文/張俊杰(江蘇永聯(lián)精筑建設(shè)集團(tuán)有限公司)
在建筑施工企業(yè)管理中,財(cái)務(wù)管理為其核心內(nèi)容,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程對(duì)于當(dāng)下信息化環(huán)境的客觀要求已無法適應(yīng),同時(shí),無法滿足激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下對(duì)于信息及時(shí)性的高要求。
互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及即將到來的5G時(shí)代,對(duì)施工企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化提出了必然性的要求,同時(shí)也為施工企業(yè)信息化建設(shè)提供了必要技術(shù)支持。其基本思路即充分對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)各種管理、軟件、網(wǎng)絡(luò)等要素進(jìn)行應(yīng)用,將計(jì)算機(jī)事件驅(qū)動(dòng)概念引入。對(duì)基于業(yè)務(wù)事件驅(qū)動(dòng)的財(cái)務(wù)一體化流程進(jìn)行建立,以使企業(yè)經(jīng)營(yíng)中業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、管理三大流程的有機(jī)融合得以實(shí)現(xiàn),促使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)融合。
財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)可經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使數(shù)據(jù)從業(yè)務(wù)端口到核算端口,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化集成,對(duì)其自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)予以充分發(fā)揮,在數(shù)據(jù)生成的過程中,人為干預(yù)行為得以大幅度減少,這不僅減少了人為失誤,同時(shí)也降低了舞弊的可能性,使數(shù)據(jù)信息質(zhì)量獲得提高,同時(shí)可實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享。比如,在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生之后,中臺(tái)報(bào)賬系統(tǒng)的賬務(wù)處理需保持與相應(yīng)業(yè)務(wù)表單的匹配度,經(jīng)由掃描儀對(duì)所采集的原始憑證影像信息進(jìn)行上傳,匯總至中臺(tái)報(bào)賬系統(tǒng)。資金支付、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、審批等各個(gè)環(huán)節(jié)受到了更為嚴(yán)格的控制,因而獲得的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更為真實(shí)和可靠。
建筑企業(yè)同一般的經(jīng)營(yíng)企業(yè)有所不同,其內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理具有特殊性與復(fù)雜性特征,在流程設(shè)計(jì)中,將合規(guī)性建設(shè)融入[1]。經(jīng)由業(yè)財(cái)一體化促使內(nèi)部管理流程得以優(yōu)化,系統(tǒng)化內(nèi)部流程的科學(xué)規(guī)范性可以使各項(xiàng)業(yè)務(wù)獲得穩(wěn)定開展,同時(shí),對(duì)于各項(xiàng)業(yè)務(wù)的真實(shí)合理性,可起到有效的保障作用,控制合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)處于最低水平,促使企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)得以顯著降低,比如,財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門可協(xié)同監(jiān)督、管理控制生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程,對(duì)于項(xiàng)目的工程進(jìn)度可共同掌握,并經(jīng)由一體化的準(zhǔn)確記錄,對(duì)合同條款、付款金額進(jìn)行確認(rèn)。相互協(xié)同監(jiān)控之下,更好地控制資金支付。
一體化系統(tǒng)經(jīng)由標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程,可對(duì)經(jīng)營(yíng)中所產(chǎn)生數(shù)據(jù)進(jìn)行更為完整的歸集,收集財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理信息,并將之納入統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)。建立一體化系統(tǒng)可以使各部門的信息化管理不再是既往的信息孤島模式,財(cái)務(wù)部門對(duì)于相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以及時(shí)獲取,并且充分利用。業(yè)務(wù)部門也可及時(shí)獲取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),把控業(yè)務(wù)節(jié)奏。在確保信息質(zhì)量前提下,可以提升信息傳遞效率,避免對(duì)于數(shù)據(jù)的反復(fù)獲取和溝通失誤。通過深層次進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的挖掘與利用,并進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,可以對(duì)經(jīng)營(yíng)實(shí)質(zhì)有更為清晰的確認(rèn)。方便管理層對(duì)經(jīng)營(yíng)管理發(fā)展趨勢(shì)有更為深入的了解,進(jìn)而及時(shí)防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),并使企業(yè)管理效益水平不斷提升。
