付 華

（桂林航天工業(yè)學(xué)院，廣西 桂林 541004）

一、引言

財務(wù)報銷是企業(yè)財務(wù)管理的基礎(chǔ)之一，是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分。在傳統(tǒng)的企業(yè)財務(wù)管理過程中，報銷方式一般是指現(xiàn)場財務(wù)報銷。其流程主要是，經(jīng)辦人員根據(jù)自己的報銷事項選擇報銷單據(jù)，并按要求填寫費用報銷單，并粘貼原始憑證；財會人員對原始憑證及費用報銷單進(jìn)行審查和稽核，復(fù)查相關(guān)單據(jù)是否存在填寫錯誤或漏填之處，并檢查發(fā)票的真實性與合理性[1]；財務(wù)人員初審合格之后經(jīng)辦人員找分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字；最后，會計根據(jù)審批成功的報銷單據(jù)填制支付憑證，出納根據(jù)支付憑證進(jìn)行付款。隨著社會網(wǎng)絡(luò)化、信息化的快速發(fā)展，企業(yè)財務(wù)報銷也開始向線上發(fā)展。目前，LY企業(yè)雖然已開發(fā)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，但是由于開發(fā)得不夠完善，致使該網(wǎng)上報賬系統(tǒng)存在不能實現(xiàn)移動審批、需手工輸入發(fā)票號、無法對接公務(wù)卡、操作界面不友好等諸如問題，這些問題不僅造成該企業(yè)的網(wǎng)上報賬系統(tǒng)功能不能正常發(fā)揮，還迫使廣大企業(yè)員工選擇回歸傳統(tǒng)的現(xiàn)場報銷方式，嚴(yán)重偏離了該企業(yè)實施財務(wù)報銷信息化的初衷。

二、LY企業(yè)財務(wù)報銷存在的問題

（一）經(jīng)費報銷持續(xù)增長，會計人員配備不足

近三年來，LY企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展呈上升趨勢，其中經(jīng)費支出連年增長。2021年，LY企業(yè)經(jīng)費支出總額為35137.03萬元，同比增加3201.69萬元，同比增長10.03%。2020年，LY企業(yè)經(jīng)費支出總額為31935.34萬元，較2019年經(jīng)費支出數(shù)額增加3205.53萬元，增幅11.16%。從近3年的經(jīng)費支出額可以看出每年的經(jīng)費支出額增長率都超過10%，相對應(yīng)的經(jīng)費報銷量也同比增長。此外，營業(yè)收入、財政補助、社會捐贈、非經(jīng)營性收入等也呈現(xiàn)快速增長態(tài)勢，隨之而來的是各項經(jīng)費管理工作量的快速增加。會計人員近3年由于人員流動、崗位轉(zhuǎn)換等原因減少了3人，造成會計人員配備相對不足，人均核算量大幅增長。在企業(yè)經(jīng)費管理不斷規(guī)范和精細(xì)化的背景下日常財務(wù)報銷工作量繁重，加之報銷經(jīng)辦人員對補貼標(biāo)準(zhǔn)等財務(wù)制度不熟悉，報銷經(jīng)辦人員填單時財務(wù)人員往往要花許多時間與之溝通，這更令財務(wù)人員疲于完成核算工作，缺乏時間和精力進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新和價值創(chuàng)造。

（二）企業(yè)管理層級多，經(jīng)費報銷分級審簽、流程冗繁

LY企業(yè)設(shè)置有16個事業(yè)部、3個輔助部門，設(shè)有工會、企業(yè)總經(jīng)辦等25個企業(yè)事務(wù)管理機(jī)構(gòu)，管理機(jī)構(gòu)多、業(yè)務(wù)繁雜，業(yè)務(wù)包括采購、資產(chǎn)、合同、基建、人事、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等，不同的業(yè)務(wù)歸口不同管理部門，LY企業(yè)按業(yè)務(wù)分類建立了完善的分級管理體制。在現(xiàn)行報銷模式下，報銷經(jīng)辦人員需要填寫紙質(zhì)報銷單據(jù)找分管領(lǐng)導(dǎo)分級審簽單據(jù)，例如，研發(fā)項目費用報銷，經(jīng)辦人首先需找項目負(fù)責(zé)人對項目所開支的紙質(zhì)票據(jù)和報銷材料進(jìn)行審核簽字，再找企業(yè)研發(fā)部的主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，如果報銷金額超過企業(yè)制度授權(quán)給研發(fā)部領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)算金額，還要找分管部門企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽字[8]。任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會導(dǎo)致審簽流程的反復(fù)，造成報銷審批過程緩慢、效率低下，員工浪費大量時間找領(lǐng)導(dǎo)審簽，還會因報銷量大，造成審核把關(guān)不嚴(yán)，發(fā)生違規(guī)支出的風(fēng)險。

