黃子俊 周凱 李敏盈 傅海君

印章是一個(gè)單位的權(quán)威象征，是其在職責(zé)范圍內(nèi)行使職責(zé)的重要標(biāo)志。印章管理工作既是醫(yī)院行政文秘工作中的常規(guī)部分、基本內(nèi)容，也是醫(yī)院行政管理人員服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政管理的重要職能[1]。《國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位印章的規(guī)定》（國(guó)發(fā)〔1999〕25號(hào)）對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體印章的制發(fā)、收繳和管理進(jìn)行了規(guī)范，在《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012）中細(xì)分了印章在公文處理中的使用范圍。為進(jìn)一步完善醫(yī)院治理體系，提升醫(yī)院印章管理質(zhì)量、醫(yī)院辦公室綜合服務(wù)能力，印章管理建設(shè)過程中要注重科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、精細(xì)化、信息化。健全印章管理是推進(jìn)公立醫(yī)院建立完善現(xiàn)代醫(yī)院管理工作中的重要一環(huán)。近年來，該院通過PDCA循環(huán)理論，通過分析現(xiàn)狀、發(fā)現(xiàn)問題、管理實(shí)踐，不斷改進(jìn)印章管理工作，取得了較好效果。

1 問題分析

1.1 印章管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高

雖然該院已修訂基本健全印章管理制度，但職工知曉度較低，印章管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，存在執(zhí)行力度較差的情況，偶爾會(huì)出現(xiàn)用章申請(qǐng)人持著“公章使用申請(qǐng)單”咨詢?cè)恨k應(yīng)找哪個(gè)歸口職能部門審批的現(xiàn)象，降低醫(yī)院行政效率。此外還有很多職工和師生認(rèn)為印章的使用是一種形式、是沒有什么技術(shù)含量的簡(jiǎn)易工作，只不過是登個(gè)記、蓋個(gè)章、留個(gè)底，任何人都能勝任，沒有意識(shí)到印章本身的權(quán)威性，嚴(yán)重影響了印章管理質(zhì)量。

1.2 印章管理信息化程度低

傳統(tǒng)的印章使用申請(qǐng)用的是紙質(zhì)版的申請(qǐng)表單，存在內(nèi)部防控監(jiān)管不到位的風(fēng)險(xiǎn)隱患；此外該院蓋章完全依靠印章管理人員手工作業(yè)，存在耗時(shí)長(zhǎng)、影響其他業(yè)務(wù)工作的情況。尤其是在醫(yī)護(hù)人員入職執(zhí)業(yè)注冊(cè)、畢業(yè)季就業(yè)推薦表、各類獲獎(jiǎng)證書等集中大批量用章期間，動(dòng)輒需要加蓋成百上千個(gè)印章，投入的時(shí)間成本、行政成本極大，嚴(yán)重影響了辦公室綜合協(xié)調(diào)、材料撰寫等業(yè)務(wù)的開展[2]。

1.3 對(duì)印章保護(hù)意識(shí)薄弱

通過摸底調(diào)查發(fā)現(xiàn)：（1）個(gè)別部門未依照該院現(xiàn)有印章管理規(guī)定指定專人負(fù)責(zé)保管本部門印章，存在多位同志知曉印章保管位置、存放開鎖鑰匙等多人管理的問題；（2）大部分部門未根據(jù)本部門印章使用范圍和審批流程修訂相應(yīng)的部門印章管理制度。以上的隱患會(huì)使得責(zé)任難以落實(shí)到人，一旦因不慎用章對(duì)單位的利益造成損害時(shí)難以追究差錯(cuò)責(zé)任。

1.4 印章檔案管理的“先天不足”

醫(yī)院的主要功能定位是承擔(dān)臨床醫(yī)療、醫(yī)學(xué)教育、醫(yī)學(xué)科研、預(yù)防保健等任務(wù)，行政后勤及檔案管理的工作人員多為非圖書檔案學(xué)類專業(yè)的行政人員擔(dān)任[3]。公立醫(yī)院承擔(dān)醫(yī)療、教學(xué)、科研、科研成果轉(zhuǎn)化等日常管理工作，存在印章審批涉及業(yè)務(wù)領(lǐng)域廣、印章使用數(shù)量大等問題[4]，在行政人員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)的情況下，容易造成日常印章檔案管理工作管理不規(guī)范的潛在問題，如：歸檔分類不夠合理、保管期限劃分不夠準(zhǔn)確、信息化程度不高等。

