何秀清

(皖西學院，安徽 六安 237012)

2020年7月6日，在我國第一歷史檔案館新館開館之際，習近平總書記作出重要批示指出：檔案工作存史資政育人，要貫徹實施好新修訂的檔案法，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，特別是要把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領(lǐng)導人民推進實現(xiàn)中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾[1]。習近平總書記的重要指示將檔案工作的地位和作用提升到了更高的高度。

有限的文獻梳理發(fā)現(xiàn)，專門研究高校檔案信息資源建設(shè)的文獻較少，且很少考慮大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略這一背景，即較少考慮充分運用大數(shù)據(jù)技術(shù)來加強高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)。本文將在數(shù)字中國建設(shè)的背景下探討我國高校檔案信息資源建設(shè)的方向與路徑，以促進我國高校檔案信息資源的整合和共享的實現(xiàn)。

1 大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略對高校檔案信息資源建設(shè)的新要求

1.1 高校檔案信息資源建設(shè)的依據(jù)

2015年8月31日，國務(wù)院印發(fā)《促進大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》(國發(fā)〔2015〕50號)，2016年12月18日，工業(yè)和信息化部編制《大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃(2016—2020年)》(工信部規(guī)〔2016〕412號)，提出全面推進大數(shù)據(jù)發(fā)展和數(shù)字中國建設(shè)，大數(shù)據(jù)發(fā)展正式上升到國家戰(zhàn)略的高度。隨后的《中華人民共和國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠景目標綱要》進一步提出要加快數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字中國，加強公共數(shù)據(jù)的開放共享，提高數(shù)字化政務(wù)服務(wù)效能，為社會和公眾提供智慧便捷的公共服務(wù)。檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)是數(shù)字中國建設(shè)的重要內(nèi)容，為此，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳于2021年6月8日聯(lián)合印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，提出將檔案信息化建設(shè)再上新臺階作為發(fā)展目標之一，將建立以檔案數(shù)字資源為主導的檔案資源體系作為我國檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的主要路徑之一，檔案信息化建設(shè)全面融入數(shù)字中國的建設(shè)中。

1.2 大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息資源建設(shè)的必要性

大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略的實施給高校檔案管理工作提供了前所未有的機遇，同時也讓高校檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)為高校檔案信息資源建設(shè)、整合和共享創(chuàng)造先進的、多元化的技術(shù)手段，有利于高校檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。同時，在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息滲透和分布在生產(chǎn)、生活和學習的方方面面，個人、社會公眾和組織都或多或少需要高校檔案信息作為決策和行動的依據(jù)，對高校檔案信息資源的數(shù)量、質(zhì)量、獲取便捷性的要求也越來越高[2]。由于目前檔案信息資源建設(shè)無論在廣度還是深度上都存在嚴重不足，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已不能很好地促進高校發(fā)展及滿足社會和公眾的需要，急需轉(zhuǎn)變理念，充分運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強高校檔案信息資源建設(shè)，深入開發(fā)檔案價值。

2 我國高校檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)狀與不足

經(jīng)過幾十年的發(fā)展，我國高校檔案資源建設(shè)已經(jīng)取得了長足的進步，但離檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的目標還有著不小的差距，這些差距主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 各高校檔案信息資源共享的范圍和力度不足

信息資源只有做到共享才能體現(xiàn)其價值，共享的范圍越大，信息資源所發(fā)揮的作用才能越大，為社會提供的服務(wù)才能越完善。然后由于各高校間缺乏整體合作意識，以建設(shè)和完善本單位的檔案資源體系為目標，跨院校、跨部門、跨行業(yè)、跨系統(tǒng)的合作較少，形成了各高校間各自為政、互不干涉、互不交流的分割局面。雖然單個高校的檔案資源體系和信息化建設(shè)可能較為完善，但因為未能做到共享，使得各高校檔案資源變成了一個個信息孤島，制約了高校檔案資源對社會需求的服務(wù)質(zhì)量和貢獻力度[3]。在調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)，這種情況的出現(xiàn)除了是因為共享合作意識淡薄外，還因為各高校在檔案信息資源的分類、信息化、網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃等方面缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范。標準體系的差異帶來的是檔案信息格式的差異，雖然建設(shè)的投入力度不小，但信息資源的共享端口不兼容，相互間的互聯(lián)互通互融和共享存在困難，阻礙了檔案信息資源共建共享的實施。同時，由于網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)還處于不斷發(fā)展中，各高校對檔案信息資源的共享還存在諸多疑慮和擔憂，擔心因信息安全防護不到位導致數(shù)據(jù)泄密和數(shù)據(jù)損壞與丟失。