建筑業(yè)沒有固定的施工地點(diǎn),會(huì)有多個(gè)項(xiàng)目在不同地點(diǎn)同時(shí)開展的情況,使工程項(xiàng)目管理的工作量及難度均相應(yīng)增加,無法針對(duì)工程進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管。此外,建筑施工企業(yè)多采用分級(jí)核算模式,通過逐級(jí)核算,然后再層層上報(bào)。其缺陷即在短時(shí)間內(nèi)無法完成核算工作,財(cái)務(wù)信息存在失真的可能,對(duì)于企業(yè)真實(shí)的財(cái)務(wù)信息無法及時(shí)地進(jìn)行反映,使其失去效用,無法為決策者進(jìn)行決策提供可靠的依據(jù)[2]。
建筑施工企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度在當(dāng)前的階段,大部分都不夠健全和完善,主要體現(xiàn)為:其一,企業(yè)并未進(jìn)行完善的財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分工,對(duì)于財(cái)務(wù)管理工作有效開展起到了阻礙作用;其二,企業(yè)沒有專業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員,且現(xiàn)有的人員素養(yǎng)不足,對(duì)于財(cái)務(wù)管理重要性并沒有正確的認(rèn)知;其三,財(cái)務(wù)管理制度趨向于形式化,并沒有真正的落實(shí),使其實(shí)際作用難以得到有效的發(fā)揮。另外,財(cái)務(wù)人員普遍處于單純的收付款及記賬模式,并沒有意識(shí)到熟悉前端業(yè)務(wù)對(duì)于工作開展的重要性,對(duì)于財(cái)務(wù)知識(shí)不主動(dòng)學(xué)習(xí)及更新,也缺乏相應(yīng)的信息化軟件技能。
建筑施工企業(yè),其內(nèi)部的各個(gè)部門職能各有不同,如經(jīng)營(yíng)部門多負(fù)責(zé)的是項(xiàng)目招投標(biāo)與承攬,物資設(shè)備部門主要負(fù)責(zé)工程物資及設(shè)備的采購(gòu),工程部的責(zé)任是施工項(xiàng)目確權(quán)及分包成本的計(jì)量,人力部門的主要職責(zé)是人員組織及人力成本核算,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本與收益的核算等。因?yàn)樯婕暗牟块T較多,人員分布較廣,經(jīng)營(yíng)信息傳遞不及時(shí)、不順暢,項(xiàng)目收益、成本核算就會(huì)有較大誤差。究其原因,是企業(yè)業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門是相對(duì)分離的狀態(tài),財(cái)務(wù)部門多是于總部集中辦公,到工程項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的可能性較低,與業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行溝通協(xié)作時(shí)力度不足,深度不夠。僅僅是負(fù)責(zé)日常報(bào)銷、資金收支、成本核算等工作,無法真正地發(fā)揮出其對(duì)于項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)的監(jiān)督管理作用。
在建筑行業(yè)內(nèi)部,各類信息系統(tǒng)繁雜,而且因未對(duì)企業(yè)內(nèi)部完整的主數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行構(gòu)建,使彼此之間是孤立的狀態(tài),無法實(shí)現(xiàn)兼容,相應(yīng)的數(shù)據(jù)就難以共享。此外,系統(tǒng)供應(yīng)商為制約客戶,在注冊(cè)時(shí)會(huì)對(duì)其數(shù)據(jù)接口、信息源代碼進(jìn)行嚴(yán)格保密,企業(yè)在簽訂合同之初并沒有對(duì)這些信息進(jìn)行索要,因此若想推翻原有系統(tǒng),就會(huì)對(duì)其他業(yè)務(wù)部門長(zhǎng)期以來的工作習(xí)慣模式帶來影響,并讓其滋生抵制心理[3]。而且重新進(jìn)行數(shù)據(jù)平臺(tái)的搭建,對(duì)原有各類系統(tǒng)進(jìn)行流程再造,企業(yè)也面臨著成本效益評(píng)估的局限,以及企業(yè)外部各供應(yīng)商現(xiàn)行合同的制約。各業(yè)務(wù)部門均有其各自的管理系統(tǒng)軟件,財(cái)務(wù)部門不同板塊之間也有所不同,數(shù)據(jù)不能聯(lián)通和共享。
建筑施工企業(yè)在當(dāng)前存在著財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新意識(shí)不足的情況:一是對(duì)于企業(yè)來說,其將更多的資源和精力集中于先進(jìn)的技術(shù)研發(fā)、施工工藝改進(jìn)以及生產(chǎn)力提升方面,而對(duì)財(cái)務(wù)管理的信息化建設(shè)有所忽視;二是大多數(shù)公司管理者在觀念方面仍然比較傳統(tǒng),缺乏時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的敏感度,沒有意識(shí)到業(yè)財(cái)融合對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的重要性,而在科技迅速發(fā)展的當(dāng)下,管理理念能夠與時(shí)俱進(jìn),于企業(yè)發(fā)展而言是十分重要的;三是企業(yè)負(fù)責(zé)人大多為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、經(jīng)營(yíng)者出身,更為重視經(jīng)營(yíng)情況,而忽略了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理,對(duì)于建筑施工企業(yè)業(yè)財(cái)一體化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)知。
