■ 秦 珍

（晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 晉中 030601）

高校人事檔案是重要的信息資源，客觀反映了教職工教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌、個(gè)人信息、所獲榮譽(yù)和任職單位等信息，是學(xué)校招聘、評(píng)選優(yōu)秀教師的重要依據(jù)。隨著“雙一流”計(jì)劃的提出，高校加大了教師招聘力度，促進(jìn)了教師流動(dòng)，給人事檔案管理帶來了一些挑戰(zhàn)。高校檔案管理人員要樹立信息化工作思維，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享，及時(shí)為人事部門、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供教職工信息，為人事部門招聘和學(xué)校決策提供更加準(zhǔn)確的依據(jù)，發(fā)揮人事檔案管理工作重要作用。

一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)涵

人事檔案是指由人事、組織、勞動(dòng)等部門在人員考核管理基礎(chǔ)上形成的特殊檔案，能夠記錄全體教職工的信息，包括教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力等，同時(shí)也記錄了全體學(xué)生的學(xué)業(yè)成績、參與各項(xiàng)活動(dòng)取得的成就等。從以往人事檔案管理來看，多采用紙質(zhì)檔案管理，不易保存且更新難度大，給人事檔案管理工作帶來了很大困難。信息化背景下，高校要進(jìn)一步改革人事檔案管理模式，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，建立安全可靠、具有強(qiáng)大的信息共享功能的人事檔案，不但能實(shí)現(xiàn)信息存取、應(yīng)用的高效化，而且能加快檔案轉(zhuǎn)遞速度，做好線上申請(qǐng)、異地通辦等基礎(chǔ)服務(wù)。人事檔案信息化管理過程中，借助各項(xiàng)信息技術(shù)能節(jié)約人力成本，同時(shí)有利于調(diào)整人事管理結(jié)構(gòu)。

二、新時(shí)期高校開展人事檔案信息化管理的重要性

（一）有利于保證人事檔案完整性

人事檔案記載了教職工個(gè)人信息、教學(xué)情況和師德師風(fēng)等數(shù)據(jù)，是高校選拔優(yōu)秀教師、干部的重要標(biāo)準(zhǔn)，因此要確保高校人事檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。紙質(zhì)人事檔案由人工填寫檔案信息，容易出現(xiàn)手寫失誤或涂改，很容易破損，影響人事檔案信息準(zhǔn)確性和完整性。高校檔案管理人員可以建立電子人事檔案，做好紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)備份，還可以實(shí)時(shí)更新人事調(diào)動(dòng)、教師榮譽(yù)等信息，方便各個(gè)部門線上調(diào)閱人事檔案，避免對(duì)紙質(zhì)檔案造成損壞，從而確保高校人事檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

（二）有利于提升人事檔案管理和利用效率

高校要把“互聯(lián)網(wǎng)+”思維融入人事檔案管理工作中，構(gòu)建數(shù)字化人事檔案庫，構(gòu)建人事檔案智能化管理模式。檔案管理人員可以把全校教職工人事檔案信息錄入系統(tǒng)，把電子檔案上傳到數(shù)據(jù)庫中，方便各個(gè)部門調(diào)閱人事檔案；也可以在管理平臺(tái)上自動(dòng)檢索人事檔案，快速搜索需要查閱的人事檔案，幫助管理人員快速查找目標(biāo)檔案，并及時(shí)更新人事檔案相關(guān)信息，提升高校人事檔案管理和利用率。

（三）有利于推動(dòng)高校人力資源管理改革

人事檔案是高校人力資源管理工作的重要組成部分，是高校招聘、職稱評(píng)審和晉升考核的重要參考依據(jù)，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作。高校檔案管理部門要與行政部門積極合作，及時(shí)錄入新入職教職工人事檔案信息，與行政部門聯(lián)合管理數(shù)字化人事檔案平臺(tái)，劃分人事檔案管理權(quán)限，保證人事檔案信息準(zhǔn)確性、完整性和實(shí)時(shí)性，為人力資源管理提供科學(xué)依據(jù)。

三、高校人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）資金投入少，未能支持信息化管理平臺(tái)的建設(shè)

現(xiàn)階段，一部分高校在人事檔案信息化管理過程中投入的資金比較少，不利于為信息化管理平臺(tái)提供必要的資金支持，同時(shí)也影響了人事檔案信息化管理工作實(shí)效。還有一部分高校雖然重視信息化管理平臺(tái)的建設(shè)，但不注重資金的分配，未引入高質(zhì)量的管理設(shè)備，一定程度上影響了整個(gè)信息化管理的進(jìn)程。