2.2 高校檔案資源數(shù)字化建設(shè)滯后

高校檔案信息資源建設(shè)是高校的基礎(chǔ)性工作，對于做好高校的教學、科研、黨政管理和精神文明建設(shè)等工作重要意義，隨著依法治校、規(guī)范辦校，檔案的憑證、史料和文化價值愈發(fā)顯得重要。但長期以來，我國檔案資源的數(shù)字化建設(shè)較為滯后，檔案資源以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字化資源較少，未能形成完整的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，未能跟上時代和社會發(fā)展的需要[4]。雖然不少高校安裝了檔案管理軟件，但由于功能不完善、不同管理軟件的規(guī)范標準差異大，以及普遍強調(diào)安全與保密等問題，各高校檔案館在提供數(shù)字檔案服務(wù)時常常只限于目錄查找和部分檔案內(nèi)容的查閱，難以做到全文檢索和閱讀。高校檔案服務(wù)方式仍然以手工、半手工檢索及現(xiàn)場借閱檔案原件或提供檔案復印件為主，服務(wù)速度慢、服務(wù)面狹窄、服務(wù)效率低是普遍的現(xiàn)象，多數(shù)檔案資源長期處于閑置和半閑置的狀態(tài)，沒有充分發(fā)揮高校檔案資源應(yīng)起的作用，自然無法有效滿足社會對高校檔案資源的需求。高校檔案資源數(shù)字化建設(shè)滯后的原因之一是高校檔案資源數(shù)字化建設(shè)的意識不強，高校自身和主管部門對檔案資源的建設(shè)要求更多的還是保管和展示功能，這使得高校檔案館更為注重檔案的日常整理、收集、立卷和借閱工作，對檔案的服務(wù)功能缺乏深度認知的壓力和動力[5]。高校檔案資源數(shù)字化建設(shè)滯后的另一重要原因是高校檔案工作沒有得到足夠的重視。以安徽某高校為例，由于國家檔案事業(yè)大環(huán)境的影響和學校領(lǐng)導的重視，20世紀80～90年代末，該校檔案工作呈現(xiàn)快速發(fā)展態(tài)勢，檔案專職人員保持在3～5人，設(shè)立有檔案工作專項經(jīng)費。2000年前后，伴隨著高等教育教學評估和全省“三定”工作方案的實施，檔案專職人員縮減至1人，業(yè)務(wù)經(jīng)費含在辦公室經(jīng)費之中，校級領(lǐng)導分管檔案工作不再體現(xiàn)在一級分工中，檔案工作開始進入低谷期。

2.3 高校檔案管理制度和標準體系不完善

2009年9月1日起實行的《高等學校檔案管理辦法》是迄今為止適用于高校檔案管理最新的頂層制度規(guī)范。隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，高校檔案管理需要面對的新局面和需要處理的新問題不斷涌現(xiàn)，之前制定的《高等學校檔案管理辦法》自然難以全面預見互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)發(fā)展對高校檔案管理帶來的影響和挑戰(zhàn)，制度和條款未能涵蓋高校檔案開發(fā)和利用的所有方面[5]。例如，大數(shù)據(jù)的發(fā)展產(chǎn)生了檔案的新型載體，《高等學校檔案管理辦法》對此卻沒有明確的規(guī)定，而這些新型載體對于高校檔案事業(yè)的發(fā)展越來越重要。同時，《高等學校檔案管理辦法》在檔案信息化等方面的制度規(guī)定也滯后于現(xiàn)實發(fā)展所需。雖然我國絕大多數(shù)高校都建設(shè)有檔案信息資源管理系統(tǒng)，但由于各高校的管理體制、不同高校間相同部門的職能和工作內(nèi)容都存在一定的差異，導致不同高校的檔案信息資源在標準上還不具備完全的統(tǒng)一性[6]。目前，各高校在數(shù)據(jù)的采集標準、格式標準、存儲標準、備份標準、軟硬件的建設(shè)標準等方面都不盡相同，有各自的標準和習慣做法，標準認識缺乏一致，在分類方法、檔號編制、著錄規(guī)則、實體排架等方面都不盡相同。標準體系的差異也導致了檔案部門職能的模糊化，如何在檔案管理中融入知識管理就難以有清晰的界定[7]。典型的例子是我國各高校畢業(yè)生檔案管理標準差異較大，偶爾會出現(xiàn)畢業(yè)生檔案缺失、查檔困難，甚至檔案管理混亂和無法利用檔案資源的現(xiàn)象，全國統(tǒng)一的高校畢業(yè)生檔案管理機制還有待進一步規(guī)范和完善[8]。

