姚芳 唯品會(huì)(中國(guó))有限公司
電商企業(yè)貨款結(jié)算管理是企業(yè)加速資金周轉(zhuǎn)、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段,也是財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)。在經(jīng)營(yíng)目標(biāo)管理上,電商企業(yè)應(yīng)規(guī)范與供應(yīng)商的貨款結(jié)算流程,通過(guò)優(yōu)化供應(yīng)商貨款結(jié)算流程,為電商企業(yè)及供應(yīng)商結(jié)算人員順利開(kāi)展工作,以達(dá)到合作利益最大化。在財(cái)務(wù)目標(biāo)管理上,通過(guò)優(yōu)化貨款結(jié)算流程,供應(yīng)商的貨款結(jié)算更加準(zhǔn)確及時(shí),從傳統(tǒng)的紙質(zhì)結(jié)算轉(zhuǎn)化為無(wú)紙化結(jié)算,大大提高了電商企業(yè)及供應(yīng)商的工作效益,加強(qiáng)資金流向的控管以及規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
目前電商企業(yè)與供應(yīng)商的貨款結(jié)算仍采用紙質(zhì)結(jié)算方式,存在人工操作效率低、溝通成本高、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多、傳遞時(shí)間長(zhǎng)、票據(jù)容易丟失、整理難度大、人力成本和耗材成本高等諸多弊端,影響了供應(yīng)商貨款結(jié)算效率和回款。
電商企業(yè)貨款結(jié)算的回款方式為:供應(yīng)商在電商企業(yè)對(duì)賬單平臺(tái)系統(tǒng)核對(duì)賬單后3天內(nèi)開(kāi)出發(fā)票并郵寄,電商企業(yè)收到快遞簽收供應(yīng)商郵寄的賬單、發(fā)票核對(duì)無(wú)誤后,5個(gè)工作日內(nèi)完成付款。
供應(yīng)商紙質(zhì)結(jié)算操作流程如下:
供應(yīng)商登錄電商平臺(tái)賬單系統(tǒng),打開(kāi)賬單對(duì)賬信息,確認(rèn)賬單數(shù)據(jù)是否正確。如果賬單信息有誤時(shí),則需與電商企業(yè)財(cái)務(wù)再次核對(duì);如果核對(duì)正確,則在賬單系統(tǒng)確認(rèn)并打印紙質(zhì)賬單加蓋公章。供應(yīng)商根據(jù)賬單開(kāi)具紙質(zhì)發(fā)票,整理賬單及發(fā)票一起郵寄給電商企業(yè)。
電商企業(yè)經(jīng)與供應(yīng)商核對(duì)賬單后,簽收供應(yīng)商郵寄的專(zhuān)用發(fā)票及蓋章的對(duì)賬單。電商企業(yè)財(cái)務(wù)分類(lèi)整理及掃描發(fā)票,檢查賬單與發(fā)票內(nèi)容及金額是否一致。如果對(duì)賬單與發(fā)票存在不一致的情況,則電商企業(yè)財(cái)務(wù)人員需與供應(yīng)商再次確認(rèn)、退回重開(kāi)回寄;如果對(duì)賬單與發(fā)票一致的,電商企業(yè)財(cái)務(wù)則在結(jié)算系統(tǒng)錄入發(fā)票并審核,提交付款申請(qǐng)流程,審批后提交出納支付。供應(yīng)商貨款完成結(jié)算后,電商企業(yè)財(cái)務(wù)裝訂賬單及發(fā)票歸檔。
從簽發(fā)賬單到收到貨款,假如一切正常的情況下,賬單簽發(fā)后應(yīng)該是幾天內(nèi)能收到貨款(含假日順延),但實(shí)際情況并不理想。通過(guò)供應(yīng)商超時(shí)收到貨款的原因分析后發(fā)現(xiàn),一部分供應(yīng)商能在電商企業(yè)賬單簽發(fā)3天內(nèi)開(kāi)具專(zhuān)用發(fā)票,并郵寄給電商企業(yè)財(cái)務(wù),一部分供應(yīng)商存在延遲開(kāi)具專(zhuān)用發(fā)票結(jié)算的情況。
