邢延華

（吉林廣播電視大學(xué)延邊分校，吉林 延吉 133001）

檔案信息化建設(shè)作為我國檔案管理的整體形式之一，充分展示了我國檔案管理未來的發(fā)展趨勢。尤其是在我國社會現(xiàn)代化水平不斷提高的背景下，檔案信息化建設(shè)有助于內(nèi)部檔案的長期保存，其作用和重要性已充分體現(xiàn)。從宏觀來看我國已基本實現(xiàn)檔案信息化。然而，在這個過程中仍然存在一些問題。盡管大量地區(qū)和工作部門實現(xiàn)了信息化，但信息化程度較低，還存在很多不足。為使檔案信息化架構(gòu)適應(yīng)新時代發(fā)展的需要，需要充分從檔案資源中提取信息，全面提高機(jī)構(gòu)檔案資源的利用率，深化對檔案信息化建設(shè)和新時代檔案管理新要求的認(rèn)識，是檔案館的當(dāng)務(wù)之急。

一、檔案信息化建設(shè)與檔案管理建設(shè)概述

檔案信息化建設(shè)與檔案管理是使用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信和計算機(jī)技術(shù)，精簡、整合和重組服務(wù)職能，克服傳統(tǒng)檔案在時間、空間、部門等方面的局限，轉(zhuǎn)變互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)模式，推進(jìn)檔案管理一體化。數(shù)字檔案是以信息化為支撐，加大對檔案務(wù)的監(jiān)管力度，對檔案管理的工作方式和程序進(jìn)行重組，使檔案能夠更有效地發(fā)揮作用，并為人民提供更好服務(wù)。隨著檔案信息化建設(shè)與檔案管理發(fā)展的不斷深入，在國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中的地位和作用更加凸顯，數(shù)字檔案的創(chuàng)建和運行必須制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理。

二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的現(xiàn)狀

1.管理對象的變化

在檔案信息化建設(shè)與檔案管理中，當(dāng)前對文檔生成的需求不限于傳統(tǒng)的歸檔流程，而是擴(kuò)展到當(dāng)前文檔生成系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計的功能需求。隨著體制改革的推進(jìn)和數(shù)字化檔案的建立，建立了檔案管理中心來存儲現(xiàn)有檔案，包括檔案部門與其他相關(guān)部門之間的關(guān)系。面對這些新型的檔案管理變化，檔案部門必須審視其性質(zhì)、職責(zé)、方法，以及與檔案的關(guān)系、組織的權(quán)利和責(zé)任。

2.管理實踐的變化

檔案信息化建設(shè)與檔案管理實踐的變化主要表現(xiàn)在以下方面：一是在檔案信息化建設(shè)與檔案管理下，檔案管理部門必須擴(kuò)大管理實踐，實施更加規(guī)范透明的管理和更廣泛的服務(wù)；二是由獨立工作轉(zhuǎn)向與相關(guān)部門聯(lián)合管理。在檔案信息化建設(shè)與檔案管理中，要做的數(shù)字化檔案的處理、識別、安全存儲和檔案的高效使用；三是從強(qiáng)制管理向建議式管理轉(zhuǎn)變。強(qiáng)制管理是指檔案管理部門在法律法規(guī)規(guī)定的職權(quán)范圍內(nèi)，不經(jīng)行政人同意直接進(jìn)行行政檢查等行政行為。建議式管理是指檔案部門在法律、法規(guī)規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)提供的檔案管理指導(dǎo)，并需征得行政人的同意。在檔案信息化建設(shè)與檔案管理中，檔案管理部門除了在信息公開、保密和知識產(chǎn)權(quán)等方面，還應(yīng)當(dāng)按照政府有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理。

