顏 叢

( 福建工程學(xué)院 檔案館， 福建 福州 350118 )

2020 年6 月20 日， 第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議修訂了 《中華人民共和國檔案法》 (以下稱“新《檔案法》”)[1]。新 《檔案法》 的出臺為新時代檔案工作發(fā)展提供了新保障， 也提出了新要求。 新 《檔案法》出臺后， 國內(nèi)對檔案職業(yè)能力發(fā)展的探討也有不少， 如周秋萍探討了檔案法修訂的新指向和檔案職業(yè)能力的發(fā)展方向[2]； 梁蘭英結(jié)合新 《檔案法》 的修訂分析如何適應(yīng)檔案工作的管理、 安全、 開放等基本職能[3]。 也有探討高校檔案未來工作發(fā)展的文獻， 如甄子瑩等結(jié)合新 《檔案法》 對高校檔案工作發(fā)展做出整體性思考[4]。但現(xiàn)有文獻結(jié)合新 《檔案法》 對高校檔案工作職業(yè)危機與檔案工作者能力提升的研究還比較少， 筆者擬結(jié)合 《檔案法》 新修訂的部分內(nèi)容，探討高校檔案工作者在新的發(fā)展時期的職業(yè)能力提升問題。

一、 新 《檔案法》 背景下高校檔案工作職業(yè)危機

高校檔案工作在全國檔案工作中占比不小，然而卻因未能得到高校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視等原因，近些年來檔案工作在高校工作中日益 “邊緣化”， 尤其是在新 《檔案法》 出臺后， 高校檔案職業(yè)危機暴露得更為明顯。

1. 職業(yè)與專業(yè)分離危機

從職業(yè)特性上分析， 檔案工作平淡枯燥， 工作內(nèi)容被動性強、 周期性長、 挑戰(zhàn)性小、 存在的不確定性因素少， 因此， 長期以來， 高校檔案館人員流動性較小。 新 《檔案法》 第十一條提及檔案工作人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識與技能。 這里的 “專業(yè)知識與技能” 是指檔案人員的專業(yè)性素質(zhì)， 可理解為在學(xué)期間專門學(xué)習(xí)檔案相關(guān)專業(yè)或擁有1 年以上檔案相關(guān)工作經(jīng)驗的人員， 也就意味著就職于檔案部門的人員入職前必須具備檔案專業(yè)性知識與技能。 然而， 事實上， 不少高校在檔案館選人用人上較少從專業(yè)化角度進行崗位競聘， 相當(dāng)一部分檔案館新進人員學(xué)的并非檔案相關(guān)專業(yè)， 甚至進館之前從未接受過檔案專業(yè)方面的培訓(xùn)。 職業(yè)性與專業(yè)性的分離往往令高校檔案工作面臨職業(yè)危機: 專業(yè)性的降低使得高校檔案工作難以全面有效地開展， 間接導(dǎo)致高校檔案工作在高校大環(huán)境中被逐漸 “邊緣化”； 高校檔案工作越來越得不到重視， 檔案工作者權(quán)益得不到切實保障， 影響其工作和學(xué)習(xí)的積極性， 形成 “惡性循環(huán)”。

2. 檔案信息化能力危機

新 《檔案法》 的第五章整章為新增的檔案信息化建設(shè)內(nèi)容。 這方面又是眾多普通高校的軟肋。 一個重要原因是高校檔案系統(tǒng)的工作者多數(shù)年齡偏大， 很少接受信息化技能培訓(xùn)， 信息化能力較弱， 使得高校檔案信息管理模式相對單一、陳舊。 在大數(shù)據(jù)時代、 檔案信息化的今天， 高校老一輩檔案工作者相對缺乏對檔案數(shù)字化和信息化格局的把控能力， 這種把控能力不僅僅指對檔案軟件的應(yīng)用、 電子檔案的整理和收集等具體可操作性的辦公能力， 還包含了對檔案數(shù)字化工作理念的認(rèn)同感和對檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新性思考。 如果高校檔案隊伍長期缺乏信息化能力高的人才， 將影響高校檔案信息化建設(shè)工作的開展，不利于高校檔案工作的長遠發(fā)展。

