高芳菲

（廈門醫(yī)學院，福建 廈門361023）

二級學院辦公室的工作內(nèi)容具有復雜性、綜合性等特點，它是高校內(nèi)重要的行政單位、科研單位以及教學單位，在高校的運作中承擔著上傳下達、協(xié)調(diào)發(fā)展的作用，能夠協(xié)調(diào)高校與學生團體、教師團體、行政管理人員的關系，開展綜合管理和綜合服務［1］。風險管理理論在企業(yè)治理中運用廣泛，并且已經(jīng)形成了較為成熟的運用策略，可以將其運用到二級學院辦公室中，以創(chuàng)新工作模式，提高服務水平。

一、二級學院辦公室的職能分析

伴隨著我國高等教育體制改革的不斷推進，高校管理從以往的直接管理轉(zhuǎn)變?yōu)楹暧^管理，形成校、院二級管理模式。高校將行政權力下放到各個二級學院，使學院有了更多管理權利和辦學權利，管理重心發(fā)生改變，但是學院辦公室也面臨著更復雜的工作環(huán)境和工作內(nèi)容，需要提高風險管理意識。

（一）管理職能

二級學院辦公室承擔著重要事務管理的職能，它是一個綜合性部門，是二級學院各項工作的核心樞紐，一方面承擔著學院內(nèi)部的重要事務，另一方面還要處理和解決學校下達的各項任務。在實際的工作過程中，辦公室主要承擔程序化的工作內(nèi)容，需做好學院教學、科研、學生管理服務等工作，促進學校辦學目標的達成，另外還需要處理一些隨機性的工作，比如突發(fā)事件、學生事故、活動事故等，這些內(nèi)容隨機性較強，處理難度較大［2］。

（二）參與決策職能

二級學院辦公室承擔著參與決策的職能，對學院的各項規(guī)章制度、學生工作等都具有較強的決策權和管理權。隨著權力的下放，高校會根據(jù)社會環(huán)境、發(fā)展狀態(tài)、機遇挑戰(zhàn)、資源配置情況等制定自身的發(fā)展策略，為高校各項工作制定決策和制度，二級學院需要在高校決策的基礎上，制定適合學院發(fā)展的相關制度。辦公室是二級學院工作的核心，需要連接學生和院領導，需立足學生基礎和二級學院的發(fā)展要求，進行民主調(diào)查，科學制定學院的發(fā)展規(guī)劃。

（三）服務協(xié)調(diào)職能

二級學院辦公室承擔著服務協(xié)調(diào)職能，辦公室的行政工作人員，需要對學院內(nèi)的全體教師、學生、學院領導開展服務，做好黨政工作、科研支持工作、學生管理工作等。辦公室要對二級學院的其他部門開展協(xié)調(diào)工作，促進各個部門之間的溝通協(xié)作，處理好各個專業(yè)、學科之間的關系，幫助各個專業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展，減少學科間的不良沖突，維護學院內(nèi)各個組織的正常運行，為學院發(fā)展掃清障礙。

二、高校二級學院辦公室的工作現(xiàn)狀

（一）缺乏現(xiàn)代化的管理制度

當前高校二級學院辦公室在日常工作中缺乏科學、現(xiàn)代化的管理制度，對傳統(tǒng)事務的處理占據(jù)絕大部分，歸納總結(jié)不夠明確，沒有科學管理理論的支撐，對管理制度的踐行情況不夠徹底。絕大多數(shù)二級學院的辦公室都沒有引進科學的競爭機制，沒有制定合理的工作考核制度，導致辦公室的行政工作人員缺乏工作熱情和積極性，滿足于傳統(tǒng)程序化任務的完成，缺乏創(chuàng)新意識和創(chuàng)新策略。在實際工作中，辦公室行政人員局限于傳統(tǒng)事務的處理，無法發(fā)揮主體性，導致辦公室工作長期得不到發(fā)展，工作人員也很難獲得成長［3］。

（二）工作人員缺乏崗位認知

工作人員是辦公室發(fā)展的基礎要素，所有的辦公室工作都需要依靠工作人員來完成。當前部分辦公室工作人員缺乏崗位認知，對自身的職責、任務等不明確，不能將辦公室工作當成一個發(fā)展性事業(yè)，自身工作素質(zhì)有待提高。目前很多二級學院的辦公室工作人員都是在校教師兼任，還有一些崗位是教師家屬，人才質(zhì)量不高，工作缺乏對口性。在培訓方面，辦公室工作人員缺乏系統(tǒng)的工作培訓，這進一步加重了辦公室工作的問題，工作人員學習積極性較差，難以認清學校發(fā)展的新形勢和社會需求，其在工作中缺乏創(chuàng)新的手段和方法，信息化程度不高，工作效率較低。

（三）風險意識薄弱

高校二級學院辦公室承擔著上傳下達、協(xié)調(diào)服務的功能，在資料管理、學生管理、教學實踐管理、科研等方面應該提高重視力度，增強風險意識。如在突發(fā)事件方面，近些年高校出現(xiàn)了不少人身傷害、意外事故、公共衛(wèi)生等事件，嚴重危及了學生的生命財產(chǎn)安全，不利于高校的長遠發(fā)展［4］。二級學院辦公室在協(xié)調(diào)學生活動、開展學生服務時，應該加強常規(guī)活動風險管理，重視綜合性防范，提高風險意識。

