文/李瑋婧

檔案管理隸屬于機關(guān)人事管理中最基礎(chǔ)性的工作之一，其關(guān)鍵是運用圖表、文字以及音像等各種途徑，做好信息數(shù)據(jù)的記錄和保管。其中最關(guān)鍵的是對資料能夠整理、收集、征集、編目、保管、研究、編輯以及檢索等，為機關(guān)以及個人提供針對性的服務(wù)。目前，我國正處于大數(shù)據(jù)時代的背景之下，機關(guān)單位人事在檔案管理環(huán)節(jié)存在著巨大的挑戰(zhàn)，可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到該項工作中，對傳統(tǒng)的人事檔案管理工作進行創(chuàng)新，從而保障檔案潛在優(yōu)勢能夠被發(fā)掘出來。

一、機關(guān)人事檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案保存過程中出現(xiàn)的問題

機關(guān)檔案室作為機關(guān)中關(guān)鍵性的組織之一，主要是由機關(guān)的內(nèi)部資源經(jīng)費而分配的。因為不同的機關(guān)具有的職責(zé)不同，所以在對財力進行支配的過程中有較大的差異。機關(guān)電子檔案是將檔案存儲在計算機有關(guān)的路徑中，其中包含U盤、光盤以及硬盤等。硬盤保存時期大約在五年左右[1]，和基本的紙質(zhì)檔案相比較，保存的時間明顯被縮短。與此同時，電子存儲軟件應(yīng)用的周期相對較短，制造的材料穩(wěn)定性比較差，經(jīng)常會受到水和火的損害。加之，在使用和讀取電子檔案的時候，需要依照互聯(lián)網(wǎng)計算機，在存儲計算機沒有辦法正常使用的時候，電子信息就沒有辦法被讀取。

（二）存在安全性問題

目前，大多數(shù)單位運用電子檔案，因為電子檔案的成本相對較小，其所占的空間也較小，可以在一定程度上利于環(huán)保工作的開展，進而得到廣泛的運用。雖然其便捷性相對較強，但在存儲過程中的安全漏洞也相對較大。在安全層面上，經(jīng)常會受到網(wǎng)絡(luò)病毒的感染，導(dǎo)致計算機中存儲的文檔遭到破壞[2]。加之，計算機網(wǎng)絡(luò)被攻擊時，機關(guān)單位內(nèi)的檔案就會被黑客獲取，導(dǎo)致有關(guān)的機密性檔案泄露，給機關(guān)單位帶來較為嚴(yán)重的損失。因為機關(guān)電子檔案有獨特性，檔案部門在對檔案進行管理的時候，更需要重視安全性問題。

（三）人事檔案內(nèi)容較復(fù)雜

人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了機關(guān)事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由個單位內(nèi)部的人事機構(gòu)行駛，該機構(gòu)人事檔案來源單一，只限于本單位的人員，所涉及檔案管理內(nèi)容也較簡單。電子檔案的推行使機關(guān)事業(yè)單位檔案信息獲取更加廣泛，不只限于本單位的工作人員，包括整個系統(tǒng)內(nèi)的所有工作人員，集中起來顯得人員信息復(fù)雜，檔案內(nèi)容也豐富多樣。

二、機關(guān)人事檔案管理對策

（一）規(guī)范人事檔案管理各項事宜

在對機關(guān)單位的人事檔案管理信息化進行建設(shè)的過程中，需要明確信息化建設(shè)的具體路徑，構(gòu)建起較為完善的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是關(guān)鍵點。對全部檔案實施電子歸檔，要求歸檔具有真實性和完整性[3]，需要保障紙質(zhì)的檔案和電子的檔案具有較高的一致性，從而保障數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)性與真實性。與此同時，對機關(guān)單位的檔案資料進行歸檔要與監(jiān)督管理部門等協(xié)同合作，將全部的檔案歸入信息系統(tǒng)之中，并對其進行嚴(yán)格的加密處理，從而保障檔案信息的安全性。

