn)元。此類(lèi)情況若是嚴(yán)查必然可以發(fā)現(xiàn)其中的疏漏,然而審計(jì)的滯后便導(dǎo)致了資金管理難度的進(jìn)一步加大。
長(zhǎng)久以來(lái),高校及科研人員對(duì)科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算的重視程度不高,預(yù)算的編制流于形式。由于科研人員沒(méi)能充分了解相關(guān)的科研經(jīng)費(fèi)管理辦法及財(cái)務(wù)制度,編制預(yù)算時(shí)沒(méi)有立足于科研實(shí)際,編制過(guò)程不夠客觀(guān)、科學(xué)、實(shí)事求是,因此科研經(jīng)費(fèi)的實(shí)際使用和預(yù)算有出入。例如某科研人員在進(jìn)行研究過(guò)程中,需要經(jīng)常進(jìn)行電話(huà)聯(lián)系和溝通,但在編制項(xiàng)目預(yù)算時(shí)沒(méi)有通訊費(fèi)這一項(xiàng)支出,導(dǎo)致了實(shí)際支出和預(yù)算不一致;而且在出現(xiàn)實(shí)際支出與預(yù)算不一致時(shí),由于對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理辦法及財(cái)務(wù)制度不了解,沒(méi)有及時(shí)根據(jù)實(shí)際支出對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。
由于當(dāng)前科研規(guī)模已成為衡量高校科研能力的重要依據(jù),有助于提升高校的知名度。因此,為刺激教師爭(zhēng)取項(xiàng)目的積極性,許多高校在科研項(xiàng)目組在項(xiàng)目申請(qǐng)和科研經(jīng)費(fèi)審核上比較寬松,因此在使用預(yù)算費(fèi)用的時(shí)候缺乏嚴(yán)格的管理。部分科研人員認(rèn)為,在自己努力下?tīng)?zhēng)取獲得的科研經(jīng)費(fèi),這些科研經(jīng)費(fèi)是屬于自己的,如何花自己的錢(qián),其他人無(wú)權(quán)過(guò)問(wèn),甚至部分領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員也有此想法,于是,有些科研人員為了更快使用經(jīng)費(fèi),把并不屬于項(xiàng)目組成員的親屬的差旅費(fèi)、家庭的日常開(kāi)支等都用科研經(jīng)費(fèi)支出;
由于科研項(xiàng)目的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的深層次知識(shí),高校內(nèi)部審計(jì)人員多為會(huì)計(jì)、審計(jì)、工程等專(zhuān)業(yè)人員,對(duì)一些科研項(xiàng)目涉及的專(zhuān)業(yè)設(shè)備、材料沒(méi)有更深層次的了解,因此導(dǎo)致對(duì)相關(guān)費(fèi)用的支出是否合理無(wú)法做出職業(yè)判斷,這便讓部分高校老師鉆了空子,作出為自己謀取私利等違法違規(guī)事件。
高校應(yīng)當(dāng)立足于本校的實(shí)際,嚴(yán)格規(guī)定科研經(jīng)費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)、開(kāi)支、審批的程序和權(quán)限等,不斷完善科研經(jīng)費(fèi)的管理辦法,制定有具體而明確的規(guī)定的修訂版,要有由此可以建立最為有效的管理制度。針對(duì)科研、審計(jì)、財(cái)務(wù)等部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)、權(quán)限等進(jìn)行規(guī)定,建立嚴(yán)苛的科研經(jīng)費(fèi)管理體制,力求“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、責(zé)任到人”落實(shí)到位。另外,高校內(nèi)審部門(mén)可以定期與高校的科研處、財(cái)務(wù)處通過(guò)召開(kāi)培訓(xùn)會(huì)議、發(fā)放書(shū)籍等加強(qiáng)宣傳力度,讓科研人員充分認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)和了解上級(jí)及學(xué)??蒲薪?jīng)費(fèi)管理辦法、規(guī)章制度、預(yù)算編制的重要性,讓項(xiàng)目負(fù)責(zé)人從思想上發(fā)生根本轉(zhuǎn)變,逐步走出認(rèn)知誤區(qū),讓科研人員了解到盡管科研經(jīng)費(fèi)的來(lái)源不同,但是這些都不是他們的個(gè)人財(cái)產(chǎn),需要經(jīng)過(guò)國(guó)家相關(guān)政策法規(guī)、學(xué)校管理制度等相應(yīng)的報(bào)銷(xiāo)手續(xù)之后,才是屬于個(gè)人的資金。
相關(guān)單位應(yīng)持續(xù)加大經(jīng)費(fèi)管理力度,出臺(tái)并完善管理辦法,加強(qiáng)采購(gòu)、付款等一系列環(huán)節(jié)的審計(jì)力度,堵住各環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的漏洞,減少濫用資金的風(fēng)險(xiǎn)。特別是大科研項(xiàng)目的監(jiān)管力度應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng),營(yíng)造出風(fēng)清氣正的科研環(huán)境。
項(xiàng)目預(yù)算的編制需要精細(xì)化,不但要有總預(yù)算,還要有分預(yù)算;負(fù)責(zé)人在充分考慮項(xiàng)目使用范圍和支出結(jié)構(gòu)后,和科研處、財(cái)務(wù)處等部門(mén)溝通,根據(jù)實(shí)際需要編制預(yù)算計(jì)劃,及時(shí)調(diào)整預(yù)算。在調(diào)整規(guī)范預(yù)算的時(shí)候,應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定管控縱向科研經(jīng)費(fèi),一般情況下已經(jīng)批復(fù)的預(yù)算不予調(diào)整,若是出現(xiàn)特殊情況,則嚴(yán)格按照實(shí)際情況進(jìn)行整改;對(duì)于橫向科研經(jīng)費(fèi)而言,需要按照簽訂合同的規(guī)定進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。
