羅麗婷

新時(shí)代高校房產(chǎn)檔案科學(xué)化管理路徑探究

羅麗婷

[天津大學(xué)國(guó)有資產(chǎn)處]

當(dāng)前，高校基層治理能力面臨著新挑戰(zhàn)與機(jī)遇，做好諸如容易被忽略的高校房產(chǎn)檔案管理這類基礎(chǔ)性工作，無(wú)疑會(huì)完善學(xué)校后勤管理制度與機(jī)制，也是構(gòu)建高校房產(chǎn)檔案管理模式，適從社會(huì)治理現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。本文結(jié)合高校房產(chǎn)檔案管理實(shí)際情況，對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作意義、存在問(wèn)題進(jìn)行分析研究，并提出具有可操作性的工作路徑圖，有助于推進(jìn)高校房產(chǎn)檔案科學(xué)化管理。

高校；房產(chǎn)檔案；科學(xué)化管理

一、高校房產(chǎn)檔案管理的概念與意義

（一）高校房產(chǎn)檔案管理的概念

高校房產(chǎn)檔案管理，是高校直接對(duì)其房產(chǎn)實(shí)體檔案和電子檔案進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。

本文所稱高校房產(chǎn)檔案，是指高校過(guò)去和現(xiàn)在涉及房屋資產(chǎn)的建設(shè)、登記、交易等一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)直接形成的對(duì)本校教職工乃至國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的記錄文件。

（二）房產(chǎn)檔案管理在高校建設(shè)發(fā)展中的意義

第一，房產(chǎn)檔案管理對(duì)學(xué)校房屋產(chǎn)權(quán)歸屬的重要作用。高校應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)民法典》（物權(quán)編）要求確認(rèn)國(guó)家對(duì)國(guó)有資產(chǎn)的所有權(quán)和高校對(duì)國(guó)有資產(chǎn)的占有、使用權(quán)進(jìn)行國(guó)有資產(chǎn)登記。房產(chǎn)是高校國(guó)有資產(chǎn)重要組成部分，占固定資產(chǎn)比重較大。房產(chǎn)檔案是學(xué)校房產(chǎn)的基礎(chǔ)依據(jù)文件，是辦理產(chǎn)權(quán)登記必須的支撐材料。房產(chǎn)檔案在管理中收集是否完整、記錄是否準(zhǔn)確、保管是否得當(dāng)都將會(huì)對(duì)高校房屋產(chǎn)權(quán)歸屬產(chǎn)生重大影響。

第二，房產(chǎn)檔案管理可為學(xué)校重要決策提供依據(jù)。高校房產(chǎn)的合理利用有益于高校事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，對(duì)房產(chǎn)的優(yōu)化配置都要建立在房產(chǎn)檔案整理和分析的基礎(chǔ)上，房產(chǎn)檔案管理可以為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展提供最為原始的依據(jù)。加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理水平可以為高校相關(guān)政策的貫徹落實(shí)提供基礎(chǔ)和保證，有助于計(jì)劃與決策的科學(xué)化。

第三，提高房產(chǎn)檔案管理水平有利于提高房產(chǎn)管理的工作質(zhì)量和工作效率。由于房產(chǎn)管理大都是建立在原有管理工作基礎(chǔ)上進(jìn)行的，房產(chǎn)檔案作為房產(chǎn)管理實(shí)踐的重要工具之一，充分發(fā)揮檔案作用有利于提高房產(chǎn)管理工作效率和水平。

第四，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理可為解決房產(chǎn)糾紛提供原始依據(jù)。許多高校建校較早，經(jīng)歷了建國(guó)前后，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)等社會(huì)變革，無(wú)論是公用房屋管理還是教職工住宅管理都發(fā)生了翻天覆地般的變化。隨之出現(xiàn)的房產(chǎn)糾紛矛盾增多，而且大多需要訴諸法律進(jìn)行裁決，而房產(chǎn)檔案尤其是房屋產(chǎn)權(quán)檔案成為司法部門對(duì)房產(chǎn)進(jìn)行公正裁決的唯一性標(biāo)準(zhǔn)與依據(jù)。