（二）健全檔案信息化管理系統(tǒng)

機關(guān)單位工作強度相對較高，在高強度的工作模式之下，機關(guān)單位收集和留存的檔案信息就會越積越多，如果不能及時地將這些信息進行整理、歸納和分類，會使得大量的檔案信息丟失或是失效。因此，機關(guān)單位要及時建立并健全相關(guān)管理系統(tǒng)，除了可以改善以上的諸多情況，還可以使機關(guān)單位內(nèi)人員實時共享部分檔案信息。機關(guān)單位的檔案信息分為兩部分，一部分是具有隱私性質(zhì)的，另一部分是具有開放性質(zhì)的，這可以實現(xiàn)部分檔案信息的公開[4]。與此同時，機關(guān)單位可以融入扁平化的管理模式，這種管理模式的優(yōu)勢在于可以打破原有單一的信息傳遞方式，并且使得機關(guān)單位內(nèi)部的相關(guān)檔案信息的傳送速度加快，可以在一定程度上實現(xiàn)機關(guān)單位內(nèi)部信息的共享和互動，促進機關(guān)單位信息化管理的全面發(fā)展。

（三）加強硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的建設(shè)

信息化的實現(xiàn)是以計算機硬件設(shè)施作為載體的，計算機擁有一定的使用壽命，機關(guān)單位應(yīng)有專門的制度規(guī)定，定期對機關(guān)單位內(nèi)的計算機進行保養(yǎng)和維護。當(dāng)計算機出現(xiàn)問題，機關(guān)單位工作人員不能有效解決的時候，要及時上報，并請專業(yè)人士維修，以免機關(guān)單位人員維修失誤對計算機造成二次傷害，延誤人事檔案管理工作的正常運行。機關(guān)單位人事檔案管理人員不難發(fā)現(xiàn)，計算機一類的電子類產(chǎn)品會在短時間內(nèi)不斷更新硬件設(shè)施，這些情況都要求機關(guān)單位在計算機的使用上要做出一些具體規(guī)定。同時，在特定時期，管理人員需要運用相關(guān)的軟件系統(tǒng)去整理檔案信息，而軟件系統(tǒng)會隨著人們的要求增多而不斷發(fā)生變化，機關(guān)單位要跟緊最新的軟件系統(tǒng)，使得檔案信息管理的質(zhì)量可以不斷地提升。軟件系統(tǒng)在更新時可能會和機關(guān)單位之前使用的系統(tǒng)有很大差別，此時，機關(guān)單位在更新系統(tǒng)后，要請相關(guān)專業(yè)人員對機關(guān)單位內(nèi)的人事檔案管理人員進行培訓(xùn)，使得他們可以認(rèn)識和了解新系統(tǒng)的各種功能，并達到熟練使用的效果。機關(guān)單位的人事檔案管理部門，需要建立起檔案的網(wǎng)站。一般狀況下，都是運用網(wǎng)頁的模式，給國民提供各類的檔案信息，國民可以在網(wǎng)站上對各種信息進行查詢，并獲取實時的電子文件。

