唐曉軍

普通高中學籍檔案是學生在高中階段學習經歷、學業(yè)水平、道德品行、獎勵懲處、遵紀守法、社會關系等情況的原始材料，具有憑證和參考的重要作用，特別是在個人高考報名、學歷證明、招工提干等都需要使用，所以對學籍檔案進行科學規(guī)范管理的重要性不言而喻。隨著信息技術和辦公軟件的廣泛應用，陜西省中小學生電子學籍管理系統(tǒng)應運而生，這對學籍檔案管理工作提出了更高的要求，也促使學籍檔案管理工作必須走紙質檔案和電子檔案融合發(fā)展之路。

普通高中學籍檔案管理現(xiàn)狀問題

對學籍檔案管理認識不足

隨著信息技術的發(fā)展，檔案管理開啟了信息化模式。但普通高中的學籍檔案管理還是傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，部分學校管理者還沒有認識到學生的電子學籍檔案管理在整個學校檔案管理中的重要作用，只是簡單地認為電子學籍檔案管理就是用電腦錄的學籍信息而已，從而對電子學籍操作系統(tǒng)的重要性和使用電子學籍檔案管理軟件的必要性認識不足，也就難以發(fā)揮電子學籍檔案管理軟件和計算機操作系統(tǒng)高效的檢索、查詢等功能，最后導致高中學籍檔案管理電子化工作效果提升不明顯。

學籍檔案管理信息化程度低

在信息化未普及前，高中學籍檔案均采用紙質的形式管理。隨著信息技術的不斷發(fā)展和普及，部分學校的學籍檔案管理員逐漸發(fā)現(xiàn)了紙質檔案的不足，各級部門也對學籍檔案信息化提出了具體要求，于是便開始使用電腦來進行學籍檔案管理，這是學生學籍檔案管理的創(chuàng)新和信息化工作的雛形。但是部分高中學校并沒有發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢以提高學籍檔案工作的質量，如學校只是利用計算機等設備錄入、存儲信息，打印相關檔案。這只是信息技術很小一部分的功能，現(xiàn)代信息化技術的功能不止于存儲和打印，還有快速查閱、異地辦公、互聯(lián)網學籍轉接等作用。由此可見，學籍檔案管理信息化程度比較低，并不能滿足當前信息化的要求，也沒有跟上信息化的步伐。

學籍檔案管理電子化制度不完善

高中有針對學籍管理工作的管理制度，這些學籍管理制度時間都比較長，只適合信息化出現(xiàn)之前的紙質學籍檔案管理，與目前電子學籍檔案管理工作不匹配。因此還存在一些制度不完善的問題，如電子學籍檔案操作流程的問題、電子學籍安全的問題、學籍系統(tǒng)利用的問題等。

檔案員計算機技能有待提高

學籍檔案已經開始步入信息化管理時代，這就對學籍檔案管理人員的計算機素養(yǎng)提出了比較高的要求。學籍檔案管理人員不僅要有檔案收集、整理、歸檔等基本素養(yǎng)，還要求具備一定的計算機操作技能，要主動接受新鮮事物，主動學習前沿技術。但是由于人才儲備不足，年輕教師主要在教學一線，學籍管理人員普遍年齡偏大，信息化管理技能較低，有的教師連計算機的基本操作都不熟悉，這就造成了信息采集工作速度慢且不夠全面，后續(xù)的電子學籍檔案的管理和開發(fā)利用發(fā)揮的效果也就相對較差。

紙質檔案和電子檔案優(yōu)缺點對比

紙質檔案優(yōu)缺點分析

1.優(yōu)點

在研究紙質檔案資料本質特征的前提下，形象直觀、可讀性強、方便查看是紙質檔案資料的顯著優(yōu)點；紙質檔案資料可以充當某種數(shù)據(jù)資料，擁有可操作性，不需要嚴謹精確的頁面設計，為數(shù)據(jù)分析提供了基礎；很多紙質檔案都是第一手資料，有人文附加值，以及收藏價值。在一般的檔案整理中，紙質檔案是主要的媒介形式，紙質檔案資料的長期存在和流通意味著對前人的充分肯定，突顯了數(shù)據(jù)資料的人文附加值。隨著時間的推移，科技的進步，紙質檔案資料中所記載的信息已變?yōu)槟撤N稀有的資源。在紙質檔案資料的生成過程中，相關人員對其進行核實是非常有必要的，比如進行簽字和封存，確保檔案資料資源的真實可靠。與此同時，紙質檔案資料還具有特定的法律效力，可以充當法律依據(jù)。

2.缺點

紙質檔案資料儲存和管理存在一定的局限性。紙質檔案資料需要一定的區(qū)域空間進行儲存，而且對儲存的環(huán)境要求也較高，比如溫度濕度、防災驅蟲等。同時，在數(shù)據(jù)管理過程中，紙質資料特別容易發(fā)生毀損等問題，不利于整體的檔案整理工作的進行。此外，紙質檔案無法保存音視頻。