2 管理實(shí)踐

2.1 構(gòu)建印章使用閉環(huán)式流程管理

以制度流程化為導(dǎo)向，強(qiáng)化行政后勤工作為醫(yī)教研服務(wù)的理念，從印章使用的需求出發(fā)，以保障醫(yī)教研工作穩(wěn)定、有序開展為目標(biāo)[5]，通過破除制度中的障礙、打通流程中的梗阻、推動(dòng)管理的創(chuàng)新，以印章使用過程中出現(xiàn)的問題為出發(fā)點(diǎn)，將醫(yī)院印章管理納入標(biāo)準(zhǔn)化流程中，從而提高辦事效率和質(zhì)量。（1）通過對(duì)日常印章使用登記的調(diào)查，對(duì)各職能部門用章業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，運(yùn)用柏拉圖和20/80原則找出各職能部門用章業(yè)務(wù)的“關(guān)鍵少數(shù)”。（2）對(duì)印章管理業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，明確跨部門流程的接口，保障整體業(yè)務(wù)的流暢運(yùn)作；按照“流程體現(xiàn)制約、環(huán)節(jié)體現(xiàn)責(zé)任、權(quán)限體現(xiàn)權(quán)力”的要求，找到流程中的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)，明晰各層級(jí)、各環(huán)節(jié)對(duì)公章使用申請(qǐng)的審批權(quán)限[6]。（3）院辦針對(duì)印章管理崗位的工作要求結(jié)合實(shí)際情況不斷完善、簡(jiǎn)化工作流程，優(yōu)化管理、提升工作效率[7]，做好帶頭作用。（4）針對(duì)印章使用范圍多且復(fù)雜的特點(diǎn)組織職能部門負(fù)責(zé)人開展品管圈會(huì)議討論，從風(fēng)險(xiǎn)管控、內(nèi)部控制等全盤考慮，對(duì)印章的使用審批進(jìn)行分級(jí)處理，針對(duì)日常不涉及大額資金、醫(yī)院權(quán)益等用印業(yè)務(wù)，優(yōu)化審批流程，在風(fēng)險(xiǎn)可控的情況下，院領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)職能部門負(fù)責(zé)人審批印章的使用，盡可能減少管理層級(jí)和審批環(huán)節(jié)，提高管理效率和效益，如醫(yī)務(wù)科辦理醫(yī)師執(zhí)業(yè)注冊(cè)/變更的材料、科研科出具的應(yīng)用證明、人事科的職工生育保險(xiǎn)就醫(yī)確認(rèn)申請(qǐng)表、院辦開具的收入證明等。

2.2 建立印章管理辦公自動(dòng)化平臺(tái)

目前該院通過上文所述的印章管理辦公自動(dòng)化平臺(tái)對(duì)院內(nèi)用章進(jìn)行閉環(huán)管理。按照流程信息化的導(dǎo)向，該院依照現(xiàn)有印章管理制度在開發(fā)中的辦公自動(dòng)化平臺(tái)加入印章使用審批，針對(duì)醫(yī)院公章、法定代表人簽名章等可產(chǎn)生法律效力的重要印章，從用印申請(qǐng)到需蓋章文件的形式審查、內(nèi)容審查、復(fù)核、蓋章、留存歸檔等功能出發(fā)，將相關(guān)流程均嵌入到辦公自動(dòng)化平臺(tái)之中，在平臺(tái)上留有痕跡和記錄，實(shí)現(xiàn)用印行為事前有審批、事中有監(jiān)督、事后可追溯，進(jìn)一步規(guī)范用印，有效避免了相關(guān)制度落實(shí)不到位導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)隱患[8]。在辦公自動(dòng)化平臺(tái)上各級(jí)審批人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)移動(dòng)式無紙化辦公逐級(jí)審批，通過“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓職工少跑腿”取代以往申請(qǐng)人需攜帶紙質(zhì)申請(qǐng)表、文書文件提交審核的過程，有效減少印刷成本、提升審核效率。在建立印章管理辦公自動(dòng)化平臺(tái)過程中還構(gòu)建了醫(yī)院印章管理數(shù)據(jù)庫(kù)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)登記備案、人工檢索相比電子化的數(shù)據(jù)庫(kù)更便于管理人員日常查詢使用。

2.3 從內(nèi)部控制入手改善印章管理質(zhì)量，加強(qiáng)印章管理系統(tǒng)化建設(shè)

