◎蘇文雅
目前,中國(guó)建筑企業(yè)的內(nèi)部控制體系仍然存在許多缺陷,隨著企業(yè)的發(fā)展壯大和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的深化,不少建筑企業(yè)面臨決策失誤或管理不善等大問題。因此,需要對(duì)施工企業(yè)的內(nèi)部控制進(jìn)行控制,深入探討控制制度,確保建筑施工企業(yè)的管理和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
為實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo),確保資產(chǎn)的安全和完整以及會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和可靠性,由此而建立的控制體系即內(nèi)部控制。內(nèi)部控制不僅包括批準(zhǔn)和控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的高級(jí)功能,還包括會(huì)計(jì)、審計(jì)和分析各種信息材料和報(bào)告的程序和步驟,以及對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行全面規(guī)劃控制和評(píng)估的各種規(guī)章制度。綜上所述,內(nèi)部控制包括五個(gè)主要的緊密相連的要素:控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、溝通和信息共享、監(jiān)測(cè)。
面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),管理層必須詳細(xì)分析每個(gè)部門的特點(diǎn),合理安排企業(yè)的內(nèi)部控制,有效調(diào)整內(nèi)部管理系統(tǒng),排查企業(yè)存在的隱患。針對(duì)問題,定期檢查和復(fù)核,逐步完善和解決各部門間的矛盾,使各部門的工作得到合理的分工和協(xié)調(diào),解決建設(shè)中遇到的問題,這將有助于提高各部門的工作效率,加快建筑企業(yè)的發(fā)展,這就提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
建筑企業(yè)不僅要利用自身的發(fā)展機(jī)遇,還要關(guān)注運(yùn)營(yíng)過程中可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部控制制度可以收集各種信息,加快內(nèi)部系統(tǒng)的建設(shè),為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供信息。內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制可以確保組織內(nèi)部交流的信息的安全性。部分企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意識(shí)薄弱,風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制可以向企業(yè)發(fā)送預(yù)警信息,提高企業(yè)抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力。
企業(yè)往往面臨著運(yùn)營(yíng)和治理方面的挑戰(zhàn),如道德風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)主義。完善內(nèi)控制度可以規(guī)范員工的職業(yè)素養(yǎng),提高員工的專業(yè)水平,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí),讓員工主動(dòng)提高自己的專業(yè)素養(yǎng),從而培養(yǎng)更多優(yōu)秀人才,滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。
建筑企業(yè)的內(nèi)部控制制度應(yīng)充分考慮到建筑企業(yè)類型的多樣性,并以企業(yè)的現(xiàn)狀為基礎(chǔ),充分了解符合相關(guān)法律和法規(guī)的業(yè)務(wù)管理流程,并將業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制在可接受的范圍內(nèi)。在設(shè)計(jì)和施工過程中,根據(jù)企業(yè)目前的管理水平,對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)化,防止企業(yè)因內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)過于嚴(yán)格而產(chǎn)生反效果。因此,企業(yè)的短期目標(biāo)應(yīng)有所調(diào)整。根據(jù)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo),在難點(diǎn)和薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整,確保內(nèi)部控制體系得到充分發(fā)揮。