（三）高校房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)況

當(dāng)前高校房產(chǎn)主要包含教學(xué)科研及行政辦公用房，食堂、學(xué)生公寓、商業(yè)等生活服務(wù)用房，周轉(zhuǎn)公寓與住宅等教職工住房……這些房產(chǎn)從立項(xiàng)建設(shè)到交付使用，再到處置交易時(shí)間跨度長(zhǎng)，許多建筑物經(jīng)歷過(guò)更名、改擴(kuò)建，教職工住宅經(jīng)歷了福利型低租金的實(shí)物分配向住房貨幣化、商品化的轉(zhuǎn)變[1]，每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)形成與之相對(duì)應(yīng)的檔案，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案數(shù)量巨大、種類繁多。絕大部分高校并未設(shè)立房產(chǎn)檔案管理專員，多由房產(chǎn)管理人員兼職。不同歷史時(shí)期房產(chǎn)檔案構(gòu)成要件與要求并無(wú)不同，管理人員只是在基建部門提出檔案移交時(shí)簡(jiǎn)單接收，存放在業(yè)務(wù)科室內(nèi)，使得檔案歸檔滯后、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，甚至出現(xiàn)部分檔案未歸檔現(xiàn)象。雖然一些高校通過(guò)房產(chǎn)管理系統(tǒng)部分實(shí)現(xiàn)了房屋檔案信息化管理，但并不普遍。

二、高校房產(chǎn)檔案管理工作現(xiàn)存的問(wèn)題

（一）房產(chǎn)檔案管理機(jī)制體制建設(shè)不完全

高校對(duì)房產(chǎn)檔案只是簡(jiǎn)單的保管，幾乎沒(méi)有成型的房產(chǎn)檔案管理制度。房產(chǎn)檔案包括房屋建設(shè)資料、政策文件、維修資料、變更信息、合同協(xié)議等，這些檔案多由基建部門、房產(chǎn)管理部門、后勤保障部門、校檔案館等多部門各自管理，保存相對(duì)分散。對(duì)于房產(chǎn)管理部門應(yīng)保存房產(chǎn)檔案的種類、數(shù)量、保存期限等沒(méi)有要求。隨著時(shí)間的推移，房產(chǎn)管理人員變動(dòng)，缺少統(tǒng)一的工作程序與操作規(guī)范，難免有些重要資料流失，造成學(xué)校需要房產(chǎn)檔案作重要依據(jù)時(shí)卻查閱不到有價(jià)值資料，進(jìn)而使學(xué)校利益受損，給整體工作推進(jìn)造成困難。

曾有案例，當(dāng)學(xué)校房產(chǎn)糾紛需要提請(qǐng)司法仲裁時(shí)，由于房產(chǎn)歸屬檔案不完整，無(wú)法向司法部門提交有效權(quán)屬證明材料，結(jié)果造成學(xué)校利益受損。再如，一些高校中建筑物經(jīng)過(guò)多次改建、擴(kuò)建等，一旦建筑物需要新的維修，若改擴(kuò)建相關(guān)檔案缺失或不連續(xù)，則無(wú)法進(jìn)行精準(zhǔn)施工；甚至出現(xiàn)多次修補(bǔ)也不能解決根本問(wèn)題的事例，建筑物隱患就會(huì)越積越多，導(dǎo)致學(xué)校不得不投入更多資本對(duì)建筑物進(jìn)行大修。

（二）房產(chǎn)檔案管理抗風(fēng)險(xiǎn)能力較低

高校房產(chǎn)檔案管理形式較為單一。這種模式多以文字、圖表、圖紙等紙質(zhì)介質(zhì)為主要管理對(duì)象，對(duì)保存場(chǎng)所的防蟲、防潮要求較高，若遇重大災(zāi)害，將會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成巨大損失，甚至是永久性缺失，為后期的房產(chǎn)管理工作帶來(lái)重大隱患。同時(shí)，紙質(zhì)檔案查閱有效信息的效率較低，房產(chǎn)檔案的傳統(tǒng)管理模式存在較大的局限性和風(fēng)險(xiǎn)性。不少高校利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行電子化處理。雖較傳統(tǒng)管理模式提高了使用效率，但在檔案的信息采集、分析整理、借閱查詢等環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)高校房產(chǎn)信息泄露、被盜取等安全隱患。電子詐騙案件時(shí)有發(fā)生、檔案保密事故頻發(fā)，對(duì)學(xué)校利益和保密事項(xiàng)、教職工個(gè)人隱私，乃至校園安全帶來(lái)不可估量的負(fù)面影響。

