陳藝愷

（廣東文藝職業(yè)學(xué)院 教務(wù)處，廣東 廣州 511400）

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)為計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展創(chuàng)造了條件，隨著國家教育制度的不斷完善和改革，對高職院校的教務(wù)管理工作提出了新的要求。現(xiàn)如今我們正處于信息化飛速發(fā)展的時代，為順應(yīng)時代發(fā)展，滿足教務(wù)管理需求，高職院校教務(wù)管理工作必須積極走“規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化”的道路。由于信息化本身的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，高校教務(wù)管理系統(tǒng)還存在一些問題。

一、完善高職院校教務(wù)管理系統(tǒng)的重要性

（一）有利于滿足日益擴(kuò)張的高校數(shù)據(jù)整合需要

國家教育制度改革的不斷深入、國民教育意識的迅速提升，使我國高等教育逐漸大眾化和普及化，學(xué)生數(shù)量逐年上升。學(xué)生數(shù)量的日益增多直接導(dǎo)致教務(wù)管理信息量迅猛上升。另外，由于高等院校教育機(jī)制的改革，目前的學(xué)分制使得學(xué)生對信息流量的需求增加。為進(jìn)一步滿足日益增長的數(shù)據(jù)整合要求，亟須對教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。信息化技術(shù)能夠使日常的教務(wù)管理工作變得更加智能化、簡單化，降低出錯率；因此，教務(wù)管理與信息化有機(jī)融合是教務(wù)管理發(fā)展的唯一選擇。

（二）可有效提升工作效率

傳統(tǒng)的高等院校教務(wù)管理基本上靠人工完成，在人員離職時只能靠經(jīng)驗傳授管理方法，具有一定的主觀性，學(xué)生信息的出錯率高、時效性差，教務(wù)管理工作難以得到突破，限制了高等院校的發(fā)展。經(jīng)過歷史的演變，將教務(wù)管理與信息化有機(jī)融合，對教務(wù)管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級完善，可隨時獲取學(xué)生相關(guān)數(shù)據(jù)，在人員配備上也不需要太多的員工，一人多職，工作效率和資源調(diào)配率明顯提高，教務(wù)管理方式得到突破，免去了高等院校的后顧之憂。

（三）提供資源共享平臺，改善教學(xué)環(huán)境

隨著國民教育意識的不斷提高，高等院校學(xué)生日益增多。高校為滿足招生需求，不得不擴(kuò)張校區(qū)，設(shè)立眾多管理部門，且管理部門比較分散。通過對教務(wù)管理系統(tǒng)軟件的完善，可實現(xiàn)部門之間數(shù)據(jù)共享，進(jìn)一步提高整體管理效率和教務(wù)人員的管理能力。對教務(wù)管理軟件進(jìn)一步完善后，實現(xiàn)信息共享不再是難題，學(xué)校教職工和學(xué)生通過平臺可隨時查閱相關(guān)數(shù)據(jù)，促使師生之間的交流更加方便。教務(wù)管理系統(tǒng)軟件的完善使高等院校實現(xiàn)了信息共享，改善了教學(xué)環(huán)境，進(jìn)一步保障了教學(xué)效果。

二、藝術(shù)類高職院校教務(wù)管理系統(tǒng)存在的問題

（一）軟件設(shè)計不合理

藝術(shù)院校相較于其他普通高等院校，不僅在教授科目和內(nèi)容上有所不同，在教務(wù)管理方面也大相徑庭。一般的教務(wù)管理系統(tǒng)因在研發(fā)初期缺少計算機(jī)相關(guān)專業(yè)的管理工作人員參與，會出現(xiàn)系統(tǒng)使用者和程序研發(fā)者意圖不統(tǒng)一的情況，使研發(fā)出的教學(xué)管理軟件很難滿足現(xiàn)階段藝術(shù)類高等院校的業(yè)務(wù)需求。造成此類問題的原因主要有以下幾個方面：首先，作為系統(tǒng)的研發(fā)者，缺少在一線教育管理崗位的相關(guān)工作經(jīng)驗，對高等院校教學(xué)管理的結(jié)構(gòu)與聯(lián)系了解不清，對教學(xué)管理的理念和意識認(rèn)識不到位；其次，程序的研發(fā)人員缺少對藝術(shù)類高等院校教學(xué)管理的感性認(rèn)識，搞不懂其教學(xué)管理的內(nèi)在規(guī)律，導(dǎo)致研發(fā)的教學(xué)軟件適用性較低；最后，系統(tǒng)的研發(fā)者在后續(xù)對管理軟件進(jìn)行升級維護(hù)時，未區(qū)別對待不同類別院校進(jìn)行升級，僅進(jìn)行統(tǒng)一的升級，既浪費了時間，又降低了工作效率。