三、風險管理理論應用于二級學院辦公室的策略

（一）創(chuàng)新預警機制，增強風險意識

辦公室是二級學院各項工作的核心，應該創(chuàng)新預警機制，加強風險監(jiān)控、風險預報、風險控制，及時收集風險信息，加快信息傳遞和處理。二級學院辦公室要及時發(fā)現(xiàn)可能存在的風險，時刻掌握風險變化，對風險的類型、風險可能造成的后果進行監(jiān)控。當前互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)展，學生接收到的文化信息呈現(xiàn)多元化發(fā)展的態(tài)勢，同時吸收世界各個國家的思想文化，大學生容易受到不良思想的影響，從而在價值觀念、生活方式上體現(xiàn)出來，會對大學生思想造成嚴重的侵蝕，不利于和諧校園的構建，也不利于學生的個人發(fā)展。在此種情況下，辦公室工作人員要及時了解學生動向，通過微博、微信、QQ等平臺，收集學生信息，凸顯出高校精神文化的價值觀念，弘揚主流文化，使學生樹立科學的人生觀、世界觀、價值觀，加強學術規(guī)范，提高自身精神信念。

（二）強化風險管理，促進創(chuàng)新發(fā)展

二級學院的辦公室要以學院發(fā)展為根本目標，以院領導、校領導為主導，促進和諧校園的構建，時刻關注日常工作事項中的風險，加強風險管理，制定風險預案，最大限度地降低學院和學校的損失，避免風險的擴大和升級，采用恢復補償?shù)却胧?，穩(wěn)定高校日常的運營秩序。在高校的發(fā)展進程中，高等教育逐漸呈現(xiàn)出大眾化、國際化和社會化的發(fā)展態(tài)勢，學生的管理和服務工作、科研工作、教學工作等，面臨著越來越復雜的風險，辦公室應該采用動態(tài)、系統(tǒng)、綜合性的風險管理方法，科學分析新形勢下校園面臨的風險。在風險管理中，辦公室要以學校廣大師生的根本利益為出發(fā)點和落腳點，將以人為本作為風險管理的宗旨，降低學校損失。在辦公室制度設置方面，需要建立公平公正的調(diào)節(jié)機制，維護科研管理、后勤保障、矛盾協(xié)調(diào)處理等工作的正常開展，對風險進行科學評估，加強預防和處理［5］。

（三）提高信息化水平，發(fā)揮科技優(yōu)勢

作為高校二級學院的辦公室部門，應該不斷提高信息化水平，實現(xiàn)信息化管理，發(fā)揮科學技術在辦公室工作方面的重要作用，提高工作效率。信息化管理是現(xiàn)代化管理的重要標志，辦公室可以建設網(wǎng)上管理監(jiān)督平臺，更方便、快捷地服務教師和學生，還可以通過多樣化的互聯(lián)網(wǎng)平臺，了解社會的發(fā)展動向，宣傳正確的價值觀念，引領學生思想。辦公室承擔著上傳下達和協(xié)調(diào)服務的功能，一方面要把學院領導的決策下達給教師、學生，另一方面還要協(xié)調(diào)學院的各個部門，保持信息暢通，加強部門之間的合作，實現(xiàn)多向溝通。當前辦公室工作越發(fā)復雜，工作內(nèi)容繁雜多樣，具有綜合性、突發(fā)性、廣泛性的特點，在此基礎上，辦公室可以充分發(fā)揮信息管理平臺的優(yōu)勢，加強對日常工作的監(jiān)督、總結(jié)和歸納，了解學院內(nèi)師生的動態(tài)，保證信息的正確性、及時性和有效性。信息化管理不但可以實現(xiàn)無紙化辦公，還能加強監(jiān)督力度，從而進一步強化風險的預測和管理功能，及時掌握風險動態(tài)。

（四）加強競爭考核，提升人員素質(zhì)

在風險管理理論下，二級學院辦公室需要建立科學的管理制度，運用現(xiàn)代化的管理方法，不斷創(chuàng)新管理方式，提高管理水平。規(guī)范化的制度能夠確保辦公室管理工作行之有效，提高工作人員素質(zhì)，加強工作人員的專業(yè)化程度。制定管理制度時，需要充分結(jié)合二級學院的發(fā)展狀況，體現(xiàn)出辦公室管理工作的特殊性，明確各個崗位的權利、責任以及義務，樹立創(chuàng)新發(fā)展觀念，對工作人員實行系統(tǒng)化培訓，不斷提高其工作主動性和創(chuàng)造性。在辦公室工作競爭與考核方面，需要制定相應的管理機制，引入優(yōu)秀人才，增強相關工作人員對辦公室工作的理解，提高工作人員對自身崗位的認同感，意識到辦公室工作的重要性，從個人事業(yè)發(fā)展、學院發(fā)展的角度，不斷發(fā)現(xiàn)學院工作的問題，尋求創(chuàng)新的解決方法。

四、結(jié)語

在當前高校教育的發(fā)展過程中，推動辦公室管理工作的創(chuàng)新，增強風險管理意識和能力，有利于辦公室中心樞紐工作的凸顯，能夠更好地發(fā)揮其學生服務、綜合協(xié)調(diào)等功能，加強各部門的溝通。目前高校二級學院辦公室還面臨著復雜的內(nèi)外風險，需要結(jié)合風險管理理論，采用創(chuàng)新型的工作方法，樹立先進的工作理念，加強工作人員對自身崗位的認知程度，提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，建立科學化的工作制度。