3. 檔案開發(fā)利用危機

檔案是歷史文件、 資料的原始記錄載體， 它繼承了文件的記錄性， 同時也再現(xiàn)了歷史的真實面貌。 而今， 高校檔案工作者在保護 “歷史”和服務(wù) “現(xiàn)在” 的同時， 還應(yīng)該思考和尋求進步的目標(biāo)——檔案的 “未來”， 亦即 “檔案開發(fā)”。 檔案開發(fā)在高校檔案工作中十分重要， 卻又是現(xiàn)階段檔案工作中最容易被忽視且操作難度較大的一點。 新 《檔案法》 第四章第二十七條規(guī)定: “縣級以上各級檔案館的檔案， 應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿二十五年向社會開放。 經(jīng)濟、 教育、科技、 文化等類檔案， 可以少于二十五年向社會開放。”[1]也就是在一般情況下， 縣級以上各級檔案館檔案的開放時間比原 《檔案法》 中提出的 “三十年” 提前了五年。 值得注意的還有，新 《檔案法》 中提到國家鼓勵和支持其他檔案館向社會開放檔案， 檔案館還可以通過網(wǎng)絡(luò)形式定期公布開放目錄[1]。 這些內(nèi)容從法律層面為高校檔案的開發(fā)利用提供了保障性的支持。 然而， 近年來除了一些高校檔案館在開發(fā)利用檔案進行校史研究上有較大建樹外， 高校檔案在其他方面的開發(fā)利用成效有限， 這與高校檔案工作者的檔案開發(fā)利用能力不足有很大關(guān)系。

二、 新 《檔案法》 背景下高校檔案工作者應(yīng)對職業(yè)危機的策略

高校對檔案工作人員的選用上應(yīng) “擇專選錄”， 并加強檔案工作人員職業(yè)能力的培養(yǎng)。 按照 《檔案法》 新修訂的章節(jié)和條款， 在新檔案時代的新發(fā)展、 新格局、 新挑戰(zhàn)中， 高校檔案工作者應(yīng)從以下3 個方面提升職業(yè)能力， 以不斷拓展和開發(fā)自身潛能， 促進高校檔案工作往良好的方向發(fā)展。

1. 提升檔案信息化能力

在互聯(lián)網(wǎng)時代， 應(yīng)加強對電子檔案的規(guī)范和重視， 結(jié)合數(shù)字化技術(shù)， 讓紙質(zhì)檔案通過另一種方式傳承、 保留下來。 新 《檔案法》 新增的檔案信息化建設(shè)內(nèi)容[1]， 是根據(jù)近年社會發(fā)展與檔案信息化發(fā)展的趨勢， 經(jīng)充分考慮、 密切研究討論制定的， 不僅強調(diào)需積極推動電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)， 還強調(diào)要加強檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)， 推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、 跨部門共享利用。

一是提升檔案信息化管理操作技能。 新《檔案法》 第五章第三十六條中強調(diào)， 要推進電子檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、 業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相銜接[1]。 將高校檔案系統(tǒng)與OA 辦公系統(tǒng)、 教學(xué)系統(tǒng)、 財務(wù)系統(tǒng)、 資產(chǎn)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)， 做好高校檔案資源聯(lián)網(wǎng)共享的系統(tǒng)建設(shè)和平臺維護， 是高校檔案數(shù)字化建設(shè)進程中重要的一環(huán)。 高校檔案工作者需在日常工作和培訓(xùn)中提高應(yīng)用檔案管理軟件的能力， 規(guī)范電子檔案建檔程序和系統(tǒng)管理， 了解OA 系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的操作方式， 積極與高校機房總控連結(jié)， 提升檔案信息化管理操作技能， 從知識技術(shù)層面提升高校檔案的權(quán)威性和公信力。

二是轉(zhuǎn)變工作思維方式， 適應(yīng)檔案信息化的要求。 新 《檔案法》 出臺后， 檔案信息化有了相應(yīng)的法律保障。 高校檔案工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變工作思維方式， 適應(yīng)高校電子檔案增多、 檔案數(shù)字化進程加快等變化。 一方面是檔案服務(wù)手段的改變，檔案利用和審批程序由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化向電子化發(fā)展， 查檔和審批手續(xù)的逐漸簡化提高了檔案服務(wù)的便利性和高效性； 另一方面是檔案安全意識的改變， 檔案工作者要主動提高對電子檔案規(guī)范和安全措施的重視， 明確電子檔案內(nèi)容的開放時限和開放范圍， 加快轉(zhuǎn)變工作思維方式， 從職業(yè)素質(zhì)層面提升高校檔案的信息化程度。

2. 提升檔案開發(fā)利用能力

高校檔案工作者要改變 “邊緣化” 的現(xiàn)狀，亟需找到發(fā)展的突破口。 立足于高校自身發(fā)展的視角， 高校檔案工作者在檔案開發(fā)和利用上應(yīng)著眼于高校得天獨厚的環(huán)境因素， 將檔案開發(fā)利用與科研、 宣傳、 人才培養(yǎng)等工作相結(jié)合， 全面提升高校整體規(guī)劃和高校檔案區(qū)域發(fā)展的能力。