在紙質(zhì)結(jié)算模式下,電商企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的管理存在一些困難。如供應(yīng)商線(xiàn)下操作對(duì)賬單加蓋公章,存在確認(rèn)不及時(shí),對(duì)賬單漏蓋鮮章;供應(yīng)商線(xiàn)下開(kāi)具專(zhuān)用發(fā)票,通常會(huì)出現(xiàn)開(kāi)票不規(guī)范、開(kāi)錯(cuò)品類(lèi)、個(gè)別類(lèi)別因客戶(hù)退貨而造成負(fù)數(shù)金額等情況,供應(yīng)商對(duì)于這些情況不知道怎么開(kāi)票,需要與電商企業(yè)財(cái)務(wù)溝通確認(rèn)。
供應(yīng)商線(xiàn)下開(kāi)具專(zhuān)用發(fā)票,通常會(huì)出現(xiàn)以下幾種情況:其一,賬單品類(lèi)較多的供應(yīng)商需整理三級(jí)品類(lèi)合并的內(nèi)容,整理工作量大,耗時(shí)且易出錯(cuò);其二,發(fā)票內(nèi)容開(kāi)具不規(guī)范,比如A品類(lèi)錯(cuò)入B品類(lèi),單價(jià)與數(shù)量填錯(cuò)欄位造成單價(jià)奇高,品類(lèi)直接合并開(kāi)具錯(cuò)誤;其三,專(zhuān)用發(fā)票存在多開(kāi)或者少開(kāi)的情況;其四,專(zhuān)用發(fā)票漏加蓋發(fā)票專(zhuān)用章。
供應(yīng)商線(xiàn)下操作還會(huì)出現(xiàn)其他異常情況:如專(zhuān)用發(fā)票未及時(shí)上傳,快遞途中丟失,專(zhuān)用發(fā)票漏寄等導(dǎo)致賬單、專(zhuān)用發(fā)票不能及時(shí)匹配正常走付款流程,耽誤回款;另外,線(xiàn)下郵寄紙質(zhì)賬單及專(zhuān)用發(fā)票,快遞郵寄費(fèi)也是一筆不小的支出且郵寄時(shí)間平均需3天,耽誤回款時(shí)間,影響資金流向的管控。
在供應(yīng)商紙質(zhì)結(jié)算模式下,電商企業(yè)財(cái)務(wù)需要完成簽收供應(yīng)商快遞、掃描專(zhuān)用發(fā)票等工作,由于供應(yīng)商結(jié)算量大,結(jié)算資料整理工作耗時(shí)耗力,結(jié)算高峰時(shí)快遞量高達(dá)上千份,需要多名財(cái)務(wù)人員專(zhuān)職處理,同時(shí)配備多臺(tái)掃描儀用于OCR增值稅專(zhuān)用發(fā)票識(shí)別,投入的人力成本及設(shè)備損耗資源比較高。
由于銷(xiāo)售訂單量大,涉及采購(gòu)的SKU比較多,對(duì)于新合作的供應(yīng)商而言,對(duì)貨款的結(jié)算及專(zhuān)用發(fā)票的開(kāi)具存在比較多的問(wèn)題,電商企業(yè)需要安排專(zhuān)職財(cái)務(wù)解答供應(yīng)商的咨詢(xún)。這樣無(wú)疑增加了電商企業(yè)及供應(yīng)商的溝通成本。
此外,傳統(tǒng)的紙質(zhì)結(jié)算模式,財(cái)務(wù)人員對(duì)于已結(jié)算供應(yīng)商貨款的對(duì)賬單及付款單,需要整理歸檔,還要租賃場(chǎng)地去保管憑證,存儲(chǔ)成本高。以2020年為例,電商企業(yè)共裝訂上千本增值稅專(zhuān)用發(fā)票憑證和付款單,為此需要增設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案室保存檔案。
綜上,紙質(zhì)結(jié)算對(duì)于供應(yīng)商和電商企業(yè)來(lái)講雙方資源都是一種消耗,亟待解決。
國(guó)家政策的支持
(1)國(guó)家稅務(wù)總局寧波市稅務(wù)局2020年8月31日發(fā)布《關(guān)于開(kāi)展增值稅電子專(zhuān)用增值稅專(zhuān)用發(fā)票試點(diǎn)工作的公告》①中表示:
