李映 國能（四川）新能源有限公司

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展，電力能源供應成為衡量經(jīng)濟社會發(fā)展水平的重要標志之一。目前我國電力能源來源主要有火力發(fā)電、水力發(fā)電、核能發(fā)電、新能源發(fā)電等。隨著我國能源體制改革日益深入電力項目工程建設蓬勃發(fā)展，關于電力項目開發(fā)建設的相關制度也逐漸趨向完善。然而在現(xiàn)實的電力項目工程建設過程中，貫穿了整個工程建設階段，有著重要意義的工程檔案管理工作卻往往被忽視。

一、電力項目工程檔案管理工作研究的必要性

電力項目工程檔案是指從項目提出、立項、審批、設計、生產(chǎn)準備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料，是基本建設管理工作的重要組成部分。電力項目工程檔案管理工作體現(xiàn)了一個電力能源投資企業(yè)的整體運作水平。工程檔案作為項目建設及企業(yè)未來整體生產(chǎn)經(jīng)營階段的重要檔案資料，通過對其整理、檢查、分析就能夠深入發(fā)現(xiàn)工程建設中存在的技術缺陷與經(jīng)營管理等問題，并找出提高技術水平的方法和改善經(jīng)營管理的途徑。

電力項目工程檔案不僅能夠較為直接地體現(xiàn)相關建設單位施工效率及管理人員素質(zhì)，還對電力項目按照設計要求高質(zhì)量施工建設起著非常關鍵的作用。因為工程檔案記載著整個工程建設的始末，施工是否根據(jù)設計進行，是否滿足國家質(zhì)量規(guī)定標準，是否依據(jù)標準實施，是否符合法律法規(guī)，安全性能檢查是否合格等，以上的信息都會在工程檔案里一一體現(xiàn)，是整個項目竣工驗收時最有力的證明。

電力項目投資涉及了內(nèi)外部投資環(huán)境、科學技術進步、經(jīng)濟社會建設等多個方面的內(nèi)容。由于發(fā)電方式的不同有其投資額大小不一、施工周期有長有短、運營周期較長的特點，這些特點決定了其經(jīng)濟利益體現(xiàn)的多元化。主要包括了近期經(jīng)濟利益和長期社會效益、長期經(jīng)濟價值與社會發(fā)展效果、直觀經(jīng)濟利益與間接社會效益等。如何在日后對電力項目投資做出客觀、公允的項目后評價，離不開依據(jù)工程檔案數(shù)據(jù)對其進行全方位分析評估并得到最終綜合結(jié)論。項目工程檔案同時也是約定各方權(quán)利、責任最合理的認定依據(jù)。通過技術監(jiān)督機構(gòu)檢驗項目工程檔案將作為后續(xù)權(quán)責認定的第一手資料。

二、電力項目工程檔案管理工作目前面臨的困難

隨著我國整體經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們生活水平不斷提高，對于電力的需求與日俱增。電力項目工程建設規(guī)模也隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展不斷擴大，然而貫穿整個電力項目工程建設階段重中之重的工程檔案管理工作卻暴露出越來越多的問題。很多參建單位受管理水平的限制，對工程檔案管理工作重視度不高，在工程檔案歸檔保管上頻頻出現(xiàn)錯誤，給整個工程質(zhì)量合格檢驗造成很大困擾。

（一）電力項目工程檔案歸檔不及時，齊全性較差

電力項目工程建設的特征是：參建單位多，建造時間久，參建單位對檔案的管理能力和水平不高，重計劃施工，輕檔案管理的情況在工程建設中反復發(fā)生。檔案流失和原件流失的情況在許多工程施工建設過程中都有出現(xiàn)，特別是招投標檔案、項目前期檔案等。另外，工程建設進度與工程檔案歸檔進度不一致，工程檔案歸檔工作應在工程具體施工后按期限完成，沒有按時限對工程檔案做好交接，后期突擊處理工程檔案的情況時有發(fā)生，檔案的安全性無法得到維護，其準確性也無法確定。

（二）電力項目工程檔案歸檔不準確，案卷品質(zhì)不高

電力項目工程檔案是項目工程建設的真實記錄。工程檔案信息的真實性關系到對整體工程的判斷。然而卻經(jīng)常發(fā)生項目工程檔案信息與實際工程相悖的情況。例如，項目檔案的信息填報工作不認真，漏填、錯填、簽章方式不正確，對工程的評價文件等用圖章替代簽字，或者用計算機打印簽字等，對實際工程中的變更情況往往不能及時在文件中加以說明，從而導致文件內(nèi)容與工程的實際情況不一致，給日后項目的建成投產(chǎn)和經(jīng)營管理埋下隱患。

（三）電力項目工程檔案保管設施、設備簡陋

電力項目工程建設的另一特征是施工現(xiàn)場簡陋，在這樣的情況下參建單位在施工現(xiàn)場缺乏適當?shù)脑O施設備來對工程檔案加以保管。很多檔案的存放都沒有滿足國家標準的八防規(guī)定。使得文書實體的妥善保存以及安全保管產(chǎn)生了問題。文書的損毀、流失、重要文件的泄密也將給電力企業(yè)產(chǎn)生難以衡量的影響。