一是提高檔案科研能力， 助力高校發(fā)展。 新《檔案法》 第一章第六條中強調(diào)， 國家對檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新予以鼓勵和支持， 積極推動科技成果在檔案工作各個方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用； 第四章第三十三條中也提出， 檔案館應(yīng)當(dāng)配備研究人員， 研究整理檔案， 系統(tǒng)性編輯出版檔案材料并在一定范圍內(nèi)發(fā)行[1]。 新 《檔案法》 從法律層面鼓勵高校檔案工作者提高自身科研能力， 并將檔案方面的研究成果整合成檔案類出版物發(fā)行。高校檔案工作者的研究方向可與校史編撰研究、黨建工作、 二級學(xué)院檔案室管理等相關(guān)內(nèi)容進行全方位結(jié)合， 深入挖掘高校檔案可持續(xù)性發(fā)展的潛力。 從檔案工作者的角度出發(fā)， 檔案科研成果是對檔案工作的進一步思考和創(chuàng)新， 不僅有利于高校檔案館未來的發(fā)展， 也是檔案工作者在專業(yè)技術(shù)崗位上晉升的必要條件， 是對自身檔案綜合素質(zhì)和專業(yè)技能的充分展現(xiàn)。 從高校發(fā)展的角度來看， 檔案的內(nèi)容也是評價其他科研工作的依據(jù)， 通過帶動校企合作、 校政合作、 資產(chǎn)招投標(biāo)和大學(xué)生創(chuàng)業(yè)孵化等應(yīng)用型研究和項目， 實現(xiàn)高校經(jīng)濟效益和發(fā)展?jié)撃艿奶嵘?/p>

二是提高檔案開發(fā)能力， 發(fā)揮高校檔案價值。 新 《檔案法》 第四章第三十四條中提到國家鼓勵檔案館開發(fā)和利用館藏檔案， 通過專題展覽等多種活動形式， 發(fā)揚傳承中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化[1]。 為充分開發(fā)和利用高校檔案的價值， 檔案工作者還應(yīng)積極增強組織宣傳、 布展、 多媒體軟件應(yīng)用操作等業(yè)務(wù)能力外的綜合能力。 一方面， 高校檔案的展覽可借鑒地區(qū)各級綜合檔案館的展覽形式， 將珍貴的高校歷史檔案進行專題分類， 按照時間、 類型、 人物等分類形式展出； 也可結(jié)合如黨史學(xué)習(xí)、 校慶等熱門話題， 聯(lián)合校史館等部門， 收集大量文獻資料后再聯(lián)合布展； 還可以在高校檔案館網(wǎng)站上制作虛擬展廳， 為校友和社會人士的參觀閱覽提供便利。 另一方面， 高校檔案工作者可以定期舉辦小型公益講座， 將開放的高校檔案資源與本校內(nèi)其他部門或周邊高校檔案館交流、 整合， 積極建成線上線下資源共享平臺[5]。 面對高校檔案職業(yè)發(fā)展的需要， 檔案工作者應(yīng)多渠道、 多方式地展現(xiàn)高校檔案的價值。

3. 提升檔案監(jiān)管能力

新 《檔案法》 第六章監(jiān)督檢查的內(nèi)容是新增的[1]。 為保障實體檔案和電子檔案的安全，高校檔案工作者應(yīng)在認(rèn)真學(xué)習(xí)新 《檔案法》 的基礎(chǔ)上制定或修訂符合高校檔案館自身情況的監(jiān)管制度。 建立健全高校檔案館安全管理機制， 提高檔案工作者危機應(yīng)急處置能力， 加強檔案庫房風(fēng)險管控， 明確監(jiān)督檢查和管理工作應(yīng)緊密結(jié)合， 以 “預(yù)防為主、 防管結(jié)合” 的監(jiān)管方針強化高校檔案工作者的監(jiān)管能力。

