周 淼

（廣東省中小企業(yè)服務(wù)中心（廣東省生產(chǎn)服務(wù)業(yè)促進(jìn)中心），廣東 廣州 510030）

買(mǎi)賣(mài)合同是商品交換或提供服務(wù)的一種法律形式，具有法律效應(yīng)，企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中離不開(kāi)對(duì)買(mǎi)賣(mài)合同的應(yīng)用。同時(shí)，合同也是交易雙方建立信用、獲取信任的重要途徑。為此，合同所包含的各項(xiàng)條款內(nèi)容均需要做好審核工作，以此提高企業(yè)對(duì)合同的掌控力度，有效規(guī)避相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)因素。企業(yè)需要確保簽訂合同的過(guò)程符合目標(biāo)任務(wù)完成的實(shí)質(zhì)要求、符合單位內(nèi)部的程序化規(guī)定、符合法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)范和要求。部門(mén)人員審核過(guò)程中要嚴(yán)格遵守與之相關(guān)的法律法規(guī)，避免與強(qiáng)制性規(guī)范產(chǎn)生沖突導(dǎo)致合同條款和約定無(wú)效，同時(shí)認(rèn)真摸查簽訂合同的另一方當(dāng)事人是否擁有簽約能力、履約能力。

一、合同審核的要點(diǎn)

1.合同主體是否適格

對(duì)于所有種類(lèi)的合同而言，主體享有訴訟實(shí)施權(quán)，即適格與否是需要重點(diǎn)審核的指標(biāo)，所以，在審核環(huán)節(jié)需要將另一方合同當(dāng)事人的工商登記信息、經(jīng)營(yíng)許可證、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)進(jìn)行考察。當(dāng)合同相對(duì)方為自然人時(shí)，應(yīng)將其身份證等信息作為合同附件以證實(shí)其有簽約能力。例如，合同相對(duì)方為分公司時(shí)，還需查證其是否有簽約主體資格；合同相對(duì)方為個(gè)人獨(dú)資企業(yè)，是以個(gè)人名義簽訂合同抑或是以企業(yè)名義簽訂合同；簽約代表的授權(quán)范圍等。

2.合同內(nèi)容和程序是否合法

審查合同過(guò)程中需要運(yùn)用相關(guān)法律法規(guī)，這其中會(huì)涉及多種法律法規(guī)條款。例如，對(duì)履約地的約定、對(duì)不動(dòng)產(chǎn)和動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓等方式的約定是否與國(guó)家強(qiáng)制性規(guī)范相沖突，同時(shí)，需要對(duì)抵押物進(jìn)行必要查冊(cè)，避免因受償順序?qū)е录悍絺鶛?quán)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。如果合同中的交易方式、爭(zhēng)議解決方式等內(nèi)容存在法律強(qiáng)制性規(guī)定，雙方需要遵守條款規(guī)定，以充分確保合同的執(zhí)行效果。另外，雖然內(nèi)部簽約程序的設(shè)定只產(chǎn)生約束內(nèi)部的效果，但內(nèi)部程序的不嚴(yán)謹(jǐn)不嚴(yán)格而產(chǎn)生的問(wèn)題，往往會(huì)產(chǎn)生直接的對(duì)外效果。同時(shí)，在審核過(guò)程中只有使用法人合同專(zhuān)用章完成合同簽訂才能確保合同權(quán)益得到發(fā)揮，如果使用其他印章，很可能導(dǎo)致合同功能失效。

3.權(quán)利義務(wù)是否明確、具體，表述是否規(guī)范

需要確定合同中的各類(lèi)約定都指向一個(gè)主題，如果約定存在模棱兩可、相互沖突的問(wèn)題，很可能不利于己方維權(quán)。特別是當(dāng)己方為格式合同的制定者時(shí)，往往會(huì)采取不利于格式合同制定方的解釋。若為保證安全交易，應(yīng)對(duì)合同內(nèi)的各項(xiàng)權(quán)利義務(wù)劃分界限，防止合同存在風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。合同嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的表述是一份標(biāo)準(zhǔn)合同的重要指標(biāo)之一，模糊不清的表述，例如，“等”字的濫用，往往給對(duì)方以可乘之機(jī)；“定金”和“訂金”的區(qū)分，直接關(guān)系是否資金返還、雙倍賠償?shù)葐?wèn)題；過(guò)于考慮己方利益而將損失、風(fēng)險(xiǎn)全部歸于合同相對(duì)方承受，則可能導(dǎo)致因違反公平原則而使合同無(wú)效或部分無(wú)效的結(jié)果。

