■鐘曉燕

（江門市蓬江區(qū)政府投資工程建設管理中心）

隨著信息化時代的迅速發(fā)展，基于互聯(lián)網(wǎng)新型業(yè)態(tài)、新型模式的興起，無論是企業(yè)共享財務模式對會計檔案管理提出內(nèi)在需求，還是企事業(yè)機關單位緊跟時代步伐需要，電子發(fā)票的應用已經(jīng)普及，電子檔案已經(jīng)滲透在財務日常檔案管理中。信息時代的浪潮催生出“互聯(lián)網(wǎng)+”、移動互聯(lián)網(wǎng)、云儲存、區(qū)塊鏈等新興技術，這些技術已經(jīng)應用在電子憑證中形成會計檔案，做好電子會計檔案管理是企業(yè)的管理需求，更是時代的發(fā)展趨勢。

1 電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的優(yōu)劣勢比較

1.1 電子會計檔案的優(yōu)勢

1.1.1 減少紙張使用

黨的十八屆五中全會提出貫徹創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，堅持綠色發(fā)展之路，堅持節(jié)約資源、堅持保護環(huán)境、堅持可持續(xù)發(fā)展，堅定生態(tài)良好文明發(fā)展道路，加快建設資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會，為全球生態(tài)安全作貢獻。從大體上來說，使用電子會計檔案，減少紙張打印，減少油墨使用，減少由打印帶來的紙張、耗材、能源的消耗，直觀地體現(xiàn)綠色環(huán)保理念。

1.1.2 減少管理成本

一是節(jié)約檔案庫房成本，減少管理成本。會計檔案的保管期限有10年、30年和永久。《民法典》第一百八十八條規(guī)定，訴訟時效期間自權利人知道或應當知道權利受到損害以及義務人之日起計算，超過二十年的，人民法院不予保護，特殊情況可以申請延長。與房屋相關的發(fā)票檔案保管期限可能超過30年。與人的壽命相關的會計檔案保管期限可能在人的生命周期內(nèi)都能用到，這個保存期限可能不止30年，如特殊工種退休、奶粉添加劑事件會計檔案等。面對如此之多有經(jīng)濟價值的會計檔案資料，都需要檔案庫房存放保管，再算上貨架或檔案柜、過道、庫房設備等必要空間，換成租金或折舊成本，一個企業(yè)用于檔案管理的成本確實不少。相對于電子會計檔案，用數(shù)字形式儲存，除了計算機等設備載體需要占用辦公面積，電子會計檔案幾乎不占物理空間，能節(jié)約檔案庫房成本，減少管理成本。

二是節(jié)約人力成本，提升工作效率。管理檔案庫房、裝訂整理紙質(zhì)會計憑證需要人力，這些工作基本是大量重復低價值的人力勞動，不止耗費經(jīng)濟成本，也耗費時間成本。電子會計能實現(xiàn)自動歸檔，從整個業(yè)務鏈條來看，電子會計能實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、自動整理、智能編制憑證報表等一系列標準化、自動化流程，避免人為疏漏，節(jié)約人力成本，提升工作效率。

三是節(jié)約打印成本，提升經(jīng)濟價值。電子發(fā)票無印制成本，無需郵寄，從全國量級來看，僅紙質(zhì)發(fā)票換成電子發(fā)票已經(jīng)產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟價值。對比其他紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案，紙質(zhì)會計檔案需要耗費紙張、油墨、耗材、設備折舊，還需要整理、裝訂，可能還有調(diào)檔郵寄、移庫運輸，需要庫房、人力等綜合成本；對比電子會計檔案幾乎無印制、運輸、庫房等成本，能明顯降低企業(yè)成本，提升經(jīng)濟價值。

1.2 電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的保管比較

1.2.1 儲存介質(zhì)比較

電子會計檔案的電子格式形式比較多，涵蓋DBF、TXT、ACCESS、JPG、PDF、EXCEL等，數(shù)據(jù)庫代表包括Oracle、SQLServer，歸檔元數(shù)據(jù)基于xml為主，這些電子數(shù)據(jù)可用電子計算機、光盤、硬盤、云儲存（實際也是儲存在服務器計算機上）、甚至區(qū)塊鏈作為儲存載體。紙質(zhì)會計檔案的儲存載體只有紙張。