推動(dòng)落實(shí)《優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境條例》,深化稅收領(lǐng)域“放管服”改革,加大推廣使用電子增值稅專(zhuān)用發(fā)票的力度,經(jīng)國(guó)家稅務(wù)總局同意,決定先行在寧波市海曙區(qū)和慈溪市選取部分新辦納稅人(以下稱(chēng)“試點(diǎn)納稅人”)開(kāi)展增值稅電子專(zhuān)用增值稅專(zhuān)用發(fā)票(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“電子專(zhuān)票”)試點(diǎn)工作,此公告標(biāo)志著計(jì)劃多時(shí)的電子專(zhuān)票正式拉開(kāi)序幕。
(2)國(guó)家稅務(wù)總局在2020年12月20日發(fā)布《關(guān)于在新辦納稅人中實(shí)行增值稅專(zhuān)用增值稅專(zhuān)用發(fā)票電子化有關(guān)事項(xiàng)的公告》②中表示:
為全面落實(shí)《優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境條例》,深化稅收領(lǐng)域“放管服”改革,加大推廣使用電子增值稅專(zhuān)用發(fā)票的力度,國(guó)家稅務(wù)總局決定在前期寧波、石家莊和杭州等3個(gè)地區(qū)試點(diǎn)的基礎(chǔ)上,在全國(guó)新設(shè)立登記的納稅人(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“新辦納稅人”)中實(shí)行增值稅專(zhuān)用發(fā)票電子化(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“專(zhuān)票電子化”)此公告標(biāo)志著國(guó)家推廣專(zhuān)票電子化的步子進(jìn)一步邁大了。
以上兩條重要政策表明,電子專(zhuān)票的時(shí)代即將來(lái)臨,部分電商企業(yè)現(xiàn)有的結(jié)算模式不足以支撐新事物,需要順應(yīng)時(shí)代潮流,打造無(wú)紙化結(jié)算系統(tǒng)。
電商企業(yè)財(cái)務(wù)部經(jīng)過(guò)深入調(diào)研分析,決定優(yōu)化結(jié)算方式和流程,上線(xiàn)供應(yīng)商結(jié)算無(wú)紙化項(xiàng)目。供應(yīng)商結(jié)算無(wú)紙化項(xiàng)目以專(zhuān)業(yè)簡(jiǎn)便的結(jié)算流程鑄就高效的結(jié)算效率,具有快速對(duì)賬、快速核票、快速付款等優(yōu)勢(shì),最終實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo):
(1)供應(yīng)商在線(xiàn)確認(rèn)賬單,加蓋電子印章;
(2)供應(yīng)商通過(guò)直連開(kāi)票功能實(shí)現(xiàn)一鍵開(kāi)票,提高開(kāi)票準(zhǔn)確率,避免賬單、增值稅專(zhuān)用發(fā)票數(shù)據(jù)不一致導(dǎo)致的后續(xù)溝通;
(3)提前實(shí)現(xiàn)預(yù)匹配,外網(wǎng)綁定賬單與增值稅專(zhuān)用發(fā)票實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化對(duì)賬,減少紙質(zhì)單據(jù)傳遞環(huán)境,減少供應(yīng)商郵遞和人工成本,縮短結(jié)算周期,提升服務(wù)水平。
供應(yīng)商貨款無(wú)紙化結(jié)算操作流程如下:
