王艷婕，肖麗麗

(1.吉林化工學(xué)院 人事處，吉林 吉林 132022； 2.吉林電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，吉林 吉林 132022)

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展讓人們的生活習(xí)慣和工作方式產(chǎn)生了巨大的變化，也讓高校的檔案管理工作逐漸向著數(shù)字化的方向發(fā)展。但是由于技術(shù)等客觀原因的限制，現(xiàn)階段的高校人事電子檔案管理工作仍舊存在一定的不足之處，并不能夠完全取代紙質(zhì)檔案的地位，因此在未來的一段時間內(nèi)，高校人事檔案的管理工作重點應(yīng)該放紙質(zhì)檔案管理同電子檔案管理相結(jié)合方面[1]。

一、高校人事檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案優(yōu)勢與不足

(一) 高校人事檔案紙質(zhì)檔案相對電子檔案的優(yōu)勢

紙質(zhì)的檔案管理模式有著其自身的獨特優(yōu)勢，是電子檔案管理方式所不能比擬的。雖然電子檔案的出現(xiàn)對其造成了不小的沖擊，但是紙質(zhì)檔案管理方法仍舊是現(xiàn)階段人事檔案管理工作中不可缺少的一部分[2]。首先，紙質(zhì)的檔案管理模式相對成熟，在長久的人事工作中已經(jīng)形成了一套完整的體系，可以被用來借鑒的管理經(jīng)驗也十分充足。其次，紙質(zhì)檔案的保密性較好，將其密封后封鎖在檔案室中，可以保存很長的時間，相較于電子檔案，發(fā)生信息泄露的概率更低。再者，紙質(zhì)檔案的記載形式較為直觀，將信息記錄在紙面上并進(jìn)行裝訂，能夠避免信息被人為惡意篡改，也可以在一定程度上避免發(fā)生檔案信息被人為修改，造成信息不真實的情況發(fā)生。最后，紙質(zhì)的檔案管理方法不會受到來自網(wǎng)絡(luò)病毒的危害，因此在一定程度上，安全性要高于電子檔案。

(二) 高校人事檔案紙質(zhì)檔案相對電子檔案的不足

首先，紙質(zhì)檔案的保存管理需要學(xué)校建立專門的檔案保管室，會占據(jù)大量的校園空間，并且由于人事檔案所需要的保存時間較長，經(jīng)過數(shù)年甚至數(shù)十年的累積，其所需要的空間也會越來越大，不利于學(xué)校的長時間保管。其次，高校的人才流動較為頻繁，人事信息也經(jīng)常發(fā)生變動，如果使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，將很難對人事信息進(jìn)行修改[3]。再者，紙質(zhì)的人事檔案保管模式相較于電子檔案來說，查閱十分困難，無法快速地查找到相關(guān)信息，而對于一些保密級別較高的檔案來說，想要查閱就需要經(jīng)過一系列的審批流程，相較于電子檔案管理，所需要的耗費的時間成本更高[4]。

二、新時代高校人事檔案的管理工作規(guī)劃

(一) 紙質(zhì)檔案與電子檔案相輔相成

由于紙質(zhì)檔案通常都是在裝訂好后封入高校的檔案保管室中，因此在一定程度上紙質(zhì)檔案更能帶給人安全可靠的感覺，不易發(fā)生檔案篡改或偽造的現(xiàn)象，在高校教職工的眼中具有較高的可信度[5]。而電子檔案的出現(xiàn)改變了傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，讓高校中的教職工人員能夠不受時間和空間限制的查詢自己想要的信息，將紙質(zhì)檔案同電子檔案管理相結(jié)合，就能夠在保證檔案真實性、可靠性的基礎(chǔ)上，減少相關(guān)工作開展的時間，高校教師得以憑借更為便捷的方式獲取信息，優(yōu)化校后勤工作的服務(wù)質(zhì)量[6]。

(二) 紙質(zhì)檔案與電子檔案各司其職、因時制宜

紙質(zhì)檔案與電子檔案各自有其優(yōu)勢所在，人事部門要抓住這一特質(zhì)，依據(jù)實際情況進(jìn)行選擇，發(fā)揮雙方優(yōu)勢，規(guī)避不足之處。電子檔案便于查詢和修改，且儲存較為便捷，能夠?qū)崿F(xiàn)高效的檔案管理工作，具備紙質(zhì)檔案所不具有的便捷性特點。但是與此同時，由于電子檔案是依靠網(wǎng)絡(luò)作為平臺，極易遭到來自網(wǎng)絡(luò)的安全威脅，而使用紙質(zhì)檔案管理方法就能夠很好的規(guī)避這種問題的發(fā)生[7]。