（三）電子發(fā)票存在重復(fù)報銷隱患，增加了財務(wù)核算的復(fù)雜性

電子發(fā)票在財務(wù)核算中存在的困境從根本上而言是識別問題，即準(zhǔn)確識別電子發(fā)票所承載的數(shù)據(jù)和內(nèi)容。LY企業(yè)目前的財務(wù)系統(tǒng)和開發(fā)的網(wǎng)上報賬系統(tǒng)不能對接稅務(wù)平臺，也不能智能化識別電子發(fā)票，仍采取電子發(fā)票打印出來依靠人工識別，這不僅使電子發(fā)票失去了“電子化”的意義，而且電子發(fā)票在報銷入賬之后，仍然可以保存在經(jīng)辦人員電腦、手機(jī)或郵箱中，存在將已報銷入賬的電子發(fā)票再次提交報銷入賬的可能性。如果會計稽核或復(fù)核不嚴(yán)格，一方面，會造成財務(wù)核算數(shù)據(jù)錯誤的后果；另一方面，會導(dǎo)致國家稅收損失。在LY企業(yè)財務(wù)報銷實際工作中，會計人員通過登記電子發(fā)票備查簿解決發(fā)票重復(fù)報賬的問題，但登記電子發(fā)票備查簿又增加了會計人員的工作任務(wù)，在登記電子發(fā)票備查簿的過程中容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)登記錯誤[2]，電子發(fā)票備查簿維護(hù)使用不易。

（四）信息化共享程度低，預(yù)算管控不到位

大型企業(yè)財務(wù)管理都包含有預(yù)算管理工作內(nèi)容，財務(wù)預(yù)算是各企業(yè)安排各種各樣經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的前提和基礎(chǔ)。同樣預(yù)算管理也是LY企業(yè)財務(wù)管理工作的重要職責(zé)內(nèi)容，LY企業(yè)預(yù)算管理存在的主要問題是預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)中預(yù)算監(jiān)管缺失，預(yù)算主管部門缺乏對預(yù)算執(zhí)行項目的跟蹤監(jiān)督，預(yù)算執(zhí)行部門推進(jìn)預(yù)算過程中沒有計劃或規(guī)劃[3]，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度緩慢，影響LY企業(yè)預(yù)算完成進(jìn)度，常出現(xiàn)預(yù)算不能按期完成，年終出現(xiàn)預(yù)算結(jié)余較多的情況。

LY企業(yè)現(xiàn)在的財務(wù)報賬系統(tǒng)由于與各預(yù)算執(zhí)行部門信息共享程度低，各預(yù)算執(zhí)行部門在進(jìn)行經(jīng)費報銷時財務(wù)部不能按照預(yù)算支出計劃對相關(guān)支出進(jìn)行預(yù)算控制，當(dāng)各部門報銷內(nèi)容和金額一旦超出預(yù)算，預(yù)算系統(tǒng)不能提示預(yù)警，因而預(yù)算做不到事前管控。另外，預(yù)算執(zhí)行部門主管不能在財務(wù)報銷系統(tǒng)中查詢預(yù)算經(jīng)費的使用情況，也查詢不了預(yù)算項目執(zhí)行進(jìn)度。因此，LY企業(yè)現(xiàn)在的財務(wù)報賬系統(tǒng)只能起到事后監(jiān)督的效果，不能實現(xiàn)預(yù)算事前控制，預(yù)算管控不到位。

三、LY企業(yè)優(yōu)化財務(wù)報銷的對策建議

（一）優(yōu)化完善網(wǎng)上報銷平臺，提高財務(wù)報銷效率

目前LY企業(yè)網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)主要包括三大功能模塊職工借款、差旅報銷、日常經(jīng)費報銷，在預(yù)約報賬系統(tǒng)中“預(yù)約事務(wù)管理”子模塊下可完成業(yè)務(wù)的錄入、預(yù)約及報銷預(yù)約單打印等業(yè)務(wù)處理[4]。系統(tǒng)設(shè)計理念為“核算有項目，無項目不核算”。因此，不管是個人借款與差旅報銷，還是日常報銷，填報系統(tǒng)的第一步是選擇項目來源、項目部門、項目負(fù)責(zé)人及項目編號等項目信息，網(wǎng)上報賬系統(tǒng)初步實現(xiàn)了業(yè)務(wù)與財務(wù)信息共享。同時，也通過項目核算把全面預(yù)算管理嵌入了報賬系統(tǒng)，而且通過掃描預(yù)約單上的二維碼，會計核算系統(tǒng)能夠與網(wǎng)上報賬系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)，極大地減少了會計人員的信息輸入工作量，提高了財務(wù)人員的報銷效率，也為以后財務(wù)核算升級（自動生成憑證）奠定了基礎(chǔ)。LY企業(yè)網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)仍存在明顯的不足，需要從以下幾方面進(jìn)行開發(fā)和完善。