企業(yè)自管理者至實(shí)施者,均需要轉(zhuǎn)變管理理念,對(duì)于現(xiàn)在所用管理模式與現(xiàn)代建筑業(yè)發(fā)展需求已不匹配這一情況,有充分且正確的認(rèn)知,并肯定人工智能為必然的發(fā)展趨勢(shì)。在思想上要充分意識(shí)到,開展業(yè)財(cái)一體化建設(shè)可使企業(yè)收獲更為可觀的經(jīng)濟(jì)效益,以思想意識(shí)指導(dǎo)行為,全力構(gòu)建適合企業(yè)發(fā)展的業(yè)財(cái)一體化體系。同時(shí),業(yè)財(cái)一體化建設(shè)想要獲得高效有序進(jìn)行,也需要各部門之間精誠(chéng)合作、有效溝通,及時(shí)對(duì)發(fā)現(xiàn)的各種問題進(jìn)行反饋與解決。
對(duì)業(yè)財(cái)一體化建設(shè)相關(guān)制度予以構(gòu)建,可為其順利推進(jìn)奠定制度保障,使企業(yè)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)工作獲得順利開展的同時(shí),助推其業(yè)務(wù)簡(jiǎn)化,促使業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)相關(guān)工作流程的融合,提高業(yè)財(cái)一體化建設(shè)效率。首先,企業(yè)需對(duì)其原有的制度進(jìn)行梳理,對(duì)建筑施工企業(yè)的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行重新規(guī)范和統(tǒng)一建設(shè);其次,制度中應(yīng)規(guī)定,財(cái)務(wù)部門可于企業(yè)成本管理、財(cái)務(wù)組織架構(gòu)制定、工程項(xiàng)目投標(biāo)可行性論證中積極參與,落實(shí)“三重一大”重要決策;最后,構(gòu)建容錯(cuò)、糾錯(cuò)機(jī)制,鼓勵(lì)企業(yè)全體成員于業(yè)財(cái)一體化建設(shè)過程中積極主動(dòng)參與,對(duì)于相關(guān)問題,業(yè)財(cái)一體化建設(shè)小組應(yīng)分析并提出對(duì)策,及時(shí)進(jìn)行解決。
為確保業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可獲得及時(shí)、順暢的傳遞,首先,企業(yè)需對(duì)業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)傳輸節(jié)點(diǎn)進(jìn)行理順,并行以傳輸方案制訂,與業(yè)務(wù)部門就各項(xiàng)數(shù)據(jù)的提取要求進(jìn)行一一確認(rèn),制訂與企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)相適合的數(shù)據(jù)傳輸流程;其次,企業(yè)應(yīng)針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度進(jìn)行制定,依據(jù)制度內(nèi)容、內(nèi)控要求進(jìn)行業(yè)務(wù)梳理、財(cái)務(wù)資金審批流程制定。在制定中,需對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、施工項(xiàng)目管理要求等有全面的掌握,依據(jù)財(cái)務(wù)核算、管理需要設(shè)計(jì)流程,并針對(duì)與企業(yè)橫向、縱向發(fā)展相適應(yīng)的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)流程以制定[4]。
在財(cái)務(wù)信息填報(bào)與錄入標(biāo)準(zhǔn)的制定中,企業(yè)內(nèi)部各部門要做到嚴(yán)格統(tǒng)一,錄入節(jié)點(diǎn)要進(jìn)行整體把控,以使財(cái)務(wù)流程更加規(guī)范、財(cái)務(wù)信息更加準(zhǔn)確和及時(shí)。在信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一之后,企業(yè)不同會(huì)計(jì)期間的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)才具備較高的可比性,有利于決策層及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、處理問題,推廣優(yōu)勢(shì)策略。另外,信息共享程度決定著企業(yè)業(yè)財(cái)一體化建設(shè)的效果,流程規(guī)范統(tǒng)一后要跟蹤落實(shí)好各部門軟件的對(duì)接,打破業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)部門的壁壘,解決信息孤島,實(shí)現(xiàn)信息的高度集中、流轉(zhuǎn)、共享,切實(shí)提高業(yè)財(cái)融合度。從原始數(shù)據(jù)、圖像信息的輸入,到審批、執(zhí)行流程的建立,再到銀行支付、財(cái)務(wù)憑證的生成,要做到傳遞準(zhǔn)確,審批及時(shí),分工明確,監(jiān)督有效。
構(gòu)建業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)后,相關(guān)數(shù)據(jù)的推送與整合、采購(gòu)及付款、銷售及收款、資金的流入及支付、財(cái)務(wù)憑證以及各類報(bào)表的生成,全部由系統(tǒng)自動(dòng)推送完成,可使人工成本獲得極大節(jié)省,對(duì)使用系統(tǒng)的人員,也有更高的職業(yè)要求。對(duì)于財(cái)務(wù)人員而言,其工作不再是收集原始憑證與記賬,還需進(jìn)行數(shù)據(jù)整理與提取,進(jìn)行項(xiàng)目可行性研究與收益成本分析,同時(shí)還要對(duì)系統(tǒng)軟硬件進(jìn)行維護(hù)。業(yè)務(wù)部門人員需要結(jié)合財(cái)務(wù)管理要求,嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)規(guī)章制度,確保錄入信息的及時(shí)、完整、準(zhǔn)確及有效性,保障系統(tǒng)順利運(yùn)行。因此,在業(yè)財(cái)一體化信息化建設(shè)中,對(duì)于工作人員進(jìn)行全面、高強(qiáng)度培訓(xùn)為當(dāng)務(wù)之急。在未來,遴選財(cái)務(wù)人才時(shí),要傾向于信息化、業(yè)務(wù)知識(shí)兼具的復(fù)合型人才。
