■鄒立霞

（青島同方藥業(yè)連鎖有限公司）

引 言

ERP系統(tǒng)指的基于企業(yè)現(xiàn)代化管理理念形成的一種信息技術(shù)系統(tǒng)，一套功能完整的ERP系統(tǒng)能夠貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理活動的始終，包括決策制定、計劃實施等全業(yè)務(wù)流程。從某種程度上講，ERP系統(tǒng)嚴(yán)重依賴于企業(yè)自身的業(yè)務(wù)活動，需要以實際業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)將企業(yè)自身的采購管理、生產(chǎn)管理、項目管理、人力資源管理等流程進(jìn)行統(tǒng)一與綜合。從發(fā)展視角來看，ERP系統(tǒng)是一種現(xiàn)代信息技術(shù)與管理思想相融合的一種管理模式，能夠?qū)⑵髽I(yè)的業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、管理部門的信息、思維進(jìn)行綜合，促進(jìn)部門之間的交流，進(jìn)而提升企業(yè)管理效率，最終促進(jìn)企業(yè)核心競爭力的穩(wěn)定提升。

1 企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用

1.1 協(xié)助企業(yè)完成內(nèi)外部資源整合

協(xié)助企業(yè)完成內(nèi)外部資源整合是ERP系統(tǒng)建設(shè)的首要價值體現(xiàn)。具體而言，企業(yè)戰(zhàn)略決策制定的科學(xué)性取決于其所參照的業(yè)務(wù)、財務(wù)、市場數(shù)據(jù)的豐富程度，在傳統(tǒng)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中，其戰(zhàn)略決策制定的主要依據(jù)是財務(wù)部門制定的財務(wù)數(shù)據(jù)分析報告以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對市場、企業(yè)發(fā)展的直觀感受，通過這種方式完成的企業(yè)戰(zhàn)略決策制定內(nèi)容很容易產(chǎn)生主觀性過強的缺陷，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)本身的戰(zhàn)略決策制定科學(xué)性較差。與之相比，ERP系統(tǒng)建設(shè)能夠同時對企業(yè)內(nèi)部環(huán)境、外部環(huán)境所產(chǎn)生的大量信息進(jìn)行收集與分析，進(jìn)而提升企業(yè)內(nèi)外部資源整合的質(zhì)量與效率，最終促進(jìn)企業(yè)管理水平的穩(wěn)定提升[1]。

1.2 統(tǒng)一數(shù)據(jù)源，實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息共享

促進(jìn)數(shù)據(jù)與信息共享的實現(xiàn)也是ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用之一。具體而言，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中，內(nèi)部部門、子公司之間的資源整合是十分必要的，但是在傳統(tǒng)管理架構(gòu)中，子公司、部門之間的生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)大多由這些部門獨立掌控，總公司或者企業(yè)的管理層如果想要調(diào)動數(shù)據(jù)或信息，則必須對部門、子公司進(jìn)行單獨溝通與協(xié)調(diào)，最好要對信息進(jìn)行校對，這在實踐中不僅浪費時間，也很難保證信息的真實性與可靠性。ERP系統(tǒng)建設(shè)相當(dāng)于在企業(yè)內(nèi)部建立了一個總的信息中轉(zhuǎn)與分析站點，其不僅能夠為財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、子公司進(jìn)行關(guān)鍵處理提供支持，也能實現(xiàn)數(shù)據(jù)源的統(tǒng)一，通過中心電腦對數(shù)據(jù)進(jìn)行自行比對與分析，能夠及時為企業(yè)決策層提供其所需要的有效信息。

1.3 規(guī)范經(jīng)營全流程，植入內(nèi)控邏輯

規(guī)范經(jīng)營流程也是ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要作用之一。經(jīng)營流程的規(guī)范性是企業(yè)實現(xiàn)長期健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)，在傳統(tǒng)企業(yè)經(jīng)營管理過程中，特別是大多數(shù)中小企業(yè)，由于其普遍處在發(fā)展的初期階段，因此對于經(jīng)營全流程的規(guī)范性并不十分重視這很容易導(dǎo)致其本身內(nèi)部控制存在非常明顯的漏洞與風(fēng)險，進(jìn)而阻礙企業(yè)長期健康發(fā)展。而ERP系統(tǒng)建設(shè)能夠在企業(yè)內(nèi)部建立完善的流程管理系統(tǒng)，員工完成每項工作都必須在系統(tǒng)監(jiān)督下進(jìn)行，通過這種方式可以保證流程的規(guī)范性，進(jìn)而為企業(yè)內(nèi)部控制的實現(xiàn)提供良好的硬件與環(huán)境基礎(chǔ)[2]。