內(nèi)部管理涵蓋了企業(yè)的全部業(yè)務(wù),包括各部門活動(dòng)的所有方面。在建設(shè)過程中,在保證質(zhì)量的前提下,必須抓住企業(yè)的關(guān)鍵所在,在關(guān)鍵領(lǐng)域嚴(yán)格應(yīng)用績(jī)效審計(jì),以避免高風(fēng)險(xiǎn)的危機(jī)。同時(shí),建筑企業(yè)在管理財(cái)務(wù)和采購(gòu)材料方面面臨重大問題。因此,在完善內(nèi)部管理制度時(shí),應(yīng)重點(diǎn)細(xì)化這部分的要求和標(biāo)準(zhǔn)。
在管理和執(zhí)行建筑企業(yè)的各種活動(dòng)中,各部門的工作人員必須在各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行協(xié)調(diào)和密切合作,以盡量減少內(nèi)部沖突和資源消耗,避免建筑活動(dòng)的中斷。并有助于確保企業(yè)管理活動(dòng)的效率。監(jiān)督內(nèi)部控制的部門應(yīng)獨(dú)立履行其職責(zé),管理層不應(yīng)對(duì)以下內(nèi)部控制行使權(quán)力,以確保內(nèi)部控制的公平、充分。
建筑企業(yè)具有獨(dú)特的行業(yè)特點(diǎn):建設(shè)項(xiàng)目分散、不重復(fù)、周期較長(zhǎng),增加了整體工作的難度。同時(shí),大型施工企業(yè)更注重現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)效果和安全水平,往往忽略了運(yùn)營(yíng)管理??傮w來說,問題是內(nèi)部控制沒有被企業(yè)完全了解,企業(yè)沒有真正做到一點(diǎn),即充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制可以為企業(yè)提供建設(shè)性的工作,為企業(yè)帶來足夠的經(jīng)濟(jì)效益,而且管理也更為廣泛。在發(fā)展初期,內(nèi)部治理環(huán)境不完善,沒有良好的企業(yè)治理模式。而且在開發(fā)人力資源方面極晚。近年來,由于競(jìng)爭(zhēng)異常激烈,建筑企業(yè)被迫加強(qiáng)內(nèi)部管理,科學(xué)優(yōu)化企業(yè)治理結(jié)構(gòu),包括股東大會(huì)、監(jiān)事會(huì)、管理委員會(huì)等一般企業(yè)治理結(jié)構(gòu),但是結(jié)構(gòu)還不成熟,大部分內(nèi)部職能沒有得到有效利用,這導(dǎo)致了企業(yè)治理結(jié)構(gòu)大多是表面的。其次,項(xiàng)目部是施工企業(yè)的主要管理單位,但現(xiàn)有的人力資源部門實(shí)際上并沒有部署在項(xiàng)目層面,大部分的人才仍然停留在高級(jí)管理層,存在項(xiàng)目人力資源部跟不上企業(yè)發(fā)展需要的情況。
現(xiàn)有的建筑企業(yè)在發(fā)展過程中,大多數(shù)沒有一個(gè)完善的內(nèi)部審計(jì)管理部門,企業(yè)的內(nèi)部控制是由具體部門決定的。不同的部門有不同的業(yè)務(wù)職能,從不同的角度看問題,無法做到部門之間的和諧溝通,容易導(dǎo)致建筑企業(yè)內(nèi)控體系的矛盾,也意味著難以做到管理真正發(fā)揮內(nèi)部控制的高效價(jià)值。施工企業(yè)的內(nèi)部控制需要貫穿施工企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié),完善內(nèi)部控制體系需要建筑企業(yè)全體員工的共同努力和各部門之間的合作。建筑企業(yè)有效的內(nèi)部控制制度必須從企業(yè)的整體角度進(jìn)行設(shè)計(jì),科學(xué)的內(nèi)部控制體系是有效解決內(nèi)部管理問題的唯一途徑。
建筑企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制并不完善,企業(yè)對(duì)市場(chǎng)沒有深入了解??梢哉f,一些建筑企業(yè)為了履行合同規(guī)定,在沒有完全了解市場(chǎng)形式的情況下,同意了業(yè)主提出的所有問題。如果因?yàn)轱L(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不到位而盲目中標(biāo),那么企業(yè)自身內(nèi)部控制體系不完善所帶來的各種風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)被嚴(yán)重忽視。項(xiàng)目投產(chǎn)后,應(yīng)該對(duì)合同工程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析,滿足評(píng)估條件預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)才能真正參與到招標(biāo)活動(dòng)中。