供應(yīng)商登錄電商企業(yè)對(duì)賬單系統(tǒng),確認(rèn)賬單數(shù)據(jù)是否正確。如果賬單信息有誤時(shí),則需與電商企業(yè)財(cái)務(wù)再次確認(rèn);如果核對(duì)正確,則在賬單系統(tǒng)確認(rèn)賬單并對(duì)電子對(duì)賬單加蓋電子印章。供應(yīng)商根據(jù)核對(duì)的對(duì)賬單勾選銀企直連開(kāi)票,平臺(tái)系統(tǒng)自動(dòng)生成開(kāi)票信息,系統(tǒng)根據(jù)賬單發(fā)票自動(dòng)生成預(yù)匹配信息。
電商企業(yè)經(jīng)與供應(yīng)商核對(duì)賬單后,平臺(tái)系統(tǒng)自動(dòng)檢驗(yàn)電子對(duì)賬單及發(fā)票。電商企業(yè)財(cái)務(wù)檢查賬單與發(fā)票內(nèi)容及金額是否一致。如果對(duì)賬單與發(fā)票不一致,則需電商企業(yè)財(cái)務(wù)與供應(yīng)商財(cái)務(wù)再次確認(rèn)、退回重開(kāi)回寄;如果對(duì)賬單與發(fā)票一致,則電商企業(yè)財(cái)務(wù)發(fā)起系統(tǒng)校驗(yàn)自動(dòng)申請(qǐng)付款,并對(duì)提交的付款流程審核,審批后出納支付。供應(yīng)商貨款完成結(jié)算后,電商企業(yè)財(cái)務(wù)對(duì)電子對(duì)賬單及電子付款申請(qǐng)單進(jìn)行電子存檔。
在電商企業(yè)優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)算系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化模式下,供應(yīng)商登錄電商企業(yè)在線(xiàn)賬單系統(tǒng),對(duì)電商企業(yè)出具的賬單進(jìn)行確認(rèn);電商企業(yè)對(duì)賬系統(tǒng)檢測(cè)到供應(yīng)商有電子簽章資質(zhì),供應(yīng)商在確認(rèn)賬單時(shí)會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到電子簽章平臺(tái)進(jìn)行簽章,生成電子賬單;電商企業(yè)對(duì)賬系統(tǒng)檢測(cè)到供應(yīng)商無(wú)電子簽章資質(zhì)點(diǎn)擊確認(rèn)后,供應(yīng)商需線(xiàn)下打印紙質(zhì)賬單,加蓋鮮章。供應(yīng)商確認(rèn)賬單后,可勾選對(duì)賬單進(jìn)行直連開(kāi)票,驅(qū)動(dòng)稅卡一鍵開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票,并直接點(diǎn)擊打印,全程無(wú)須切換系統(tǒng),操作簡(jiǎn)單方便。供應(yīng)商開(kāi)具專(zhuān)用發(fā)票后,如果是通過(guò)電商企業(yè)的系統(tǒng)直連開(kāi)票,開(kāi)票信息會(huì)自動(dòng)在電商企業(yè)外網(wǎng)回填(紙票僅回填數(shù)據(jù)信息,電子增值稅專(zhuān)用發(fā)票會(huì)自動(dòng)上傳到電商企業(yè)收票接口進(jìn)行OFD格式解析),線(xiàn)下開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票(紙票需手動(dòng)填寫(xiě)開(kāi)票信息,電子增值稅專(zhuān)用發(fā)票需手動(dòng)上傳到收票接口)。上傳增值稅專(zhuān)用發(fā)票信息會(huì)同增值稅專(zhuān)用發(fā)票池做驗(yàn)真校驗(yàn),如發(fā)現(xiàn)異常在這里會(huì)提示供應(yīng)商。增值稅專(zhuān)用發(fā)票上傳后,供應(yīng)商需對(duì)本次擬寄送的賬單、專(zhuān)用發(fā)票勾選、綁定填寫(xiě)郵寄單號(hào)。如發(fā)現(xiàn)前所說(shuō)的賬單漏蓋章、多開(kāi)專(zhuān)用發(fā)票、少開(kāi)專(zhuān)用發(fā)票在這里就能發(fā)現(xiàn)并告知供應(yīng)商。如果是電子賬單+電子增值稅專(zhuān)用發(fā)票模式,供應(yīng)商則不需要郵寄,實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化結(jié)算。