三、電力項目工程檔案管理工作各階段分析

（一）前期階段

電力項目工程檔案在工程前期工作階段主要涉及項目選址意見書、項目用地預審意見及批復、環(huán)境影響報告書及評審意見批復、水土保持報告書及評審意見批復、節(jié)能評估報告及評審意見批復、地質(zhì)災害報告及評審意見批復、勞動安全評價報告及評審意見批復、職業(yè)衛(wèi)生專項報告及評審意見批復、接入系統(tǒng)報告及評審意見批復、送出工程專項報告、壓覆礦專項報告及評審意見批復、文物壓覆專項報告及評審意見批復、軍事設施專項報告及評審意見批復、大件運輸專項報告、鐵路專用線接入許可、項目建議書及評審意見批復，項目立項申請報告、可行性研究報告及評審意見批復，項目融資批復、項目工程建設任務計劃書、項目實施方案及評審意見、項目社會穩(wěn)定風險評估報告及批復、土地征收占地拆遷及補償合作協(xié)議書、住房安置建設原則及人員安置方案、紅線地形圖、施工技術與項目設備招標文書、建設項目工地五通一平等一系列工程文書，以上這些項目前期工程檔案所存在的表現(xiàn)形式多為圖冊和文本。由于一個電力項目從申請立項到開工建設的周期很長，與相關部門的文書來往也特別多，因此需要堅持對文書檔案統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)，集中管理，財務文書檔案也要格外注意。一旦滿足上述條件就可以確保電力項目前期工程檔案文件的安全性與合法性。

（二）施工階段

電力項目工程施工過程中由于工程設計單位、施工單位、監(jiān)理驗收單位、調(diào)試單位等多家參建單位在一個現(xiàn)場組織開展相關工作，不僅人員眾多辦公條件相對簡陋，同時文書物料起源多、數(shù)量大，給檔案的統(tǒng)一整理帶來了相當大的難度。并且在施工過程中還會產(chǎn)生很多工程檔案。這些文書物料有表、圖片、錄像帶、圖文物料以及電腦軟盤、光碟等形式和載體，物料管理工作很難掌握。所以，加強施工過程中檔案管理力量，建立相應的工程檔案管理制度，認真做好施工過程中各種文書物料的積累、整理、歸檔存檔工作，是檔案管理工作的重點，是工程建設過程中文檔信息管理做到全面、完備、正確的關鍵。

（三）竣工階段

電力項目工程竣工驗收階段涉及的工程檔案有工程竣工總結(jié)報告、工程質(zhì)量竣工驗收記錄、工程質(zhì)量控制資料核查記錄、工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄、工程觀感質(zhì)量核查記錄、環(huán)境保護驗收文件、消防驗收文件、職業(yè)衛(wèi)生驗收文件、規(guī)劃驗收文件、竣工驗收備案審批文件、建設工程竣工驗收報告、建設工程質(zhì)量監(jiān)督報告、勘查單位工程質(zhì)量檢查評定報告、設計單位工程質(zhì)量檢查評定報告、建設工程竣工驗收報告、監(jiān)理單位工程質(zhì)量評估報告、房屋建筑工程質(zhì)量保修書、勞動安全“三同時”申請、登記、驗收文件、工程結(jié)算決算文件、審計報告、人防、交通、安防、防白蟻、檔案等其他專項驗收文件。這個階段產(chǎn)生的文書內(nèi)容主要是以圖畫、相片、聲音、視頻和文本為載體，檔案書寫格式相對規(guī)范，并且一般較為全面、完備。這個階段最重要的任務就是竣工圖編制內(nèi)容的檢查，竣工圖紙質(zhì)量的高低，重點就在于圖實一致。

四、電力項目工程檔案管理工作具體措施

（一）運用信息化手段加強檔案管理工作

在電力項目工程檔案管理過程中，電力企業(yè)逐漸意識到運用信息化管理手段實行智能化管理是達成企業(yè)經(jīng)營發(fā)展目標最主要的前提和物質(zhì)基礎，其關鍵在于建立一個科技領先、高水平的綜合檔案信息系統(tǒng)。它將大大提高企業(yè)工程檔案管理效率，將工程檔案管理工作貫徹到從項目提出、立項、審批、設計、生產(chǎn)準備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設及工程管理的全過程中，以便于為企業(yè)工程建設、生產(chǎn)經(jīng)營活動提供最優(yōu)秀的信息系統(tǒng)服務。