針對(duì)業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建后,財(cái)務(wù)人員相較之前在工作重點(diǎn)上有所轉(zhuǎn)移,其職能由原來的核算會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變,主要的精力不再僅僅局限于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)核算與匯總,更多的是在項(xiàng)目招標(biāo)期間,對(duì)項(xiàng)目可行性進(jìn)行深入研究和分析,并深入至項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng),對(duì)實(shí)際工程開展情況及階段性變化進(jìn)行了解,跟進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施情況,監(jiān)督資金使用、成本效益分析、預(yù)算執(zhí)行情況等,逐漸轉(zhuǎn)變自身角色為管理者角色[5]。鑒于此,財(cái)務(wù)人員需重視自我學(xué)習(xí)與進(jìn)步,要堅(jiān)持不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí),堅(jiān)持落實(shí)會(huì)計(jì)專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育的規(guī)定,進(jìn)行業(yè)財(cái)一體化技能的掌握,并將所學(xué)內(nèi)容于日常工作中積極運(yùn)用。
在一定意義上來說,業(yè)財(cái)一體化是促使業(yè)務(wù)人員對(duì)于簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)知識(shí)進(jìn)行掌握,源于現(xiàn)實(shí)角度出發(fā),在將一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)于系統(tǒng)中錄入,多由業(yè)務(wù)人員發(fā)起,并進(jìn)行該筆業(yè)務(wù)成本歸屬以及發(fā)票合規(guī)、合法性的辨別,這就需要業(yè)務(wù)人員要有基本的財(cái)務(wù)素養(yǎng)。
因此,在業(yè)財(cái)一體化的開發(fā)應(yīng)用中,業(yè)務(wù)部門的員工要積極地進(jìn)行響應(yīng)和配合,以滿足其業(yè)務(wù)需求;其次,要針對(duì)業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行相應(yīng)知識(shí)的培訓(xùn),以提高其綜合素養(yǎng),對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)有更多的了解;最后,要對(duì)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行充分利用,整合其工作流程與數(shù)據(jù),依據(jù)各部門需求、工作特質(zhì),通過網(wǎng)絡(luò)端口將各部門管理軟件進(jìn)行連接,共同構(gòu)建數(shù)據(jù)共享平臺(tái),順暢地進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的抽取、傳遞。
業(yè)財(cái)一體化是信息技術(shù)、管理模式的一種深度融合,在企業(yè)發(fā)展中,是重大改革、大膽嘗試,通過對(duì)信息技術(shù)的充分利用,可予以全新一體化財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理模式構(gòu)建,促使企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力打造,并助推企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。但任何的改革并不能一蹴而就的,財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化為持久性工作,需對(duì)業(yè)財(cái)一體化建設(shè)有正確認(rèn)知,并對(duì)其在企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中的意義有所重視。對(duì)于實(shí)施中的問題,需結(jié)合企業(yè)實(shí)際進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新,不斷完善企業(yè)的信息化建設(shè),并使企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力得以增強(qiáng),在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮關(guān)鍵作用。
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建筑施工企業(yè)是指從事房屋、構(gòu)筑物和設(shè)備安裝生產(chǎn)活動(dòng)的獨(dú)立生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位。一般有建筑安裝企業(yè)和自營(yíng)施工單位兩種形式。前者是行政上有獨(dú)立組織,經(jīng)濟(jì)上實(shí)行獨(dú)立核算的企業(yè)。大都稱為建筑公司、安裝公司、工程公司、工程局 (處) 等;后者是附屬于現(xiàn)有生產(chǎn)企業(yè)、事業(yè)內(nèi)部或行政單位的,為建造和修理本單位固定資產(chǎn)而自行組織的,并同時(shí)具備下述條件: (1) 對(duì)內(nèi)獨(dú)立核算;(2) 有固定組織和施工隊(duì)伍;(3) 全年施工在半年以上。
由于建筑施工企業(yè)是依據(jù)建造合同為客戶進(jìn)行工程施工的。因此,其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與工業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相比,具有顯著的特點(diǎn)。