在正常情況下,建筑業(yè)信息化管理水平不高,溝通受限較大。最大的后果將是信息的影響,信息技術(shù)質(zhì)量的提高不能滿足管理需要,這對(duì)企業(yè)的發(fā)展是不利的。建筑企業(yè)的特點(diǎn)是臨時(shí)和分散的情況。溝通不暢和信息不暢的問題在建筑企業(yè)中很常見。同時(shí),大多數(shù)建筑企業(yè)的內(nèi)部管理信息系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行,內(nèi)部系統(tǒng)之間沒有相互整合,導(dǎo)致計(jì)算機(jī)化的好處大大降低。此外,大多數(shù)建筑企業(yè)的管理規(guī)模還比較大,現(xiàn)代高科技科技應(yīng)用于精細(xì)化管理的發(fā)展理念滯后,而且在資金上的投入不足。
在建筑企業(yè)中,大多實(shí)行的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制,核算機(jī)制難以與之相匹配,部分項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)力相對(duì)較大,對(duì)核算工作干預(yù)過多,因?yàn)樵靸r(jià)不合理等此類現(xiàn)象導(dǎo)致建筑企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管缺失。
目前,相當(dāng)一部分企業(yè)沒有建立內(nèi)部監(jiān)測(cè)體系,已建立的企業(yè)未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用,內(nèi)部監(jiān)測(cè)工作也沒有得到應(yīng)有的重視和支持。此外,內(nèi)部會(huì)計(jì)控制監(jiān)控體系不完善,職能部門、不同部門之間缺乏必要的協(xié)調(diào)和監(jiān)督,導(dǎo)致了會(huì)計(jì)信息的快速傳遞和交流,這不僅影響了工作的正常完成,而且對(duì)內(nèi)部審計(jì)也極為不利。
建筑企業(yè)需要從根本上提高企業(yè)內(nèi)部員工的內(nèi)控意識(shí),將內(nèi)控管理的理念真正落實(shí)到每一個(gè)員工的心中,建立有效的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu),并據(jù)此優(yōu)化內(nèi)部控制體系,企業(yè)現(xiàn)有架構(gòu)不僅包括運(yùn)行監(jiān)控機(jī)制和評(píng)價(jià)評(píng)價(jià)機(jī)制,還包括內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)的建立。建立一個(gè)強(qiáng)有力的企業(yè)治理結(jié)構(gòu),可以保證企業(yè)內(nèi)部管理的高效運(yùn)作。作為建筑企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門,應(yīng)負(fù)責(zé)其內(nèi)部調(diào)查和監(jiān)督。企業(yè)內(nèi)部管理制度的制定需要企業(yè)不同部門的員工參與,為確定企業(yè)內(nèi)部控制的細(xì)節(jié)提供參考。并充分考慮到所有風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),要認(rèn)真改善施工企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境?,F(xiàn)代建筑企業(yè)巨頭之間的競(jìng)爭(zhēng),歸根結(jié)底是人才的競(jìng)爭(zhēng)。建筑企業(yè)要做好人力資源管理,努力全面提升內(nèi)部人員素質(zhì),建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境,關(guān)鍵是要實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制。施工企業(yè)在提高內(nèi)部管理人員素質(zhì)時(shí),應(yīng)訴諸新的現(xiàn)代理念,尤其是中高層管理人員要切實(shí)履行職責(zé),充分認(rèn)識(shí)本企業(yè)存在的問題,做出正確的戰(zhàn)略決策,確保企業(yè)內(nèi)部控制運(yùn)行平穩(wěn)。此外,建筑企業(yè)也需要改進(jìn)其績(jī)效評(píng)估機(jī)制,以便有效地激勵(lì)員工,實(shí)現(xiàn)優(yōu)勝劣汰。此外,要加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì),做好項(xiàng)目完成后的監(jiān)測(cè)工作,將內(nèi)部審計(jì)深入到施工企業(yè)內(nèi)部管理中,實(shí)現(xiàn)施工企業(yè)管理效益的最大化。建筑企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)活動(dòng)必須始終保持公正客觀的態(tài)度,有效評(píng)價(jià)各項(xiàng)內(nèi)部控制的執(zhí)行情況,確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和安全性,還須提出可行的解決方案和改進(jìn)建議,以解決內(nèi)部控制審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的弱點(diǎn)。