(三) 以維護(hù)檔案安全為首要原則

高校人事檔案的管理應(yīng)以維護(hù)檔案安全為首要原則，建立檔案保管室與線上檔案信息庫，同步紙質(zhì)檔與電子檔案，提高高校檔案的安全系數(shù)，降低信息丟失、信息損壞等風(fēng)險發(fā)生的概率。在高校的人事檔案管理中，如果僅僅依靠紙質(zhì)管理，一旦檔案室發(fā)生水災(zāi)、火災(zāi)、潮濕、霉變等情況，會直接影響到人事檔案的完整性，造成部分檔案信息丟失。同時，紙質(zhì)檔案管理模式下，人事檔案缺少備份，上述情況一旦發(fā)生，會給高校帶來不可預(yù)估的嚴(yán)重?fù)p失。而采用紙質(zhì)檔案同電子檔案相結(jié)合的模式，將人事檔案信息在電子系統(tǒng)中進(jìn)行備份，就能夠避免信息的丟失。相對的，由于電子檔案是儲存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，因此容易遭受到電腦病毒的攻擊，造成人事檔案的丟失。此外，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在一定的不穩(wěn)定性，如果發(fā)生系統(tǒng)崩潰、癱瘓等情況，也會造成數(shù)據(jù)的丟失。

三、高校人事檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案的整合策略

(一) 依法依規(guī)，優(yōu)化設(shè)計人事檔案管理系統(tǒng)

近些年來，中共中央組織部先后下發(fā)了《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等一系列工作條例和管理辦法，明確規(guī)定了人事檔案的管理原則，人事電子檔案同紙質(zhì)檔案原則上必須保持檔案的分類、目錄、內(nèi)容一致，遵循真實、全面的原則，對人事檔案做好管理工作。因此，現(xiàn)階段高校人事檔案管理工作的重點，是完善學(xué)校的人事檔案系統(tǒng)，優(yōu)化設(shè)計出最能符合學(xué)校人力資源管理的信息系統(tǒng)。高校需要定期對人事檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，以此保證電子檔的完整性[8]。

(二) 規(guī)范收集鑒定紙質(zhì)檔案材料，逐一掃描，適當(dāng)備注

紙質(zhì)檔案在歸集之前，通常需要對檔案材料進(jìn)行鑒定、加蓋公章、本人簽字等步驟，檢查紙質(zhì)檔案的信息是否真實、完整，檔案的審批流程是否符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。在經(jīng)過一系列的檢查后，需要對檔案進(jìn)行電子掃描工作，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容以文檔或圖片的形式上傳到電子檔案系統(tǒng)中，修改文件名稱與紙質(zhì)檔案完全一致，并按照人事檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)對電子檔案進(jìn)行一一分類，建立起完整的查詢目錄，以便于后期的查閱工作[9]。

(三) 健全檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案內(nèi)控工作

隨著電子檔案的出現(xiàn)，高校應(yīng)針對現(xiàn)有人事檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，健全檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化對人事檔案的內(nèi)部管理工作，從制度層面預(yù)防檔案信息丟失。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給人們的生活帶來了許多便捷的同時，也使得信息數(shù)據(jù)的泄露情況頻發(fā)。高校的人事檔案記錄了教職工的工作年限、工作經(jīng)歷、獲獎情況、職稱情況、授課方向等一系列的重要數(shù)據(jù)，如果高校的電子檔案系統(tǒng)遭受病毒攻擊，就會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，在沒有備份或是備份信息不完整的情況下，將給高校帶來嚴(yán)重的損失。所以人事檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作需要引起高校的重視，完善人事檔案管理機(jī)制，以保證人事檔案的安全。首先，高校的紙質(zhì)檔案同電子檔案應(yīng)該保持完全一致，互為備份，無論是紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損害，抑或是電子檔案出現(xiàn)損害，都能夠從另一方找到備份；其次，高校應(yīng)該對掃描后的紙質(zhì)檔案與檔案系統(tǒng)中新添加的電子檔案進(jìn)行拷貝備份，如果主系統(tǒng)損壞，應(yīng)及時啟用備份系統(tǒng)[10]。最后，高校電子檔案的查閱及修改權(quán)限應(yīng)該嚴(yán)格管理，且每次修改時，都應(yīng)該經(jīng)過相關(guān)的審批流程，以此保證高校的電子檔案信息不會被人非法修改。

四、結(jié) 語

電子檔案在高校人事檔案中的應(yīng)用，是對高校檔案管理方式的優(yōu)化，解決了很多紙質(zhì)檔案保管過程中所存在的難題，但是現(xiàn)階段，電子檔案技術(shù)并不完善，存在一定的局限性，仍需完善和優(yōu)化。因此，高校的人事檔案管理工作應(yīng)該堅持“雙套制”的管理模式，將紙質(zhì)檔案同電子檔案相結(jié)合，讓高校的人事檔案管理工作更具有便捷性、安全性、全面性。