2.4 高校檔案工作人員專業(yè)水平有待提高

與高校教師通常要求專業(yè)對口和較高學歷形成較大反差的是，相當比例的高校檔案管理人員并非檔案管理或相近專業(yè)畢業(yè)，而是由其他專業(yè)調(diào)整過來，或者是為了安排引進人才的配偶工作，或者是難以很好勝任教學與科研工作的一線人員轉(zhuǎn)崗至檔案管理工作崗位[9]。2020年的相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，在教育部直屬的72所高校的檔案館(室)中，有專職檔案管理人員750人，其中僅有450人畢業(yè)于檔案(管理)學或相關(guān)專業(yè)，且學歷多為本科，近一半的檔案管理工作人員未參加過上崗培訓或與檔案管理有關(guān)的繼續(xù)教育培訓[6]。同時，由于和高教其他系列相比職業(yè)發(fā)展前景較弱，愿意從事檔案管理的年輕人較少，高校檔案管理人員缺乏和老齡化較為嚴重，不得不在校內(nèi)發(fā)展兼職人員來開展檔案搜集、整理、報送和管理工作，而兼職人員無論是責任意識還是專業(yè)水平都普遍不高，直接導致了高校檔案管理普遍效率較低和專業(yè)性較低[10]。大數(shù)據(jù)時代對高校檔案管理人員的計算機水平和信息技術(shù)水平有著較高的要求，而這是目前高校檔案管理人員普遍缺乏的技能，信息化專業(yè)人才的不足嚴重制約了高校檔案信息資源的開發(fā)，很多高校的檔案管理人員僅能進行紙質(zhì)檔案管理工作，難以進行數(shù)字檔案的開發(fā)和共享，工作內(nèi)容非常傳統(tǒng)，服務(wù)形式單一，遠未實現(xiàn)高校檔案管理的智慧化和精準化[11]。

3 我國高校檔案信息資源建設(shè)的方向與路徑

3.1 整合和共享檔案信息資源

檔案信息資源共享是破解高校檔案信息服務(wù)中存在的地域和部門限制的重要甚至唯一的途徑，不僅能夠有效提升高校檔案的對外服務(wù)能力，還是高校檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，對于提升高校檔案管理水平具有重要的意義。目前檔案信息資源共享有三種典型的模式，分別是縱向型的資源集中模式、縱向型的資源分布模式、橫向型的資源集中模式，其代表性系統(tǒng)分別為國家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)、浙江檔案服務(wù)網(wǎng)、上海民生檔案工作遠程[12]。這三種檔案信息資源共享模式在一定程度上解決了數(shù)據(jù)共享問題，各自的優(yōu)點明顯，對于高校檔案管理要解決的系統(tǒng)內(nèi)部垂直共享和區(qū)域內(nèi)跨部門協(xié)作提供了非常好的借鑒。有效整合和共享高校檔案信息資源需要解決三方面問題。一是完善頂層設(shè)計，即將高校檔案視為戰(zhàn)略資源，做好高校檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略規(guī)劃，推動高校檔案信息資源的融合和交流，完善協(xié)調(diào)機制，形成“大檔案”局面[13]。二是接入全國性或區(qū)域性的資源共享平臺，即利用全國檔案信息系統(tǒng)整合的機會，將高校檔案系統(tǒng)接入所在區(qū)域的共享平臺，利用平臺的優(yōu)勢克服資源利用瓶頸，實現(xiàn)高校檔案系統(tǒng)內(nèi)部、高校檔案系統(tǒng)與政務(wù)部門信息資源整合與互通。三是選擇合適的共享方式，即考慮到高校檔案信息化建設(shè)的實際要求，將高校檔案分為開放檔案、非開放檔案、涉密檔案三類進行分類管理，采取集中與分布相結(jié)合、全文與目錄相結(jié)合的共享方式。

3.2 推進檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理模式制約了高校檔案信息資源作用的發(fā)揮，而利用數(shù)字技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息的檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)，不僅能有效保證檔案信息資源的儲存質(zhì)量、期限和安全性，還是進一步挖掘和整合高校檔案信息資源并將其價值最大化的重要手段，同時有助于高校各項工作的高質(zhì)量開展[14]?？紤]到很多高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)滯后、碎片化和局部開展數(shù)字化工作，以及檔案工作點多面廣的特點，高校檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)需要重點考慮三個方面的工作。一是構(gòu)建高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)體系。通過強化頂層設(shè)計，以高校檔案管理部門為主體，將高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)所涉及的部門集合成一個系統(tǒng)，提升該系統(tǒng)在全校工作體系中的層級和重要性，建立校內(nèi)跨部門、跨專業(yè)的協(xié)調(diào)工作機制和組織保障體系，保證有足夠的資源和效率做好高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作[15]。二是重視數(shù)字化設(shè)備和信息資源建設(shè)。檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的最終目的是共享，而檔案信息資源開發(fā)、優(yōu)化與整合是共享的基礎(chǔ)，因此，不能僅重視系統(tǒng)平臺建設(shè)，高校還需要先進的自動化數(shù)字掃描設(shè)備和技術(shù)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的智能掃描和創(chuàng)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)字資源總量的增加和質(zhì)量的提高來完善高校檔案管理體系，更好地支撐檔案信息資源的整合和共享[12]。三是壓實責任，充分調(diào)動檔案工作人員的積極性。高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的具體工作主要還是依靠檔案工作人員來完成，因此，除了提高工作人員的專業(yè)技術(shù)水平外，還需要優(yōu)化和細化日常工作職責與獎懲制度，做到人人肩上有任務(wù)，個個工作有激情，共同致力于檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)。