一是夯實實體檔案的監(jiān)管能力。 對于高校檔案工作者來說， 實體檔案管理的條件和環(huán)境不同于地區(qū)綜合檔案館， 因此， 制定適合高校自身情況的實體檔案安全管理制度尤為重要。 高校檔案館負責(zé)人在符合國家檔案法律法規(guī)的前提下， 綜合高校資金、 庫房選址等內(nèi)部環(huán)境因素， 對保障檔案庫房安全的設(shè)施、 設(shè)備進行適配， 定期全方位檢查實體檔案保存情況和庫房的溫度、 濕度、報警系統(tǒng)、 消防系統(tǒng)等， 進行必要的維護和調(diào)整； 考慮到檔案工作存在一定的保密特性， 對身邊的檔案工作者要及時溯源， 互相交流動向； 高校檔案工作者還需定期組織移交檔案部門負責(zé)檔案工作的相關(guān)人員參加培訓(xùn)， 指導(dǎo)他們做好檔案工作， 而移交檔案的部門要重視和監(jiān)測存放檔案的環(huán)境和人為因素， 實時動態(tài)監(jiān)察移交檔案時的具體情況。 在實體檔案開放和利用的監(jiān)管上， 高校檔案工作者要明確館藏檔案開放的范圍和內(nèi)容， 在實際操作中強化對紙質(zhì)檔案 “保護為主，合理利用” 的理念， 將具體監(jiān)管分為兩個方面。其一， 針對高校開放性實體檔案， 應(yīng)在利用前審查使用者信息， 使用后做好利用登記。 對于紙質(zhì)檔案展出或其他公益性開放利用活動， 應(yīng)提前上報上級檔案機構(gòu)或上級檔案負責(zé)人， 如檔案部門領(lǐng)導(dǎo)和分管校領(lǐng)導(dǎo)； 活動中應(yīng)在場館內(nèi)配備監(jiān)控設(shè)備， 活動后要及時清點檔案數(shù)目并檢查紙質(zhì)檔案使用情況等。 針對高校未開放的實體檔案， 依照新 《檔案法》 第四章第二十九條規(guī)定， 根據(jù)經(jīng)濟建設(shè)、 國防建設(shè)、 教學(xué)科研和其他工作的需要， 允許按國家相關(guān)規(guī)定利用檔案館未開放檔案； 新 《檔案法》 第三十三條也強調(diào)， 檔案館應(yīng)根據(jù)自身條件， 為國家機關(guān)制定法律、 法規(guī)、政策和開展有關(guān)問題研究提供支持和便利[1]。除檔案利用的規(guī)定性審批手續(xù)外， 高校檔案工作者還應(yīng)將使用者意圖和紙質(zhì)檔案存放情況納入考量， 視具體情況決定可否予以利用。 其二， 針對紙質(zhì)保密檔案的利用， 要嚴(yán)格遵循 《中華人民共和國保守國家秘密法》[6]的規(guī)定， 未經(jīng)原定密機關(guān)、 單位或者其上級機關(guān)批準(zhǔn)， 不得復(fù)制和摘抄； 收發(fā)、 傳遞和攜帶外出， 應(yīng)當(dāng)由指定檔案工作人員負責(zé)， 并采取必要的安全措施， 如存放于保密庫房或保密柜等。

二是強化電子檔案的監(jiān)管能力。 伴隨檔案信息化建設(shè)的深入， 高校檔案在管理和利用上越來越向電子檔案傾斜， 迫切要求高校檔案工作者加強對電子檔案的監(jiān)管。 傳統(tǒng)的電子檔案監(jiān)管是建立健全網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)， 如強化防火墻設(shè)置； 針對完全開放、 未開放、 密級的電子檔案進行嚴(yán)格分級管理和利用； 定期檢查和維修電腦的軟硬件設(shè)備。 高校檔案工作者對電子檔案的監(jiān)管措施在加強和鞏固的同時， 也需要發(fā)展和革新。 一方面，采取 “互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管” 模式[7]， 連結(jié)高校辦公系統(tǒng)和部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)達成信息共享， 建立多平臺監(jiān)測系統(tǒng)， 實行連網(wǎng)同步監(jiān)管； 外網(wǎng)的利用查詢可針對不同人群在驗證方式上區(qū)分識別， 如教師、學(xué)生查詢可通過校園卡查詢[8]， 校外人員查詢可通過身份證查詢。 另一方面， 新 《檔案法》第四章第三十九條規(guī)定， 檔案館可以對重要的電子檔案進行異地備份保管[1]。 這種跨地區(qū)備份雖存在一定的安全風(fēng)險， 但只要在前期設(shè)立相對完善的協(xié)議條款， 就能規(guī)避大部分風(fēng)險； 反之，還能在很大程度上避免電子檔案因外界環(huán)境因素和不可預(yù)知因素帶來的損毀和丟失。 高校檔案館可以采取異地異校備份保管方式， 降低電子檔案丟失風(fēng)險的同時， 也能加強高校間的協(xié)作互通，共享信息資源， 提高使用的便利性。

三、 結(jié)語

高校檔案工作者職業(yè)能力是開展其本職工作的必要能力， 也是掌握高校檔案職業(yè)話語權(quán)的重要條件。 新 《檔案法》 出臺后， 高校檔案工作也進入了新時代。 高校檔案工作者要在熟知法律的前提下， 提高對檔案職業(yè)的敬畏心和責(zé)任心，通過強化政治性、 紀(jì)律性、 專業(yè)性， 提升運用法律維護自身利益和檔案權(quán)益的能力。 同時， 也要根據(jù)新 《檔案法》 的要求不斷提升專業(yè)能力和綜合素質(zhì)， 為推進高校檔案職業(yè)的專業(yè)化進程作出貢獻。