4.交易目的是否滿足

交易目的是貫徹合同的主線，對(duì)于后續(xù)變更合同、糾紛時(shí)合同的解釋具有重要作用。在合同起草簽訂過(guò)程中須確保其內(nèi)容是根據(jù)雙方當(dāng)事人的具體需求而建立的，如果雙方存在合同糾紛，則需要進(jìn)行合同變更，所以，在合同的正文前可以簡(jiǎn)述簽訂合同的目的。通過(guò)設(shè)立合同目的的表述，對(duì)產(chǎn)生糾紛后的解釋、糾紛處理原則具有指導(dǎo)意義。通過(guò)優(yōu)先考慮合同目的，能夠避免和減少出現(xiàn)雙方交易糾紛，并豐富相應(yīng)條款。例如，當(dāng)遇到惡劣天氣或交通情況受阻的情況下，可靈活采取對(duì)易腐易壞等商品進(jìn)行緊急變賣(mài)處理，而非不顧實(shí)際情況，固守條款約定導(dǎo)致商品腐爛變質(zhì)。此時(shí)應(yīng)按照合同目的，善意促進(jìn)合同的履行，推定合同相對(duì)方同意；對(duì)合同兜底性的“等、其他”的表述進(jìn)行解釋?zhuān)贤康囊彩墙忉尩囊豁?xiàng)重要依據(jù)。

5.合同內(nèi)部審核要設(shè)有專(zhuān)人把關(guān)

合同是對(duì)外合作溝通的重要文件之一，代表著雙方的意思表示。然而在合同審批流轉(zhuǎn)期間往往涉及業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)等多部門(mén)，各部門(mén)從部門(mén)職能提出的意見(jiàn)可能出現(xiàn)一致、有所參差甚至完全相悖的情況。因此，當(dāng)各部門(mén)提出意見(jiàn)后，往往需要專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行匯總整合、溝通協(xié)調(diào)，如何將模糊甚至可能有沖突的各方意見(jiàn)整合為單位（法人）整體意見(jiàn)，并翻譯成法律語(yǔ)言體現(xiàn)在合同上，顯得尤為重要。

6.合同審核要關(guān)注效率和風(fēng)險(xiǎn)

合同審核要同時(shí)對(duì)合同的可行性進(jìn)行研判，在執(zhí)行效率和風(fēng)險(xiǎn)把控兩者中尋找平衡點(diǎn)。作為甲方，過(guò)于嚴(yán)厲苛刻的合同不僅有違公平原則，也可能造成合同無(wú)法履行導(dǎo)致工作難以推進(jìn)的情況；而過(guò)于寬松的合同，則容易帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)隱患，一旦產(chǎn)生糾紛則將使己方處于被動(dòng)地位。因此，合同審核工作不僅要從法律、業(yè)務(wù)層面考慮，也要有一定的組織協(xié)調(diào)能力，更要擅長(zhǎng)從效率和風(fēng)險(xiǎn)兩者之間尋找平衡點(diǎn)，既要高效率也盡量地減少和降低風(fēng)險(xiǎn)。合同審核不僅考驗(yàn)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也同樣考驗(yàn)執(zhí)業(yè)素質(zhì)。

二、合同風(fēng)險(xiǎn)的表現(xiàn)類(lèi)型

1.合同簽訂過(guò)程中帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

這類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生主要是在簽訂過(guò)程中對(duì)合同價(jià)格、付款方式、履約條件、結(jié)算條款等產(chǎn)生的異議，導(dǎo)致潛在簽約風(fēng)險(xiǎn)，所以此類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)就必須在合同審核的時(shí)候進(jìn)行認(rèn)真把關(guān)。例如，對(duì)合同的價(jià)格是采用固定價(jià)格還是浮動(dòng)價(jià)格、合同金額是否含稅、對(duì)稅務(wù)發(fā)票是需要增值稅專(zhuān)用發(fā)票還是普通發(fā)票；對(duì)結(jié)算方式是一次性結(jié)算還是采取留質(zhì)保金、銀行保函等方式；設(shè)定給對(duì)方的義務(wù)是否明確、重要條款是否作了明顯提示性標(biāo)記等。如果對(duì)上述內(nèi)容和條款把握不準(zhǔn)，則將給后期執(zhí)行帶來(lái)潛在風(fēng)險(xiǎn)。此外，在合同簽訂之前的商榷階段，需要保留關(guān)鍵信息的書(shū)面溝通材料。例如，在大額訂單簽訂前，履約方往往會(huì)為準(zhǔn)備履行合同做準(zhǔn)備工作，此時(shí)會(huì)消耗一定的人力和物力，但合同并未正式訂立，因此要謹(jǐn)防對(duì)方是否存在為假借訂立合同，惡意進(jìn)行磋商，是否存在故意隱瞞與訂立合同有關(guān)的重要事實(shí)或者提供虛假等情況。因此，可在合同審核時(shí)設(shè)定一定條件達(dá)成、一定期限屆滿即生效的約定，即附加生效條件、期限的合同。