對(duì)供應(yīng)商結(jié)算實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化模式下,財(cái)務(wù)結(jié)算人員需要對(duì)供應(yīng)商的無(wú)紙化結(jié)算作規(guī)范管理。具體管理操作如下。
(1)電子賬單&電子增值稅專(zhuān)用發(fā)票生成預(yù)匹配信息時(shí)即算簽收;如果有紙質(zhì)單據(jù)依然需郵寄,簽收時(shí)會(huì)標(biāo)識(shí)賬單、增值稅專(zhuān)用發(fā)票狀態(tài);
(2)電子增值稅專(zhuān)用發(fā)票在外網(wǎng)上傳后自動(dòng)解析、驗(yàn)真,不需要再次掃描;紙質(zhì)增值稅專(zhuān)用發(fā)票依然需要通過(guò)OCR掃描識(shí)別;
(3)賬單、增值稅專(zhuān)用發(fā)票信息比對(duì)(簽收后的賬單、專(zhuān)用發(fā)票與預(yù)匹配的賬單進(jìn)行校驗(yàn)),如有異常需人工介入;
(4)比對(duì)無(wú)誤后,批量進(jìn)行錄票確認(rèn);
(5)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)下一個(gè)環(huán)節(jié),排查風(fēng)控異常后,發(fā)起付款流程;
(6)電子賬單簽章后內(nèi)網(wǎng)自動(dòng)歸檔,電子增值稅專(zhuān)用發(fā)票上傳后內(nèi)網(wǎng)自動(dòng)歸檔(若有紙質(zhì)依然需進(jìn)行憑證裝訂);
供應(yīng)商在整個(gè)結(jié)算過(guò)程中僅需點(diǎn)兩個(gè)按鈕(我要簽章、直連開(kāi)票);電商企業(yè)財(cái)務(wù)僅需處理部分異常單據(jù),不再需要人工拆快遞、掃增值稅專(zhuān)用發(fā)票、人工核對(duì)賬單和增值稅專(zhuān)用發(fā)票信息;實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化結(jié)算同時(shí)解放供應(yīng)商、電商企業(yè)兩方的人員生產(chǎn)力,為雙方賦能,互惠互利。
考慮到目前國(guó)家推廣電子專(zhuān)票是一個(gè)過(guò)程,所有的供應(yīng)商也不會(huì)全部都使用電子印章,在無(wú)紙化結(jié)算系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)兼容了各種場(chǎng)景(紙質(zhì)/電子賬單、紙質(zhì)/電子增值稅專(zhuān)用發(fā)票各種自由組合),這也能很好地適應(yīng)過(guò)渡期各種場(chǎng)景。
電商企業(yè)優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)算模式,實(shí)施無(wú)紙化結(jié)算,在電子簽章、直連開(kāi)票、增值稅專(zhuān)用發(fā)票上傳以及發(fā)票傳遞上規(guī)范了操作流程、為供應(yīng)商簡(jiǎn)化流程,提高工作效率、節(jié)省人力成本。
(1)電子簽章,供應(yīng)商每次簽章時(shí)僅需輸入驗(yàn)證碼,內(nèi)部不需再走用印流程;且簽章成功才算確認(rèn)賬單,否則預(yù)匹配信息無(wú)法正常提交,可有效地解決實(shí)操中出現(xiàn)的賬單漏蓋章情況。