（三）房產(chǎn)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力亟待提升

高?？陀^存在“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象。房產(chǎn)檔案管理人員多為房產(chǎn)管理員工兼職，也未配有房產(chǎn)檔案存放場(chǎng)所，而是將房產(chǎn)檔案存放在業(yè)務(wù)科室文件柜或計(jì)算機(jī)內(nèi)，便利其隨時(shí)利用。相關(guān)人員檔案管理意識(shí)薄弱，管理方式墨守成規(guī)，著重紙質(zhì)管理，很少?gòu)幕ヂ?lián)網(wǎng)+的角度思考提升檔案管理質(zhì)量。在專業(yè)技能上，管理人員多未經(jīng)受專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)房產(chǎn)檔案的收集、分類、整理、立卷、研編等一系列標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理工作力不從心，造成“人在資料在，人換資料失”的現(xiàn)象，致使房產(chǎn)檔案不完整、不連續(xù)，喪失了其應(yīng)有的作用和價(jià)值。[2]

三、高校房產(chǎn)檔案科學(xué)化管理的路徑探析

高校房產(chǎn)檔案科學(xué)化是指綜合運(yùn)用現(xiàn)代管理理論、技術(shù)和方法，對(duì)房產(chǎn)檔案管理進(jìn)行全時(shí)段、全方位的科學(xué)管理。要解決上述問(wèn)題必須在程序化建設(shè)、規(guī)范化管理與有序體制的建立上下功夫，高度體現(xiàn)管理的現(xiàn)實(shí)適應(yīng)性，即使無(wú)法設(shè)立專門檔案管理科室，也應(yīng)從制度上做到如下幾方面。

（一）科學(xué)化管理，首先是加強(qiáng)程序化管理，讓房產(chǎn)檔案管理有“法”可依

高校房管部門應(yīng)堅(jiān)持依法依規(guī)、效益優(yōu)先、技術(shù)融合和安全保障的基本原則，依照《檔案法》《中央國(guó)家機(jī)關(guān)房地產(chǎn)檔案管理辦法》（國(guó)管房地[2007]24號(hào)）的精神與規(guī)定，在遵循房產(chǎn)檔案管理活動(dòng)規(guī)律的基礎(chǔ)上，積極制定房產(chǎn)檔案管理的規(guī)章制度，完善管理流程。

科學(xué)化的房產(chǎn)檔案管理在于專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化和實(shí)用性強(qiáng)。如圖1所示，這是作者結(jié)合工作實(shí)踐提出的房產(chǎn)檔案收集、歸檔、保管利用等管理流程圖。

圖1 房產(chǎn)檔案管理流程簡(jiǎn)圖

保持機(jī)制順暢是確保檔案的可靠性、安全性和永久性的基礎(chǔ)。在實(shí)際操作過(guò)程中還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

一是檔案的收集環(huán)節(jié)。對(duì)新建成的房產(chǎn)應(yīng)按照“需求—整理—建檔”的思路進(jìn)行檔案收集；對(duì)已使用的房產(chǎn)應(yīng)按照“需求—查閱—復(fù)印—重新建檔”的思路進(jìn)行檔案收集，逐步補(bǔ)充現(xiàn)有房產(chǎn)檔案。

二是檔案歸檔環(huán)節(jié)。面對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)量激增、形式豐富、門類不斷增加的情況，細(xì)化房產(chǎn)檔案歸檔類別勢(shì)在必行。試如表1所示將檔案按照檔案類型依據(jù)地域、年度對(duì)檔案進(jìn)行整理分類，排列后如圖2方式將檔案按房產(chǎn)所處地域進(jìn)行編號(hào)。[3]這樣兼顧標(biāo)準(zhǔn)化與實(shí)用性，即使房產(chǎn)檔案存在不同部門或同一部門的不同科室，只要做好記錄也能在滿足檢索檔案要求的同時(shí)，滿足日常工作中利用檔案的需要。

表1 房產(chǎn)檔案分類

圖2 按房產(chǎn)所處地域?qū)n案進(jìn)行編號(hào)

三是保管利用環(huán)節(jié)。應(yīng)充分利用現(xiàn)代化電子信息技術(shù)，努力構(gòu)建房產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)，提高檔案的利用率。同時(shí)房產(chǎn)檔案管理人員要履職盡責(zé)，確保檔案在保管利用過(guò)程中的完整性與安全性。

（二）科學(xué)化管理，必須強(qiáng)化規(guī)范管理，提高房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力

無(wú)論是實(shí)體檔案還是電子檔案，在進(jìn)行檔案收集、整理、保管、利用等工作環(huán)節(jié)都面臨著自然風(fēng)險(xiǎn)與人為風(fēng)險(xiǎn)。[4]針對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)可以從如下兩方面入手，規(guī)范房產(chǎn)檔案管理工作。