（二）增加硬件設施設備投資，提高檔案室環(huán)境

目前，許多發(fā)電廠都是根據(jù)示范電廠建設思路進行規(guī)劃建設的，減少了廠區(qū)占地，縮短了主廠房跨度，縮減了主廠房體積，相應地也減少了辦公用房的面積，因此檔案室的面積也隨之減少。要使電力項目工程檔案最大限度地為工程建設乃至于日后的生產(chǎn)經(jīng)營服務，就要盡最大的力量延長檔案壽命。目前可采取的主要措施有：利用現(xiàn)有的小型倉庫、庫房放置占地面積較小但卻美觀實用的移動式密集型檔案箱以保存更多的檔案；采取調(diào)控倉庫、庫房內(nèi)空氣溫度濕度的措施，在內(nèi)設置中央空調(diào)、空氣去濕機和溫度濕度記錄儀，利用這些現(xiàn)代化設備，每日定時或定期檢測空氣溫度、濕度并加以凈化調(diào)控；采用密閉門窗隔絕粉塵、有害氣體，采用防紫外線窗簾遮蔽對檔案加以保護；定期清潔環(huán)境衛(wèi)生，并放置滅蟲藥劑對檔案加以保存；對受到破壞的檔案要及時加以修繕。上述這些措施都要電力企業(yè)持續(xù)注入資金，所以一定要持續(xù)加強硬件設施設備的投資以提高檔案室環(huán)境，才能達到優(yōu)化檔案管理的目標。

（三）轉(zhuǎn)變檔案管理意識，提高檔案管理能力

電力企業(yè)應提高全員檔案保護意識與素質(zhì)，重視檔案法的宣傳。電力項目工程檔案主要是以技術檔案為主，后期生產(chǎn)經(jīng)營等活動過程中也會產(chǎn)生很多文本、圖形、聲音等各種形態(tài)的檔案資料，以上這些檔案資料對電力企業(yè)和社會具有重要的意義，所以企業(yè)每名員工都有保存歸檔的義務。企業(yè)應重視有關法律知識的宣貫，使企業(yè)每位員工都能了解國家檔案法的有關規(guī)定，并且人人都有檔案保護的意識，另外還可以在企業(yè)財務工作守則中明文規(guī)定：企業(yè)全體員工外出參會，收資，學習時帶回的資料檔案，均應及時交由檔案室統(tǒng)一記錄歸檔，方可報銷相關費用。這樣一來，不僅充實了檔案室館藏也便于更多的人查找使用相關檔案資料，最大限度地做到檔案的有效使用。

（四）著力培養(yǎng)電力項目檔案管理人才

當前，電力企業(yè)的工程檔案管理工作如何與企業(yè)未來的經(jīng)營發(fā)展統(tǒng)一脈搏，關鍵在于工程檔案管理工作人員的素質(zhì)。如何做好檔案管理工作，提供優(yōu)良的文件資源利用服務，對檔案管理工作人員的專業(yè)知識提出了更高的要求。在工程檔案管理工作實踐中，工程檔案要為企業(yè)未來的生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展提供服務，需對項目工程檔案加以探索和編研。而檔案編研工作絕非文字游戲，需要先掌握熟悉電廠的基本情況，對電廠各專業(yè)有基本的認識，并能夠運用科學的方法實現(xiàn)文件信息整理、歸檔、利用。這不但要求檔案管理人員具有一定編研才能，同時還要具備相應專業(yè)知識儲備、資源綜合利用能力、科技攻關協(xié)作能力。

1.信息管理型

現(xiàn)行電力企業(yè)新型員工崗位出現(xiàn)高級分化狀態(tài)，這要求員工具有更高綜合素質(zhì)。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展電力企業(yè)已經(jīng)出現(xiàn)了分工專業(yè)化，技術交叉滲透、交叉整合共存的態(tài)勢。對于專門管理檔案的文件工作者，其業(yè)務水平要求已經(jīng)超越了以往的任何階段，除了具有檔案管理專業(yè)知識和計算機應用能力以外，還必須同時對歸檔數(shù)據(jù)信息進行分析處理。最終掌握檔案信息化管理所需資源統(tǒng)籌與控制技能。

2.信息技術應用型

主要包括兩個方面：一是信息技術的普及應用，要求檔案管理工作人員對檔案數(shù)字化管理的基礎設施、技術規(guī)范，文檔數(shù)據(jù)、資源共享、管理運用技術等方面有相當?shù)牧私猓€應在特定的工作中了解該領域的專業(yè)知識與技術，包括高級辦公應用軟件、圖片處理軟件、圖文編輯軟件以及檔案管理軟件系統(tǒng)等。二是信息技術管理，主要是著重于信息管理技術、檔案安全管理技術、數(shù)據(jù)庫管理技術等。

五、結(jié)語

人們能夠利用檔案對歷史事件作出重新檢視，從而昭示人類社會歷史前進和發(fā)展走向，而電力項目工程檔案作為項目建設階段和電力企業(yè)未來整體營運階段的重要檔案資料，是企業(yè)無比珍貴的財產(chǎn)，所以就必須珍而如寶，讓它在社會經(jīng)濟發(fā)展前進過程中發(fā)揮更大作用。