3.3 完善高校檔案管理制度和標準體系

完善的制度保障體系和科學的標準體系是高校檔案信息資源建設(shè)的先決條件，直接關(guān)系到高校檔案管理效能的提升，而目前我國高校檔案管理制度和標準體系還有很多地方有待完善，需要重點做好三方面的工作。一是完善與高校檔案開發(fā)和管理有關(guān)的法律法規(guī)和制度體系。針對《高等學校檔案管理辦法》中不能完全適用于高校檔案管理面臨的新形勢的條款進行修改，以健全高校檔案法律體系為抓手，不斷完善涉及檔案信息化的法規(guī)和制度，持續(xù)提升高校檔案管理的法治化水平[5]。二是成立工作小組，統(tǒng)籌規(guī)劃。高校在校內(nèi)成立檔案信息資源建設(shè)領(lǐng)導小組或相應(yīng)機構(gòu)，研判檔案信息資源建設(shè)發(fā)展的趨勢和要求，結(jié)合本校特點和實際情況，制定科學性和前瞻性的規(guī)章制度，指導和引領(lǐng)高校檔案信息資源建設(shè)。同時，通過制度建設(shè)在制度層面確保檔案工作的地位、經(jīng)費支持、技術(shù)支持、人力支持等得到有效保障，確保檔案信息資源建設(shè)落到實處[14]。三是推進檔案信息化技術(shù)標準建設(shè)。統(tǒng)一的信息化技術(shù)標準是實現(xiàn)檔案信息資源整合與共享的技術(shù)前提，高校在成立檔案信息資源建設(shè)領(lǐng)導工作小組后，工作重點之一就是統(tǒng)一文件歸檔、檔案移動、檔案檢索等方面的技術(shù)標準，逐步完善檔案信息資源建設(shè)、整合和共享所需的標準規(guī)范，構(gòu)建完備的大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案技術(shù)標準體系[7]。

3.4 提高高校檔案管理人員的專業(yè)化水平

無論是操作先進的自動化數(shù)字掃描設(shè)備，制定和完善規(guī)章制度與技術(shù)標準體系，還是日常維護和管理，都需要檔案管理人員具有較好的專業(yè)水平。缺乏專業(yè)水平的高校檔案管理人員，很難順利完成檔案形成前的各種操作，也難以對非紙質(zhì)的檔案資源進行數(shù)字化處理，更難以有效地開展檔案信息資源的利用和管理工作[16]。為切實提高高校檔案管理人員的專業(yè)化水平需要做好三方面的工作。一是檔案工作必須得到學校頂層的重視，將檔案管理部門建制為獨立行使檔案權(quán)利的機構(gòu)，經(jīng)費配備到位，充分保障檔案工作各項制度的貫徹實施。二是優(yōu)化現(xiàn)有人才隊伍，增強內(nèi)生動力。通過競爭上崗、考核激勵、優(yōu)化職稱評審等方式調(diào)動現(xiàn)有工作人員的積極性；強化對現(xiàn)有工作人員的培訓，有針對性地提升檔案信息資源建設(shè)所需的技術(shù)，增強現(xiàn)有工作人員的專業(yè)素質(zhì)，更新和補充知識儲備，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)[17]。三是實施人才戰(zhàn)略，加強人才引進。各高?？墒崂砗蛯徱暠拘n案管理隊伍存在的問題和不足，制定檔案人才中長期發(fā)展規(guī)劃，積極引進緊缺人才和高端人才，不斷擴充和穩(wěn)定人才隊伍，通過“引進來”和“走出去”相結(jié)合的策略，打造一支高水平的檔案信息資源建設(shè)工作隊伍，為高校檔案信息資源建設(shè)提供人才保障[18]。

4 結(jié)語

我國高校檔案信息資源建設(shè)還存在很多不足，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展所需。習近平總書記的重要指示及時地為我國檔案事業(yè)的繼續(xù)發(fā)展指明了方向，大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的實施給高校檔案管理工作提供了前所未有的機遇，而《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》為高校檔案信息資源建設(shè)提供了制度保障。高校需要抓住這一難得的機遇，充分運用大數(shù)據(jù)技術(shù)推進檔案信息數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源整合和共享，更好地推動高校檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。