1.增加影像掃描系統(tǒng)，實現(xiàn)審批網(wǎng)絡(luò)化

LY企業(yè)現(xiàn)報賬系統(tǒng)應(yīng)增加影像掃描功能，實現(xiàn)將原始單據(jù)隨時進(jìn)行掃描并上傳網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，同時實現(xiàn)報銷單據(jù)電子化和審批網(wǎng)絡(luò)化，以改變現(xiàn)有財務(wù)報銷排隊等候時間長、找領(lǐng)導(dǎo)報銷審批難的報賬難點[5]。LY企業(yè)財務(wù)管理中項目審批環(huán)節(jié)多、審批的期限長、審批效率低，只有審批網(wǎng)絡(luò)化才能實現(xiàn)經(jīng)辦人、項目負(fù)責(zé)人、事業(yè)部、管理部門等多個環(huán)節(jié)的線上簽審過程無縫對接，提高審批效率，明確審批職責(zé)。同時，系統(tǒng)還應(yīng)增加審批進(jìn)度跟蹤查詢、審批意見反饋等功能，如需補充材料，財務(wù)部門可通過電話、短信等形式及時告知，以便報銷經(jīng)辦人員及時了解審批進(jìn)度，在網(wǎng)絡(luò)審批完畢打印報銷單及提交粘貼好的原始單據(jù)進(jìn)行報銷。

2.深化銀企互聯(lián)，系統(tǒng)對接公務(wù)卡

LY企業(yè)嚴(yán)格執(zhí)行事業(yè)單位管理制度，已在企業(yè)內(nèi)嚴(yán)格實行公務(wù)卡報銷制度，規(guī)定員工所有公務(wù)支出必須刷公務(wù)卡，但現(xiàn)在的網(wǎng)上報賬系統(tǒng)不能與公務(wù)卡對接，應(yīng)深化企銀互聯(lián)，銀行企業(yè)互聯(lián)平臺應(yīng)為網(wǎng)報系統(tǒng)提供公務(wù)卡接口，在網(wǎng)報系統(tǒng)中填寫報銷內(nèi)容時可關(guān)聯(lián)公務(wù)卡消費記錄。若能在網(wǎng)報系統(tǒng)中報銷內(nèi)容關(guān)聯(lián)公務(wù)卡消費記錄，在支付頁面中生成一筆公務(wù)卡還款支付，實現(xiàn)直接對公務(wù)卡進(jìn)行還款操作。網(wǎng)報系統(tǒng)關(guān)聯(lián)公務(wù)卡消費記錄后，報賬時既可簡略對公務(wù)卡刷卡記錄和原始憑證的審核，又加強(qiáng)了員工報賬信息的可靠性和真實性。在報賬系統(tǒng)中完成報銷單據(jù)的稽核，避免財務(wù)人員在接收報銷單后發(fā)現(xiàn)報銷單內(nèi)容填報錯誤或填報不完整導(dǎo)致報銷單退回情況的出現(xiàn)[6]。

3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享，強(qiáng)化預(yù)算管控

事業(yè)單位會計制度強(qiáng)調(diào)預(yù)算管理、成本管控和績效評價，財務(wù)管理系統(tǒng)如果只滿足于提供績效預(yù)算報表和財務(wù)報告是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，會計信息系統(tǒng)應(yīng)以責(zé)任會計為基礎(chǔ)、以預(yù)算會計為管控實現(xiàn)各預(yù)算部門數(shù)據(jù)共享，以促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。LY企業(yè)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)通過項目來源、項目部門、項目負(fù)責(zé)人及項目編號等項目信息初步實現(xiàn)了業(yè)務(wù)與財務(wù)信息共享，但共享程度低，應(yīng)在已有的網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，整合報賬系統(tǒng)已有的業(yè)務(wù)信息及財務(wù)信息，加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門及財務(wù)部門信息互聯(lián)互通，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)延伸至財務(wù)端口；增設(shè)分析查詢和數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，為報銷經(jīng)辦人、項目主管或部門主管提供項目經(jīng)費報賬明細(xì)、項目余額、項目經(jīng)費使用時間點和支出內(nèi)容、業(yè)務(wù)信息分類統(tǒng)計等分析查詢功能，便于項目主管或部門主管跟蹤項目進(jìn)程，推進(jìn)項目執(zhí)行。