3.管理內(nèi)容的變化

在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代背景下，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化改造是必然趨勢。傳統(tǒng)的檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，對于檔案的保存條件要求高、檔案占地面積大、檔案查詢不便等問題突出。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建大型數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)字化改造不僅可以極大的確保檔案的安全性，而且可以提高檔案的使用效率。因此，檔案的數(shù)字化改造是當(dāng)前的重要任務(wù)。但是，由于我國傳統(tǒng)檔案的檔案數(shù)量大，存儲時間長，數(shù)字化改造存在這一定的困難。而且檔案信息化建設(shè)與檔案管理的發(fā)展過程中，很多檔案仍采用傳統(tǒng)的管理方式，不同部分之間沒有完成信息化建設(shè)與溝通，管理網(wǎng)絡(luò)不健全，影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理的發(fā)展。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理面臨的問題

1.檔案信息化建設(shè)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠

在信息化背景下，公眾信息的獲取主要通過網(wǎng)絡(luò)渠道進(jìn)行，很多公眾擁有自己的電腦，可以在家中使用電腦進(jìn)行信息獲取。因此，人們主要使用檔案信息化資源，因為信息化資源更便于檢索、保存和隨身攜帶，而信息化檔案資源的使用避免了檔案的磨損或丟失。因此，在信息技術(shù)高速發(fā)展的時代背景下，紙質(zhì)檔案的信息化是必然趨勢。紙質(zhì)檔案對于保存條件要求高、占地面積大、查詢不便等問題突出。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建大型數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息化改造不僅可以極大的確保資源安全性，而且可以提高使用效率。因此，檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前的重要任務(wù)。但是，由于我國檔案資源數(shù)量大，存儲時間長，信息化改造存在這一定的困難，很多檔案管仍采用傳統(tǒng)的管理方式，管理網(wǎng)絡(luò)不健全，影響了檔案管理的發(fā)展。

2.檔案信息化建設(shè)與檔案管理平臺不健全

隨著硬件越來越先進(jìn)，軟件工具必須不斷更新，既要充分考慮到各類檔案的具體情況，又要做好保密存儲工作，使檔案管理人員能夠更好地做好存儲工作。盡管在信息化背景下，檔案管正在積極改變管理的方式，比如，通過信息化平臺搜索檔案資源以提高服務(wù)效率。但是，在檔案信息化的背景下，檔案管理平臺信息化資源沒有完全系統(tǒng)化，未按照公眾的習(xí)慣和要求制定相關(guān)規(guī)則，導(dǎo)致檔案資源與需求不兼容，難以進(jìn)行深度搜索。比如，目前，檔案的信息化資源大多為文檔格式，而公眾更需要圖像、文檔等多種格式的信息化資源滿足需求。此外，檔案信息化推送服務(wù)不完善，不登錄檔案平臺就無法查閱檔案，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。因此，盡管近年來我國檔案信息化領(lǐng)域取得了重大進(jìn)展，但仍存在一些問題。檔案管理者的安全意識不斷提高，使他們意識到檔案安全管理的重要性，更大程度地推進(jìn)信息化。

3.檔案資源不夠集中

所需的檔案很多分散在不同的業(yè)務(wù)單元和管理部門，很難有效整合同一主題的信息。檔案館作為信息資源的直接擁有者，必須處理海量信息，如何科學(xué)應(yīng)用和管理信息，如何及時查閱有價值的信息，如何進(jìn)行深度挖掘和信息處理等已成為當(dāng)今檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的重要課題。只有保存完好的檔案才能最大限度地發(fā)揮檔案的價值。

四、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的發(fā)展策略

1.加強(qiáng)檔案系統(tǒng)數(shù)字化建設(shè)

在檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案不僅非常有價值，而且管理起來也非常困難。為更好地開展后續(xù)核查和儲存工作，檔案管理部門應(yīng)將紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化。按照有關(guān)原則，完善實際工作方案，加強(qiáng)管控，優(yōu)化檔案數(shù)字化所需的檔案目錄，增加物力和人力資源，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源共享，嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定逐步完善檔案信息管理制度，并采取有效應(yīng)對措施，使創(chuàng)建、分類和歸檔信息變得更加容易。提高檔案管理部門整體檔案信息資源采集，實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)要充分明確自己的職責(zé)，明確信息技術(shù)和檔案管理的重要性。結(jié)合行業(yè)發(fā)展方向，合理配置和投入人力、物力、財力等資源，始終把檔案信息化建設(shè)放在重要位置。加強(qiáng)檔案系統(tǒng)數(shù)字化建設(shè)不僅可以有利于檔案信息維護(hù)，而且可以在一定程度上有效地加強(qiáng)檔案利用能力，從而有效地達(dá)到檔案信息管理的目的。