2 企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

2.1 內(nèi)部控制是指揮棒，ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制有效運行的強有力支撐

內(nèi)部控制是ERP系統(tǒng)的思想指引，ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制的有效支撐。具體而言，在企業(yè)正常的生產(chǎn)運營過程中，內(nèi)部控制的范圍涵蓋企業(yè)所有的經(jīng)營管理活動以及經(jīng)營管理職責(zé)，其工作方式是通過對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全流程進(jìn)行掌控以實現(xiàn)對于經(jīng)營風(fēng)險的識別、控制、規(guī)避、弱化，從這一角度來看，企業(yè)良好內(nèi)部控制效果的實現(xiàn)離不開企業(yè)內(nèi)部制度條件以及相應(yīng)硬件條件的支持。其中，ERP系統(tǒng)建設(shè)能夠在企業(yè)內(nèi)部建立完善的全流程運行體系，因此，與傳統(tǒng)企業(yè)運營管理模式相比，ERP系統(tǒng)建設(shè)能夠在內(nèi)部控制思想的指導(dǎo)下，為企業(yè)內(nèi)部控制的實現(xiàn)提供更加及時的數(shù)據(jù)支持，幫助其更加快速的進(jìn)行風(fēng)險識別，進(jìn)而提升風(fēng)險控制的有效性。

2.2 ERP運行環(huán)境反映企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境

ERP系統(tǒng)的運行環(huán)境也是企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的直接反映。具體而言，ERP系統(tǒng)是企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部管理的重要工具與手段，其具備較強的復(fù)雜性與針對性，維護(hù)、更新、維穩(wěn)的成本相對較高，而且必須根據(jù)預(yù)先設(shè)定的程序完成相應(yīng)的工作內(nèi)容。從內(nèi)部控制角度老說，ERP系統(tǒng)并不會直接創(chuàng)造出完善的內(nèi)部控制體系，必須由人工對ERP系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置，使其向內(nèi)部控制功能自動化方向發(fā)展。因此，一個企業(yè)ERP系統(tǒng)的運行環(huán)境是一個企業(yè)內(nèi)部控制思想與環(huán)境的直接體現(xiàn)[3]。

2.3 ERP系統(tǒng)管理是內(nèi)部控制的一部分

從總體上來看，ERP系統(tǒng)管理是內(nèi)部控制的重要組成部分，其具體表現(xiàn)為，ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制工作的目的具備一致性。ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制工作的流程優(yōu)化、業(yè)務(wù)板塊、實施層面具備較強的一致性。此外，在企業(yè)內(nèi)部控制中，對ERP系統(tǒng)的運行狀態(tài)進(jìn)行分析以及定期監(jiān)測也是十分重要的工作內(nèi)容。

3 企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

3.1 促使企業(yè)內(nèi)部控制范圍擴(kuò)展

在傳統(tǒng)企業(yè)管理過程中，由于數(shù)據(jù)處理能力的限制，企業(yè)內(nèi)部控制的范圍也相對比較狹窄，主要集中在財務(wù)數(shù)據(jù)的分析與處理方面。而在ERP環(huán)境下，企業(yè)的數(shù)據(jù)源得到了統(tǒng)一，各種財務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一的匯總與分析，這種方式能夠使得企業(yè)內(nèi)部控制的范圍從狹窄的財務(wù)數(shù)據(jù)分析中解脫出來，將供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)進(jìn)行橫向、縱向傳遞，將企業(yè)內(nèi)部控制的范圍拓展到業(yè)務(wù)層面，進(jìn)而提升企業(yè)業(yè)務(wù)執(zhí)行的科學(xué)性[4]。

3.2 促使傳統(tǒng)的內(nèi)部控制形式發(fā)生改變

在傳統(tǒng)企業(yè)經(jīng)營管理體系中，企業(yè)的內(nèi)部控制形式必須對數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)比對，通過賬證相符、賬賬相符、賬實相符等方式來保證數(shù)據(jù)的真實性，這種方式不僅效率較為低下，其在實踐中也比較容易由于工作人員疏忽而引起數(shù)據(jù)輸入錯誤等問題。而在ERP系統(tǒng)中，會計憑證的正確性無需通過傳統(tǒng)技術(shù)背景下的復(fù)雜操作流程進(jìn)行確定，由于大多數(shù)原始數(shù)據(jù)都是直接儲存在計算機中的，因此，相關(guān)工作人員只需要在系統(tǒng)中進(jìn)行操作即可自動實現(xiàn)數(shù)據(jù)的對照，并完成所需賬表的自動生成。此外，科目匯總表的編制、總賬與明細(xì)賬目的核對、余額與發(fā)生平衡檢查等工作任務(wù)都能夠通過ERP系統(tǒng)自動實現(xiàn)，從根本上改變了傳統(tǒng)的內(nèi)部控制形式。