此外，LY企業(yè)網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)按照預(yù)算對項目支出進(jìn)行預(yù)算控制，當(dāng)報銷人員在網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)中填寫完畢報銷單保存時，報賬系統(tǒng)應(yīng)將所填單據(jù)內(nèi)容、金額、所屬部門與系統(tǒng)中預(yù)制的預(yù)算表中的預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，如果報賬填報數(shù)據(jù)大于預(yù)算數(shù)據(jù)，報賬系統(tǒng)自動預(yù)警報告[7]，報銷單無法保存，做到事前控制，控制由事后控制改為事前控制，強(qiáng)化預(yù)算管控。

（二）構(gòu)建財務(wù)聯(lián)系人制度，加大報銷宣傳培訓(xùn)力度

LY企業(yè)財務(wù)部聯(lián)合各事業(yè)部、各行政管理部門建立了財務(wù)聯(lián)系人制度，財務(wù)部將會計人員進(jìn)行分組對口負(fù)責(zé)一定部門的財務(wù)報銷業(yè)務(wù)。同時，在各事業(yè)或各行政管理部門設(shè)定財務(wù)聯(lián)系人，明確職責(zé)分工，以提高財務(wù)部門服務(wù)質(zhì)量與效率。財務(wù)部應(yīng)該針對不同業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)特點、管控的不同要求分門別類地制作財務(wù)制度手冊、報銷流程圖、報銷單填制動畫等宣傳培訓(xùn)資料。首先，對各部門的財務(wù)聯(lián)系人進(jìn)行培訓(xùn)，讓其熟知與本部門相關(guān)報銷業(yè)務(wù)的報銷流程、報銷單填寫注意之處等事項；其次，通過各部門工作QQ群或微信群以財務(wù)制度手冊、報銷流程圖、報銷單填制動畫等為媒介對各部門職工進(jìn)行報銷培訓(xùn)，因為職工對報銷政策及業(yè)務(wù)流程的掌握程度極大影響其報銷辦理效率。只有各部門的財務(wù)聯(lián)系人熟悉相關(guān)財務(wù)制度，才能更清晰明白地解答本部門職工報銷的疑惑之處，才能減少財務(wù)報銷時財務(wù)人員花在溝通上的時間，提高報銷效率。

（三）加強(qiáng)財務(wù)人員隊伍建設(shè)，提升業(yè)務(wù)處理水平

隨著LY企業(yè)全面推進(jìn)事業(yè)單位會計制度、管理會計和預(yù)算管理等工作，推動LY企業(yè)財務(wù)管理工作的改革與發(fā)展，對LY企業(yè)財務(wù)人員素質(zhì)與能力提出了新的高標(biāo)準(zhǔn)要求。在當(dāng)今數(shù)字化智能時代，一名優(yōu)秀企業(yè)財務(wù)人員不僅應(yīng)該具備會計核算技能，更應(yīng)該具備管理和數(shù)據(jù)分析的能力，向管理型財務(wù)人員轉(zhuǎn)變。要向管理型財務(wù)人員轉(zhuǎn)變，財務(wù)人員必須實現(xiàn)向業(yè)務(wù)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，必須了解企業(yè)日?；顒印⑵髽I(yè)管理體系，就需熟悉各項財稅新政策和制度，不斷提高綜合素質(zhì)。因此，LY企業(yè)一方面應(yīng)以事業(yè)會計制度需求為導(dǎo)向，建立財務(wù)人才選拔制度，突出職業(yè)道德、專業(yè)知識、綜合管理的能力要求，擴(kuò)充財務(wù)人員隊伍；另一方面加強(qiáng)財務(wù)人員素質(zhì)與能力培養(yǎng)，通過專項培訓(xùn)、繼續(xù)教育、案例討論、內(nèi)部業(yè)務(wù)分析交流等多種方式，對各種規(guī)章制度和政策進(jìn)行學(xué)習(xí)和研討，打造一支素質(zhì)過硬的管理型財務(wù)人才隊伍，全面提升本企業(yè)財務(wù)工作的效能。

四、總結(jié)

LY企業(yè)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)通過上述改進(jìn)措施后雖然還存在一些不足，但不可否認(rèn)的是，升級改版后的報賬系統(tǒng)確實便利了廣大職工，特別是隨著電子影像系統(tǒng)的增加以及移動審批的實現(xiàn)，真正實現(xiàn)了“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓職工少跑腿”的報銷效果，極大地優(yōu)化了報銷流程，提高了財務(wù)報銷效率。同時，也切實增強(qiáng)了LY企業(yè)的預(yù)算管控，推動了該企業(yè)的財務(wù)管理水平更上一層樓。