（二）分級操作，影響系統(tǒng)使用

為滿足高等院校的統(tǒng)一需求，一般的教學(xué)管理軟件設(shè)定了二級院校可操作的模式。作為藝術(shù)類高等院校，其本身就具有高等院校的獨特性，二級院?？刹僮鞯哪Ｊ剑瑸樗囆g(shù)類院校的教學(xué)管理工作帶來了更多人為因素的影響。教育管理工作本身就具有階段性，個人崗位或負(fù)責(zé)的模塊有不同的工作內(nèi)容。對藝術(shù)類二級院校來說，教學(xué)管理工作人員僅是系統(tǒng)的使用者，不是系統(tǒng)的操作者，這就導(dǎo)致教學(xué)管理工作人員在使用軟件時可能出現(xiàn)流程錯誤，甚至丟失某些數(shù)據(jù)，給后續(xù)的教學(xué)管理工作造成嚴(yán)重的影響，對數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)規(guī)范性產(chǎn)生影響。

（三）信息化技術(shù)運用不科學(xué)，導(dǎo)致工作效率低下

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都享受到了信息技術(shù)帶來的便利。同樣，在高等院校中，不僅教育管理工作中應(yīng)用了信息化技術(shù)，而且信息技術(shù)在院校的各個崗位都得到了普及。各個崗位對管理系統(tǒng)的應(yīng)用直接導(dǎo)致了數(shù)據(jù)資源的浪費和工作效率的降低。教務(wù)處使用教育管理系統(tǒng)，財務(wù)處使用財務(wù)管理系統(tǒng)，人力資源部使用人事管理系統(tǒng)，這就導(dǎo)致教務(wù)處使用的教務(wù)管理系統(tǒng)面向教師的部分永遠(yuǎn)只有教師的名字和少量信息，想了解學(xué)生的繳費情況和學(xué)習(xí)情況時，還需要通過財務(wù)部。在正常情況下，每個管理系統(tǒng)都有專人負(fù)責(zé)，但在實際操作過程中，這些系統(tǒng)基本上都掌握在同一個人手中。這種分開管理的模式無形中造成了數(shù)據(jù)資源的浪費。

（四）教學(xué)管理數(shù)據(jù)庫服務(wù)器存在安全隱患

高等院校的教學(xué)管理數(shù)據(jù)庫服務(wù)器存儲著高校的各種管理數(shù)據(jù)，如學(xué)生課程情況、教師信息等，受學(xué)校資金影響，尚未派專人負(fù)責(zé)，只是進(jìn)行一些簡單的日常維護(hù)升級等。當(dāng)今社會信息技術(shù)日益發(fā)展，各種電腦病毒也隨之而生，高等院校在服務(wù)器防護(hù)上僅安裝了一些簡單的殺毒軟件，對數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的防護(hù)效果可以說是微乎其微。一旦數(shù)據(jù)庫被病毒入侵，學(xué)生的課程信息就會被篡改，甚至?xí)绊憣W(xué)生的正常畢業(yè)。

三、解決高職院校教務(wù)管理中存在問題的基本對策

（一）從實用出發(fā)，對教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行合理規(guī)劃和設(shè)計

高職院校教務(wù)管理系統(tǒng)從根本上說是為了滿足高職院校的教務(wù)管理工作的需求，對學(xué)生信息、教師信息進(jìn)行統(tǒng)計、分析的軟件，其目的是進(jìn)一步保障教學(xué)效果。在對教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行研發(fā)時，應(yīng)充分考慮其實用性與科學(xué)性，對其進(jìn)行合理的規(guī)劃與設(shè)計。為充分保證設(shè)計出的教務(wù)管理系統(tǒng)軟件切實符合院校需要，高職院校應(yīng)把對教務(wù)管理系統(tǒng)的研發(fā)當(dāng)成首要工作。首先在系統(tǒng)軟件立項問題上，院校應(yīng)引起足夠重視，將其作為重點課題進(jìn)行研究討論；其次在對系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃時，不僅要對國內(nèi)高等院校在教務(wù)管理系統(tǒng)軟件方面取得的成就進(jìn)行研究，還要參考國外在教務(wù)管理系統(tǒng)的成功經(jīng)驗。同時既要保證設(shè)計出的軟件能充分滿足高職校園教務(wù)管理工作的業(yè)務(wù)需求，又要考慮高等院校教育改革的發(fā)展趨勢，避免出現(xiàn)隨著教育改革逐漸被淘汰的局面。因此，在對教務(wù)管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行整體規(guī)劃和具體設(shè)計時，需要由教務(wù)處組織社會、企業(yè)各方面的專家，具體包括教務(wù)管理、計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)化、教育管理部門的專家及長期以來工作在教務(wù)管理一線的工作人員，對教務(wù)管理系統(tǒng)的具體需求進(jìn)行詳細(xì)分析。同時要對系統(tǒng)流程和數(shù)據(jù)流程進(jìn)行具體研究，立足于實用、科學(xué)，進(jìn)而保障數(shù)據(jù)庫的研發(fā)工作能夠正常進(jìn)行。只有經(jīng)過多方面、多角度的分析，才能保證研制的系統(tǒng)軟件能夠充分滿足高職院校教務(wù)管理工作的業(yè)務(wù)需求，使其能夠在“信息化、高效化、網(wǎng)絡(luò)化”的道路上越走越快。因軟件具有便捷性、及時性、實用性等特點，可使設(shè)計出的系統(tǒng)軟件滯后性表現(xiàn)不會太過于明顯。在國家對教育制度有重大決策時，還能在教務(wù)管理系統(tǒng)軟件中對其進(jìn)行模塊設(shè)計和調(diào)整。