從內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息溝通和內(nèi)部監(jiān)督5個(gè)方面入手，改善印章管理質(zhì)量[7]。（1）從內(nèi)部環(huán)境出發(fā)，促使職工提高依法治院的意識(shí)[9]，強(qiáng)化印章制度的落實(shí)，由院辦下發(fā)通知，回收未修訂部門印章管理制度所在部門的印章并暫停使用，要求全院各部門進(jìn)一步建立健全印章使用相關(guān)的管理制度和流程[10]，明確印章保管、使用和管理責(zé)任，堅(jiān)決落實(shí)“有依據(jù)，有流程，有記錄，有效率”，共同加強(qiáng)印章管理系統(tǒng)化建設(shè)；（2）排查印章刻制、啟用、保管、使用、停用（廢止）等風(fēng)險(xiǎn)因素，通過修訂完善印章制度強(qiáng)化關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的內(nèi)部控制，降低風(fēng)險(xiǎn)；（3）控制印章管理工作中的授權(quán)審批控制活動(dòng)、不相容職務(wù)分離等[10]，并針對(duì)已發(fā)現(xiàn)的未做好“專人專管”、多人知曉印章保管位置、存放開鎖鑰匙等問題進(jìn)行整改，要求各部門用印后保管人立即回收印章，防止他人接觸、盜用；（4）加強(qiáng)信息溝通，逐步建立院內(nèi)行政人員印章管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、精細(xì)化、信息化培訓(xùn)，將印章管理培訓(xùn)作為行政業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程的重要組成部分，納入行政業(yè)務(wù)培訓(xùn)教學(xué)大綱之中，通過一系列印章管理文件規(guī)定的學(xué)習(xí)，借助課件、案例、調(diào)研、檢查、用章安全反面教材視頻或案例等素材對(duì)印章管理人員進(jìn)行知識(shí)性、操作性的培訓(xùn)[1]，確保各級(jí)職工了解用印流程和制度規(guī)定；（5）對(duì)制度運(yùn)行情況進(jìn)行定期或不定期的跟蹤、監(jiān)察，對(duì)印章使用的合規(guī)性進(jìn)行抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議并梳理反饋，依照制度對(duì)違規(guī)用印的人員進(jìn)行警告或處罰，以保證制度的有效性、權(quán)威性[8]。

3 未來工作設(shè)想

3.1 探索電子印章服務(wù)與認(rèn)證

突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生對(duì)各類單位的日常工作會(huì)造成一定程度的影響，為了盡可能避免人員的流動(dòng)，許多單位會(huì)嘗試?yán)镁€上辦公取代現(xiàn)場(chǎng)辦理業(yè)務(wù)。由于傳統(tǒng)物理印章保管的特殊性，印章服務(wù)必須采取現(xiàn)場(chǎng)辦公形式。如果使用電子印章服務(wù)則可以全程采取線上辦理。

早在2005年國(guó)家為了規(guī)范電子簽名行為，確立電子簽名的法律效力，維護(hù)有關(guān)各方的合法權(quán)益，已頒布了《中華人民共和國(guó)電子簽名法》，并于2015年、2019年分別對(duì)其進(jìn)行了兩次修訂，該法規(guī)為電子簽名法律效力作出保障，也促使了許多國(guó)內(nèi)信息技術(shù)企業(yè)開始研制電子印章產(chǎn)品[4]，但是宋慶蓉等[11]通過對(duì)目前主流的《安全電子簽章密碼技術(shù)規(guī)范GM/T 0031-2014》《國(guó)家政務(wù)服務(wù)平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)C 0120-2018》《信息安全技術(shù)安全電子簽章密碼技術(shù)規(guī)范GB/T 38540-2020》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)比分析，發(fā)現(xiàn)印章系統(tǒng)除了基礎(chǔ)的數(shù)字簽名技術(shù)外，并沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、服務(wù)接口以及標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)架構(gòu)，在電子印章數(shù)據(jù)格式、電子簽章數(shù)據(jù)格式、簽章和驗(yàn)簽流程、服務(wù)接口及密碼算法等存在著差異，而且沒有設(shè)計(jì)統(tǒng)一的電子印章庫(kù)[11]。因此在日后探索電子印章服務(wù)與認(rèn)證的工作中，信息系統(tǒng)改造、對(duì)接和真?zhèn)尾轵?yàn)將會(huì)成為關(guān)鍵點(diǎn)。