電子檔案優(yōu)缺點分析

1.優(yōu)點

電子檔案在數(shù)據(jù)存儲應用層面優(yōu)勢相對較多。主要表現(xiàn)為：電子檔案可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快捷存儲，有利于信息即時獲取、快速查詢及應用，傳遞和讀取步驟更為簡潔明了；不需要很大的實際空間；信息的安全系數(shù)高，可以規(guī)避人為失誤；電子檔案的數(shù)字化交互效率高，共享資源優(yōu)越性更為明顯；信息搜索效率的提高，可以實現(xiàn)個性化定制功能，及時掌控信息動態(tài)，做好數(shù)據(jù)長期有效的儲存，根據(jù)數(shù)據(jù)變化作出及時調整；還可以保存大量的音頻、視頻、圖片等資料。

2.缺點

電子檔案雖然有很多優(yōu)勢，但也有很多不盡如人意的地方，主要是在數(shù)據(jù)安全性方面。電子檔案容易產生數(shù)據(jù)泄露的風險，安全性備受質疑。電子檔案更易被修改且不露痕跡，這讓大眾對電子檔案的安全性感到擔憂，鑒別紙質檔案的原始記錄可選用“正本”來比較，而電子檔案鑒于其數(shù)據(jù)和各種載體能夠分離出來，鑒別工作顯得更加有難度，所涵蓋的跨學科行業(yè)領域多、業(yè)務知識多、難度系數(shù)大，普通檔案管理人員難以做好鑒別工作，這就增加了檔案真實性的甄別成本和鑒別電子檔案原生性的難度系數(shù)。并且電子檔案難以以獨立的形式存在，是無法直接查看的，需要借助電腦或者電子儀器才可查看到具體內容。如今的技術水平更新快，如果無法找到與生成電子檔案階段相匹配的軟硬件，會導致大量的電子檔案無法查看到，從而導致電子資料的遺失；電子檔案的各種載體不穩(wěn)定，不滿足長期保存的條件，且其安全性、穩(wěn)定性也相對比較差；電子檔案對檔案管理人員要求很高，需要一定的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技術。

普通高中推動電子學籍檔案的必要性

學校檔案管理信息化發(fā)展的需要

高中學籍檔案電子化管理對學校檔案管理信息化建設具有重要意義。當電子化學籍檔案建成并投入使用后，學籍管理人員只需要按時做好錄入工作，學校就不用再投入人力和精力進行學籍信息的搜集、整理、歸檔，減輕了管理員的工作量，同時也提高了管理效率。同時通過建設電子化學籍檔案，可以推動學校檔案管理的信息化發(fā)展，提升學校檔案管理工作的信息化水平。

保障學籍檔案安全的需要

紙質學籍檔案多為手寫或打印，在使用過程中容易出現(xiàn)磨損、丟失等現(xiàn)象，一旦丟失和損毀就難以復原。而電子化學籍檔案通過電子設備轉接、查閱、存貯，不僅在使用中方便高效，還能夠避免紙質學籍檔案出現(xiàn)的磨損、丟失現(xiàn)象，只需要記住授權的登錄賬號密碼就可隨時隨地查閱，無需擔心磨損、丟失等安全性問題。

實現(xiàn)學籍檔案“網簽”的需要

普通高中是高等教育入學和義務教育結束的“中轉站”，在普通高中學籍檔案管理中，一方面需要從義務教育階段調取高中所錄取學生的學籍信息，另一方面又需要將考入大學的學生的學籍信息轉入到錄取的高校。而在傳統(tǒng)模式下，學生的學籍檔案主要是紙質形式，需要自己到就讀的學校提取紙質學籍檔案交于錄取的學校，還會存在紙質檔案遺失、缺失、涂改等情況，如此高校審核就會比較困難。如果是電子學籍的話，學籍檔案就可以通過學籍檔案專用網絡平臺進行“網簽”，不僅可以提高學籍檔案轉接的效率，也避免了紙質檔案遺失、缺失等情況的發(fā)生。

學籍檔案管理多元化的需要

普通高中學生學籍檔案的內容十分廣泛，包括學生的學業(yè)成績、表彰懲處、黨團員發(fā)展、課外實踐活動等內容。隨著教育改革和新課程的實施，教育教學活動不斷豐富，學籍檔案的內容也五花八門，各種學籍信息不斷出現(xiàn)，需要處理的數(shù)據(jù)信息越來越多，傳統(tǒng)的紙質學籍檔案管理模式已經無法滿足當下社會、教育部門、學校、家庭對檔案多元化的需求。通過建設電子化學籍檔案能夠實現(xiàn)學生學籍信息的綜合管理和資源共享，既能夠滿足教育部門、師生、家長填報、查閱學籍檔案，還能夠使教師及時了解學生的學情，充分發(fā)揮學籍檔案的價值，為教育改革和新課程的實施提供幫助。