1.2.2 保護技術比較

基于電子會計檔案數(shù)據(jù)格式多元化、儲存載體多元化，應從數(shù)據(jù)可讀性與儲存安全性進行考慮。從可讀取性方面考慮，由于技術更新迭代迅速，應避免老舊的數(shù)據(jù)格式因無法讀取使得數(shù)據(jù)名存實亡，有些磁性介質(zhì)應避免磁性消失造成的數(shù)據(jù)丟失。從安全性方面考慮，電子數(shù)據(jù)需要謹防被黑客攻擊，需要防篡改，需要備份防滅失等安全措施。紙質(zhì)會計檔案需要控制檔案存放環(huán)境溫濕度，防潮、防火、防盜。無論電子會計檔案還是紙質(zhì)會計檔案，都需要防意外、防自然災害，相較于紙質(zhì)會計檔案，電子會計檔案需要更高技術保護措施，需要一定的運維成本，建立起備份機制，更能有效防止數(shù)據(jù)丟失。

1.2.3 數(shù)據(jù)查閱共享比較

在查閱便利性方面，電子會計檔案可以利用強大的檢索能力進行快速檢索，并實現(xiàn)按照給予權限進行權限內(nèi)的資料查閱，能快速實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，可以遠程查閱數(shù)據(jù)，可以從移動端、PC端等不同的設備端口查閱數(shù)據(jù)，可以利用計算機的強大分析能力進行大數(shù)據(jù)分析，在數(shù)據(jù)利用率上大大優(yōu)于紙質(zhì)會計檔案。而紙質(zhì)會計檔案由于物理空間制約，存放于庫房中不利于共享，在數(shù)據(jù)查閱方面也受到很大限制。相較于紙質(zhì)會計檔案，電子會計檔案能實現(xiàn)財務共享，更能提供深挖數(shù)據(jù)價值的便利。

2 電子會計檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)

《會計檔案管理辦法》第七條明確了可用計算機、網(wǎng)絡通信等信息技術設備作為會計檔案的管理手段。第八條、第九條明確了僅用電子形式保存的會計檔案的管理要求。一是電子資料來源真實有效，由電子設備形成和傳輸；二是電子資料能接收和讀取，電子憑證設定了經(jīng)辦、審核、審批等簽批程序，符合會計憑證、賬簿、報表等格式要求；三是電子檔案與相關聯(lián)的紙質(zhì)檔案建立了的檢索關系；四是電子檔案有效防篡改，有備份；五是需要永久保存的檔案或有重要保存價值的檔案不能僅用電子檔案形式保存；六是外部接收的電子檔案有符合《中華人民共和國電子簽名法》簽名的，可僅以電子檔案形式保存。

2.1 電子發(fā)票的管理要求

電子發(fā)票符合電子會計檔案的管理范疇，可僅以電子形式保存。電子發(fā)票應來源真實有效，掃描件不是源文件，而是源文件的掃描電子副本；打印出來的電子發(fā)票也不是源文件，而是電子文件的紙質(zhì)副本。電子發(fā)票應由計算機等電子設備生成和傳輸形成，在管理時應保存電子源文件。在實際應用中應建立電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫，以便數(shù)據(jù)真實性查閱、重復性檢索等。

2.2 電子憑證與非電子憑證的關聯(lián)

有的文件直接由電子生成和傳輸，如電子發(fā)票、電子銀行回單、電子簽批文件等，可直接作為會計電子憑證存檔，與電子會計憑證直接建立關聯(lián)關系。有的文件必須是紙質(zhì)檔案，如紙質(zhì)發(fā)票、差旅路橋費等，此時有的企業(yè)為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)電子化便于管理與共享，紙質(zhì)發(fā)票等文件也采用掃描形式實現(xiàn)電子化，但此時的掃描件并非源文件，而是紙質(zhì)文件的電子副本，應保留紙質(zhì)源文件。在實際應用中應建立電子會計憑證與非電子憑證的唯一檢索關聯(lián)關系，同一憑證號可以同時存在電子會計檔案與非電子會計檔案，只要建立唯一對應編號，建立檢索關聯(lián)關系即可。