（四）培養(yǎng)機關(guān)單位人事檔案管理專業(yè)人員

現(xiàn)如今，我國機關(guān)單位對信息化管理方面的專業(yè)人員有著較大的需求，這就要求人事檔案管理人員要摒棄傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，努力學(xué)習(xí)信息化管理方面的知識，同時要將人事檔案管理相關(guān)工作從紙質(zhì)化辦公朝著計算機網(wǎng)絡(luò)辦公方向發(fā)展，并能夠快速獨立地完成網(wǎng)絡(luò)收集、整理以及編輯等一系列人事檔案管理工作。人事檔案管理更多是為了機關(guān)單位整體服務(wù)的，各個部門對于檔案的內(nèi)容、形式等多方面的要求都有所差異，這就需要人事檔案管理相關(guān)人員積極主動地去和機關(guān)單位其他部門的人員進行溝通和交流，深入調(diào)查和了解機關(guān)單位各個部門在檔案信息管理方面的需求，并且虛心聽取他人提出的有關(guān)人事檔案管理的有效建議和意見。最關(guān)鍵的是，機關(guān)單位的管理工作人員需要把人事檔案管理的法規(guī)融入培訓(xùn)信息化人事檔案管理的專業(yè)人員中，促使專業(yè)人員可以在培訓(xùn)中，認(rèn)真地對《檔案法》以及《檔案法實施辦法》進行學(xué)習(xí)，從而顯著提升從業(yè)人員的法律意識，自覺進行保密工作，保護重要檔案，從而顯著地提升信息化人事檔案管理的質(zhì)量。任何培養(yǎng)方式和激勵模式都是一時的，只有員工自身努力才能實現(xiàn)機關(guān)單位人才培養(yǎng)的目標(biāo)。因此，從事人事檔案管理方面的人才要具備嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，必須具有豐富的信息化知識，這樣才能夠熟練運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完成機關(guān)單位人事檔案管理相關(guān)工作，實現(xiàn)理論與實踐的結(jié)合，實現(xiàn)信息化管理的真正價值。

（五）重視人才隊伍建設(shè)

機關(guān)事業(yè)單位實施檔案信息化建設(shè)，人才隊伍的建設(shè)成為工作重點。檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平高低直接影響到檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，所以對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員提出了更高的要求，不僅要熟悉檔案專業(yè)知識，還要精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以及與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的工作內(nèi)容，以適應(yīng)新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的具體要求。單位要挑選工作能力強、責(zé)任心強、做事嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ魅藛T從事檔案管理工作。不定期開展業(yè)務(wù)能力測評，提高業(yè)務(wù)能力。另外，通過培訓(xùn)，使檔案管理工作人員理解人事檔案工作的需求形勢，使事業(yè)單位人事檔案管理工作適應(yīng)新時期發(fā)展需要，促進人事檔案資源的開發(fā)和利用。

（六）重視對信息化建設(shè)宣傳的力度

機關(guān)單位的管理部門需要不斷革新工作理念與措施，提升機關(guān)單位管理的服務(wù)質(zhì)量和整體的形象，保障機關(guān)單位可以正常、高效運轉(zhuǎn)。目前，人事檔案管理工作人員需要有正確運用信息化系統(tǒng)的意識、更新落后的觀念。機關(guān)單位的管理部門要審時度勢，加強對信息化建設(shè)的宣傳力度，革新從業(yè)人員的工作意識，保障工作的質(zhì)量和效率。

（七）落實思想政治教育，滲透正確的職業(yè)觀念

在人事檔案管理工作中，正確的職業(yè)認(rèn)知和意識形態(tài)是奠定工作人員良好工作的重要基礎(chǔ)。現(xiàn)如今，社會主義核心價值觀已經(jīng)成為指引各行各業(yè)工作人員的不二法門，在機關(guān)單位人事檔案管理人員工作中，更應(yīng)當(dāng)加強對這一群體的思想政治教育。首先，應(yīng)當(dāng)加強機關(guān)單位人事檔案管理人員的職業(yè)道德教育和思想品格教育，明確人事檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)秉承的職業(yè)觀、人生觀和價值觀，推進機關(guān)單位人事檔案管理工作朝著穩(wěn)定、堅實的方向發(fā)展。其次，應(yīng)當(dāng)加強機關(guān)單位人事檔案管理人員的思想政治教育，思想政治在人們生活和學(xué)習(xí)過程中發(fā)揮重要作用，能夠直接指引工作人員的社會意識、規(guī)則意識的形成，并且在工作中也能夠逐漸明確自身在機關(guān)單位成長中的作用，引導(dǎo)工作人員在人事檔案管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用，從而建立起一支具有專業(yè)能力、價值觀念端正的機關(guān)單位人事檔案管理隊伍。