紙質學籍檔案和電子學籍檔案融合發(fā)展的建議

提高檔案管理人員的業(yè)務素質

從傳統(tǒng)的單一紙質檔案轉變到紙質檔案和電子檔案融合發(fā)展是目前學籍檔案管理面臨的重要挑戰(zhàn)，因此必須提升檔案管理人員的綜合業(yè)務素質。首先，要提升學籍檔案管理人員的計算機理論和實際操作技能，使其樹立終身學習理念，以適應不斷發(fā)展的信息化步伐，從而有效提升學籍檔案管理工作的信息化水平；其次，要加強對教職員工的宣傳和教育，讓全體教職員工認識到紙質學籍檔案和電子學籍檔案融合發(fā)展的必要性和重要性，鼓勵和提倡他們?yōu)閷W籍檔案管理員提供電子版信息；最后，強化電子檔案的安全意識，要充分認識到網絡安全對電子檔案的潛在威脅，按照流程操作，及時安裝相應的殺毒軟件、防火墻，同時檔案管理人員在工作中要及時發(fā)現(xiàn)和排除計算機系統(tǒng)的安全隱患。

完善必要的軟硬件設備

由于普通高中紙質檔案和電子學籍檔案融合發(fā)展的需要，所以必須完善必要的軟硬件設備。一是要配備具有相應計算機水平的學籍檔案人員來處理學籍檔案電子化工作；二是要投入一定的財力購置相應的硬件設備和軟件，如計算機、集打印和掃描以及存儲為一體的設備、檔案管理軟件等，為學籍檔案電子化工作做好后勤保障。

實現(xiàn)電子檔案的資源共享

電子檔案和紙質檔案的最終目的是提高利用率，充分發(fā)揮檔案的價值。因此，在高中學籍檔案數(shù)字化過程中可以利用互聯(lián)網技術同時建立檔案信息共享平臺，可以滿足師生及家長在信息查閱、調取等方面的需求。通過檔案資源共享平臺，師生查閱授權范圍內的學籍信息，是不受時間、空間限制的。隨著檔案數(shù)字化發(fā)展，學生可以通過網絡查閱授權范圍內的個人信息、學業(yè)成績、成長情況，教師可以查閱所帶班級的整體情況，可以根據(jù)學情制定教學計劃。這樣不僅提高了學籍檔案電子化的利用率，還能更好地服務于師生，以達到學籍電子化的目的。

健全融合發(fā)展的規(guī)章制度

實現(xiàn)普通高中電子學籍檔案和紙質學籍檔案融合發(fā)展離不開完善的規(guī)章制度。只有健全科學、規(guī)范的規(guī)章制度，明確電子學籍檔案和紙質學籍檔案融合發(fā)展的責任與要求，才能夠更好地促進二者的融合。教育行政部門應該根據(jù)實際情況對學校提出具體要求，并制定融合發(fā)展的制度，為學校提供指導依據(jù)。學校在日常管理中要落實好學籍檔案信息的紙質填寫和電子錄入工作，區(qū)別哪些工作是紙質、電子都需要的，哪些只需其中一種即可，這樣就可以實現(xiàn)電子和紙質檔案的同時保存。

加大學籍檔案信息技術開發(fā)力度

信息化技術對高中學籍檔案管理工作而言具有十分重要的作用。因此，高中學校應當積極關注信息化工作發(fā)展，針對當前信息化程度不足的問題，積極開發(fā)信息技術功能，并將這些功能應用到學籍檔案管理工作中，提高其信息化程度，進而借助新功能來提高工作質量，強化檔案管理水平。除信息儲存功能以外，高中學校還可以在學籍檔案管理工作中加入兩項工作：一是學?？梢砸胫悄芗夹g，如人臉識別、身份證識別等，該項技術具有信息識別功能，借助該功能，檔案管理系統(tǒng)可以自動完成信息錄入、信息分類、信息分析等工作，一方面能減輕管理人員的工作壓力，另一方面也保障了學籍檔案管理工作的質量。二是開發(fā)學籍檔案管理的APP軟件，APP軟件不僅使用起來十分方便，還能向學生展示自己的學籍檔案信息，為學生提供良好的學籍查詢服務；此外，教師、家長可以根據(jù)檔案信息，進一步了解學生的學習生活動態(tài)，從而引導學生更好地成長。例如，教師、家長可以通過檔案信息關注學生的最近表現(xiàn)，若發(fā)現(xiàn)其狀態(tài)不佳，學習積極性不足，則可以積極引導激發(fā)學生的自主學習意識，從而促進學生的不斷發(fā)展。

綜上所述，紙質學籍檔案和電子學籍檔案都是十分重要的，不能顧此失彼。普通高中紙質學籍檔案和電子學籍檔案的融合發(fā)展，不僅可以有效避免其各自的缺陷，還可以為充分發(fā)揮學籍檔案的價值起到良好的作用，促進學校檔案管理信息化的不斷發(fā)展。由此可見，二者的融合發(fā)展是當下普通高中學籍檔案管理的有效手段。

參考文獻

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