（二）信息化建設(shè)不到位，無法實(shí)現(xiàn)資源共享

目前部分高校在檔案信息化管理過程中仍采用傳統(tǒng)的手工整理方式，不僅不利于更新檔案信息，也不利于實(shí)現(xiàn)資源共享，如保存不利也容易造成信息丟失。雖然有部分高校建立了信息化管理系統(tǒng)，但為強(qiáng)化安全保護(hù)工作，導(dǎo)致大量信息流出，不利于保護(hù)信息安全。

信息化建設(shè)任務(wù)繁重，工作實(shí)效難以保證，人事檔案信息化管理過程中部分人員面臨繁重的工作任務(wù)，不僅需要利用文檔處理各種數(shù)據(jù)，還要做好數(shù)據(jù)的安全防護(hù)工作，對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí)等，面臨很大的工作負(fù)擔(dān)，且部分人員按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案管理，無形之中增加了工作量，且工作實(shí)效也難以保證。

（三）信息化管理要求比較高，管理人員素質(zhì)參差不齊

檔案信息化管理對(duì)于管理人員的管理能力有很高要求，不僅要有很強(qiáng)的信息處理功能，而且要利用信息技術(shù)做好用戶信息的關(guān)聯(lián)工作，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)的作用，結(jié)合人事檔案管理工作現(xiàn)狀優(yōu)化管理模式，提升管理效果。但從實(shí)際情況來看，部分管理人員信息化素養(yǎng)低，不熟悉信息管理方法，對(duì)數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)與服務(wù)技術(shù)也不了解，不僅不利于調(diào)動(dòng)自身的工作積極性，對(duì)于整個(gè)人事檔案信息管理工作也產(chǎn)生了很大影響。

四、新時(shí)期高校人事檔案信息化管理策略

（一）增加資金投入，構(gòu)建信息化管理平臺(tái)

高校要積極構(gòu)建智能化、多層次電子檔案管理平臺(tái)，立足學(xué)校需求研發(fā)檔案管理信息化平臺(tái)，建立智能化線上管理平臺(tái)，把現(xiàn)代設(shè)備和人事檔案管理系統(tǒng)銜接起來。首先，高校要設(shè)立專門的人事檔案室，配置掃描儀、計(jì)算機(jī)和打印機(jī)等設(shè)備，為智能化人事檔案管理奠定良好軟硬件基礎(chǔ)，減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)。例如，管理人員可以運(yùn)用掃描儀掃描紙質(zhì)檔案，仔細(xì)審核檔案相關(guān)信息，確認(rèn)無誤后可以把信息錄入電子檔案系統(tǒng)中，方便人力資源部門、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)查閱教職工檔案。其次，高校要積極建立數(shù)字化人事檔案庫，運(yùn)用圖片、文字、視頻等方式展示教職工履歷、個(gè)人情況等，并及時(shí)更新相關(guān)信息。例如，檔案管理人員可以定期了解校內(nèi)職稱評(píng)審名單、教學(xué)技能大賽獲獎(jiǎng)名單等，或者和人力資源部門、各個(gè)專業(yè)教研室進(jìn)行溝通，及時(shí)掌握教職工相關(guān)信息，以便及時(shí)更新教職工人事檔案信息，真實(shí)記錄教職工所獲榮譽(yù)、處分以及師德師風(fēng)等數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提升人事檔案管理水平。

（二）構(gòu)建人事檔案信息網(wǎng)站，助力資源共享

人事檔案信息網(wǎng)站的構(gòu)建能夠融合多種資源，同時(shí)也方便相關(guān)部門及時(shí)調(diào)用這些信息。在此過程中，高?？蛇M(jìn)一步優(yōu)化局域網(wǎng)設(shè)置，借助局域網(wǎng)構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享，在此基礎(chǔ)上為領(lǐng)導(dǎo)提供一手資料，使人事檔案信息更具時(shí)效性。為進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案信息網(wǎng)站，高校還要與其他學(xué)校建立合作關(guān)系，聘請(qǐng)專家指導(dǎo)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化信息網(wǎng)站功能。與此同時(shí)，高校還要與各個(gè)科研單位取得聯(lián)系，獲取高新技術(shù)的支持，實(shí)現(xiàn)海量信息的高效提取，提升人事檔案管理的信息化水平，相關(guān)人員只要輸入關(guān)鍵詞就能獲取多元化的信息，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源共享。高校也要著力于解決管理權(quán)和使用權(quán)的問題，做好使用者身份認(rèn)證，不向未進(jìn)行身份認(rèn)證的用戶提供所需信息，避免信息泄露。另外，高校要進(jìn)一步優(yōu)化檔案的安全保護(hù)體系，可采取內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密和設(shè)置防火墻等多重防護(hù)措施進(jìn)行防護(hù)，避免黑客攻擊產(chǎn)生的信息丟失，全面保障檔案信息安全。