2.合同履約方面的風(fēng)險(xiǎn)

這類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)多存在于較為具體和特殊的情況，包括自身的和客觀的原因難以執(zhí)行而被對(duì)方起訴、對(duì)方不能正常履行合同需要按法律流程起訴、國(guó)家政策等外部環(huán)境的變化等方面的原因，在這種風(fēng)險(xiǎn)情況下，就需要合同的管控方充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，通過(guò)采取積極措施提前介入處理，從維護(hù)己方利益的角度出發(fā)，對(duì)合同爭(zhēng)議條款進(jìn)行解釋和溝通，本著友好協(xié)商的原則盡量促成合同目的達(dá)成，通過(guò)變更合同、簽訂補(bǔ)充協(xié)議等方式做出雙方都認(rèn)可的讓步，以促共贏。在無(wú)法協(xié)商的情況下，如何使仲裁或訴訟能夠更便于己方行權(quán)則顯得尤為重要。故此，合同審核階段即要將此類(lèi)情形充分考慮，在合同中約定更便于己方的仲裁、訴訟方式和管轄法院，為后期維權(quán)提前做好鋪墊工作。

三、企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別方法

1.考察法

如果合同涉及交易金額過(guò)大，并且對(duì)交易方的信譽(yù)不了解的情況下，可以考慮通過(guò)實(shí)地考察的方法，分析合同交易方的資質(zhì)和信譽(yù)，也可通過(guò)走訪其他與之合作過(guò)的企業(yè)溝通了解相關(guān)情況，確定其提供的商品（服務(wù)）是否符合合同預(yù)期。進(jìn)行實(shí)地考察前，一定要對(duì)合同所可能涉及的各個(gè)方面進(jìn)行分析，準(zhǔn)備好相應(yīng)的資料，帶著問(wèn)題、有針對(duì)性地進(jìn)行考察和分析，獲取對(duì)合同簽訂有力的證據(jù)資料。合同中涉及作為履約保證的抵押物時(shí)，還須盡可能對(duì)抵押物進(jìn)行查冊(cè)，查明抵押物是否一物多押、受償順序是否優(yōu)先等具體情況。

2.測(cè)試法

根據(jù)測(cè)試法模式分階段地對(duì)合同進(jìn)行測(cè)試，查找在有效期內(nèi)合同各階段存在的風(fēng)險(xiǎn)以及控制缺陷，對(duì)其存在的潛在影響進(jìn)行分析，并從整體確定風(fēng)險(xiǎn)的重要程度，制定風(fēng)險(xiǎn)防范方案。合同測(cè)試的主要目的就是全過(guò)程跟蹤合同的執(zhí)行控制過(guò)程，對(duì)整個(gè)合同執(zhí)行期內(nèi)的變化進(jìn)行反饋，降低風(fēng)險(xiǎn)，例如，因宏觀政策變化導(dǎo)致合同不能如約履行，應(yīng)及時(shí)地與對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)；如果因合同方經(jīng)營(yíng)不善等原因?qū)е潞贤磥?lái)很難執(zhí)行下去，應(yīng)立即采取相應(yīng)的措施降低風(fēng)險(xiǎn)。

3.分析法

針對(duì)合同方與其他合作方建立的合同關(guān)系進(jìn)行審查，并深入分析相對(duì)方的財(cái)務(wù)往來(lái)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)資料以及企業(yè)歷史管理資料等信息，并結(jié)合現(xiàn)今市場(chǎng)環(huán)境發(fā)展趨勢(shì)和未來(lái)可能變更的法律條款，判斷對(duì)方是否具有履約實(shí)力，明確其中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，制定有效的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避策略。采用分析法需要企業(yè)的合同審核人員建立單位合同管理檔案庫(kù)，由簽約部門(mén)對(duì)擬簽約合同方資質(zhì)等進(jìn)行審核、服務(wù)比價(jià)。同時(shí)，合同審核人員形成檔案庫(kù)詳細(xì)記錄，分析合同方的履約情況、信譽(yù)資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)管理狀況等方面，及時(shí)反饋到合同的執(zhí)行過(guò)程中。