2.3 會計憑證、會計賬簿、會計報表的保管

電子發(fā)票、銀行單子回單、由內(nèi)部管理系統(tǒng)形成，經(jīng)過內(nèi)控審批的文件，如采購入庫單、產(chǎn)品出庫單、固定資產(chǎn)卡片、折舊分配表、固定資產(chǎn)減少單據(jù)，以及紅頭文件等內(nèi)部文件，可以全部電子化。以上基本構成會計電子原始憑證。由財務核算系統(tǒng)形成的電子會計憑證可以全部電子化；由財務核算系統(tǒng)生成的會計賬簿，可以全部電子化；由財務核算系統(tǒng)生成的會計報表，包括科目余額表、各種項目輔助科目余額表、明細賬、月報、季報、半年報、年報，注意此處年報屬于永久性保存的會計資料，根據(jù)《會計檔案管理辦法》第八條第六款，電子會計資料不屬于具有永久保存價值或其他重要保存價值的會計檔案，因此會計年報不能只保存電子形式，其余報表均可全部電子化。

2.4 電子會計檔案的歸檔流程

全部電子化的數(shù)據(jù)資料可以以不同的數(shù)據(jù)格式存放于數(shù)據(jù)庫中，而憑證顯示最好以版式文件顯示。用唯一編號來控制對應的會計記賬憑證與紙質(zhì)原始憑證的檢索關聯(lián)關系。在對電子會計檔案進行歸檔時，應進行待歸檔數(shù)據(jù)檢查、歸檔數(shù)據(jù)提交、完整性真實性檢查、分類整理、給定保管期限、卷宗組盒整理、賦權、移交保管、定期鑒定、銷毀等全生命周期檔案管理流程。電子會計資料歸檔標志：一是控制權移交檔案部門或檔案人員；二是存檔格式符合要求；三是元數(shù)據(jù)符合要求；四是離開原系統(tǒng)。

2.5 切換電子會計檔案的時點

在實際工作中，可以同時保留紙質(zhì)會計檔案管理與電子會計檔案管理這種雙軌試運行階段，試運行一段時間后再正式切換成電子會計檔案管理。為了便于管理，應從一個完整的會計年度的年初開始執(zhí)行電子會計檔案切換，即從1月1日起啟用電子會計檔案管理。

3 電子會計檔案管理存在的問題

3.1 企業(yè)信息化基礎薄弱

很多企業(yè)往往對會計檔案的重視程度不夠，沒有注意到歷史資料的信息價值，受制于傳統(tǒng)觀念思想指導，往往只注重能立刻帶來收入的業(yè)務，對信息化管理與支持力度不足。實現(xiàn)信息化、智能化需要與各業(yè)務模塊對接，甚至需要與外部銀行、供應商、主要客戶鏈接，需要高技術的軟、硬件支持，需要對這些軟、硬件進行更新維護。這些都需要企業(yè)有足夠的資金投入，一些小型企業(yè)無法在短期內(nèi)實現(xiàn)高度信息化，從而無法使電子會計檔案管理達到理想效果。

3.2 采集源多元化，無保留源文件

對于不同的數(shù)據(jù)從不同的系統(tǒng)采集，數(shù)據(jù)源格式多元化，生成版式文件后保存在電子會計檔案中，無保留源文件；對于由掃描或拍照采集的數(shù)據(jù)源，可能分辨率不高造成數(shù)據(jù)模糊，同時無保留原有數(shù)據(jù)資料，這些無保留源文件均不符合電子會計檔案管理要求。

3.3 需要技術保障

首先，要對數(shù)據(jù)進行防偽驗證、重復驗證。電子發(fā)票極易被篡改，存在重復報銷風險，需要有效的技術保障措施識別發(fā)票真?zhèn)危轵灠l(fā)票重復。其次，從不同系統(tǒng)提取的數(shù)據(jù)要會讀，要轉(zhuǎn)變成有用的財務信息、會計語言。對于從掃描圖像中提取的數(shù)據(jù)，要進行技術識別；基于從不同的系統(tǒng)提取的數(shù)據(jù)，更需要開發(fā)人員進行技術溝通與對接。再次，需要防止黑客攻擊、防止數(shù)據(jù)被篡改，保證數(shù)據(jù)安全性。建立遠程備份機制以及系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全保障，顯得尤為重要。最后，保障電子數(shù)據(jù)能長期保管。前文已述，電子會計檔案歸檔其中包括存檔格式符合要求，元數(shù)據(jù)符合要求，要脫離原系統(tǒng)，這就需要技術支持，保障數(shù)據(jù)的長期存續(xù)性與長期可讀性。