3.2 區(qū)塊鏈技術(shù)的運(yùn)用

區(qū)塊鏈擁有點(diǎn)對(duì)點(diǎn)（P2P）、時(shí)間戳、智能合約、共識(shí)機(jī)制和加密算法等核心技術(shù)，天然地具備去中心化、去信任、透明可信、防篡改可追溯、安全可靠等特性[12]，區(qū)塊鏈上述的特性對(duì)于解決印章管理信息化具有極大的優(yōu)越性。以防篡改可追溯的特性為例，印章管理辦公自動(dòng)化平臺(tái)可利用時(shí)間戳、加密算法技術(shù)實(shí)現(xiàn)印章使用閉環(huán)管理鏈上數(shù)據(jù)的唯一性，確保各類時(shí)間節(jié)點(diǎn)、申請(qǐng)審批過程等數(shù)據(jù)無法篡改，保障數(shù)據(jù)的真實(shí)性，維護(hù)印章的權(quán)威；其次，雖然區(qū)塊鏈具備透明可信特性，但是印章管理具有其特殊性和保密性，許多蓋章公文材料是免于公開的或者一些涉及未公開的科研蓋章材料應(yīng)建立私有鏈，利用加密算法的技術(shù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌踩Ｃ埽苑乐涡畔⑿孤丁?/p>

4 討論

該院以印章管理業(yè)務(wù)為主線，按照“管理制度化、制度流程化、流程信息化”的方向[13-14]，逐步建立科學(xué)的制度管理體系。文章將PDCA循環(huán)運(yùn)用到醫(yī)院印章管理中去，分析現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問題，針對(duì)印章管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高、印章管理信息化程度低、印章保護(hù)意識(shí)薄弱等問題找出主要原因，并借助柏拉圖、20/80原則、品管圈討論、內(nèi)部控制等管理工具和理念探索出：簡(jiǎn)化審批流程、建立印章管理辦公自動(dòng)化平臺(tái)、推進(jìn)電子化建設(shè)、構(gòu)建閉環(huán)式流程管理、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等改進(jìn)措施，印章審批流程更加清晰、辦事效率持續(xù)提高、監(jiān)督管理不斷完善，有效提高了醫(yī)院印章管理質(zhì)量，提升了工作效率，得到了院內(nèi)職工的廣泛認(rèn)可。

PDCA循環(huán)不是運(yùn)行一次就結(jié)束，而是周而復(fù)始的進(jìn)行，階梯式上升的。近年來，除了不斷改善醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、就醫(yī)環(huán)境，滿足人民群眾醫(yī)療衛(wèi)生健康需求之外，國(guó)家先后提出“推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”“建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度”等工作的部署，對(duì)醫(yī)院在制度建設(shè)、精細(xì)管理、提升效率給予了更高的要求?？山柚≌鹿芾碇蝎@得的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，將醫(yī)院制度化、信息化的管理模式以點(diǎn)帶面，帶動(dòng)其他日常管理工作的持續(xù)改進(jìn)。通過制度建設(shè)、信息化建設(shè)切實(shí)做到做事有依據(jù)，依法治院、依規(guī)辦事；做事有流程，程序公正；做事有記錄，全程留痕、可查詢、可追溯，滿足監(jiān)管需求；做事有效率，設(shè)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)、做好督辦協(xié)調(diào)。同時(shí)強(qiáng)化“規(guī)則意識(shí)”和“制度問責(zé)”，紀(jì)委和監(jiān)管部門要切實(shí)加強(qiáng)監(jiān)督檢查、嚴(yán)格執(zhí)行院內(nèi)制度，確保制度的落實(shí)，讓制度“有爪子、長(zhǎng)牙齒”，確保健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的工作取得實(shí)效、不斷推進(jìn)公立醫(yī)院的治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

綜上所述，將PDCA循環(huán)運(yùn)用到印章管理中取得了一定效果，其中構(gòu)建閉環(huán)式流程管理、構(gòu)建辦公自動(dòng)化平臺(tái)等手段有效提高了工作效率，同時(shí)具備推廣使用的價(jià)值。今后，隨著信息化、數(shù)字化的發(fā)展，對(duì)“智慧醫(yī)院”的建設(shè)將提出更高的要求，未來的印章管理工作必然要探索更多持續(xù)改進(jìn)的新方法、新技術(shù)、新工具。院內(nèi)的行政管理人員應(yīng)該積極思考印章管理工作中出現(xiàn)的新問題，要有“知識(shí)恐慌”感，主動(dòng)謀劃、打破思維定式，嘗試運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，如電子防偽印章、合同校對(duì)系統(tǒng)等自動(dòng)化智能技術(shù)，推動(dòng)印章管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、精細(xì)化、信息化。