四、加強(qiáng)合同管理的相關(guān)策略

1.嚴(yán)格遵守合同簽訂流程規(guī)定

企業(yè)在簽訂合同時(shí)需嚴(yán)格按照流程規(guī)定分步驟進(jìn)行，通常合同管理負(fù)責(zé)人主要來(lái)自業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、合同管理部門(mén)的工作人員。各部門(mén)在管理合同時(shí)應(yīng)考慮機(jī)構(gòu)、制度、人員這三項(xiàng)條件，并且管理和統(tǒng)計(jì)合同的部門(mén)由合同管理部門(mén)承擔(dān)，同時(shí)也負(fù)責(zé)監(jiān)督合同執(zhí)行狀態(tài)，具有履行行政管理合同的職權(quán)；財(cái)務(wù)部門(mén)主要負(fù)責(zé)監(jiān)管合同經(jīng)費(fèi)。在簽訂合同之前，這三個(gè)部門(mén)應(yīng)先調(diào)查和了解合同主體的自信度、履約能力是否可信，且遵守相關(guān)法律條文，如果合同涉及金額較大，需要管理合同的工作人員與財(cái)務(wù)部門(mén)一同參與談判環(huán)節(jié)，合同登記表由業(yè)務(wù)部門(mén)人員進(jìn)行填寫(xiě)，并填列簽訂合同的具體時(shí)間、合同相對(duì)方所處單位、項(xiàng)目名稱(chēng)、合同執(zhí)行期、前期審查情況等。并將登記表和合同文稿一起提交給業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，簽署審核建議后將其再次轉(zhuǎn)交到財(cái)務(wù)部門(mén)審核。

2.規(guī)范合同審核管理

合同審核是合同簽訂環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)，各部門(mén)都要發(fā)揮自身的職能加強(qiáng)對(duì)合同的審核力度。例如，在審核時(shí)財(cái)務(wù)部門(mén)需要結(jié)合國(guó)家有關(guān)法規(guī)條款和財(cái)務(wù)制度，在考慮風(fēng)險(xiǎn)資金、稅收籌劃的前提下，根據(jù)前期調(diào)研、談判狀況審計(jì)合同文稿，在簽署審核建議后轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。合同的終稿審核應(yīng)是在所有合同流程走完后匯集到經(jīng)辦人，經(jīng)辦人根據(jù)各部門(mén)提出的修改意見(jiàn)與合同對(duì)方進(jìn)行溝通，完善合同簽訂過(guò)程。在合同簽訂審核時(shí)，如遇到合同所涉及金額過(guò)大，合同審核人員提交的合同決議必須由公司的決策會(huì)議進(jìn)行討論、通過(guò)，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。在合同未正式生效前，經(jīng)辦部門(mén)不可擅自履行合同內(nèi)容，應(yīng)積極地配合合同審核人員做好審核管理工作，防止先履行義務(wù)再簽訂合同的情況發(fā)生，避免給公司帶來(lái)被動(dòng)的影響。同時(shí)，合同審核人員要對(duì)所有簽訂的合同進(jìn)行登記管理，整理成卷，為后續(xù)的檔案查詢(xún)提供方便，并將合同審核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題在單位內(nèi)部進(jìn)行傳閱，以避免同類(lèi)型審核問(wèn)題再次地出現(xiàn)。

3.加強(qiáng)合同后續(xù)管理

管理人員對(duì)合同登記表進(jìn)行裝訂工作，形成合同臺(tái)賬，并根據(jù)性質(zhì)對(duì)合同進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，并對(duì)合同文本的份數(shù)、附件、處置記錄、履行情況記錄、糾紛處理記載等定期進(jìn)行整理匯總，并建立檔案。正式簽訂合同后需要一式兩份或根據(jù)各單位要求的份數(shù)準(zhǔn)備，其中必須提交給綜合管理檔案部門(mén)一份。此外，也可以提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行備案，財(cái)務(wù)部門(mén)在后續(xù)付款的時(shí)候需要根據(jù)合同的內(nèi)容跟進(jìn)下審核，查看是否滿足合同支付條件。合同的執(zhí)行期間，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集合同執(zhí)行過(guò)程中的資料，包括相應(yīng)的支付憑證、變更內(nèi)容、補(bǔ)充附件等，如果涉及對(duì)合同的重大影響事項(xiàng)，應(yīng)單獨(dú)對(duì)合同的事項(xiàng)走內(nèi)部流程進(jìn)行決策，制定完善的應(yīng)對(duì)措施。通過(guò)嚴(yán)格化的合同管理工作，能夠優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部合同管理制度，與此有關(guān)的部門(mén)之間也能夠相互督促，互相銜接，這種方式在一定程度上能夠減少企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的個(gè)人不良行為或者領(lǐng)導(dǎo)者過(guò)度集權(quán)的問(wèn)題，并可降低資金風(fēng)險(xiǎn)以及經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，合同帶有一定的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)，并且在簽訂完成后受法律保護(hù)，交易雙方只有在完成合同簽訂的環(huán)節(jié)后才能進(jìn)行后續(xù)的合作。為加強(qiáng)合同簽訂的安全性，應(yīng)加強(qiáng)合同審核力度，做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判工作，并且在合同運(yùn)行期間，應(yīng)全面履行其合同規(guī)定的條款，存在爭(zhēng)議時(shí)，及時(shí)整理、收集證據(jù)，以此維護(hù)自身權(quán)益，并堅(jiān)持零訴訟，以此促進(jìn)企業(yè)有序、健康地發(fā)展。