建筑企業(yè)在制定內(nèi)部控制制度時(shí),應(yīng)從企業(yè)自身發(fā)展出發(fā),制定內(nèi)部控制計(jì)劃,實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo),才能真正實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制制度的增值。首先,在設(shè)計(jì)內(nèi)控體系時(shí)必須充分對(duì)建筑企業(yè)的成本和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行核算,提高內(nèi)部控制??梢詮?qiáng)調(diào)內(nèi)部控制的重點(diǎn)。建筑施工企業(yè)的任何人或部門都不能單獨(dú)作出決定,也不能隨意改變企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策。企業(yè)的日常事務(wù)必須按照企業(yè)的日常流程來進(jìn)行,不同層次的企業(yè),任務(wù)職責(zé)不同,職責(zé)是可以落實(shí)的,只有按照業(yè)務(wù)流程,才能提高運(yùn)營(yíng)效率。此外,應(yīng)準(zhǔn)確記錄關(guān)鍵的內(nèi)部控制檢查點(diǎn)。建立關(guān)鍵控制點(diǎn)的目的是為了確定薄弱環(huán)節(jié),預(yù)防和預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部控制側(cè)重于防范風(fēng)險(xiǎn),防止徇私舞弊和違法行為的發(fā)生。例如,如果一個(gè)企業(yè)實(shí)施了內(nèi)部控制,它必須實(shí)施職責(zé)的分離控制等等。此外,應(yīng)建立一個(gè)預(yù)警機(jī)制,對(duì)所有類型的緊急情況作出快速反應(yīng)。值得注意的是,有必要制定明確的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警標(biāo)準(zhǔn),以迅速應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的一些比較重大的風(fēng)險(xiǎn)和緊急情況。制定應(yīng)急計(jì)劃,明確不同工作人員的責(zé)任,妥善處理各類內(nèi)控問題,建筑企業(yè)的未來發(fā)展與之相伴。建筑企業(yè)不僅要有健全的內(nèi)部財(cái)務(wù)控制體系,更要有高素質(zhì)的會(huì)計(jì)人才。內(nèi)部財(cái)務(wù)控制包括建筑企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等諸多方面,它涵蓋了建筑企業(yè)經(jīng)營(yíng)的全過程,不僅包括財(cái)務(wù)人員的配置,還包括不同崗位的職責(zé)分工,也是保障安全所必需的。企業(yè)資產(chǎn)的內(nèi)部財(cái)務(wù)控制是內(nèi)部控制的一個(gè)重要部分。金融系統(tǒng)的內(nèi)部控制大致可分為預(yù)防活動(dòng)、檢查和重復(fù)驗(yàn)證。通過科學(xué)的授權(quán)和分工,既可以劃清安全線,也可用于監(jiān)督。此外,必須對(duì)所有重要的經(jīng)濟(jì)和會(huì)計(jì)交易進(jìn)行反復(fù)檢查,以發(fā)現(xiàn)容易被忽視的問題,做好各項(xiàng)問題的整改工作。
建筑企業(yè)應(yīng)根據(jù)其風(fēng)險(xiǎn)偏好和風(fēng)險(xiǎn)容忍度制定有意義的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策,并將各種控制和風(fēng)險(xiǎn)防范措施納入其內(nèi)部控制系統(tǒng)。提高所有參與風(fēng)險(xiǎn)控制人員的意識(shí),并成立預(yù)警和預(yù)防小組,可以任命小組長(zhǎng),并以業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部為行政管理部門,進(jìn)行額外的內(nèi)部控制。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)控制方法可用于進(jìn)行徹底的預(yù)防,建立一個(gè)基于科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)控制體系。建筑企業(yè)的特點(diǎn)是流動(dòng)性和臨時(shí)性,這就要求施工企業(yè)培養(yǎng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),通過風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、預(yù)警和評(píng)估措施,優(yōu)化企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng),預(yù)防和控制企業(yè)的所有風(fēng)險(xiǎn),避免在施工前和施工后過程中出現(xiàn)不必要的風(fēng)險(xiǎn)。