2.加強(qiáng)軟硬件的投資和維護(hù)

硬件是提高檔案信息化建設(shè)和管理能力的重要條件，是現(xiàn)代信息化檔案管理的必要技術(shù)支撐，應(yīng)合理增加硬件設(shè)備投資。這樣可以在一定程度上順利實現(xiàn)檔案信息共享的目的。軟件系統(tǒng)是檔案信息化工作不可或缺的保障，這就需要進(jìn)一步優(yōu)化文檔管理系統(tǒng)。首先，管理機(jī)制必須具有一定的明晰性，以保證持續(xù)改進(jìn)，建立科學(xué)的電子檔案管理制度，促進(jìn)各司局、部門之間的相互協(xié)作，提高電子檔案管理水平，以及明確特定工作的職責(zé)和目標(biāo)。其次，采取適當(dāng)對策，優(yōu)化主要設(shè)備，在財政預(yù)算中為檔案信息化劃撥資金，同時整合基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和維護(hù)成本。通過服務(wù)外包和協(xié)同開發(fā)，不斷更新使用的工具，為檔案信息化創(chuàng)造工作環(huán)境。第三，在建設(shè)過程中，檔案管理部門有義務(wù)及時更新軟硬件系統(tǒng)，做好系統(tǒng)更新維護(hù)工作，并不斷保持檔案信息化的及時性。此外，在信息化建設(shè)中，還需要從多角度出發(fā)，結(jié)合自身情況，制定檔案信息化安全防護(hù)策略，以便在信息管理系統(tǒng)實際實施的同時保證檔案資源的安全[2]。檔案信息化建設(shè)是一項長期的系統(tǒng)工程。要以先進(jìn)技術(shù)為可靠支撐，堅持與時俱進(jìn)創(chuàng)新的精神，推動檔案信息化不斷發(fā)展。

3.轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)的形式

檔案信息化建設(shè)徹底改變了檔案管理的內(nèi)容、形式和方式。同時，在服務(wù)模式、資源打造、組織管理等方面進(jìn)行全面轉(zhuǎn)型。隨著全球信息化和網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)驅(qū)動的服務(wù)轉(zhuǎn)型是檔案發(fā)展的必然趨勢，也是檔案內(nèi)部質(zhì)變的必然結(jié)果。檔案管理模式應(yīng)從以下幾個方面轉(zhuǎn)變：（1）服務(wù)對象到館向社會化轉(zhuǎn)變：充分利用檔案豐富的資源和人員為社會政策、經(jīng)濟(jì)、科技和文化活動的發(fā)展提供服務(wù)是一種責(zé)任和義務(wù)。（2）服務(wù)方式由手動向自動網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變：從實用的角度來看，傳統(tǒng)的檔案管理大多是手動完成的，從收集、編目、處理和存儲，到使用卡片目錄、索引和摘要等搜索工具展示?，F(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，如計算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)等，使得檔案服務(wù)方式發(fā)生了變化，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介人工借閱轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)為主要的深度信息處理服務(wù)，并可根據(jù)需要提供多種個性化教育服務(wù)。（3）服務(wù)模式由被動封閉變?yōu)橹鲃娱_放：檔案作為一個巨大的信息庫，在線信息化資源對公眾開放，無論時間或地區(qū)。因此，越來越多人從傳統(tǒng)的一次性借閱向綜合網(wǎng)絡(luò)借閱的轉(zhuǎn)變，決定了檔案服務(wù)體制從被動服務(wù)向主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變，形成以用戶需求驅(qū)動的主動服務(wù)理念和服務(wù)模式。

在現(xiàn)代化的大背景下，信息技術(shù)對生活的各個領(lǐng)域都產(chǎn)生了影響，在檔案信息化的創(chuàng)建和管理過程中，信息化已成為檔案事業(yè)發(fā)展的手段之一。