一是嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校房產(chǎn)檔案管理的相關(guān)規(guī)定與工作流程，定期對(duì)房產(chǎn)檔案及其管理過(guò)程進(jìn)行清查與監(jiān)督。房產(chǎn)檔案管理不同工作人員間要互相配合、互相監(jiān)督，確保學(xué)校房產(chǎn)檔案管理工作的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。[5]

二是根據(jù)檔案載體的不同有針對(duì)性地采取安全管理措施。對(duì)于實(shí)體檔案，確保歸檔的及時(shí)性、檔案的準(zhǔn)確性與連續(xù)性、存檔環(huán)境的安全性，每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理與核對(duì)，做到分類存放、規(guī)范保存與利用；對(duì)于電子檔案，確保檔案信息的真實(shí)性、可用性、可控性、機(jī)密性和抗抵賴性，在此基礎(chǔ)上提升房產(chǎn)檔案管理工作水平與工作效率，充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案的價(jià)值。[6]

（三）科學(xué)化管理，需要形成房產(chǎn)管理的有序體制，體現(xiàn)管理者的責(zé)權(quán)一體

應(yīng)明確房產(chǎn)檔案管理工作崗位職責(zé)，形成一個(gè)責(zé)權(quán)明晰的有序體制。房產(chǎn)檔案管理人員是房產(chǎn)檔案管理的主體。有責(zé)，驅(qū)使其以負(fù)責(zé)任的法治理念進(jìn)行管理，促進(jìn)管理者責(zé)任意識(shí)的理性提高。有權(quán)，促使其能夠有效地進(jìn)行管理，通過(guò)權(quán)力的作用控制管理的實(shí)際行動(dòng)，有效進(jìn)行管理的實(shí)施。[7]在新的房產(chǎn)檔案管理模式下，房產(chǎn)管理部門的檔案管理者應(yīng)該按照如下要求進(jìn)行工作。

一是歸檔工作。在房產(chǎn)管理過(guò)程中產(chǎn)生的資料均要按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)歸檔。歸檔范圍：凡是反映學(xué)校房產(chǎn)管理沿革和主要職能活動(dòng)的，反映房產(chǎn)使用、經(jīng)營(yíng)、服務(wù)等活動(dòng)并維護(hù)學(xué)校權(quán)益和教職工權(quán)益的法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的，且具有保存價(jià)值的實(shí)體及電子資料。

二是檔案保管工作。做好房產(chǎn)檔案的安全、防火、防盜、防霉、防蛀、防磁、防震等工作，確保房產(chǎn)檔案的安全和完整無(wú)缺；重要房產(chǎn)檔案，房產(chǎn)管理部門應(yīng)定期將歸檔的房產(chǎn)檔案編制移交清冊(cè)，一式兩份，連同房產(chǎn)檔案集中向?qū)W校檔案館辦理移交手續(xù)，移交清冊(cè)雙方各持一份；磁性介質(zhì)的房產(chǎn)檔案應(yīng)定期按時(shí)進(jìn)行異地備份和異地轉(zhuǎn)儲(chǔ)；房產(chǎn)檔案保管期限為永久。

三是檔案利用。建立健全房產(chǎn)檔案查閱、復(fù)本使用登記制度；查閱已移交學(xué)校檔案館的房產(chǎn)檔案，需由房產(chǎn)部門工作人員持查閱說(shuō)明到檔案館查閱；磁性介質(zhì)的房產(chǎn)檔案調(diào)出、轉(zhuǎn)存、傳輸?shù)裙ぷ鲬?yīng)由房產(chǎn)管理部門工作人員完成，其他人員未經(jīng)許可不得將電子檔案提供給他人。房產(chǎn)檔案原則上不得借出，如有特殊需要，未移交檔案館的房產(chǎn)檔案借出，需經(jīng)房產(chǎn)部門主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，已移交檔案館的房產(chǎn)檔案借出，需檔案館按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批；已經(jīng)立卷歸檔的房產(chǎn)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，確需拆封重新整理的，檔案館應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)的檔案管理規(guī)定會(huì)同房產(chǎn)管理部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，分清責(zé)任。除此之外，還應(yīng)對(duì)房產(chǎn)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提升專業(yè)素養(yǎng)、提高職業(yè)素質(zhì)。

只有加強(qiáng)房產(chǎn)檔案程序化與規(guī)范化管理，形成有序的管理模式和工作路徑圖，才能提高管理水平，最大限度的發(fā)揮房產(chǎn)檔案效能，為高校房產(chǎn)管理健康發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)，促進(jìn)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

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（責(zé)任編輯：楊書元）