（二）教務(wù)處的系統(tǒng)規(guī)劃者必須全程參與研發(fā)

由于教務(wù)處的系統(tǒng)規(guī)劃者自身計算機(jī)水平有限，所以在對教務(wù)管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行具體規(guī)劃后，會將系統(tǒng)軟件的研發(fā)工作交由外包公司或某院系，甚至?xí)严到y(tǒng)的具體規(guī)劃交由別人，自己卻置身事外，這樣研發(fā)出的系統(tǒng)軟件可能只能滿足高職院校對教務(wù)管理工作的部分需求，在出現(xiàn)院校獨有的問題時，系統(tǒng)的缺陷就會顯露出來。這是因為在研發(fā)過程中，委托機(jī)構(gòu)對高職院校教務(wù)管理工作的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律了解不清楚，對設(shè)計系統(tǒng)的需求了解依舊停留在最初教務(wù)處系統(tǒng)規(guī)劃者的轉(zhuǎn)述上，缺少專業(yè)從事教務(wù)管理工作人員的參與，在研發(fā)者遇到問題時，僅憑自己的了解，很難解決。所以教務(wù)處的系統(tǒng)規(guī)劃者必須全程參與系統(tǒng)軟件的研發(fā)，在研發(fā)者對系統(tǒng)功能模塊進(jìn)行設(shè)計構(gòu)建時，起到監(jiān)督和指導(dǎo)的作用。另外，在研發(fā)者對系統(tǒng)軟件進(jìn)行研發(fā)期間，教務(wù)管理一線工作人員應(yīng)對軟件的研發(fā)及時提出修改意見，進(jìn)一步提高系統(tǒng)軟件的實用性。最后，為保障后續(xù)系統(tǒng)能夠正確合理地使用，教務(wù)處應(yīng)配備一名既熟悉計算機(jī)又有相關(guān)教務(wù)管理工作經(jīng)驗的專業(yè)人員擔(dān)任系統(tǒng)管理員，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題或教務(wù)管理人員有不懂的問題時，都可以幫助及時解決。這樣的研制，無論是從人員配備還是功能結(jié)構(gòu)上，都是最合適且合理的，為日后研制出符合高校教務(wù)管理需求的系統(tǒng)軟件打下了堅實的基礎(chǔ)。

（三）進(jìn)一步提升教務(wù)管理人員的整體素質(zhì)

隨著國家教育制度改革的不斷深入，高等院校教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)的教務(wù)管理方法不管是從數(shù)據(jù)存儲上，還是從管理精度上，都很難滿足現(xiàn)階段教育管理的需求。為充分適應(yīng)時代的發(fā)展，滿足高等院校日益增長的數(shù)據(jù)整合需求，在研制適合自身發(fā)展需求的教務(wù)管理系統(tǒng)軟件的同時，要進(jìn)一步提升教務(wù)管理人員的整體素質(zhì)，進(jìn)而使教務(wù)管理工作走向更加科學(xué)、現(xiàn)代、規(guī)范的道路。為此，教務(wù)管理工作人員不但要有良好的素質(zhì)，還需要不斷提升大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用水平，建立大數(shù)據(jù)思維意識，盡快轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理模式，為實現(xiàn)信息化管理貢獻(xiàn)屬于自己的一份力量。