高校內(nèi)審人員應(yīng)當(dāng)借鑒國(guó)內(nèi)外經(jīng)驗(yàn),不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平和理論知識(shí)儲(chǔ)備,精通科研經(jīng)費(fèi)審計(jì)相關(guān)的法律法規(guī)。在高校引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才的時(shí)候,應(yīng)當(dāng)借助專(zhuān)家的力量和科研機(jī)構(gòu),不斷提升內(nèi)審人員的審計(jì)能力,補(bǔ)足當(dāng)前工作人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面的不足之處。同時(shí),為進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部審計(jì)的重要性,可以借助座談會(huì)、學(xué)報(bào)、部門(mén)網(wǎng)頁(yè)等進(jìn)行宣傳,提升有關(guān)部門(mén)、教師對(duì)科研經(jīng)費(fèi)審計(jì)重要性認(rèn)知,最終搭建科學(xué)發(fā)展的高校科研審計(jì)平臺(tái)。
建立一個(gè)信息共享平臺(tái),包括財(cái)務(wù)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)核算、經(jīng)費(fèi)管理、資產(chǎn)管理等信息,科研、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等職能部門(mén)可以通過(guò)平臺(tái)查詢(xún)科研經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)、收支情況、預(yù)算調(diào)整、科研儀器設(shè)備的利用率、結(jié)題、績(jī)效考評(píng)等情況;不僅可以滿(mǎn)足科研項(xiàng)目收集信息的需要,也方便各部門(mén)監(jiān)督科研經(jīng)費(fèi)的使用情況,有效降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
高校資產(chǎn)管理部門(mén)對(duì)用科研經(jīng)費(fèi)購(gòu)置的固定資產(chǎn),在學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行登記,每年末需要對(duì)這些資產(chǎn)進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn),保障資產(chǎn)的安全性、完整性;強(qiáng)化學(xué)校資源的共享,避免重復(fù)購(gòu)置科研設(shè)備造成長(zhǎng)期閑置;對(duì)于資產(chǎn)管理部門(mén)而言,必須由專(zhuān)人定期核查項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中購(gòu)買(mǎi)的流動(dòng)性資產(chǎn);強(qiáng)化管理意識(shí),注重對(duì)學(xué)??蒲行纬傻膶?zhuān)利等無(wú)形資產(chǎn)的保護(hù),達(dá)到科學(xué)使用的目的。
在具體審查過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)注重以下三點(diǎn)審計(jì)內(nèi)容:第一,是否科學(xué)嚴(yán)格管理經(jīng)費(fèi)。應(yīng)當(dāng)了解高校自己制定的監(jiān)管措施與國(guó)家制度是否相抵觸,學(xué)校在項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的管理是否科學(xué)合理,是否滿(mǎn)足不同項(xiàng)目組之間在經(jīng)費(fèi)使用上的相互制約。二是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來(lái)源是否滿(mǎn)足法律規(guī)定。一般情況下科研項(xiàng)目課題分縱向與橫向兩種,其經(jīng)費(fèi)來(lái)源不同,因此在審計(jì)時(shí)的側(cè)重點(diǎn)也有所不同。對(duì)縱向課題來(lái)說(shuō),它已經(jīng)經(jīng)過(guò)國(guó)家或者地方政府層面的嚴(yán)格審計(jì),其資金管理有著嚴(yán)格的流程規(guī)定,這種項(xiàng)目可以不另做審計(jì)要求;對(duì)橫向課題來(lái)說(shuō),它需要與相關(guān)委托單位簽訂合同,其中間環(huán)節(jié)不一定有專(zhuān)業(yè)人士審核過(guò),不滿(mǎn)足國(guó)家對(duì)科研項(xiàng)目協(xié)作的監(jiān)督要求,因此應(yīng)全面審計(jì)其合同簽訂的合法性,明確成果歸屬等相關(guān)事宜,避免資金浪費(fèi)。三是各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出是否必要可行。針對(duì)目前審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題來(lái)看,審計(jì)部門(mén)應(yīng)敦促高校形成定期經(jīng)費(fèi)告知制度,對(duì)每一筆資金的出處都進(jìn)行嚴(yán)格審查并要求及時(shí)結(jié)賬,并形成相應(yīng)的記錄臺(tái)賬。通過(guò)以上審計(jì)舉措加之對(duì)相關(guān)法律政策的宣傳,定能改善高校科研氛圍,切實(shí)提高科研經(jīng)費(fèi)的使用規(guī)范性。
隨著國(guó)家對(duì)科研重視程度提升,對(duì)于高校的科研資金投入規(guī)模逐漸擴(kuò)大,部分高校開(kāi)始出現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)管理失控的情況,因此高校必須重新審視當(dāng)前的科研經(jīng)費(fèi)管理體系。在新形勢(shì)下,高校應(yīng)當(dāng)重構(gòu)科研經(jīng)費(fèi)管理體系,結(jié)合自身發(fā)展情況對(duì)科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行全方位監(jiān)督,注重事前、事中、事后管理,確保高校科研經(jīng)費(fèi)發(fā)揮實(shí)效,通過(guò)提升高校科研水平的方式產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益。