(2)直連開(kāi)票,根據(jù)電商企業(yè)賬單開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票,開(kāi)票規(guī)則已與稅務(wù)確定好。供應(yīng)商可節(jié)省線(xiàn)下整理開(kāi)票明細(xì)的時(shí)間成本,也有效避免供應(yīng)商因開(kāi)票不規(guī)范,被退回賬單、增值稅專(zhuān)用發(fā)票而耽誤回款,減少多票、少票帶來(lái)的損失。
(3)增值稅專(zhuān)用發(fā)票上傳,提前進(jìn)行預(yù)匹配鎖定賬單、增值稅專(zhuān)用發(fā)票,發(fā)起驗(yàn)真流程。避免供應(yīng)商丟票而雙方都不知道,降低因增值稅專(zhuān)用發(fā)票未上傳而耽誤回款時(shí)效。
(4)電子賬單&電子增值稅專(zhuān)用發(fā)票模式不再需要郵寄,供應(yīng)商平均節(jié)省3天快遞時(shí)間。
(5)無(wú)加速回款,紙化結(jié)算模式下,加速了簽發(fā)賬單到供應(yīng)商回款時(shí)間。
供應(yīng)商結(jié)算無(wú)紙化項(xiàng)目將為電商企業(yè)合作的所有供應(yīng)商共節(jié)約郵寄成本上百萬(wàn)元,通過(guò)縮短結(jié)算周期提升供應(yīng)商資金利用效率,節(jié)省成本,提高上千萬(wàn)的經(jīng)濟(jì)效益。
供應(yīng)商結(jié)算全面無(wú)紙化后,電商企業(yè)的財(cái)務(wù)不再需要拆快遞、掃增值稅專(zhuān)用發(fā)票、數(shù)票、裝訂紙質(zhì)賬單及增值稅專(zhuān)用發(fā)票憑證、問(wèn)題票據(jù)直線(xiàn)減少;
實(shí)施供應(yīng)商無(wú)紙化結(jié)算給電商企業(yè)帶來(lái)非常大的經(jīng)濟(jì)效益:一是供應(yīng)商結(jié)算由線(xiàn)上對(duì)賬,線(xiàn)下郵寄賬單增值稅專(zhuān)用發(fā)票轉(zhuǎn)變成僅需線(xiàn)上點(diǎn)兩個(gè)按鈕就可以完成結(jié)算,此舉加強(qiáng)了供應(yīng)商的合作深度;二是大大節(jié)省了電商企業(yè)的財(cái)務(wù)人力成本;三是雖然實(shí)施供應(yīng)商無(wú)紙化項(xiàng)目會(huì)增加印章成本及直連開(kāi)票成本,但有助于產(chǎn)業(yè)鏈良性發(fā)展。
電商企業(yè)對(duì)供應(yīng)商結(jié)算實(shí)施無(wú)紙化結(jié)算模式,實(shí)現(xiàn)高效的供應(yīng)商結(jié)算管理不僅可以提高企業(yè)的管理水平,還能大幅度提升企業(yè)的盈利能力,有助于打造行業(yè)標(biāo)桿,提升電商企業(yè)的品牌形象,此部分軟實(shí)力帶來(lái)的收益無(wú)法評(píng)估。
無(wú)紙化結(jié)算能對(duì)供應(yīng)商和電商企業(yè)雙方賦能,既能減少問(wèn)題增值稅專(zhuān)用發(fā)票和一鍵開(kāi)票及減少郵寄時(shí)間加速供應(yīng)商回款,也能有效降低電商企業(yè)復(fù)核增值稅專(zhuān)用發(fā)票工作量,降低人力成本。更重要的是,在信息智能化技術(shù)不斷進(jìn)步的今天,作為知名電商平臺(tái)順勢(shì)而為,也能為品牌形象增光添彩。無(wú)紙化結(jié)算后,對(duì)供應(yīng)商貨款結(jié)算的風(fēng)控系統(tǒng)提出了更高的要求,需繼續(xù)努力!
注釋
①?lài)?guó)家稅務(wù)總局寧波市稅務(wù)局2020年8月31日發(fā)布《關(guān)于開(kāi)展增值稅電子專(zhuān)用增值稅專(zhuān)用發(fā)票試點(diǎn)工作的公告》
②國(guó)家稅務(wù)總局在2020年12月20日發(fā)布《關(guān)于在新辦納稅人中實(shí)行增值稅專(zhuān)用增值稅專(zhuān)用發(fā)票電子化有關(guān)事項(xiàng)的公告》