3.3 促進(jìn)傳統(tǒng)內(nèi)部控制重點轉(zhuǎn)移，控制節(jié)點前置

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響也體現(xiàn)在重點轉(zhuǎn)移與節(jié)點前置兩個方面。在實踐中的具體表現(xiàn)如下：（1）控制重點轉(zhuǎn)移：傳統(tǒng)企業(yè)管理背景下的內(nèi)部控制重點在于對各種數(shù)據(jù)、人力資源活動進(jìn)行統(tǒng)籌管理，保證數(shù)據(jù)計算的準(zhǔn)確性使其關(guān)鍵所在。而在ERP系統(tǒng)背景下，數(shù)據(jù)的處理活動基本完全由計算機完成，因此，企業(yè)內(nèi)部控制的重點將更加傾向于會計信息的輸入輸出控制、人機交互處理的控制、組織結(jié)構(gòu)的控制、原始數(shù)據(jù)輸入準(zhǔn)確性的控制，其重點傾向于輸入數(shù)據(jù)真實、完整、準(zhǔn)確。（2）控制節(jié)點前置：由于內(nèi)部控制活動必須以相應(yīng)的數(shù)據(jù)為依據(jù)，因此，傳統(tǒng)背景下內(nèi)部控制的時間節(jié)點往往都是在企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)報表完成之后才能正式開展，這也代表傳統(tǒng)內(nèi)部控制的屬性更加傾向于事后控制。而在ERP系統(tǒng)背景下，數(shù)據(jù)能夠被及時收集與處理，因此，相關(guān)單位完全可以在事前、事中、事后各個節(jié)點對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并對其中潛藏的企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險進(jìn)行分析，能夠極大提升內(nèi)部控制對于企業(yè)發(fā)展的價值[5]。

4 ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

4.1 按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行ERP系統(tǒng)的職責(zé)劃分與授權(quán)

按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行ERP系統(tǒng)的職責(zé)劃分與授權(quán)是ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的首要策略。具體操作方式如下：①遵循職責(zé)不相容原則。不同企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)與員工的崗位職責(zé)是不同的，因此，相關(guān)單位應(yīng)該結(jié)合自身實際情況，對每個員工在ERP系統(tǒng)上的操作權(quán)限以及實際信息查詢范圍進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，并建立相關(guān)的員工責(zé)任制度，明確違反相關(guān)規(guī)定進(jìn)行系統(tǒng)操作所應(yīng)該接受的處罰。其次，職責(zé)不相容原則也是在進(jìn)行權(quán)責(zé)劃分時應(yīng)該遵守的重要原則，例如，業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)與執(zhí)行應(yīng)該相互分離、業(yè)務(wù)的執(zhí)行與記錄之間應(yīng)該相互分離。遵循這種原則制定崗位權(quán)責(zé)能夠?qū)崿F(xiàn)相互制約與監(jiān)督，最大限度減少舞弊現(xiàn)象出現(xiàn)的可能性。②在ERP系統(tǒng)中，紙質(zhì)審計的軌跡消失，因此，相關(guān)單位必須對強化對電腦磁盤等儲存介質(zhì)為載體的審計軌跡控制，保留其中存在的審計線索，這是在ERP背景下降低審計風(fēng)險的必要舉措。③對原有的、不能適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的內(nèi)部控制進(jìn)行重新評估與設(shè)計。

4.2 利用ERP系統(tǒng)保證信息的有效性與可靠性

利用ERP系統(tǒng)保證信息的有效性與可靠性也是十分必要的，具體操作方式如下：①常規(guī)業(yè)務(wù)控制。ERP系統(tǒng)能夠自動拒絕不符合規(guī)范的操作步驟，企業(yè)需要制定相關(guān)制度，將具體操作流程進(jìn)行下發(fā)，以此來保證環(huán)節(jié)信息的可靠性。②會計信息控制。首先，相關(guān)單位應(yīng)該對會計核算過程進(jìn)行規(guī)范，這有助于會計工作以及監(jiān)管信息的提取。其次，相關(guān)單位應(yīng)該在系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠自動完成計提費用等工作內(nèi)容。③企業(yè)應(yīng)該制定完善的制度體系，在各部門之間形成相互監(jiān)督的關(guān)系，進(jìn)而保證信息的可靠性。④在實踐中，部門企業(yè)存在無痕跡修改數(shù)據(jù)的需求，針對這種情況，相關(guān)單位可以制定相關(guān)制度，允許無痕跡修改數(shù)據(jù)機制的實現(xiàn)，但必須在會計主管監(jiān)督下由兩人分別完成相應(yīng)數(shù)據(jù)修改的輸入與審核。