3.4 缺乏復合專業(yè)人才

會計電子檔案管理需要財務專業(yè)與信息技術專業(yè)的復合型人才。中國的專業(yè)設置現(xiàn)狀是這兩個學科是獨立的學科，這兩種專業(yè)技術是割裂的技術，在中國很難找到既有財務專業(yè)知識背景又有計算機信息技術的高端復合型人才。在企業(yè)從事會計檔案管理的人員往往由財務人員兼任，由于計算機知識匱乏難以開展系統(tǒng)運維檔案管理工作；而計算機專業(yè)的人員往往缺乏財務知識而難以開展數(shù)據(jù)的提取和管理使用的工作。

3.5 制度陳舊、權限設置不清

很多企業(yè)在面臨紙質(zhì)會計檔案向電子會計檔案過渡的當下，電子發(fā)票都已經(jīng)普及好多年，仍使用純紙質(zhì)時代的管理制度，導致無法適應當下快速發(fā)展的信息時代催生的電子會計檔案管理要求，無法指導現(xiàn)實工作。

4 完善電子會計檔案管理的對策

4.1 支持多種數(shù)據(jù)端、多種數(shù)據(jù)源采集，及時分類

支持從移動通信端、PC端、各種程序終端采集數(shù)據(jù)，例如從條形碼、二維碼、APP、小程序中獲取數(shù)據(jù)；利用移動手機拍照功能、掃描器掃描功能，實現(xiàn)圖像數(shù)據(jù)采集，實現(xiàn)實時報賬信息采集。人工采集的數(shù)據(jù)，需要及時分類歸檔，以免造成大量數(shù)據(jù)堆積而需要耗費更多的時間整理，降低信息價值，而系統(tǒng)自動采集的數(shù)據(jù)基于技術運用能及時分類歸檔。

4.2 鼓勵研發(fā)，開發(fā)適合企業(yè)自身的會計檔案管理系統(tǒng)

各類企業(yè)的業(yè)務類型千差萬別，各個企業(yè)的管理模式也不盡相同，鼓勵企業(yè)研發(fā)適合自身企業(yè)管理需要、實現(xiàn)業(yè)務財務融合、財務中心信息共享、業(yè)務流程標準、賦權明確清晰的集數(shù)據(jù)采集、分析、處理、歸檔、再利用一體化的會計檔案管理系統(tǒng)。

4.3 加強培養(yǎng)人才

在智能電子會計檔案系統(tǒng)的使用管理中，需要既懂財務專業(yè)知識，也了解計算機信息技術的復合型專業(yè)人才，可以通過培養(yǎng)財務人員學習相關計算機技術來實現(xiàn)基礎管理工作；在系統(tǒng)研發(fā)方面，更需要既懂財務又懂計算機高端人才，加強人才培養(yǎng)，順應時代要求。

5 結 語

電子會計檔案能降低管理成本，提升經(jīng)濟價值，挖掘數(shù)據(jù)潛能，使作業(yè)流程標準化、體系化，支持共享。在大數(shù)據(jù)、云計算的智能科技發(fā)展時代，電子會計檔案能真正實現(xiàn)業(yè)財融合，在業(yè)務系統(tǒng)自動采集成檔數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)采集由事后轉(zhuǎn)變成事前、事中，更能及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題。未來，不止從企業(yè)內(nèi)部各流轉(zhuǎn)鏈條業(yè)務端采集數(shù)據(jù)，可能還建立企業(yè)外部上下游業(yè)務鏈條的連接，甚至跨行業(yè)的業(yè)務連接。未來，差旅費的報銷將變得更簡單，飛機票、火車票等交通工具票據(jù)自動推送，餐費住宿費也自動采集。未來，隨著物聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)造假變得更難，會計資料真實性更得以保障，聲音、圖像、影視都可能作為有經(jīng)濟價值的數(shù)據(jù)，作為電子會計檔案來保管，這些都是紙質(zhì)載體無法實現(xiàn)的。