（三）強(qiáng)化專業(yè)性人才培養(yǎng)，提升檔案管理實(shí)效

客觀來講，要想實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化管理，首先要從人才入手，培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案信息化管理隊(duì)伍。在此過程中，高校要組織相關(guān)人員定期學(xué)習(xí)檔案信息化管理的相關(guān)知識(shí)，改革管理理念與知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷為自身充電，構(gòu)建更為完善的管理系統(tǒng)。人才培養(yǎng)過程中，還要注重跨學(xué)科教育，鼓勵(lì)多個(gè)學(xué)科的教師共同交流檔案管理工作，如計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的專業(yè)教師、物聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的專業(yè)教師、人事管理領(lǐng)域的專業(yè)教師等，構(gòu)建高質(zhì)量的教師隊(duì)伍，切實(shí)提升人事檔案信息化管理實(shí)效。其次，要進(jìn)一步優(yōu)化人才隊(duì)伍，選擇中青年、有潛力的人員進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)新老教師交流，積累更多的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，加快信息化管理的進(jìn)程。

此外，高校也要定期組織檔案管理培訓(xùn)，系統(tǒng)性講解人事檔案信息化管理平臺(tái)操作技巧、檔案管理基本職業(yè)素養(yǎng)等知識(shí)，打造一支專業(yè)性強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。首先，高校要定期舉辦檔案信息化管理培訓(xùn)，邀請(qǐng)企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)研發(fā)人員、計(jì)算機(jī)專家擔(dān)任講師，組織人事檔案信息化管理考核，并把考核結(jié)果納入年終績效考核體系中，從而提升檔案管理人員信息化素養(yǎng)。例如，學(xué)?？梢匝?qǐng)企業(yè)技術(shù)人員開展培訓(xùn)，讓他們講解人事檔案信息化管理平臺(tái)技能，并為教師們進(jìn)行現(xiàn)場操作演示，講解大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等在信息化管理平臺(tái)中的運(yùn)用，進(jìn)一步提升檔案管理人員信息化管理平臺(tái)操作能力。其次，學(xué)校要組織檔案部門內(nèi)部選拔活動(dòng)，選出專業(yè)素養(yǎng)高、信息化素養(yǎng)突出、職業(yè)道德素養(yǎng)出眾的檔案管理人員外出培訓(xùn)，讓他們與其他高校檔案管理人員一同學(xué)習(xí)，讓他們參與人力資源管理培訓(xùn)，督促他們學(xué)習(xí)信息化人事檔案管理技術(shù)，從而提升高校檔案管理部門專業(yè)素養(yǎng)。

（四）構(gòu)建數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，完善人事檔案數(shù)據(jù)

高校要積極構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，保證人事檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性，方便其他部門查閱檔案，打造智能化、便捷化人事檔案管理模式。首先，高校要構(gòu)建電子檔案庫，規(guī)定電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，如錄入教職工教育經(jīng)歷、家庭情況、職稱評(píng)審、帶班成績和課程開發(fā)等領(lǐng)域的信息，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行完善，保證數(shù)字人事檔案數(shù)據(jù)完整性。其次，學(xué)校要設(shè)立電子數(shù)據(jù)庫審核、查閱權(quán)限，明確各個(gè)部門職責(zé)，把人事檔案管理職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)庫管理流程。例如，學(xué)校檔案管理部門要設(shè)立專業(yè)化人事檔案信息錄入員、審批員和數(shù)據(jù)庫維護(hù)人員，明確各個(gè)崗位工作職責(zé)，保證數(shù)字化人事檔案庫順利運(yùn)行。信息錄入員要及時(shí)錄入教職工紙質(zhì)檔案信息，與各個(gè)專業(yè)教研室、黨組織積極溝通，及時(shí)更新教職工獲獎(jiǎng)數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)更新電子檔案數(shù)據(jù)；審批員要對(duì)錄入信息進(jìn)行核對(duì)，及時(shí)更正電子檔案中錯(cuò)誤信息，一旦發(fā)現(xiàn)信息不太全面，還要及時(shí)補(bǔ)充和完善人事檔案相關(guān)信息；維護(hù)人員要及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫防火墻，做好數(shù)據(jù)庫安全防火工作，避免數(shù)據(jù)庫遭受網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，做好人事檔案保密工作，保證人事檔案數(shù)據(jù)庫順利運(yùn)行。