4.3 強化ERP系統(tǒng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制

強化ERP系統(tǒng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制是保證企業(yè)能夠順應(yīng)時代發(fā)展進(jìn)行制度變革的重要依據(jù)。具體操作方式如下：①有效的信息溝通機制是企業(yè)應(yīng)對情況改變、保證控制有效的必要舉措，也是整個內(nèi)部控制系統(tǒng)的生命線。在ERP背景下，信息系統(tǒng)能夠隨時產(chǎn)生生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)管理、規(guī)章制度等多方面的分析報告，這極大的提升了企業(yè)內(nèi)部控制的可行性。因此，相關(guān)單位必須制定相關(guān)制度，使企業(yè)內(nèi)部的所有員工與領(lǐng)導(dǎo)人員都要清楚自身在內(nèi)部控制系統(tǒng)中所處的位置，并制定內(nèi)外環(huán)境變化下內(nèi)部控制的革新機制。②對未來可能遇到的風(fēng)險進(jìn)行提前規(guī)避。在ERP背景下內(nèi)部控制運行過程中，企業(yè)能夠根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)對可能發(fā)生的風(fēng)險建立適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險模型，在風(fēng)險發(fā)生的可能性增加時，應(yīng)該采取緊急避險的方式規(guī)避風(fēng)險，這種事前控制策略能夠有效降低企業(yè)風(fēng)險規(guī)避的成本，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)長期健康發(fā)展。

4.4 保證計算機設(shè)備的安全性

ERP系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)必須以計算機設(shè)備的正常運行為基礎(chǔ)。因此，相關(guān)單位必須采取以下措施保證硬件設(shè)備運行的安全性與穩(wěn)定性：①相關(guān)單位應(yīng)該指派具備專業(yè)計算機理論知識與維修技術(shù)的人員對系統(tǒng)運行情況下進(jìn)行監(jiān)督與維護(hù)，并定期對系統(tǒng)中數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，這是防備數(shù)據(jù)丟失的必要舉措。②相關(guān)單位應(yīng)該強化網(wǎng)絡(luò)安全意識，在實踐中加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，例如在系統(tǒng)中安裝防火墻、定期對病毒庫進(jìn)行更新等。其次，相關(guān)單位還要對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行額外的加密、備份處理，進(jìn)而充分提升數(shù)據(jù)的安全性。③在數(shù)據(jù)庫保護(hù)層面，相關(guān)單位應(yīng)該對數(shù)據(jù)庫訪問進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，并建立完善的數(shù)據(jù)恢復(fù)體系，保證重要數(shù)據(jù)不會由于各種風(fēng)險問題的出現(xiàn)而丟失。④制定完善的數(shù)據(jù)庫管理體系，嚴(yán)格控制操作人員的權(quán)限，這是防范人為泄漏現(xiàn)象發(fā)生的必要舉措。

5 結(jié) 語

ERP系統(tǒng)是當(dāng)前時代背景下企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)代化管理的重要依托，其能夠通過提升企業(yè)的內(nèi)控管理以及風(fēng)險防控效率強化企業(yè)的綜合管理質(zhì)量，其作用與意義包括協(xié)助企業(yè)完成內(nèi)外部資源整合、實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息共享、規(guī)范企業(yè)經(jīng)營全流程、提升人工作業(yè)工作效率。但是在實際工作中，企業(yè)在采用ERP系統(tǒng)加強內(nèi)部控制時很容易忽視加強內(nèi)部控制的重要性，導(dǎo)致企業(yè)在經(jīng)營過程中非常容易遭受內(nèi)部控制風(fēng)險。因此，本文針對實際情況，提出了ERP 環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略，具體而言，企業(yè)應(yīng)該在充分結(jié)合自身實際情況的基礎(chǔ)上，采取針對性措施按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行ERP系統(tǒng)的職責(zé)劃分與授權(quán)、利用ERP系統(tǒng)保證信息的有效性與可靠性、強化ERP系統(tǒng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制、保證計算機設(shè)備的安全性。只有做到以上幾點，相關(guān)單位的內(nèi)部控制質(zhì)量才能得以穩(wěn)定提升，進(jìn)而使ERP系統(tǒng)為企業(yè)發(fā)展做出更加卓越的貢獻(xiàn)。