除了在建設(shè)和生產(chǎn)管理層面的風(fēng)險(xiǎn)防范,還應(yīng)在項(xiàng)目管理層面進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范。項(xiàng)目管理是預(yù)算管理和項(xiàng)目控制的起點(diǎn),所以項(xiàng)目管理必須在組織項(xiàng)目建設(shè)之前對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體規(guī)劃。還需要建立一個(gè)集中的材料采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng),建筑企業(yè)應(yīng)遵循該材料采購(gòu)系統(tǒng),理性采購(gòu)各類設(shè)備、材料,以使供應(yīng)成本保持在最合理的范圍內(nèi),避免出現(xiàn)問題,例如昂貴的價(jià)格購(gòu)買劣質(zhì)材料。改進(jìn)資金管理,確保安全和有效地使用和收回資金,充分發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部資金池功能,通過內(nèi)部管理方式發(fā)揮資金的重要作用。作為供應(yīng)商管理的一部分,建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)合格供應(yīng)商和列入黑名單的供應(yīng)商進(jìn)行管理,以促進(jìn)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的持續(xù)提升。
建筑施工企業(yè)的內(nèi)部控制和管理本身就是一項(xiàng)非常復(fù)雜和麻煩的工作,管理難點(diǎn)范圍非常廣泛。管理層的地域分布也比較廣,資本鏈較長(zhǎng)。如果沒有有機(jī)整合,就會(huì)增加管理的復(fù)雜性,不能有效地提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)績(jī)效。因此,建筑企業(yè)應(yīng)不斷地完善信息體系,注重信息系統(tǒng)的創(chuàng)新與研發(fā),加快信息化建設(shè)的步伐,對(duì)企業(yè)的信息進(jìn)行有效監(jiān)控,提高信息傳遞水平。企業(yè)部門之間的效率和質(zhì)量的提升促進(jìn)了建筑企業(yè)內(nèi)部控制措施的有效實(shí)施。
為建筑項(xiàng)目部分配財(cái)務(wù)人員,監(jiān)督項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)和其他活動(dòng)。一是項(xiàng)目部商務(wù)人員必須獨(dú)立于其他部門工作;二是項(xiàng)目部商務(wù)人員必須同時(shí)對(duì)企業(yè)和項(xiàng)目部負(fù)責(zé),既維護(hù)企業(yè)利益,又要監(jiān)督財(cái)務(wù)項(xiàng)目部事務(wù);三要明確項(xiàng)目部財(cái)務(wù)人員的報(bào)告義務(wù)和一般事項(xiàng)的定期報(bào)告,重要事項(xiàng)需要及時(shí)通知。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)資金使用的監(jiān)督和控制,可以實(shí)行資金使用的共同簽名制度。這不僅可以提高金融信息的安全性,還可以起到金融監(jiān)管的作用。
作為建筑施工企業(yè),我們應(yīng)該高度重視人才的使用。如今,企業(yè)的人力資源管理往往集中在人才招聘、績(jī)效考核、評(píng)估、員工薪酬、合同管理、培訓(xùn)等方面,而忽視員工自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn),導(dǎo)致人力資源培訓(xùn)缺乏針對(duì)性。因此,做好內(nèi)部控制工作的主要任務(wù)是提高建筑企業(yè)管理人員的素質(zhì)。
總體而言,面對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的各種風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn),建筑企業(yè)應(yīng)保持樂觀態(tài)度,力求完善建筑企業(yè)的內(nèi)部治理機(jī)制。內(nèi)部控制制度是現(xiàn)代建筑企業(yè)運(yùn)營(yíng)和管理的一個(gè)組成部分,足以幫助建筑企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中為自己開辟出一片天地,茁壯成長(zhǎng)。為此,建筑企業(yè)必須建立一個(gè)健全的內(nèi)部控制系統(tǒng),確保建筑企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn),使企業(yè)能夠持續(xù)持續(xù)健康地經(jīng)營(yíng),最終取得良好的經(jīng)濟(jì)效益。