（五）健全管理制度，保障人事檔案信息安全

高校檔案管理部門要抓好內(nèi)部建設(shè)，完善人事檔案管理和工作制度，明確檔案保密制度，進(jìn)一步提升高校人力資源管理工作質(zhì)量。第一，檔案管理人員要增強(qiáng)自身保密意識(shí)，一方面要保護(hù)教職工個(gè)人隱私，杜絕隨意泄露教職工婚姻、疾病等隱私信息，可以公開教職工教育經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)和所獲榮譽(yù)等信息，與學(xué)校其他部門共享人事檔案信息；另一方面，檔案管理人員要提升自身數(shù)據(jù)安全防護(hù)意識(shí)，定期更新數(shù)據(jù)庫防火墻、殺毒軟件，防止人事檔案信息被篡改。第二，高校要制定人事檔案保密制度，做好教職工檔案信息保密工作，明確各個(gè)部門檔案管理權(quán)限，避免教職工個(gè)人信息泄露。例如，學(xué)?？梢猿闪n案管理督察部門，組織專業(yè)人員不定期抽調(diào)教職工檔案信息，一旦發(fā)現(xiàn)人事檔案信息有誤，要積極進(jìn)行修正，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行追責(zé)，強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任意識(shí)。此外，高校檔案管理部門要對(duì)老教職工人事檔案進(jìn)行整理，及時(shí)建立電子檔案，避免由于紙質(zhì)檔案破損造成信息丟失，進(jìn)一步提升人事檔案管理水平。

（六）確定管理重點(diǎn)，有步驟、分重點(diǎn)推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程

從一定程度上來看，高校人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)繁重的工作，需要長期準(zhǔn)備，在此過程中，高校還要依托國家和學(xué)校信息化戰(zhàn)略方案制定人事檔案信息管理計(jì)劃，為強(qiáng)化方案的實(shí)施效果，還可制定階段性方案，依次擬定出具體的工作計(jì)劃、項(xiàng)目組織和控制措施。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)部門還可搭建信息運(yùn)行平臺(tái)，做好人事檔案信息安全性考核工作，并設(shè)計(jì)安全隔離方案。此外，高校還要積累檔案數(shù)據(jù)資源，不斷更新檔案信息，同時(shí)還要在一定范圍內(nèi)公開檔案信息，便于相關(guān)工作人員獲取相關(guān)信息。

（七）做好流動(dòng)人才檔案管理，提高流動(dòng)人才檔案管理效率

近年來，隨著教育改革的不斷深化，高校招生規(guī)模也越來越大，這也對(duì)人事管理部門提出了更高的要求，加之每年有大量學(xué)生畢業(yè)，學(xué)生的流動(dòng)也帶來了大量人事檔案的轉(zhuǎn)移、接收工作。實(shí)際工作過程中，人事檔案管理工作也面臨諸多難題，研究發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理容易出現(xiàn)材料缺失、真實(shí)度不高、數(shù)據(jù)信息不全等問題，加大了相關(guān)工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

基于此，高校要改革以往的人事檔案管理模式，為流動(dòng)人才建立檔案信息庫，實(shí)時(shí)更新流動(dòng)人才的信息，實(shí)現(xiàn)信息接收、處理、傳遞一體化。同時(shí)，流動(dòng)人才檔案信息化建設(shè)也能幫助相關(guān)部門快速檢索信息，通過這種方式也能實(shí)現(xiàn)信息資源共享，對(duì)于提升人事檔案工作效率有重要作用，同時(shí)也能降低信息管理的出錯(cuò)率。

五、結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推動(dòng)了高校人事檔案信息化管理發(fā)展，高校要樹立“互聯(lián)網(wǎng)+”人事檔案管理理念，立足本校人事檔案管理工作需求，打造信息化人事檔案管理平臺(tái)，為人事檔案管理注入活力。高校檔案管理部門要組織內(nèi)部培訓(xùn)，讓管理人員熟練操作信息化平臺(tái)，提升檔案管理人員綜合能力，及時(shí)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)時(shí)更新相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理信息化、智能化發(fā)展，為高?？缭绞桨l(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。此外，高校相關(guān)部門還要強(qiáng)化專業(yè)性人才培養(yǎng)，提升檔案管理實(shí)效；構(gòu)建人事檔案信息網(wǎng)站，助力資源共享；確定管理重點(diǎn)，有步驟、分重點(diǎn)推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程；做好流動(dòng)人才檔案管理，提高流動(dòng)人才檔案管理效率等，促進(jìn)高校人力資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，加快信息化管理進(jìn)程。