（四）完善教務(wù)管理平臺，進(jìn)一步保障其安全運行

在教務(wù)管理系統(tǒng)軟件使用的過程中，促使其安全運行和免受電腦病毒的入侵是教務(wù)系統(tǒng)安全的重中之重?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)使得信息技術(shù)得到了飛速發(fā)展，但也出現(xiàn)一些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞對系統(tǒng)進(jìn)行入侵，進(jìn)而從中獲益的情況。因教務(wù)系統(tǒng)具有特殊性，其中包含教師的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)案例及師生檔案等，一旦發(fā)生泄露，造成的危害將是不可估量的。因此，在對教務(wù)管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行完善的過程中，應(yīng)重視加強(qiáng)系統(tǒng)安全保障和系統(tǒng)維護(hù)工作。首先，在系統(tǒng)中要應(yīng)用防火墻，建立第一道保護(hù)屏障，通過建設(shè)內(nèi)網(wǎng)，使其經(jīng)過專用通道連接外網(wǎng)的形式，以保護(hù)內(nèi)網(wǎng)的安全穩(wěn)定；其次，對內(nèi)部的通信數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的加密，包括軟件入口、數(shù)據(jù)庫入口、數(shù)據(jù)信息等，充分保障數(shù)據(jù)的安全。為確保萬無一失，要不定時地對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并安排專人進(jìn)行定期維護(hù)，保障教務(wù)管理系統(tǒng)能夠安全穩(wěn)定地運行，為高等院校的發(fā)展提供一個安全可靠的教學(xué)環(huán)境。

（五）及時更新教務(wù)管理的硬件配套設(shè)施

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展促使網(wǎng)速升級速度不斷加快，各高校為滿足業(yè)務(wù)需求，逐漸在校區(qū)內(nèi)實現(xiàn)了千兆網(wǎng)的改造，進(jìn)一步使信息共享更加暢通。盡管網(wǎng)速得到了提升，但教務(wù)管理的硬件配套設(shè)施過于老舊，跟不上提速的步伐，不僅束縛了高等院校自身的發(fā)展，而且不斷出現(xiàn)的卡頓也嚴(yán)重影響了工作效率，從而導(dǎo)致部門之間出現(xiàn)信息延遲的情況。因此，為了充分實現(xiàn)部門之間信息資源的高度共享，進(jìn)而建立良好的教學(xué)環(huán)境，提升教學(xué)效果，高等院校相關(guān)管理層應(yīng)加大資金投入，及時對教務(wù)管理的硬件配套設(shè)施進(jìn)行更新。經(jīng)過完善和升級之后的教務(wù)管理系統(tǒng)才能充分發(fā)揮數(shù)據(jù)整合的作用，才能將其快速應(yīng)用到教學(xué)管理工作中，使高等院校教務(wù)管理更具現(xiàn)代化、科技化。

（六）實現(xiàn)教務(wù)管理系統(tǒng)向服務(wù)型轉(zhuǎn)變

教務(wù)管理工作的根本目的是保障教學(xué)工作順利進(jìn)行。在進(jìn)行教務(wù)管理時，可從根本目的出發(fā)，對學(xué)生進(jìn)行系統(tǒng)教學(xué)，鼓勵學(xué)生積極參與到教學(xué)管理中，借用現(xiàn)代化與科技化的設(shè)備、軟件、平臺順利開展教學(xué)工作。在學(xué)生參與教學(xué)管理的過程中，要及時對自己的應(yīng)用體驗和建議進(jìn)行記錄和總結(jié)，及時對教學(xué)管理人員進(jìn)行反饋，進(jìn)一步完善教務(wù)信息模塊，保證其能盡快適應(yīng)迅猛發(fā)展的教學(xué)要求。教務(wù)管理系統(tǒng)除對學(xué)生等相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計外，還要不斷完善并拓展服務(wù)功能，使其既能服務(wù)于教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)，又能服務(wù)于教學(xué)內(nèi)容創(chuàng)新、內(nèi)容拓展等，以充分實現(xiàn)學(xué)校資源的高效率調(diào)配，為高等院校的進(jìn)一步發(fā)展建立良好的教學(xué)環(huán)境，從而保證教學(xué)質(zhì)量不斷提升，為國家培養(yǎng)出更優(yōu)秀的專業(yè)人才。

社會在發(fā)展，時代在進(jìn)步，教務(wù)管理信息化技術(shù)必將取代傳統(tǒng)的人工管理模式，這不僅是信息化發(fā)展的必然趨勢，也是時代進(jìn)步的象征。隨著國家教育制度的不斷完善，對高校的發(fā)展提出了更高的要求。高校的“雙一流”建設(shè)，離不開教務(wù)管理系統(tǒng)適用性的更新?lián)Q代。綠色、快速、高效、安全的數(shù)據(jù)中心是教務(wù)管理系統(tǒng)的核心，為滿足高校的發(fā)展需求，應(yīng)滿足高效管理數(shù)據(jù)庫對于存儲空間、穩(wěn)定運行、安全可靠等方面的需求。各高等院校應(yīng)充分結(jié)合自身實際發(fā)展需求，積極對高校教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，為社會培養(yǎng)出符合社會發(fā)展的高素質(zhì)人才。